Como fazer um controle de frequência eficaz com tempo de tolerância

Um dos papéis dos setores de RH e Departamento Pessoal é realizar a tolerância de controle de frequência de seus funcionários. Confira neste texto como fazer um controle de frequência eficaz e a ferramenta certa para tornar esse processo mais simples.

Apesar de o controle de frequência parecer uma tarefa simples, ela é extremamente importante. Tanto para o setor de Recursos Humanos quanto para os colaboradores.

Afinal, é a partir desse controle que o profissional de RH pode ter uma visão ampla da jornada de trabalho diária de um ou vários colaboradores, registrar entradas, intervalos e saídas, contabilizar o total de horas trabalhadas e outros adicionais, entre outras tarefas.

Além disso, é por meio dos dados obtidos com o controle de frequência que o RH pode analisar e calcular valores na folha de pagamento de cada colaborador, bem como indicadores de RH como taxa de absenteísmo e atraso, por exemplo.

A seguir, você aprende como fazer o controle de frequência da forma ideal e mais prática possível. E também confere como definir uma tolerância de atraso que faça sentido e não prejudique a empresa.

Boa leitura!

O que é o controle de frequência

Conforme explicamos, o controle de frequência nada mais é do que o registro dos horários de trabalho de cada colaborador da empresa. É esse registro que mostrará, ao final do mês, quanto cada profissional trabalhou, quais foram as faltas e ausências (justificadas ou não), horas extras trabalhadas, entre outras situações.

Vale lembrar que, no caso das horas extras, a lei determina que os colaboradores não podem ultrapassar mais de 2 horas extras diárias, que devem ser pagas no mesmo mês em que foram trabalhadas.

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Entre algumas das opções hoje existentes para fazer esse registro estão o livro ponto tradicional (assinado presencialmente pelos colaboradores), o ponto eletrônico, o ponto online ou web etc. Cada um deles possui características próprias, mas todos fazem o que deve ser feito. Ou seja, registrar os dados a respeito da frequência de cada trabalhador.

Hoje, no Brasil, a lei diz que o controle de frequência é obrigatório para empresas com mais de 20 colaboradores. Com isso, o setor de RH deve, à sua maneira, apresentar um documento que comprove as horas trabalhadas diariamente por cada funcionário. 

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Por que o controle de frequência é importante nas empresas

Um dos motivos que tornam o controle de frequência tão importante é permitir que a empresa esteja sempre de acordo com os limites da legislação trabalhista. 

De acordo com o artigo 58 da CLT, a jornada de trabalho semanal não pode exceder 44 horas, por exemplo, em um regime de 8 horas diárias. E por isso o registro do ponto é algo, além de obrigatório, essencial para os profissionais de RH, assim como um sistema de controle de falta de funcionários.

Ele não só ajuda o RH a ter controle sobre essa jornada, mas também a entender as taxas de ausências na empresa e, claro, a calcular os valores a serem pagos no fim do mês de trabalho.

Entre as vantagens de realizar esse controle de frequência, além de estar em conformidade com a lei, é a redução de erros na contabilização das horas trabalhadas e a proteção contra possíveis processos trabalhistas, garantindo e provando que a empresa está cumprindo sua parte e remunerando o funcionário de acordo com o que diz a lei.

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O que significa o tempo de tolerância

Agora, falaremos sobre a tolerância do controle de frequência, também muito importante para o setor de RH. Acontece que, nem todo mundo sabe, mas o atraso é um direito do trabalhador garantido por lei. E os profissionais de DP devem estar cientes disso.

A ideia da tolerância do controle de frequência é que a empresa oferece ao trabalhador um período tolerável de atraso. Em outras palavras, uma brecha para o caso de pequenos atrasos ou situações adversas. Congestionamento no trânsito, por exemplo.

A questão é que nem sempre os profissionais do setor de RH e DP sabem determinar o período de tolerância de atraso ideal. Mas justamente para evitar esse tipo de dúvida existe a legislação trabalhista. 

Existe um tempo de tolerância ideal?

De acordo com a CLT, é possível hoje que um funcionário atrase até 10 minutos por dia sem ter esse tempo descontado de seu salário ou de seu banco de horas. Ou seja: não é a empresa ou o colaborador que define essa tolerância de controle de frequência. Se um funcionário atrasar 20 minutos, ele terá, por lei, esse tempo descontado de sua folha de pagamento. 

Contudo, é importante estar ciente que, desde a Reforma Trabalhista, acordos e convenções coletivos podem prevalecer as normas da CLT. Por isso é importante que tanto empresa quanto trabalhador entendam os termos anteriormente acordados. De qualquer forma, todas essas regras já demonstram por que fazer um registro de frequência eficiente e sem erros é tão importante para a empresa.

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Como fazer um controle de frequência eficaz

Por fim, chegamos à pergunta mais importante deste texto: como fazer um controle de frequência eficaz com tempo de tolerância?

O primeiro passo, obviamente, é decidir o método de registro de frequência a ser escolhido. Porém, por mais que o livro ponto ainda seja uma opção, a tecnologia é uma grande aliada nesses momentos. E a boa notícia é que existem soluções muito mais eficientes. Entre algumas delas, estão:

• Controle de ponto em Excel, PDF ou planilha: envio de documentos elaborados internamente para o preenchimento manual de cada funcionário. Não recomendado para grandes e médias empresas;
• Sistema com detecção de impressões digitais: facilita o controle de frequência, além de impedir a entrada de pessoas desconhecidas à empresa;
• Sistemas biométricos ou de proximidade: funciona a partir do uso de cartões de PVC, chaveiros ou pulseiras, por exemplo;
• QR Code: permite que os trabalhadores registram o horário de entrada e saída ao escanear um QR Code;
• Geolocalização: ideal para caso de teletrabalho, uma vez que se torna uma espécie de controle de ponto online realmente eficaz;
• Software de Departamento pessoal e RH: um sistema completo, que inclui controle de frequência, com diferentes alternativas para o registro de horário, além de outras funcionalidades, como configurar tolerância (definir um intervalo de tempo no qual os funcionários atribuídos possam entrar e sair), acionar colaboradores fora do horário via e-mail, etc.

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Além disso, é extremamente importante que o registro de controle de frequência escolhido não permita alterações ou eliminações de dados registrados pelos empregados. Além, é claro, de oferecer uma forma simples e prática de fazer esse controle.

Com o software controle de frequência da Factorial, por exemplo, é possível:

• monitorar as horas trabalhadas em tempo real;
• rastrear de forma mais eficiente a entrada e saída dos colaboradores;
• completar informações de forma online;
• extrair relatórios com dias e horários de trabalho de cada funcionário;
• enviar avisos de horas extras;
• definir turnos de trabalho;
• solicitar a assinatura digital no documento em questão;
• e muito mais!

Tudo isso sendo armazenado com segurança na nuvem, e com possibilidade de testar a ferramenta por 14 dias sem compromisso. Veja na prática se essa solução funciona para a sua empresa.

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