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Gestão do tempo e produtividade: Dicas, ferramentas e soluções

Neste artigo explicamos o que caracteriza uma gestão de tempo eficiente no ambiente de trabalho e como ela se relaciona à produtividade da empresa. Além disso, confira também dicas e ferramentas que podem ser utilizadas pela liderança para ajudar os colaboradores na otimização da gestão do tempo no trabalho.

Reuniões eternas, com assuntos que bem poderiam ser resolvidos apenas com um e-mail. Elevados índices de retrabalho dentro da equipe. Tarefas manuais e repetitivas. Todos estes pontos são, ao mesmo tempo, causa e consequência de uma má gestão do tempo de trabalho.

Determinadas atividades podem desperdiçar muito tempo na jornada de trabalho. Seja a nível individual, seja a nível departamental, a má gestão de tempo representa um imenso obstáculo para a produtividade da empresa.

Por isso, é fundamental que a empresa estabeleça uma política clara contra o desperdício de tempo e também incentive esta prática entre os seus colaboradores. Além disso, contar com ferramentas e sistemas que ajudam neste processo é fundamental.

Veja a seguir tudo sobre a gestão do tempo no trabalho e descubra como os colaboradores podem ser mais produtivos e organizados durante a jornada laboral.

O que é a gestão do tempo no trabalho?

A gestão de tempo nada mais é do que um processo organizacional para melhor administrar o tempo durante a jornada de trabalho dos colaboradores. O objetivo é aumentar a eficiência e produtividade das equipes e, consequentemente, reduzir custos.

O controle de ponto é fundamental para a gestão de pessoas. Além disso, ajuda no planejamento de turnos de trabalho e na avaliação do que está ou não funcionando.

Mas não pense que a gestão de tempo é uma preocupação apenas do empregador. Quando bem implementada, ela representa maior sucesso no desempenho das tarefas dos colaboradores, o que contribui para maior satisfação pessoal.

Em última instância, pode ter como consequência direta novas oportunidades de crescimento dentro da organização. Isso porque ao gerenciar melhor seu tempo de trabalho, o funcionário tende a otimizar a execução de suas atividades e obter melhores resultados.

controle de ponto online

Consequências da má gestão do tempo

Se, por um lado, uma boa gestão do tempo e organização no trabalho gera um grande impacto para a empresa e para o trabalhador, o cenário oposto também existe. Algumas das suas consequências negativas quando isso acontece são:

  • Projetos inacabados;
  • Produtividade comprometida,
  • Incumprimento de prazos;
  • Insatisfação, inclusive com a perda de clientes;
  • Reuniões desnecessárias;
  • Conflitos no trabalho com outros membros equipe;
  • Aumento das horas extras.

Como otimizar a gestão de tempo da sua equipe?

Gestores devem lembrar que cada funcionário tem o seu próprio perfil de trabalho. Um membro da equipe, por exemplo, pode ser extremamente meticuloso e exigir um prazo maior para cumprir as tarefas. Seu colega, em compensação, realiza vários trabalhos por dia, porém, sem o mesmo nível de qualidade.

Essas diferenças podem ser uma vantagem, afinal, uma equipe multidisciplinar tem espaço para os dois tipos de profissional. No final, é responsabilidade do gestor alocar as atividades corretas para o perfil de cada um: as mais urgentes para o colaborador mais ágil e as mais criteriosas para o mais detalhista.

Também cabe aos gestores ouvir, analisar e, sempre que possível, acatar as sugestões dos funcionários. Esse tipo de ação melhora a cultura organizacional e a gestão da empresa, que deve incluir uma política de horas extras estruturada e monitorada de perto.

Veja a seguir algumas dicas práticas para melhorar a gestão do tempo nas empresas.

👉Relógio de Ponto Digital: Sistema para controle de frequência

Dicas para melhorar a gestão do tempo no trabalho

Primeiramente, é importante compreender que gestão de tempo tem tudo a ver com organização. Tudo isso exige foco e disciplina. Por isso, estruturar as tarefas e a duração de cada uma é o primeiro passo para distribuir melhor o tempo – isso pode ser feito numa base diária, semanal e até mensal.

Conforme novas obrigações e atividades surgem, é essencial adaptar a agenda para realocar o tempo disponível. Como ponto de partida, sugerimos três passos simples:

1) Crie uma lista de tarefas

É impossível organizar o tempo de trabalho sem visualizar tudo o que você precisa de fazer. Isso pode parecer simplista, mas é um passo frequentemente ignorado na ansiedade de começar um novo projeto.

