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Plano de Comunicação interna: 5 dicas para fazer o seu [+Modelo grátis]

A comunicação interna de uma empresa é o pilar que mantém todos os colaboradores conectados e integrados. Por isso, ter um planejamento é fundamental. Veja neste artigo como fazer um plano de comunicação interna, o que deve ser considerado e como engajar os colaboradores em cada projeto.

Garantir uma boa comunicação interna nas empresas é mais importante do que nunca. Agora que cada vez mais funcionários estão trabalhando remotamente ou em trabalho híbrido, elaborar um Plano de Comunicação Interna é o primeiro passo para a criação de uma boa cultura organizacional e para manter as equipes unidas e alinhadas.

Mas não só por isso. A comunicação interna, seja com colaboradores remotos ou não, é fundamental para o bom desempenho dos times, para a eficácia dos esforços de cada departamento e, por fim, para que todos sigam os mesmos objetivos empresariais.

Conheça a seguir alguns exemplos de comunicação interna, veja as ferramentas mais utilizadas nesta área e baixe um Modelo pronto para uso!

O que é comunicação interna nas empresas?

A comunicação interna é um conjunto de ações que garantem o contato eficaz entre colaboradores dentro de uma mesma empresa. Seja de forma ascendente ou descendente, horizontal ou vertical, entre departamentos ou entre membros da mesma equipe, estas práticas são funamentais para a integração organizacional.

Este conceito é também conhecido como comunicação corporativa, comunicação organizacional e até como endomarketing. Seja qual for o termo utilizado, a elaboração de um plano de comunicação interna é de extrema importância para um negócio.

O objetivo de um plano de comunicação interna?

Estimular o diálogo e alinhar os esforços de todos os integrantes da organização para o mesmo objetivo : o do negócio. Ou seja, obter os melhores resultados.

Mas, além disso, ter uma boa comunicação nas empresas traz todos esses outros benefícios :

  • Aumenta a motivação e a produtividade. Quando os colaboradores têm as informações de que precisam, eles se sentem mais valorizados e mais integrados à empresa. E isso, ao mesmo tempo, ajuda na motivação diária de cada um e diminuição da taxa de turnover.
  • Melhora o ambiente de trabalho. É claro que uma boa comunicação entre colegas, superiores e subordinados, melhora o relacionamento entre eles. Mas isso também irá encorajar a participação e promover uma troca de feedbacks enriquecedora.
  • Ajuda a resolver problemas. Se a comunicação entre os colaboradores for boa, a gestão de conflitos no trabalho será mais eficaz e, claro, mais rápida, o que nos leva ao próximo ponto.
  • Proporciona maior satisfação do cliente. Quando existe um bom plano de comunicação corporativa nas empresas, o cliente percebe. Ou melhor, não percebe. Isso significa que sua percepção é de que tudo está a sempre correndo bem e que ele pode confiar na capacidade e qualidade do trabalho dos membros da empresa.
  • Otimiza tarefas e melhora a organização. Com uma comunicação corporativa eficiente, as tarefas podem ser organizadas por prioridade. Essa prioridade pode mudar rapidamente para reagir a necessidades mais imediatas. Além disso, o tempo será melhor aproveitado.
  • Diminuição de custos. Um om exemplo de comunicação interna é quando os próprios colaboradores são capazes de levar os projetos adiante, repassar informaçoes e promover treinamentos sem a necessidade de apoio externo. Tudo isso ajuda na economia de recursos.

Diferença entre comunicação interna e externa

Já dissemos que a comunicação corporativa ou interna é aquela que tem como objetivo otimizar a organização e o funcionamento da empresa. Por outro lado, a comunicação externa é a que se encarrega de estabelecer uma conexão com o público-alvo do negócio, os clientes potenciais ou já existentes.

Nesta área, a marca empregadora, tom de voz da marca, técnicas de marketing e suporteao cliente são levados em conta. Além disso, a qualidade do employer branding da empresa está diretamente ligado tanto à comunicação interna quanto à externa.

Veja no E-book abaixo o que define um bom employer branding e como o RH e a área de comunicação e marketing devem atuar.

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Mas quantos tipos de comunicação interna conhecemos? Veja a seguir.

Tipos e exemplos de Comunicação interna

Não existe um único tipo de comunicação interna. A comunicação corporativa de uma empresa não pode ser unidirecional, pois isso significaria não obter todos os benefícios de que falamos nas seções anteriores. Por isso, um plano de comunicação interna é tão importante.

Então, antes de dar o passo a passo para criar este plano, vamos definir os tipos de comunicação interna que existem, de acordo com a direção dessa comunicação. Veja a seguir.

1) Comunicação interna organizacional

Toda a comunicação dentro de uma empresa é organizacional, não existindo outro tipo de comunicação interna que não sirva para manter as equipes de trabalho alinhadas. Por isso, ferramentas como o organograma da empresa são tão importantes nesse processo, pois quanto mais claro, melhor as informações circularão.

2) Comunicação interna descendente

Esse tipo de comunicação interna também está presente em qualquer empresa, mesmo nas mais tradicionais, pois sempre há feedback de cima para baixo, ou de superior para subordinado.

