A correta gestão de horários é uma das funções centrais do setor de Recursos Humanos, impactando diretamente a produtividade e o cumprimento dos direitos trabalhistas dos colaboradores. Com o trabalho remoto crescendo exponencialmente, o relógio de ponto digital tornou-se essencial para garantir a eficiência e transparência nas empresas.
Neste artigo, vamos explorar o que diz a legislação sobre bater ponto, as principais formas de implementar na sua empresa, como incentivar os colaboradores e os benefícios de utilizar um aplicativo para bater ponto, destacando sua importância para a gestão moderna de equipes.
Se você trabalha em RH ou DP, continue a leitura para entender como essa ferramenta pode transformar seu processo de controle de ponto!
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Índice
O que é bater ponto?
Bater ponto é fazer o registro formal do horário de trabalho de um colaborador. Esse processo documenta as entradas, saídas e intervalos durante a jornada de trabalho, garantindo controle sobre as horas trabalhadas.
Esse registro pode ser feito de diversas formas, incluindo meios manuais, mecânicos ou eletrônicos, dependendo das ferramentas adotadas pela empresa.
O que diz a legislação sobre bater ponto?
De acordo com a legislação trabalhista brasileira, empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a controlar a jornada de trabalho dos colaboradores. Isso está previsto no Artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
Além disso, normas como a Portaria 671/2021 regulamentam o uso de sistemas de ponto eletrônico, garantindo a validade jurídica desses registros e promovendo maior segurança para empregadores e empregados.
O registro de ponto assegura o cumprimento de normas como limite de horas diárias, intervalos obrigatórios e remuneração justa por horas extras.
Como bater ponto? 5 maneiras de implementar na sua empresa
Existem diferentes formas de implementar o registro de ponto na empresa:
1. Livro ou ficha de ponto:
O livro ou ficha de ponto é um método totalmente manual, no qual os colaboradores registram, à mão, seus horários de entrada, saída e intervalos. Esse sistema é bastante simples e geralmente utilizado por pequenas empresas ou negócios informais.
Nesse método, cada colaborador preenche diariamente seus horários em um livro ou ficha individual fornecida pela empresa. O responsável pelo controle revisa periodicamente os registros para calcular as horas trabalhadas.
👉 Vantagens:
- Custo praticamente inexistente.
- Fácil de implementar e sem necessidade de equipamentos ou tecnologia.
- Flexível, podendo ser adaptado a qualquer tamanho de equipe.
👉 Desvantagens:
- Alto risco de erros e fraudes, já que os registros dependem de boa-fé e precisão do colaborador.
- Dificuldade na gestão de grandes equipes.
- Processos de conferência e cálculo manuais, que demandam mais tempo.
2. Relógio de ponto mecânico:
O relógio de ponto mecânico é um dispositivo utilizado para registrar manualmente os horários de entrada, saída e intervalos dos colaboradores. Esse sistema funciona de maneira bastante simples e utiliza cartões de papel que são inseridos no equipamento, onde são impressos os horários exatos por meio de um mecanismo interno.
Nesse método, cada colaborador possui um cartão de ponto individual, normalmente mensal, que contém os campos para registro de horários.
No início e no final da jornada de trabalho, bem como nos intervalos, o colaborador insere o cartão no relógio, que imprime a data e o horário correspondentes.
No final do mês ou do período, o cartão é analisado pelo setor de recursos humanos ou pelo gestor responsável para calcular as horas trabalhadas, horas extras e possíveis atrasos.
👉 Vantagens:
- É fácil de operar e não exige conhecimento técnico ou treinamentos complexos.
- Solução mais barata, comparado a sistemas eletrônicos ou digitais.
- Não depende de eletricidade constante ou conexões de rede.
👉 Desvantagens:
- A análise dos cartões manual, trabalhosa e suscetível a erros humanos.
- Não permite automatização de cálculos ou integração com softwares de gestão.
- Alto risco de erros e fraudes, com maior chance de marcações incorretas ou feitas por terceiros.