É recomendado listar todas as pendências e dividir tarefas maiores em subtarefas, para incentivar o progresso e manter o controle sobre o escopo do projeto. Em seguida, se adicionam informações complementares sobre cada tarefa, como o tempo necessário para executá-las, o nível de importância e a data de conclusão.

Ao organizar todas as tarefas em um mesmo documento ou sistema, fica mais fácil de ter uma visão geral do que precisa ser feito, do volume de trabalho envolvido e da prioridade de cada uma delas.

2) Estabeleça prioridades

O método escolhido para priorizar as tarefas depende da natureza do trabalho e das características individuais e das preferências de cada trabalhador.

Porém, uma dica é avaliar o grau de importância das tarefas da lista diária para decidir como organizá-las — e inclusive remanejá-las ou pedir ajuda do gestor ou de companheiros de trabalho. Afinal, priorizar também significa dizer não quando é preciso.

👉Gestão de Turnos de Trabalho: Ferramenta e recursos

3) Planeje a semana

O próximo passo é planejar toda a semana. Um modelo interessante é a análise do fluxo da semana, que surgiu como uma sugestão de um executivo do Google a todos os colaboradores da empresa em um e-mail e que virou campanha publicitária (é possível ver a íntegra aqui, em inglês).

Segundo o modelo, a nossa energia e o nosso ritmo de trabalho varia ao longo da semana da seguinte forma:

  • Segundas-feiras: energia crescente após o fim-de-semana, útil para tarefas como definição de metas, organização e planeamento.
  • Terças e quartas-feiras: pico de energia, bom para resolver problemas complexos, escrever, criar e fazer brainstorming.
  • Quintas-feiras: a energia começa a baixar novamente, ideal para reuniões que envolvem consensos entre a equipe.
  • Sextas-feiras: é o nível de energia mais baixo da semana, apropriado para trabalhos sem prazo, planejamentos a longo prazo, construção de relacionamentos.

👉Plano de Desenvolvimento Individual: Como fazer + Modelo para download

Folha de Ponto Individual [Modelo para download]

Outra opção muito utilizada pela liderança e pelo RH para monitorar as horas e dias de trabalho dos colaboradores é a folha de ponto. Este documento deve ser preenchido pelo colaborador diariamente e serve para registrar a entrada e saída dele no trabalho, assim como pausas, férias e folgas.

Para ajudar na elaboração deste documento, disponibilizamos um modelo de Folha de Ponto Individual em Excel para download. Basta preencher as informações de cada funcionário e distribuir para a equipe.

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folha de ponto individual

Gestão de tempo e produtividade no trabalho

Sem dúvidas a administração do tempo está intimamente relacionada à produtividade no trabalho. De fato, existe uma certa tentação de resumir a produtividade numa fórmula simples, com elementos indivisíveis que permitem calcular e compreender o desempenho na nossa empresa. Por muito tempo, se calculou da seguinte forma:

(Unidades produzidas) ÷ (Horas de trabalho necessárias) = Produtividade do trabalho

Embora não devamos desprezar esse cálculo, sabemos que hoje a produtividade do trabalho vai além da contagem de horas da jornada laboral. Afinal, o tempo de trabalho não é o único recurso em questão, e outras variáveis, tanto qualitativas como quantitativas, têm um impacto direto na obtenção de resultados pelas empresas.

Por isso, é fundamental estabelecer indicadores de produtividade e desempenho para medir objetivamente o que pode ser feito para melhorar. Hoje existem vários modelos e inclusive sistemas que podem ajudar na definição e monitoramento dessas métricas.

👉Veja alguns exemplos de indicadores de desempenho e entenda como usá-los [+ modelo de questionário para avaliação de desempenho]

6 dicas para melhorar a produtividade dos seus funcionários

Além da organização individual quanto às horas de trabalho, existem alguns pontos fundamentais para que os seus funcionários façam o melhor uso possível do seu tempo de trabalho e alcancem um maior nível de produtividade.

A seguir, iremos dar algumas dicas que podem ser utilizadas no dia a dia. Os gestores podem contribuir para a alta performance de seus colaboradores ao:

1) Definir papéis e responsabilidades com clareza

Muitas vezes, prejuízos na produtividade de uma equipe são consequência de falhas na divisão de tarefas e responsabilidades. Essa divisão precisa ser feita de forma clara e detalhada. Todos devem entender exatamente qual é o seu papel no time e quais são as suas responsabilidades para ajudar a empresa a alcançar os seus objetivos.