São os gestores de equipes ou departamentos, assim como os diretores, que orientam e transmitem os objetivos da empresa , desde o seu lugar na pirâmide hierárquica até o fim.

A comunicação descendente pode ser eficaz por meio de reuniões, comunicações da empresa com os trabalhadores (por exemplo, por e-mail ou outra plataforma), circulares, o manual do funcionário, etc. Alguns dizem que este tipo de comunicação é obsoleto em comparação com os seguintes tipos que comentaremos, mas ele continua sendo necessário sempre que utilizado de forma construtiva.

3)Comunicação interna ascendente

A comunicação interna ascendente pode ser chamada de outra forma mais clara e explicativa: trata-se de ouvir seus colaboradores, os membros de sua equipe ou as pessoas sob sua responsabilidade. É muito importante que estes aspectos façam parte do plano de comunicação interna da empresa.

Isso resulta em ideias e sugestões de melhorias e opiniões de especialistas em áreas específicas da empresa. É um tipo de comunicação que estimula o crescimento e o bom funcionamento do negócio. A comunicação ascendente pode ser aplicada por meio de uma caixa de sugestões, questionários de satisfação do funcionário, avaliações de desempenho 360°, reuniões, etc.

4) Comunicação interna horizontal

Esse tipo de comunicação é aquele que ocorre entre colaboradores que estão no mesmo nível hierárquico. Ou seja, entre colegas de equipe, por exemplo. Quando essa comunicação é incentivada, a colaboração, a participação e o trabalho em equipe são aprimorados.

Como podemos promover a comunicação horizontal? A partir de reuniões, redes sociais internas ou externas da empresa, boa gestão de projetos, atividades de team building, delegando responsabilidades em grupo, etc.

comunicacao interna exemplos

Ferramentas para comunicação interna

Se você quer ter certeza de que a comunicação corporativa é boa e que as equipas estão alinhadas, é preciso que trabalhar nisso. Isso significa que a equipe deve planejar uma estratégia de comunicação interna e executá-la com as ferramentas que melhor se adequam aos objetivos da área.

É importante frizar a importância de contar com a liderança e com outras áreas da empresa: Marketing, Recursos Humanos, Design e TI podem ter um papel fundamental neste processo.

Porém, se você precisa centralizar todos os seus esforços nesta área,  é preciso contar com diferentes recursos. Por isso, recomendamos o uso de uma ferramenta, programa ou software queintegre diversas possibilidades. Veja a seguir que recursos devem ser considerados em um plano de comunicação interna.

Recursos para incluir no plano de comunicação interna da empresa:

  • Avaliações de 360 ​​graus. A funcionalidade de avaliação de desempenho te ajudará a obter muitas informações, tanto ascendentes, descendentes e horizontais, por meio de pesquisas, questionários, comentários, etc.
  • Portal do colaborador. Este é um espaço pessoal no qual cada colaborador tem todas as suas informações centralizadas, armazenadas de forma segura e de fácil acesso. Os gestores e o RH também terão informações atualizadas para consultar sempre que preciso.
  • Eventos, alertas e comunicados. A comunicação descendente ficará mais fácil com todas as ferramentas oferecidas para possibilitar a comunicação com os funcionários. Assim, eles estarão a par de tudo o que acontece na empresa.
  • Comunidades. Alguns softwares como o da Factorial, permitem criar comunidades dentro empresa, mas também pode permitir que seus funcionários criem as suas próprias. Nestes grupos, os funcionários podem compartilhar interesses em comum, o que aumenta a integração interna.
  • Gestor de documentos. Com um gestor de documentos, é possível enviar facilmente documentos de forma totalmente digital, o que irá melhorar a troca de informações.
  • Integração com Slack. Um dos chats utilizados pelas empresas é o Slack, por oferecer maior facilidade para todos os tipos de comunicação interna e mais rapidez nessas comunicações.

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Plano de Comunicação Interna [Modelo grátis para download]

Se deseja começar aos poucos, uma opção é organizar suas estratégias e ações em um documento Excel. Para te ajudar a colocar em prática as dicas sobre como fazer um plano de comunicação interna, disponibilizamos um modelo de Plano de comunicação interna personalizável.

Com este template em excel, é possível alterar e adicionar as informações mais importantes da sua estratégia. Depois de preencher  tudo o que deseja, basta salvar no formato PDF. Ter um plano de comunicação interna em PDF ajuda a organizar e orientar toda a equipe em direção aos mesmos objetivos.

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Defina prazos para enviar mensagens ou comunicados, estabeleça o canal de comunicação que será utilizado e o responsável por cada ação. Além disso,  é possível adicionar detalhes e notas para cada objetivo e o orçamento previsto por projeto.

No entanto, se você deseja ir além, teste ferramentas de comunicação interna que podem centralizar e organizar todo o seu plano de comunicação interna em um mesmo lugar.