3. Relógio de ponto eletrônico:
O relógio de ponto eletrônico é um sistema automatizado que registra a jornada de trabalho por meio de dispositivos eletrônicos, como biometria, cartões magnéticos ou senhas. Esse método é amplamente usado por empresas que precisam de maior controle e confiabilidade.
Aqui, cada colaborador utiliza um método de identificação (como impressão digital ou cartão). O dispositivo registra automaticamente o horário e armazena os dados para posterior análise.
👉 Vantagens:
- Precisão e segurança no registro de horários.
- Redução de fraudes, especialmente com o uso de biometria.
- Facilita o cálculo de horas trabalhadas e extras com softwares complementares.
👉 Desvantagens:
- Investimento inicial maior para aquisição e instalação do equipamento.
- Dependência de eletricidade ou manutenção técnica.
4. Aplicativos de ponto digital
Os aplicativos de ponto digital são ferramentas modernas que permitem o registro de ponto online via dispositivos móveis, como smartphones e tablets. São ideais para equipes remotas, híbridas ou em constante deslocamento.
Para bater ponto em aplicativos de ponto digital, os colaboradores acessam o aplicativo, fazem login e registram seus horários, muitas vezes incluem o batimento de ponto por geolocalização ou fotos como validação. Os dados ficam armazenados em nuvem e são acessados pelos gestores em tempo real.
👉 Vantagens:
- Flexibilidade para equipes que trabalham fora do escritório.
- Integração com sistemas de gestão de pessoas.
- Fácil de usar e sem necessidade de equipamentos específicos.
👉 Desvantagens:
- Requer acesso constante à internet ou dispositivos atualizados.
- Pode enfrentar resistência inicial por parte de colaboradores menos familiarizados com tecnologia.
5. Software integrado:
O software de registro de ponto integrado é uma solução tecnológica que conecta o controle de ponto a outros sistemas de gestão empresarial, como folha de pagamento, RH e relatórios de produtividade.
Os horários são registrados por métodos eletrônicos ou digitais e automaticamente sincronizados com o software. Ele processa os dados e gera relatórios para análise e gestão.
👉 Vantagens:
- Automação completa dos cálculos de horas, férias e folha de pagamento.
- Alta precisão e confiabilidade nos dados.
- Escalabilidade para empresas de qualquer porte.
👉 Desvantagens:
- Exige investimento em tecnologia e treinamento para os colaboradores.
- Pode ser mais complexo para pequenas empresas ou equipes sem suporte técnico.
Cada método tem características específicas que atendem diferentes tipos e tamanhos de empresas. Escolher a melhor solução depende das necessidades, orçamento e perfil da equipe. Mas vale reforçar que investir em tecnologia e em métodos mais modernos e atualizados de controle de ponto garante confiabilidade e economia de tempo na sua gestão, evitando erros e fraudes e tornando a sua empresa menos burocrática e mais estratégica.
O mercado hoje oferece diversas alternativas modernas a custos acessíveis. Não deixe de conferir todas as melhores opções!
Qual a importância de bater ponto?
Bater ponto é essencial tanto para os colaboradores quanto para as empresas, pois garante transparência e organização no controle da jornada de trabalho. Esse registro formal é indispensável para respeitar direitos trabalhistas, atender à legislação e evitar conflitos relacionados ao cumprimento de horários e pagamento de horas extras.
Além disso, possibilita uma gestão eficiente de horas extras, banco de horas e cumprimento de intervalos obrigatórios.
Em resumo, os benefícos de bater ponto para a empresa são:
- Cumprimento das leis trabalhistas
- Transparência e segurança jurídica
- Gestão eficiente do tempo
- Respeito aos direitos do colaborador
- Organização interna e planejamento de escalas, turnos e folgas
Portanto, bater ponto não é apenas uma exigência legal, mas também uma prática que favorece a confiança, a eficiência e o equilíbrio nas relações de trabalho.
Como incentivar o colaborador a bater ponto?
