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RH digital: o que é, vantagens e como implementar na sua empresa

Falar sobre RH digital no passado parecia algo distante. Como sabemos, a área da gestão de pessoas tinha papel mais burocrático e se limitava às tarefas administrativas da empresa.

O que fazia com que os próprios profissionais de recursos humanos tivessem que empreender um processo de transformação em suas empresas. Ou seja, fazer compreender o quanto a digitalização do RH é crucial para o crescimento de uma organização.

Dessa maneira, chegamos ao ponto em que implementar um RH digital faz parte de qualquer empresa competitiva e moderna. Os concorrentes já entenderam: a gestão de pessoas é estratégica e capaz de trazer lucro por meio de uma gestão eficiente do capital humano.

Mas, chegar até aqui não foi fácil. A revolução do RH digital se deu a passo a passo, e cada etapa foi importante para moldar o que consideramos hoje a transformação do setor.

Então, que tal entender o que é RH digital, como ele se deu, seus benefícios e como implementar na sua empresa? Confira os tópicos do assunto a seguir.

Índice

O que é RH digital?

É impossível vislumbrar o que chamamos hoje de RH digital sem incluir a tecnologia. Aliás, sem ela, podemos dizer que ainda não estava dado o passo para chegarmos de forma definitiva à digitalização dos recursos humanos.

Sendo assim, consideramos que o RH digital surge com a adoção da tecnologia, por meio da automatização dos processos rotineiros da gestão de pessoas.

Além disso, a inteligência artificial também desempenha função importante no RH. Neste caso, o profissional de RH foi capaz de trabalhar pela primeira vez com dados e ferramentas digitais para a otimização de suas tarefas.

Servindo a empresa com informações valiosas na gestão dos funcionário. Assim, o setor atua de forma estratégica para alcançar os objetivos e meta da empresa.

Por fim, podemos também entender o que é um RH digital por meio da implementação de ferramentas tecnológicas, que nesse caso são desenhadas e criadas especialmente para os profissionais da área.

Em especial, o software de recursos humanos é quem melhor representa essa digitalização. Ferramenta este que vamos explicar melhor mais para frente.

Agora que você já sabe o que consiste ter um RH digital, vejamos o que o caracteriza.

O que faz parte de um RH digital?

Os elementos de um RH digital são variados e esta lista está em constante desenvolvimento. No entanto, vamos apontar o que consideramos que sejam as partes essenciais da implementação e consolidação dessa digitalização. Para começar, vamos falar sobre ferramentas de automatização.

Usar ferramentas de automatização

Sem sombras de dúvidas, esta foi uma revolução para alcançar um RH digital. São consideradas ferramentas de automatização aquelas que permitem ao setor digitalizar informações e automatizar processos de RH. Entre eles, podemos falar sobre Gestão de:

  • folha de pagamento
  • férias
  • despesas
  • turnos
  • documentos

Dessa forma, o que antes era feito de maneira manual ou em planilhas de Excel, agora é digitalizado por meio de softwares de RH e pode ser otimizado. Um bom exemplo é a gestão dos holerites dos funcionários.

Se antes era uma pilha de holerites todo final de mês, agora os programas permitem o preenchimento automático de informações e o envio de holerites para cada funcionário. Tudo a apenas um clique ou automatizado para que seu envio seja feito de forma automática.

Mas, para que este processo aconteça, também é preciso entender como funciona o armazenamento em nuvem, elemento fundamental de um RH digital. Entenda a seguir.

modelo holerite download

Implementar tecnologias de armazenamento na nuvem

Ferramentas de automatização como vimos anteriormente precisam do armazenamento em nuvem para funcionar. Afinal, os softwares de RH necessitam da internet para guardar dados com segurança, o que impede que informações sejam perdidas ou adulteradas.

Além disso, o armazenamento em nuvem também implica em que esses dados sejam acessados de qualquer lugar e em qualquer momento, pelas pessoas autorizadas para isso.

Então, se um gerente e um colaborador quiserem verificar os dias de turno de trabalho, podem fazê-lo sem muito trabalho. Basta acessar o sistema de RH implementado pela empresa para conferir essas informações.

Da mesma maneira, pode um gerente organizar esses turnos e disponibilizar a escala da semana para seus colaboradores assim que esta estiver pronta.

Dito isto, podemos dizer que o armazenamento em nuvem traz mais praticidade e segurança para os processos burocráticos do RH, assim como de seus funcionários.

Coletar e analisar dados

A era da informação chegou para o RH e com ela, os dados se tornaram dos itens mais valiosos para uma organização. Conhecer informações importantes sobre seus funcionários e analisar esses dados de forma que eles tenham impacto estratégico é o objetivo de um RH digital.

Dessa forma, os softwares de RH coletam dados dos funcionários, apresentam essas informações e ajudam na tomada de decisão. Vejamos um exemplo.

