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Departamento pessoal: Dicas e ferramentas para automatizar tarefas

Nesse artigo explicaremos tudo que você precisa saber sobre o departamento pessoal e sua relação com o RH de uma empresa. Vamos abordar as atribuições e responsabilidades de cada setor, os principais processos envolvidos no dia a dia dos seus profissionais e daremos algumas opções de materiais, templates e ferramentas para agilizar as atividades do DP.

Uma das dúvidas mais comuns entre os colaboradores e gestores de uma empresa, independente do segmento ou porte dela, está relacionada à diferença entre RH e Departamento Pessoal. Essa confusão, normalmente, é feita por falta de clareza no tópico.

Muitas vezes usados indistintamente como sinônimos, o departamento pessoal e o departamento de recursos humanos não são a mesma coisa, embora ambos estejam relacionados à gestão de pessoas. Enquanto o primeiro está mais relacionado a processos administrativos, o outro se dedica a ações mais estratégicas.

Independente do segmento ou do porte de uma empresa, os gestores devem entender quais funções nessas áreas coincidem e quais divergem. Só assim poderão garantir a eficiência dos processos e o desenvolvimento do capital humano, o recurso mais valioso de uma organização.

Veja a seguir o que é departamento pessoal, quais as principais funções deste setor e encontre templates e dicas para agilizar e  digitalizar as tarefas do dia a dia.

Índice

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O que é Departamento Pessoal?

Para entender exatamente o que é Departamento Pessoal, é preciso saber o que fazem os profissionais dessa área.

Em resumo, o Departamento Pessoal – também chamado de DP – é a área de quem cuida da parte burocrática da empresa. A rotina do departamento pessoal inclui atividades que visam garantir que sejam cumpridas as leis previstas na legislação Trabalhista e Previdenciária.

Dessa forma, podemos entender que as atividades exercidas pelo DP são mais específicas, práticas e objetivas. Além disso, são extremamente importantes para manter a empresa ativa e para garantir que todos os funcionários estejam satisfeitos com o cumprimento de seus direitos.

Para exemplificar, vamos explicar ponto a ponto sobre a rotina dos profissionais de DP e como essas tarefas diárias podem ser simplificadas.

Quais são as diferenças entre o departamento pessoal e o RH?

As diferenças entre Recursos Humanos e Departamento Pessoal (DP) podem sim gerar confusão, mas é importante saber diferenciar essas duas áreas.

Nos últimos tempos, o investimento no capital humano se tornou primordial para o sucesso das organizações. Podemos dizer que, em comum, o departamento pessoal e o RH têm a missão de constituir, organizar e manter equipes bem-estruturadas, produtivas e satisfeitas com seu papel nas empresas.

Para alcançar esse objetivo, o departamento pessoal se dedica às tarefas administrativas relacionadas aos colaboradores, enquanto o RH planeja os processos e promove ações de desenvolvimento das equipes.

É importante destacar que, sem o apoio do departamento pessoal, o RH não poderia concentrar as suas forças em alinhar, capacitar e posicionar cada profissional estrategicamente. Entender a importância do Departamento Pessoal é fundamental para o desenvolvimento organizacional. Ou seja, apenas quando ambos os departamentos trabalham em harmonia é possível atingir as metas e os objetivos da gestão de pessoas.

Se você ainda tem alguma dúvida, outra forma de pensar é a seguinte: em empresas de pequeno porte, muitas vezes esses dois departamentos são terceirizados. Nesse caso, as funções realizadas pelo RH ficariam a cargo de uma consultoria ou de uma agência de empregos, enquanto as responsabilidades do DP seriam terceirizadas para um escritório de contabilidade. E aí, fez sentido?

A seguir, detalhamos todas estas responsabilidades de cada setor. 

As responsabilidades do Departamento Pessoal e do RH

Além de conceitos abstratos, vamos detalhar as atribuições e responsabilidades de cada um desses setores. Entenda as diferenças práticas entre o RH e o departamento pessoal nas descrições a seguir!

