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Software de Recursos Humanos: como convencer seu CEO a usar

Estamos no ano de 2020 e você ainda continua trabalhando com a mesma quantidade de papéis de 2005. E você continua trabalhando com planilhas para controle de horário, enviando os mesmos documentos dos colaboradores uma e outra vez, e inclusive, você vai atrás deles para que os assinem. Alguma vez você já pensou que o que você precisa é um software de Recursos Humanos?

No departamento de Recursos Humanos, há uma conscientização de que as atividades citadas acima podem ser automatizadas por meio de um software. Isso economizará tempo e assim, será possível se dedicar às tarefas de maior valor e com impacto no crescimento da empresa.

Como membro de Recursos Humanos, você tem claro isso, mas em algumas ocasiões o obstáculo está no CEO da empresa. Entretanto, nem todos são partidários de incorporar um software de RH. No entanto, é possível convencê-lo de que este tipo de software beneficiará toda a empresa?

Sem dúvidas, é possível, e daqui pra frente te explicamos como pontuar para seu CEO como um software de Recursos Humanos será capaz de trazer vantagens para o desenvolvimento da empresa.

Marque uma reunião com o CEO e apresente as principais razões

Quando você fale com o seu CEO, além de que ele considere o que você está falando, é essencial levar em conta que o lhe importa mais é aumentar o faturamento e o crescimento da empresa. Ou seja, significa dizer que a “empresa esteja bem” nesse sentido.

Portanto, prepare as informações com antemão para a reunião com ele/a e apresente os seguintes dados:

  • Não fale apenas dos problemas do departamento de Recursos Humanos. Diga como esses problemas estão limitando o crescimento da empresa e um software especializado em RH é a solução.
  • Explique os benefícios que o software proporciona não só para o departamento de Recursos Humanos, mas também para to da a empresa.
  • Uma solução de RH terá repercussões na economia de custos e isso deve ser demonstrado.

De fato, é necessário falar sobre solução para problemas, benefícios, custos e números. Não improvise e leve tudo preparado e quantificado.

Nós te aconselhamos a começar a reunião falando dos benefícios do uso de um software de Recursos Humanos.

 

Benefícios que oferece um bom software de Recursos humanos

Um software de Recursos Humanos faz a gestão de tarefas chave e processos relativos à administração dos colaboradores. Em seguida, mostraremos os benefícios de informar o seu CEO.

1. Automatização e padronização dos processos

O software de recursos humanos elimina o erro humano automatizando funções e normas, assim como sistematizando o planejamento. Nisso, podemos incluir: horários de entrada e saída (o famoso relógio de ponto), os processos de pagamento e os processos de contratação.

Deixar de investir tempo em taregas rotineiras aumenta, sem dúvidas, a produtividade do departamento.

Uma investigação feita pela McKinsey & Company demonstrou que enquanto a maioria das equipes de RH passam 60% do seu tempo em tarefas diárias e pouco produtivas, as equipes que funcionam melhor somente passam 40% do tempo em essas atividades. A automatização permite à área de recursos humanos tempo para apoiar mais os supervisores e colaboradores.

2. Aumente a satisfação do colaborador

Uma solução de recursos humanos simplifica os processos e oferece acesso online para a informação, de forma de que os colaboradres possam entrar facilmente e resolver alguns assuntos eles mesmo.

Sendo assim, os colaboradores enxergam a empresa mais transparente, o que os faz sentir que podem confiar nela. Assim como, também estarão motivados para fazer a empresa crescer no futuro.

3. Analise os dados e elabore relatórios

Uma ferramenta de software te permite elaborar relatórios com apenas um clic! Aliás, é possível também acompanhar a evolução de um colaborador desde o processo de seleção até a avaliação de desempenho atual.

A informação que proporcionam os dados permite planejar melhores fluxos de trabalho, estruturas de equipes e melhores processos de seleção e incorporação de novos colaboradores.

4. Fique atento: o teletrabalho é imprescindível

Atualmente, existem muitos colaboradores em home office devido à crise do coronavírus. Quando não se esta no escritório, no há outra maneira do que usar um software. Ninguém pode entregar documentos, nem é possível assinar nem registrar a hora de entrada no escritório.