Incentivar os colaboradores a registrar seus horários corretamente é fundamental para garantir a transparência e eficiência no controle da jornada de trabalho. Para isso, é necessário adotar estratégias que unam conscientização, facilidade de uso e motivação. Confira algumas dicas:
- Educar sobre a importância do ponto: Explique aos colaboradores como o registro correto protege seus direitos trabalhistas, assegura o pagamento de horas extras e auxilia no planejamento da equipe. Mostre que o ponto não é apenas um controle para a empresa, mas também uma ferramenta que beneficia os profissionais.
- Escolher sistemas práticos e acessíveis: Adote métodos de registro de ponto que sejam fáceis de usar e adequados à rotina dos colaboradores. Por exemplo, para equipes remotas, aplicativos de ponto digital podem ser mais práticos do que relógios de ponto fixos. Sistemas intuitivos aumentam a adesão.
- Oferecer treinamentos claros: Capacite os colaboradores para utilizar o sistema de ponto escolhido. Um treinamento rápido pode esclarecer dúvidas, evitar erros no registro e tornar o processo mais natural no dia a dia.
- Reconhecer e reforçar boas práticas: Valorize os colaboradores que seguem as regras e registram seus horários corretamente. Pequenos gestos de reconhecimento, como elogios ou menções em reuniões, ajudam a criar uma cultura de responsabilidade e compromisso.
- Monitorar e corrigir com transparência: Ao identificar falhas no registro, converse individualmente com o colaborador, explicando os impactos e a importância do ponto, priorizando o diálogo construtivo.
- Criar uma cultura de responsabilidade: Incentive o entendimento de que bater ponto é um compromisso diário, tanto para os colaboradores quanto para a empresa. Reforce que esse hábito organiza o trabalho e melhora o ambiente profissional para todos.
Essas ações, quando combinadas, ajudam a criar um ambiente de trabalho mais alinhado e organizado, onde o registro de ponto é visto como um benefício mútuo, e não como uma obrigação burocrática.
Regras para bater ponto
Estabelecer regras claras para bater ponto é essencial para garantir que o registro de jornada seja feito de maneira correta e dentro das normas trabalhistas. Essas diretrizes ajudam a evitar erros, fraudes e desentendimentos entre empresa e colaboradores. Algumas das principais regras que devem ser alinhadas com os colaboradores são:
- Horários exatos para registro de entrada e saída
- Cumprimento dos intervalos legais e registro obrigatório de intervalos
- Uso correto do sistema adotado
- Proibição de fraudes ou marcações por terceiros
- Correção de registros incorretos
- Prazos para regularização do controle de ponto
- Respeito às normais locais e políticas internas da empresa
Seguir essas regras assegura que o registro de ponto seja realizado de forma justa e eficiente, promovendo um ambiente de trabalho organizado e em conformidade com as leis trabalhistas.
Relógio de ponto digital: aliado para um RH estratégico
Desde a pandemia, as empresas mudaram significativamente a forma como gerenciam os horários de trabalho. A tradicional máquina de bater ponto está sendo gradualmente substituída pelo controle de ponto digital, uma ferramenta eficiente para empresas que adotaram o trabalho remoto ou híbrido.
1. Automatização de processos
A automação permite que os profissionais de RH direcionem seu tempo para atividades mais estratégicas, em vez de perder horas analisando manualmente registros de ponto. Com o ponto digital, ferramentas acessíveis via celular, computador ou tablet tornam o processo mais ágil e reduzem falhas.
📢 Benefícios:
- Facilita o registro de frequência.
- Evita esquecimentos e erros no processo.
- Aumenta a fiscalização e reduz fraudes.
- Funciona para equipes presenciais e remotas.
2. Integração com outras ferramentas de gestão
O uso das tecnologias em RH vem se tornando uma tendência a partir do surgimento de diversas ferramentas. A ideia é proporcionar uma melhor experiência de trabalho, tanto para seus colaboradores quanto para a empresa.
Com isso são reduzidos o tempo e os gastos considerados desnecessários para sua gestão. Um exemplo é a substituição do preenchimento manual do famoso livro ponto. Hoje existem aplicações que permitem a leitura de um QR Code para marcar a frequência, por exemplo.
A aquisição de uma ferramenta para bater o ponto no formato digital auxilia, principalmente, no aumento da eficiência do trabalho. Desse modo, gestores e profissionais de RH não precisam se preocupar tanto com problemas que prejudicam o andamento da empresa e sua relação com os colaboradores.