Departamento de RH na prática

Se consideramos que o principal objetivo das equipes de recursos humanos é o planejamento e a implementação de estratégias sólidas para a atração, capacitação e retenção de talentos, podemos considerar como suas responsabilidades:

  • Recrutamento e seleção. A partir do momento que se define a necessidade de contratar um novo profissional, a equipe define o employer value proposition e planeja e executa a divulgação de vagas, a pré-seleção, as entrevistas e a decisão final de contratação, junto aos gestores responsáveis pela posição.
  • Onboarding de novos funcionários. uma vez que o profissional é contratado, esta área deve garantir a inserção do colaborador nas equipes de trabalho. Isso é fundamental para a sua familiarização com sua nova função e tarefas.
  • Treinamento e desenvolvimento. Capacitar os talentos contratados é essencial para que eles possam desempenhar suas atividades com eficiência. Também ajuda na preparação para, no futuro, assumirem cargos de maior responsabilidade.
  • Planos de carreira. Cuidar do organograma da empresa e da estrutura de cargos na organização é uma das responsabilidades desta área. Essa tarefa também ajuda os colaboradores a administrarem suas carreiras de acordo com suas qualificações e oportunidades internas.
  • Clima e cultura organizacional. Um desafio contínuo para este setor é garantir a satisfação e a motivação dos funcionários enquanto mantém um clima favorável à produtividade na empresa, prezando pelos valores e pela cultura da organização. Desse modo, realizar pesquisas regulares para detectar o clima organizacional é essencial.
  • Avaliação de desempenho. Criar estratégias para avaliar o desempenho individual dos colaboradores é um dos mecanismos através dos quais esta área pode desenvolver planos de treinamento eficientes. Além disso, ajuda no recrutamento interno.

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Departamento Pessoal na prática: Funções e atividades

Uma das grandes dúvidas nas empresas é o que faz o Departamento Pessoal. De maneira geral, o setor de DP é responsável pelos registros documentais relativos ao quadro de funcionários, pelos pagamentos, pelo cumprimento de exigências legais, pela transmissão de informações aos órgãos competentes e pelo recolhimento de tributos específicos.

Essas são algumas frentes de atuação do departamento pessoal:

  • Admissão de profissionais. Depois do processo seletivo, o departamento pessoal recolhe a documentação dos novos talentos. Além disso, precisa orientar a realização de exames admissionais, explicar e cadastrar os benefícios e armazenar as informações e dados fornecidos pelo colaborador.
  • Pagamento de rendimentos. Essa é uma das principais atribuições do departamento pessoal. A remuneração dos funcionários envolve cuidar das folhas de pagamento e holerites, cálculo de férias, adicionais, horas extras, entre outros.
  • Controle da jornada de trabalho. O DP é responsável por supervisionar e contabilizar os dias trabalhados. Esse trabalho inclui faltas, atrasos e horas extras, para que o colaborador receba corretamente seus rendimentos.
  • Gestão de benefícios. A administração e distribuição de vale-transporte, vale-refeição, planos de saúde e/ou odontológicos e demais benefícios  também é responsabilidade do departamento pessoal.
  • Controle de impostos, taxas e contribuições. Uma das obrigações legais do empregador é manter todos os encargos trabalhistas quitados em dia.
  • Desligamento. quando um profissional é desligado da empresa, o departamento pessoal deve fazer a rescisão do contrato de trabalho. Para isso, precisa calcular todos os recebimentos aos quais o colaborador tem direito.

A seguir, detalhamos cada uma dessas atividades e vamos à fundo na rotina do Departamento Pessoal. Veja como é o dia a dia dos profissionais de DP e como cada uma das tarefas pode ser simplificada.

💡Software all-in-one: Centralize os processos do Departamento Pessoal e do RH no mesmo lugar (teste na prática por 14 dias)

Rotina do departamento pessoal: 8 atividades + soluções

Como vimos, o departamento pessoal é responsável por garantir que cada ação, desde a contratação até o desligamento de um colaborador, ocorra de forma transparente e dentro das leis trabalhistas vigentes. De modo geral, são atividades mais específicas, práticas e objetivas.

A seguir, vamos nos aprofundar no dia a dia desses profissionais e em suas principais tarefas, e mostraremos soluções para simplificar e automatizar cada uma delas.

1) Administração da folha de pagamento

Um dos processos mensais mais trabalhosos (e mais importantes!) do departamento pessoal é a administração da folha de pagamento. O fechamento da folha de pagamento muitas vezes ocupa todo o tempo desta área.

Nessa rotina, deve ser calculado o pagamento dos salários e dos benefícios de toda a equipe  – com inclusão de horas extras e adicionais noturnos, se for o caso.

Também é necessário fazer a retenção do Imposto de Renda, as transferências ou depósitos dos valores correspondentes e a entrega dos holerites e contracheques a cada um dos colaboradores.

Como você pode imaginar, é um trabalho minucioso que requer muita atenção, já que qualquer erro pode representar prejuízos para a empresa e para o empregado. Um exemplo são os casos de descontos indevidos. Por esse motivo, muitas empresas optam pela terceirização dessa atividade.

