O setor de TI desempenha um papel crucial no dia a dia das empresas. Desde softwares especializados até ferramentas de produtividade, realizar a gestão de ativos de TI é fundamental para impulsionar a eficiência e o desempenho da organização.
No entanto, muitas empresas ainda enfrentam desafios quando se trata de gerenciar efetivamente esses ativos. Especialmente no que diz respeito às licenças e assinaturas de software. É aí que entra a gestão de ativos de TI.
A seguir, saiba mais sobre esse tipo de gestão e veja como gerenciar licenças de softwares, permissão de assinaturas e muito mais com o apoio da tecnologia.
Boa leitura!
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Índice
O que é a gestão de ativos de TI?
De forma resumida, a gestão de ativos de TI, ou IT Asset Management, é um processo estratégico que envolve a administração e otimização de todos os ativos relacionados à tecnologia em uma empresa.
Isso pode incluir hardwares, softwares, redes, dados e até mesmo Recursos Humanos envolvidos na administração desses ativos.
Em geral, um dos aspectos mais importantes desse processo é a gestão de licenças e assinaturas de softwares. Isso permite às empresas controlar, monitorar e otimizar o uso de programas e aplicativos em seus ambientes digitais.
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A importância da gestão de assinaturas e licenças
Uma maneira eficaz de gerenciar os ativos de TI é contar com o apoio de tecnologias e plataformas que facilitem essa gestão.
Dentro da plataforma da Factorial, por exemplo, é possível obter insights detalhados sobre as assinaturas de software em uso em sua empresa.
Isso inclui informações como quais softwares cada colaborador possui acesso, o prazo de renovação de suas licenças, o tipo de licença em questão (se é por colaborador ou com valor fixo) e muito mais.
Com isso, é possível gerenciar assinaturas de softwares populares, como Adobe, SemRush, Slack, Google Workspace, entre outros, de forma centralizada e por meio de uma única plataforma.
Isso elimina a necessidade de monitorar manualmente cada licença. Além de proporcionar uma visão abrangente das despesas relacionadas a essas assinaturas.
Dessa forma, o gestor responsável nunca mais perderá o controle de seus ativos. Podendo, assim, realizar uma gestão muito mais simples, organizada e eficiente.
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Quais são os benefícios da gestão de ativos de TI?
Como vimos, o principal objetivo da gestão de ativos de TI é proporcionar maior organização e clareza de seus ativos. Tanto para a empresa quanto para seus gestores.
Porém, existem ainda outros benefícios em realizar esse tipo de gestão de licenças de softwares e outros ativos. Principalmente se você possui acesso à plataforma da Factorial. Veja a seguir!
Eficiência na distribuição de recursos
Quando um colaborador é desligado da empresa, a Factorial automaticamente alerta o gestor sobre a disponibilidade de assinaturas ou licenças associadas a esse colaborador.
Essa automatização permite uma rápida reatribuição desses recursos para outros membros da equipe, otimizando o uso dos ativos de TI.
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Transparência financeira
Além disso, a plataforma fornece uma visão clara e detalhada dos custos associados a cada departamento ou colaborador.
Isso permite que as empresas entendam exatamente quanto estão gastando em assinaturas e licenças. O que facilita o controle financeiro e a identificação de oportunidades de otimização.
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Conformidade e segurança
Manter um controle rigoroso sobre as licenças de software é essencial para garantir a conformidade com as políticas de licenciamento e evitar penalidades legais.
Uma gestão eficiente de ativos de TI também contribui para a segurança da empresa. Impedindo, por exemplo, o uso não autorizado de softwares e protegendo contra possíveis vulnerabilidades.
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Facilidade de auditoria
Ao fazer uso de plataformas de gestão com a Factorial, as empresas podem facilmente gerar relatórios detalhados sobre o status de suas assinaturas de software.
Essa funcionalidade simplifica processos de auditoria interna e externa. E também garante que a organização esteja em conformidade com as políticas e regulamentações estabelecidas.
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Como implementar a gestão de ativos na sua empresa
Agora sabemos o que é a gestão de ativos da Tecnologia da Informação e por que ela é tão importante. A seguir, é preciso entender como implementá-la na sua empresa.
Para isso, basta seguir um passo a passo simples, que tornará esse processo ainda mais simples e eficiente. Confira:
- Avaliação de necessidades: antes de implementar qualquer solução, é crucial realizar uma avaliação abrangente das necessidades da empresa. Para isso, identifique os principais softwares utilizados, as licenças associadas a cada colaborador e os custos envolvidos;
- Escolha da plataforma: optar por uma plataforma confiável, como a Factorial, pode simplificar significativamente o processo de gestão de ativos. Certifique-se de que a plataforma escolhida oferece recursos abrangentes, como gerenciamento de licenças, permissões de acesso, alertas automáticos e relatórios detalhados;
- Treinamento da equipe: é importante garantir que a equipe responsável pela gestão de ativos de TI esteja devidamente treinada no uso da plataforma escolhida. Isso inclui entender como inserir e atualizar informações, interpretar relatórios etc;
- Monitoramento contínuo: a gestão de ativos de TI não é um processo único, mas sim contínuo. Portanto, é importante manter um monitoramento constante das assinaturas de software, atualizando as informações e ajustando a alocação de recursos sempre que necessário;
- Integração com outras áreas: por fim, integre a gestão de ativos de TI com outros processos internos, como o setor de RH e finanças, por exemplo. Isso permitirá à empresa uma abordagem holística para a administração dos seus ativos digitais.
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Como vimos, a gestão eficaz de ativos de TI é essencial para empresas que buscam otimizar custos e impulsionar a eficiência de suas operações.
Neste contexto, a plataforma da Factorial surge como uma solução abrangente, que oferece insights valiosos, automção de tarefas e processos, e maior transparência.
Ao adotar práticas de gestão de ativos de TI, sua empresa poderá melhorar a utilização de recursos. Assim como fortalecer a segurança, garantir conformidade legal e facilitar processos de auditoria.
Em um mundo cada vez mais dependente da tecnologia, a gestão eficiente de ativos de TI torna-se um diferencial competitivo. Afinal, ela permite que sua empresa alcance todo o seu potencial com o apoio da tecnologia.
Para uma gestão de assinaturas e licenças ainda mais eficaz, conheça a Factorial, um software abrangente de gestão de RH com mais de 30 funcionalidades, incluindo:
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