Uma das questões que pode surgir é em relação à quantidade de ferramentas utilizadas no dia a dia para otimizar os processos. O anseio por reduzir tarefas burocráticas acaba fazendo com que 80% dos RHs adotem de três a quatro plataformas para gestão.
Nesse cenário, a possibilidade de integrar o ponto digital aos demais softwares que estão em uso contribui para melhorar a efetividade da tarefa. Com isso, o profissional de RH terá acesso a dados importantes para tomadas de decisões mais assertivas.
Ainda, se não quiser lidar com diversas plataformas, o mercado já oferece opções de softwares para gestão all-in-one. Ou seja, todas as funcionalidades de RH e DP em uma única plataforma, como a Factorial oferece.
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3. Facilidade para equipes remotas
Após os eventos relacionados com a pandemia, o trabalho home office ganhou mais espaço entre as ofertas de emprego. Diante disso, algumas questões surgiram em relação à adaptação dos trabalhos, por exemplo, como seria feito o controle de ponto.
É aqui que ganham destaque os softwares de gestão para RH e os aplicativos para bater ponto online. Seu uso está regulamentado pela Portaria 671/2021 como REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa).
O aplicativo para bater ponto traz muita facilidade para a rotina das empresas que lidam com colaboradores de diferentes regiões. Isso porque o relógio de ponto possui uma ferramenta muito útil: a geolocalização.
Com esse sistema, todos conseguem computar sua gestão de jornada de trabalho respeitando as normas mesmo estando em ambientes externos, como viagens ou em outras cidades/estados.
Não importa onde ou em que fuso-horário o colaborador esteja, ele e a empresa estarão de comum acordo quanto aos locais e horários trabalhados. Tudo é feito automaticamente pelo aplicativo para bater ponto, que pode funcionar tanto do computador como do celular.
4. Maior precisão de horário e local de entrada
Um dos benefícios da sua empresa implementar o uso de um aplicativo para controle de frequência está relacionado com a precisão das informações. A digitalização do processo não favorece apenas as equipes remotas, mas quem está no escritório também.
Isso porque possibilita a leitura de um QR Code para registrar a entrada e o horário, enviando direto para o sistema. O software da Factorial, como você pode observar na imagem abaixo, é um exemplo de ferramenta que disponibiliza esse recurso.
Essa opção faz com que o registro de entrada e saída seja feito apenas no ambiente de trabalho. Os dados coletados se mantêm seguros no sistema da Factorial e não podem ser alterados sem autorização dos gestores.
Desse modo, a informação é compartilhada entre o colaborador e o gestor de forma clara e justa. Ou seja, fica disponível para consulta sempre que for necessário, como para conferir o cálculo das horas extras.
5. Transparência na jornada de trabalho
A partir da automação dos processos, da precisão das informações e da facilidade em integrar com outros sistemas, o aplicativo para bater ponto oferece um gestão de jornada transparente.
Assim, tanto a empresa quanto o colaborador têm acesso em tempo real aos horários registrados. Por meio de relatórios, os profissionais de Recursos Humanos e DP conseguem entender mais facilmente o fluxo de trabalho. Logo, se for necessário reformular algo ou melhorar a rotina dos trabalhadores, as decisões serão assertivas e baseadas em dados.
É uma maneira democrática de fazer com que todos cumpram com os horários previstos em contrato, evitando:
- Horas extras sem remuneração;
- Cargas horárias abaixo do previsto.
Seja qual for o seu tipo de empresa e suas necessidades, são muitas as vantagens do relógio de ponto digital. Ele pode ser um grande aliado na automatização e inteligência do seu negócio, garantindo os direitos e deveres de todos.
Todas as tendências que vem surgindo possuem como objetivo: adaptar as empresas para as novas formas de trabalho que estão sendo criadas.
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Ele também pode ser integrado com as ferramentas de comunicação interna. Além disso, o Relógio de Ponto Factorial faz parte do nosso software assim como outras ferramentas indispensáveis para o RH.
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