👉Solução: Automatização do cálculo das variáveis e envio de folhas de pagamento

2) Controle de horários e frequência

Controlar os horários e a frequência dos funcionários é mais uma atividade cotidiana dos profissionais de DP. Isso pode ser feito por meio dos dados do relógio de ponto, pontos digitais ou mesmo as planilhas com as horas de entrada e saída de cada colaborador, dependendo do método usado pela empresa.

👉Solução: Acompanhe a jornada de trabalho dos seus colaboradores com um relógio de ponto digital

3) Monitoramento do banco de horas

Além de conferir se os funcionários estão cumprindo o tempo de trabalho previamente acordado em contrato, esse monitoramento também é útil para calcular as horas extras ou mesmo faltantes do trabalhador. Com essas informações, é possível programar as devidas compensações financeiras ou, se for o caso, acréscimos e deduções no banco de horas.

👉 Solução: Relatórios personalizados para controle as horas extras e horas de trabalho

4) Gestão de férias

O planejamento das férias dos funcionários requer um bom trabalho de logística. Isso porque as datas devem atender tanto às necessidades da empresa quanto às do colaborador.

Por um lado, é necessário organizar um calendário para que as equipes não fiquem sobrecarregadas, e para que as ausências durante não impactam a execução de projetos importantes. Por outro, idealmente o período de férias também deve ser compatível com os planos do trabalhador, para que este possa aproveitar o seu período de descanso.

Além disso, é fundamental ficar de olho nos vencimentos das férias de cada funcionário. Segundo a legislação, elas devem ser concedidas nos 12 meses subsequentes ao ano trabalhado, porém antes que vença o segundo período aquisitivo.

👉 Solução: Gestão de pedidos de folga, ausências e férias +  calendário de equipe

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5) Gestão de turnos

Em alguns casos, o controle dos horários e das ausências dos funcionários é ainda mais complexa. Muitas empresas, por características próprias do seu ofício, precisam organizar a jornada em turnos de trabalho para garantir que as atividades não sejam interrompidas. Neste tipo de regime, os funcionários revezam a sua jornada laboral para assegurar o funcionamento da companhia de forma contínua.

Naturalmente, essa gestão de turnos exige mais atenção e cuidado ao planejar escalas e jornadas de trabalho. Isso porque há maiores possibilidades de erro ao coordenar datas e horários de diferentes trabalhadores.

👉 Solução: Software para gestão de turnos de trabalho e compartilhamento de horários

6) Gestão de documentos

Essa é uma das principais preocupações do Departamento pessoal. Isso porque praticamente todas as suas atividades passam pela gestão de documentos da empresa ou dos colaboradores.

Além de elaborar e simplificar a gestão de documentos, os responsáveis pela rotina do DP também devem arquivar e organizar todas as informações, tanto da empresa quanto dos colaboradores. Todos esses documentos devem ser facilmente acessíveis em caso de necessidade.

De fato, muitas vezes esses profissionais também são responsáveis por distribuir documentos e garantir que eles sejam devidamente assinados, o que pode ser especialmente complexo em empresas em múltiplas localidades.

👉 Solução: Centralizar todos os documentos dos colaboradores e da empresa + assinaturas digitais

7) Admissão e desligamento de profissionais

Como é de se esperar, a admissão de novos funcionários envolve muita burocracia e trâmites legais. É papel do departamento pessoal cuidar de todo esse processo e principalmente do registro trabalhista.

É necessário assinar a carteira de trabalho de acordo com a legislação, com particular atenção para dados como salário, cargo e tempo de contrato. Deixar de registrar o funcionário, de jeito nenhum!

Outras rotinas do departamento pessoal na admissão de funcionários são o encaminhamento para o exame admissional, inclusão no relógio de ponto e sistemas da empresa, entrega do crachá e integração ao local de trabalho.

Da mesma forma, e em sentido contrário, o departamento pessoal também cuida das demissões e desligamentos. Assim como nas admissões, é importante que as leis sejam cumpridas no processo. As principais tarefas são a homologação trabalhista, o exame demissional e pagamento das verbas rescisórias.

👉 Solução: Onboarding e o offboarding  online

8) Despesas de viagem e negócios

Outra responsabilidade do DP é gerir e organizar os recibos dos gastos dos funcionários com viagens e reuniões de negócios. Estas despesas incluem verbas de alimentação, transporte e hospedagem, por exemplo.

Essa é uma tarefa que costuma dar bastante trabalho. Isso porque os recibos e comprovantes em papel são facilmente perdidos ou não possuem todas as informações necessárias.