Se você quer ampliar seu conhecimento nesses aspectos, te deixamos um par de artigos do nosso blog em que falamos sobre isso:

Logo, explicar os benefícios, focar no problemas concretos, suas soluções e quantifique tudo. Vamos ver alguns exemplos que é certo que vão te ajudar no seu caso particular.

Exemplos práticos sobre como apresentar problemas e soluções ao CEO da sua empresa

Nesta seção, mostraremos os problemas mais frequentas dos departamento de Recursos Humanos e como apresentá-los ao CEO para convencê-lo/a de que um software é a solução perfeita.

1. Acompanhamento do desempenho/rendimento

Vários estudos mostram que quando as empresas definem claramente seus objetivos e levam um acompanhamento de eles usando o software, os colaboradores apreciam. Mas como? Eles são capazes de se beneficiar disso 3 vezes mais que do que as empresas que não o fazem. Diga ao seu chefe o quanto ele pode se beneficiar da análise de dados identificando e solucionando defeitos.

O software de recursos humanos permite analisar dados e obter indicadores de RH. Além de estrutura salarial e crescimento do pessoal. Mostre ao seu chefe o quanto isso pode beneficiá-lo, pois sem o software não é possível fazer um análise em profundidade.

2. Férias, licenças e ausências

Ter muitas planilhas de Excel é ineficiente e pode levar aos erros. Com um software de gestão você poderá ter tudo em somente um lugar e não perderá tempo procurando por ele. Softwares como este também ajudam a coordenar ausências entre departamentos para assegurar a adequada cobertura do pessoal.

Mostre ao seu chefe o tempo que economizará em tarefas manuais com um software.

3. Compartilhar documentos

Quando tempo é desperdiçado entregando aos colaboradores a mesma informação uma e outra vez? Com uma solução capaz de centralizar tudo, o departamento de Recursos Humanos pode reconectar documentos e deixá-los visíveis para que qualquer colaborador revise.

Também é possível enviar formulário para que eles assinem de forma rápida com a assinatura digital.

Como o el caso anterior, mostra para seu chefe quanto tempo você ganhará de tempo com o software.

4. Acompanhamento dos candidatos

Você acaba perdendo tempo na atração de novos talentos devido à ineficiência do processo de recrutamento e seleção? Inclusive, pode ser que alguns dos candidatos ao receberam convites para que se incorporem à empresa, rejeitem a oportunidade pela demora de resposta.

O software de Recursos Humanos contribui para alcançar os objetivos de contratação planejada e otimiza a gestão de talento na empresa.

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Motivos contrários do CEO ao software de Recursos Humanos

A objeção número um dos chefes costuma ser dinheiro. Vejamos como você pode responder isso:

1. Faça uma proposta: teste grátis o software

Se o seu CEO ainda esta com dúvidas, este é o momento perfeito para lhe fazer a proposta da prova grátis do software. Alguns softwares oferecem provas gratuitas, o que é a oportunidade perfeita para comprovar os benefícios para a equipe de RH e toda a empresa.

 

2. Calcule quanto é possível economizar com um software de recursos humanos

É certo que a aquisição e implementação de software exige capital, mas a longo prazos a empresa economizará.

Esta economia será calculada tendo em conta o retorno do investimento pela economia na otimização da contratação de colaboradores, na área administrativa e na geração de ganhos. 

Tudo isto deve ser argumentado também com quantidades. Por exemplo, está demonstrado que o uso de software de Recursos Humanos diminui a rotação de pessoal, é dizer, menos gente se vai da empresa. Calcule o dinheiro que novas contratações implicam e a economia que é gerada quando eles ficam, em respeito ao que acontece se não há nenhuma solução de software implementada.

O futuro das soluções de Recursos Humanos

Isto deveria ser suficiente para que o CEO se convença de tudo que vai ganhar e ainda assim, não é fácil que ele compreenda 100%. Caso não seja este o caso, não perca a esperança

Se você está convencido da utilidade do software de Recursos Humanos e disposto a fornecer mais informação, logo você contagiará com o seu entusiasmo e acabarão entendendo o valor dessa tecnologia.

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Escrito por Carolina Lacruz, editado por Marina Camacho e traduzido por Maria Esther Castedo

Este artigo também está disponível em: Español, Italiano

Escritora e jornalista, autora no blog da Factorial. Escreve sobre recursos humanos, leis, desenvolvimento e treinamento de equipes de alta performance.

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