Quer saber como se dá o processo de recrutamento e seleção? O quanto ele é eficiente? Um software de RH pode demonstrar essa informação com os números de recrutados no últimos 6 meses, o número de selecionados, o tempo que levaram para se incorporarem à equipe, e quantos permaneceram após X tempo.

Para empresas que desejam se destacar e manter-se competitivas, esse tipo de informação é crucial para o crescimento da organização. Assim, é possível identificar o quão eficiente são os métodos do RH e se são necessárias mudanças.

Comunicação digital

Outro elemento interessante do RH digital é a comunicação interna da empresa. Ficaram para trás os murais de comunicados para dar espaço à comunicação digital feita em espaços online.

Isso significa que o RH pode se comunicar com os funcionários em poucos cliques e manter o relacionamento com o colaboradores mesmo à distância. Isso somente é possível com a adoção de sistema de comunicação para empresas ou mesmo softwares de RH que permitem essa função.

O uso desse tipo de comunicação garante que todos os funcionários recebem as informações necessárias e organiza, assim como facilita, a interação entre RH e colaboradores.

Aperfeiçoar o relógio de ponto

Por último e não menos importante, temos que ressaltar a importância do controle de frequência feito com softwares de RH. O livro de ponto, item clássico e indispensável nas empresas, ganha uma nova cara por meio da tecnologia.

Agora, é possível realizar o controle de frequência dos funcionários por meio de sistema de relógio de ponto online, no qual cada funcionário indica quando começou seu horário de trabalho com apenas um clique.

Essa digitalização do livro de ponto foi essencial para que o RH tivesse mais autonomia em uma das suas principais tarefas. Dessa forma, fica a cargo do colaborador indicar na plataforma seus horários de entrada e saída, e o RH já não precisa monitorar constantemente esse processo.

folha de ponto download

A evolução do RH digital

Chegar até aqui não foi simples. Diversas tentativas e o desenvolvimento das ferramentas correta foram essenciais para a digitalização dos recursos humanos. Ademais, a mudança de olhar para a área, de meramente burocrática para estratégica, contribuiu para a transformação digital da gestão de pessoas. Que tal conhecer essa história?

  • RH 1.0: Como você deve imaginar, estamos diante da primeiro nível do RH, voltado apenas para os assuntos legais com o colaborador. Assim como, era responsável somente pela burocracias da empresa.
  • RH 2.0: O colaborador é visto como elemento essencial para o crescimento da empresa. Dessa forma, trata-se de uma mudança no olhar da empresa e seus funcionários, enxergando o verdadeiro papel e valor da equipe.
  • RH 3.0: Pela primeira vez temos o uso de tecnologias no RH. O investimento em ferramentas digitais é a novidade do setor que encontra nelas a solução para otimizar seus processos, sejam eles burocráticos ou não.
  • RH 4.0: Chegamos ao cenário atual. Consideramos o RH 4.0 aquele que utiliza as ferramentas com estratégia, extraindo delas dados que ajudam na tomada de decisão. Com isso, usa tecnologia avançada para migrar todos seus processos e é capaz de fornecer valor para os dados coletados.

Dessa maneira, podemos considerar que o RH digital caminha em sincronia com os tempos atuais, permitindo uma posição centrada na gestão eficiente de pessoas com o apoio das novas tecnologias.

Essa transição é fundamental para fornecer às organizações pessoas qualificadas, dados sobre a organização e uma gestão centrada nas pessoas.

As vantagens da implementação

É importante ressaltar que implementar novas tecnologias não é uma tarefa fácil. Principalmente em organizações que têm mais dificuldade para abraçar novidades.

Entretanto, empresas que adotam a transição para um RH digital, são capazes de lucrar mais, se posicionarem melhor no mercado e oferecer mais benefícios para seus colaboradores. Dessa forma, podemos dizer que são diversos os benefícios de investir em novas tecnologias voltadas para a gestão de pessoas.

Vamos conhecer algumas dessas vantagens!

Economia de recursos

Investir dinheiro para colher os frutos, é disto que se trata a implementação de novas tecnologias em RH. Com o tempo, a empresa poderá notar uma economia nos custos de processos que antes levavam mais tempo do profissional e maior gasto de recursos.

Assim, dizemos que a automatização e otimização das tarefas da gestão de pessoas por meio de sistemas próprios armazena dados na nuvem, cortas gastos com papel – e contribui para o meio ambiente – e diminui os gastos em recursos físicos.

Agilização dos processos

As tecnologias de RH têm permitido aos gestores da área desburocratizar processos diários e automatizar tarefas administrativas. Dessa forma, o profissional ganha agilidade nas suas tarefas, enquanto que o colaborador também perde menos tempo em fazer solicitações ao seus gestores ou ao RH.