Para facilitar este processo, contar com sistemas digitais onde o colaborador possa registrar cada gasto e digitalizar os documentos é uma ótima solução. Veja abaixo um exemplo de software capaz de fazer isso.

👉 Solução: Registro digital de despesas 

Modelos para Departamento Pessoal [download]

Na tentativa de agilizar a rotina de trabalho, os responsáveis de DP acabam procurando modelos e templates que podem simplificar suas tarefas. De forma pontual, essa pode ser uma ótima solução. Podem ser templates, modelos PDF ou Excel e até um checklist de Departamento pessoal: Toda ajuda é bem-vinda!

Para ajudar neste desafio, disponibilizamos alguns modelos para download que podem ser utilizados em diferentes funções do departamento pessoal. Selecione o seu, baixe e adapte de acordo com as necessidades da empresa:

📄 Planilha para monitorar horas de trabalho

planilha horas trabalhadas

🏷️ Modelo em Excel para Gestão de férias e ausências

gestao de ferias download

📄 Folha de ponto individual em Excel

folha de ponto download

Se você gostou dos modelos acima e procura outros templates para agilizar o trabalho burocrático do dia a dia, veja aqui todos os modelos disponíveis.

DP digital: 3 dicas para automatizar os processos do dia a dia

Ainda que os modelos em Excel e PDF possam ajudar no dia a dia, essa não é a solução ideal. Utilizar estes documentos como uma solução padrão aumenta a chance de erros e atrasa o andamento das atividades.

Por isso, contar com a tecnologia e com metodologias ágeis para no DP, é fundamental. O avanço da digitalização do RH nos últimos meses permitiu também a digitalização e automação de processos de DP. Além disso, outras práticas podem ajudar a simplificar a rotina do Departamento Pessoal.

Veja a seguir 3 opções práticas:

1. Treinamento das equipes

É claro que o treinamento dos responsáveis pelo Departamento Pessoal é fundamental. No entanto, não é disso que estamos falando. Treinar os colaboradores da empresa e a liderança é um ponto chave para agilizar e otimizar as tarefas burocráticas do dia a dia.

Se todos da empresa entendem como tudo funciona e conhecerem seus direitos e deveres, as tarefas de DP fluem mais rapidamente. Além disso, não vão surgir dezenas de dúvidas por dia, algo que atrapalha bastante a rotina deste setor.

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2. Avaliações e feedbacks contínuos

Uma das formas de tornar os processos de DP mais ágeis é analisando os resultados das avaliações de desempenho. Afinal, a opinião e percepção dos funcionários sobre os fluxos de trabalho dentro da empresa contém informações valiosas. Estes dados podem indicar onde é possível melhorar.

Além disso, os feedbacks constantes e informais não podem ser deixados de lado. Uma boa opção é realizar pesquisas periódicas para dar a chance de os funcionários se manifestarem.

3. Ferramenta digital/ Software para departamento pessoal online

Apesar de haver diferenças entre o RH e o departamento pessoal, como mostramos ao longo desse artigo, esses profissionais devem trabalhar sempre bem alinhados e ter muita sinergia na execução de suas atividades. Afinal, eles são interdependentes e suas atribuições são vitais para a gestão eficiente do capital humano de uma organização.

Nesse sentido, a tecnologia pode ser um grande aliado tanto para o departamento pessoal quanto para o departamento de recursos humanos.

Um software de RH, por exemplo, permite automatizar processos e reduzir o tempo gasto com tarefas administrativas. Isso possibilita que os profissionais desta área ganhem mais horas para o planejamento e execução de tarefas mais importantes e, consequentemente, torna a gestão de pessoas mais estratégica.

Um desses sistemas é o software de RH da Factorial, uma ferramenta all-in-one que centraliza as atividades do Departamento Pessoal e do RH e pode ser testado por 14 dias sem custos.

Com o software, é possível:

  • Visualizar e aprovar as férias, ausências e licenças médicas de todos os funcionários
  • Disponibilizar um calendário com informações de cada equipe
  • Organizar treinamentos online e presenciais
  • Comunicar eventos e anúncios da empresa
  • Realizar e monitorar avaliações de desempenho
  • Enviar e assinar documentos online
  • Viabilizar processos de recrutamento e seleção na própria plataforma

Um software com essas funcionalidades é capaz de não apenas automatizar as tarefas administrativas, como também integrá-las a todos os demais processos de RH, tudo em um único sistema.

Conheça alguns dos recursos e apresente uma solução inovadora ao seu departamento:

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Texto escrito por Constance Laux e Bruna Carnevale

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