Como escanear documentos de RH e DP pelo celular

A gestão de despesas é uma parte importante da rotina do setor de RH. Saiba como escanear documentos pelo celular de forma simples e descomplicada com o uso de um software de gestão de RH completo.

A rotina de um profissional de Recursos Humanos é bastante exigente. Afinal, esse setor geralmente tem que lidar com diversas responsabilidades relacionadas tanto ao desenvolvimento humano e cultura organizacional da empresa quanto às questões administrativas, como a digitalização de documentos, notas e recibos, por exemplo.

Com o intuito de simplificar a vida do departamento de RH e aprimorar a organização documental da empresa, a Factorial oferece um software de gerenciamento de RH com várias funcionalidades, incluindo a capacidade de escanear documentos pelo celular.

A boa notícia é que, recentemente, nossa plataforma passou por atualizações que irão ajudá-lo a automatizar esses processos administrativos por meio de um sistema de gerenciamento de documentos ainda mais prático e eficiente. 

Com ele, é possível não somente digitalizar documentos de forma fácil. Mas também automatizar o preenchimento de relatórios de despesas. Isso alivia o fluxo de trabalho do RH, que não precisa mais preencher manualmente cada formulário.

Então, para saber mais sobre essa nova função e conferir o passo a passo para digitalizar e escanear documentos pelo celular por meio do software da Factorial RH, confira o artigo completo a seguir! Boa leitura!

Por que investir em um software de digitalização de documentos

Investir em um software que permita reduzir ao mínimo a papelada e os processos manuais pode fazer toda a diferença para o setor de RH da sua empresa. 

Afinal, ao deixar de lado as tarefas burocráticas e tediosas, os profissionais de Recursos Humanos terão mais tempo para focar naquilo que realmente importa para a organização: treinamentos e processos seletivos, cultura organizacional, gestão de tempo e produtividade, etc.

Uma pesquisa realizada pela consultoria Robert Half com profissionais de RH de diversas empresas no Brasil mostrou que 41% dos entrevistados consideravam a gestão documental uma das atividades mais desafiadoras em suas funções.

Além disso, cerca de um terço dos entrevistados afirmou passar mais de 4 horas por semana lidando com documentos.

Nesse sentido, o software de digitalização da Factorial RH permite escanear documentos pelo celular de forma simples e rápida, além de automatizar o processo de coleta e relatório de despesas comerciais e eliminar outros tipos de tarefas manuais. 

💻 Software de Recursos Humanos: Tudo o que você precisa saber

A partir da solução tudo-em-um da Factorial, é possível fazer uso da função Smart Document Scanning, ou Escaneador Inteligente de Documentos (OCR) para reconhecimento de texto em documentos físicos, a fim de convertê-los para arquivos digitais. 

Dessa forma, essa função permite escanear um recibo com a câmera do seu telefone da mesma forma que você digitaliza um código QR Code. Isso facilita muito o processo de arquivamento e gestão de documentos. 

A seguir, confira algumas dicas específicas de como fazer uso desta solução para beneficiar a sua empresa.

Acelere os relatórios de despesas

Criar e gerenciar relatórios de despesas de forma manual pode ser uma tarefa demorada e exigir muitos recursos do departamento de Recursos Humanos.

A organização de pilhas de papel. A perda de recibos. A digitação de notas e valores. Esses são apenas algumas das atividades que consomem tempo e energia do RH. Felizmente, com a utilização de um software de gestão de documentos, é possível concluir todo o processo em questão de minutos.

Com essa automatização, o departamento de RH pode direcionar seu tempo para outras atividades importantes. Entre elas: gestão de talentos da empresa, redução de despesas e aprimoramento da cultura organizacional para aumentar a produtividade.

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Reduza a margem de erro

Quando se trata de relatórios de despesas, mesmo pequenos erros podem ter grandes consequências. É por isso que é recomendável usar uma ferramenta de gestão de documentos. Ela minimiza a possibilidade de erros durante a digitação.

Ao escanear documentos pelo celular, por exemplo, você fará uso de Inteligência Artificial para arquivar e examinar arquivos de forma rápida e eficiente. Eliminando assim o risco de informações importantes serem omitidas ou digitadas incorretamente.

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Liberte a sua equipe da monotonia

Organizar papéis e digitar informações em relatórios de forma manual pode ser extremamente desmotivador para uma equipe de profissionais.

No entanto, ao fazer uso da tecnologia como aliada neste processo, é possível reduzir a carga de trabalho dos profissionais de RH e permitir que a equipe foque em atividades mais motivadoras e estimulantes.

Isso não apenas faz diferença no dia a dia e no fluxo de trabalho dos setores de RH e DP. Mas também no engajamento desses profissionais com a empresa em geral.

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Como funciona o recurso de escanear documentos pelo celular

Neste momento, é possível que você esteja se perguntando como esse recurso realmente funciona.

A seguir, confira o passo a passo de como escanear documentos pelo celular, e também de como gerenciar documentos e despesas através do software da Factorial.