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2) Estabelecer metas individuais e coletivas

Se as metas não estão claras, como pode o funcionário ser o responsável por não alcançá-las? Os gestores devem divulgar as metas da empresa como um todo e também de cada departamento. É importante que cada um saiba o que deve alcançar e o que é preciso para chegar lá.

👉Não sabe como organizar as metas e objetivos de cada funcionário? Existe uma ferramenta que pode ajudar!

3) Garantir uma boa comunicação interna

A comunicação interna envolve a comunicação entre todos os membros de uma organização. Esta área é fundamental e serve para comunicar os resultados e a definição de estratégia da empresa. O uso de quadros de avisos, e-mails internos ou softwares pode facilitar essa comunicação.

Isso inclui as informações sobre objetivos, organização interna das atividades da equipe e até a comunicação clara das tarefas que serão realizadas por um novo funcionário. Tudo isso também garante que os colaboradores saibam realizar o trabalho da melhor forma possível.

4) Dar feedback contínuo

É dever do gestor monitorar sua equipe para garantir que todos os colaboradores atendam às expectativas e metas definidas, além de verificar como está a gestão do tempo de cada um. Quando o desempenho do colaborador não corresponder ao que é esperado, a liderança deve saber comunicar o fato com cuidado e sutileza.

Para evitar insegurança no profissional e insatisfação da liderança, é necessário que os gestores saibam dar apoio contínuo e liberdade para que os funcionários se posicionem. Para isso, é importante saber como dar feedback de forma construtiva.

5) Organizar os processos internos

Se a empresa não tem os processos internos organizados, é compreensível que os funcionários percam mais tempo tentando entendê-los. Nesses casos, o ideal é buscar a padronização:

  • Equiparar o conhecimento sobre os processos estabelecidos;
  • Normatizar a execução das atividades;
  • Estabelecer padrões de qualidade.
  • Elaborar treinamentos para cada área.

Dessa forma, os colaboradores entendem as regras e os limites para o começo, o meio e o fim de cada atividade.

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6) Oferecer recursos e soluções

Contar com recursos, sistemas e ferramentas para maximizar a eficiência, desburocratizar processos e trazer rapidez à execução das tarefas secundárias é a melhor forma de incrementar a produtividade da empresa e alcançar melhores resultados.

Afinal, cada minuto que o seu funcionário perde com tarefas manuais e repetitivas é um minuto a menos que ele dedica à sua atividade principal. Mas afinal, o que pode otimizar a gestão de tempo e organização do trabalho nas empresas?

Contar com a tecnologia e com novas soluções do mercado é fundamental. Veja a seguir um exemplo.

Soluções modernas para a gestão do tempo de trabalho

A digitalização do RH e dos processos diários das empresas é cada vez mais urgente. Com o aumento de pessoas em home office ou trabalho híbrido, a importância de estar atento às inovações tecnológicas ficou evidente.

Neste sentido, existem alguns recursos que podem otimizar a produtividade dos funcionários, garantir uma gestão de tempo de trabalho mais eficaz e facilitar o trabalho do setor de RH.

Para a organização das tarefas, plataformas como Trello e Airtable são muito utilizadas nas organizações. Colocar lembretes no Google Agenda também pode ajudar na hora de garantir que algumas tarefas não fiquem para trás.

No entanto, para centralizar tarefas e monitorar as horas de trabalho, os softwares avançados de Recursos Humanos são a melhor opção. Sendo uma solução completa, esses sistemas juntam tudo em um mesmo espaço.

Uma destas opções é o software da Factorial, que possui funcionalidades que podem ser testadas por 14 dias na prática e que muito além do relógio de ponto digital. Veja algumas das possibildades:

  • Diferentes opções de Registro de horário de trabalho: App, desktop, reconhecimento facial, etc.
  • Relatórios mensais das horas trabalhadas por cada funcionário
  • Visualizar ausências (e o motivo!) de cada um da equipe
  • Aprovar solicitações de férias e ausências
  • Fazer a gestão de turnos
  • Criar eventos e comunicados internos

A solução da Factorial possibilita o acesso aos dados tanto pelo responsável de Recursos Humanos, como pelo colaborador, com permissões pré-estabelecidas. Assim, a transparência em relação ao registro do horário de trabalho permanece disponível para todos os responsáveis.

Veja em 1 minuto como funciona:

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Bruna Carnevale é Content Manager da Factorial para os mercados do Brasil e Portugal. Com uma formação diversa em comunicação e línguas, se diz cada vez mais apaixonada pela área de RH e acredita que o acesso à informação de qualidade pode ajudar tornar a gestão de pessoas cada vez mais humanizada e eficiente.

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