Essa rapidez garante mais competitividade à empresa, melhora a experiência do consumidor final e melhora a performance da empresa como um todo. Todos saem ganhando, não é mesmo?

Modernização da empresa

Organizações dispostas a investir em um RH digital estão enviando uma mensagem interna e externa: queremos valorizar quem está conosco e aportar valor ao que fazemos.

Assim como qualquer outro investimento, o RH digital é uma etapa importante de empresas que desejam estar um patamar acima dos seus concorrentes, implementando um sistema de RH que realmente soluciona seus problemas.

Afinal, este não pode ser um investimento feito de qualquer forma, é preciso encontrar no mercado a ferramenta ideal e treinar todos para essa nova etapa.

Segurança dos dados

Viver em uma era digital também implica em saber como armazenar, organizar e proteger os dados da empresa e seus colaboradores. Com a chegada da LGPD o Brasil, faz parte do processo de transição para um RH digital contar com um sistema ágil e seguro sobre as informações da instituição.

Documentos dos funcionários e da empresa, envio de comunicados, gestão de pagamentos e entre outras tarefas exigem que as informações nelas processadas sejam à prova de alterações ou erros. Por isso, uma das maiores vantagens de implementar a digitalização da gestão de pessoas é saber que os dados estão seguros na nuvem e não podem ser alterados.

Com todas essas informações, é hora de saber como implementar um RH digital. Esse é nosso próximo tópico!

Passo a passo para um RH digital

Já explicamos o que é RH digital, como se dá essa revolução, seus elementos e suas vantagens. No entanto, falta saber como aplicar a digitalização do RH no ambiente de trabalho. A seguir, apresentamos etapas essenciais para ter sucesso ao investir nesse tipo de tecnologia.

Faça uma pesquisa de mercado

Existem diversas soluções para RH disponíveis para pequenas, médias ou grandes empresas. Por isso, é etapa fundamental conhecer as principais soluções, assim como testá-las.

Ao mesmo tempo, também é importante conhecer custos, tipos de suporte ao cliente e como é feita a implementação do sistema. Feita essa pesquisa, é hora de comparar os softwares de RH e apresentar para a liderança qual é a melhor opção.

Saiba quais processos precisam da digitalização

Cada organização tem suas necessidades e saber em quais pontos a sua precisa se adaptar, faz parte da implementação de um RH digital. Sendo assim, é preciso analisar todos os processos feitos pelo RH:

E quais demandam a digitalização de informações e quais seriam os impactos dessa mudança. Apontar esses pontos chave é importante também para saber quais são os resultados esperados de um sistema de RH.

Portanto, faça uma análise profunda e abrangente de como são feitas as tarefas do RH e em quais pontos elas precisam da automatização.

Converse com a sua equipe

No final do dia, um RH digital tem função de melhorar o trabalho de todo mundo. É claro que o RH é a principal área que sofre os impactos de tal mudança, mas toda empresa também se atualiza.

Sendo assim, se faz necessário conversar com os colaboradores, entender suas dores e ter a mesma atitude dentro da equipe de RH. Compreender porque é preciso ter um RH digital fará com que seja mais fácil a adoção das novas tecnologias.

Treine os colaboradores

Após uma pesquisa dos melhores sistema de RH, quais processos precisam ser afetados e o que a equipe pensa dessa digitalização, é hora focar no treinamento e desenvolvimento dos colaboradores com o novo sistema.

Seja prático nesta hora, analise se o melhor é gravar um vídeo sobre o uso da ferramenta, se o treinamento precisa ser presencial, se a empresa fornecedora do sistema pode oferecer esse treinamento ou qualquer outra solução.

treinamento e desenvolvimento

Extraia o melhor da ferramenta

Os sistema de RH estão em pleno desenvolvimento, então é provável que você verá atualizações na ferramenta com o passar do tempo. Esteja atento para essas mudanças para que você possa tirar o melhor proveito do software.

Dessa maneira, poderá ter mais informações e dados para uma tomada de decisão mais estratégica e inteligente. Por outro lado, você também pode sugerir à empresa fornecedora do sistema de RH melhoras no software, assim como incentivar seus funcionários a fazerem o mesmo.

Todas essas etapas podem ser aplicadas com o software da Factorial! Nós estamos em constante aperfeiçoamento da ferramenta e atualizados com as principais demandas na área de gestão de pessoas. Solucionamos as principais burocracias do RH, como gestão de holerites, controle de ponto online, gestão de férias, documentos e muito mais!

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Por Maria Esther Castedo Valdiviezo

Mariana P. é parte do time de Content Marketing da Factorial. Acredita que copywriting é mais do que contar histórias. É também diversificar conhecimento para que todos tenham acesso. Depois de viver em diferentes países e trabalhar com B2C e B2B, percebeu que o setor de Recursos Humanos é parte fundamental para a transformação e o crescimento das pessoas dentro de uma organização.

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