Recurso de relatório de despesas da Factorial

O primeiro passo para acessar o recurso de relatório de despesas é abrir o seu aplicativo da Factorial. Em seguida:

• Selecione “Mais” e vá em “Despesas”
• Selecionar o símbolo “+” para adicionar uma nova despesa
• Agora você pode tirar uma foto na hora, ou selecionar uma foto/documento já existente
• Após escanear o documento pelo celular, o recurso de relatórios de despesas preenche automaticamente os formulários!
• Por fim, revise todas as informações (nossa ferramenta é extremamente precisa, mas não custa dar uma última olhada)
• Ao terminar, clique em “✓”
• Pronto! Seu relatório de despesas foi gerado em poucos segundos!

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Relatório de despesas direto pelo computador

Apesar de existir a possibilidade de escanear documentos pelo celular, todo esse processo também pode ser feito pelo seu computador/desktop. Para isso, o passo a passo é basicamente o mesmo:

• Acessar a guia “Despesas”;
• Adicionar uma nova despesa;
• Carregar o documento em questão;
• Salvar o relatório depois de conferir as informações.

Recursos de gerenciamento de documentos da Factorial

Por fim, o software de digitalização de documentos e gestão de RH da Factorial também oferece outros recursos muito importantes para o dia a dia do setor de Recursos Humanos. 

Desde a gestão da folha de pagamento dos colaboradores até a realização de contratos com assinatura digital, o software da Factorial RH é uma ferramenta pensada para otimizar o tempo dos profissionais de RH e melhorar a produtividade da empresa.

Entre outras funções que o nosso software de gerenciamento de documentos oferece, estão:

• criar pastas personalizadas para cada tipo de documento;
• notificar colaboradores cada vez que você carregar um novo documento;
• carregar documentos em massa de forma simples.
• compartilhar documentos com toda a empresa de maneira fácil e rápida;
• importar documentos da empresa, sejam eles públicos ou privados
• solicitar a assinatura de um ou mais colaboradores para um mesmo documento;
• selecionar os próximos passos uma vez que o documento é aprovado ou recusado;
• criar diferentes fluxos de aprovação para cada tipo de documento;
• criar relatórios personalizados sobre os dados dos seus documentos;
• autorizar os seus colaboradores a anexar informação adicional aos seus documentos;
• configurar cada campo personalizado de acordo com a informação inserida;
• e muito mais!

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Além disso, com o software da Factorial RH é possível criar um sistema de arquivamento personalizado, que permita armazenar arquivos de funcionários, identidades, contracheques, licenças, contratos, documentos de integração e muito mais:

• Organize e armazene arquivos em um repositório de documentos centralizado, minimizando as horas gastas rastreando a papelada. 
• Acelere seus processos criando fluxos de trabalho automatizados para documentos que exigem aprovação de mais de uma parte
• Controle e gerencie o acesso a documentos, mantendo a conformidade com os regulamentos de segurança e privacidade de dados.

Dê adeus a tarefas demoradas com a Factorial

Enfim, na hora de simplificar e agilizar os seus processos de RH, o gerenciamento de documentos é apenas o começo. Com o software tudo em um da Factorial, você pode capacitar seus funcionários com a melhor ferramenta do mercado para gestão de RH. 

Entre alguns dos recursos que o software de RH da Factorial oferece estão:

• Planilha de folgas e ausências: automatize solicitações e aprovações de folgas para sua equipe, defina e visualize as férias dos funcionários a partir de um único calendário.
• Gestão de turnos: crie modelos personalizados para horários de turnos rotativos, acompanhe as ausências dos funcionários e fique em conformidade com as leis de controle de tempo da sua região.
• Portal do Colaborador: ofereça autonomia à sua equipe para atualizar suas informações pessoais e acessar registros. Envie avisos, comunicações e notificações para toda a empresa de forma simples. 
• Avaliação de desempenho: coordene a Avaliação de Desempenho de seus colaboradores, acompanhe o status de sua empresa em cada equipe e tome decisões mais assertivas com os dados coletados. 
• Recrutamento e seleção: crie um portal de empregos com o nosso Software ATS e administre os seus processos de recrutamento e seleção, tendo acesso a candidatos mais qualificados.
• Relatórios e análises: obtenha informações sobre a produtividade de sua equipe e o sucesso da empresa com nossos recursos de relatórios. Essa ferramenta permite que você fique por dentro dos KPIs e crie gráficos personalizados com base nos dados dos funcionários.
• Gestão de Folha de Pagamento: administre e compartilhe as mudanças e incidentes que afetam os contracheques e holerites na sua empresa. Defina pagamentos fixos, automatize as comunicações com os funcionários, calcule o pagamento de horas extras e muito mais.

✅ Teste o Software da Factorial grátis

Portanto, o Software de Gestão de RH da Factorial ajuda a sua empresa a ir além. Ele não apenas automatiza e torna tarefas diárias mais simples, mas também permite que o setor de RH se concentre naquilo que realmente é importante.

Em outras palavras: ao investir no software da Factorial RH, você está investindo em economia de tempo e mais sucesso para o seu negócio.

O melhor de tudo é que você pode pedir uma demonstração grátis e sem compromisso. Entenda perfeitamente como funcionaria o software na sua empresa!

🎥 Assista ao vídeo em menos de 1 minuto e veja como funciona o software de RH da Factorial ⬇️