5 dicas para fazer o Plano de comunicação interna da sua empresa

Para ter um plano de comunicação realmente eficaz, é preciso passar por algumas etapas.  É fundamental que seus funcionários entendam os objetivos, missão e estratégia da sua empresa. No entanto, criar um ambiente de trabalho dinâmico, colaborativo e de mente aberta também é importante.

A comunicação corporativa precisa funcionar sem problemas para que qualquer empresa tenha sucesso, mas infelizmente não é tão fácil de conseguir isso quanto parece.

A seguir, destacamos algumas dicas que podem ajudar na hora de criar um plano de comunicação interna. Veja abaixo:

1. Estabeleça metas claras e expectativas realistas

Um ponto comum a todos os projetos é que eles têm um objetivo ou meta que precisa ser atingido. No entanto, pode ser difícil comunicar essas metas claramente aos membros de sua equipe. A falha no entendimento desses objetivos pode trazer muoitos e mal-entendidos. Por outro lado, se a comunicação for eficaz, sua equipe poderá obter resultados rápidos e efetivos.

A primeira coisa a fazer ao definir uma meta é identificar o que precisa ser realizado. Em seguida, é essencial estabelecer os resultados específicos e as ações necessárias para alcançá-los.

Use o método “SMART” para ajudá-lo a criar objetivos mais claros e realistas. De acordo com essa técnica, as metas ou objetivos devem ser: específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e oportunos . Isso o ajudará a definir expectativas claras para sua equipe.

Outra opção é utilizar a metodologia OKR, que ajuda no estabelecimento e monitoramento de objetivos.

👉Metodologia OKR: Modelo para gestão de objetivos

2. Ouça seus funcionários

Ouvir sua equipe é o que fortalecerá o relacionamento com seus colaboradores. Isso também garante que eles estejam alinhados com os valores e objetivos da empresa.

Mas qual é a melhor maneira de ouvir os funcionários? Um ponto importante é ter informações transparentes e acessíveis, para que eles possam alcançá-las e entendê-las com facilidade.

Tente se comunicar horizontalmente, pois isso fará com que sua equipe se sinta mais conectada ao trabalho. Isso é alcançado com a comunicação entre pessoas e departamentos no mesmo nível de hierarquia. Manter um diálogo contínuo com seus funcionários garantirá que eles estejam cientes do progresso dos diferentes projetos.

endomarketing

3. Use a gamificação em um contexto de negócios

Pode ser difícil envolver sua equipe e promover métodos de comunicação inovadores no trabalho. A gamificação nas empresas é uma boa técnica para motivar os funcionários. Esta tecnologia é usada para incentivar os colaboradores por meio do uso de jogos em um contexto comercial.

Ao transformar algo que os funcionários normalmente achariam difícil ou confuso, em algo divertido e gratificante, a gaificação melhorará muito o desempenho deles. Um bom exemplo disso pode ser o onboarding digital de funcionários – torne-o uma experiência dinâmica e transforme-o em uma caça ao tesouro informativa.

Desta forma, o novo funcionário se sentirá recompensado ao encontrar pistas e informações ao se encontrar com seus novos colegas de trabalho. Trazer a gamificação para o seu local de trabalho certamente aumentará a produtividade e os resultados da sua equipe.

4. Implemente uma plataforma de colaboração

O e-mail está se tornando uma das maiores ameaças à produtividade no trabalho – não é tão eficaz quanto pensamos. As taxas de leitura são baixas, é quase impossível obter um bom feedback dos funcionários e não é uma forma dinâmica de comunicação.

De acordo com o “The Guardian”, gastamos cerca de 40% do tempo de trabalho diário lendo e respondendo e-mails. O tempo perdido é enorme! Existe uma alternativa ao e-mail para comunicação corporativa: plataformas de colaboração online.

A maioria delas possui um chat para empresas, o que permite organizar sua comunicação de acordo com o projeto ou departamento, enviar uma mensagem para sua equipe e ter conversas mais segmentadas e seguras. Por isso, inserir esta ferramenta em seu plano de comunicação corporativa é essencial.

Outra vantagem de mudar para este tipo de ferramenta é que ela facilita o famoso “brainstorming” para gerar novas ideias. Permita que mais pessoas contribuam em tempo real. Todo o seu trabalho é registrado, pesquisável e acessível de qualquer lugar, a qualquer hora. Chega de pesquisar entre mil e-mails uma conversa ou documento importante!

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5. Conte com Sistemas especializados

Nos tornamos cada vez mais digitais e buscamos comunicação instantânea. No entanto, muitas pessoas podem achar difícil tentar se encontrar entre tantas ferramentas, recursos e opções de comunicação. Por isso, é importante buscar alternativas que centralizem os recursos de comunicação interna e facilitem este processo.

Mas como coloca isso em prática? Existem diversos softwares e sistemas completos que ajudam neste desafio. Ao unirem diferentes recursos, eles facilitam o dia a dia dos colaboradores e costumam ser intuitivos e fáceis de usar.

Um exemplo é o software de RH da Factorial, que além de recursos para gestão de pessoas, possui diversas ferramentas integradas de comunicação interna, que podem inclusive ser testadas por 14 dias sem custos. Veja a seguir alguns dos recursos:

  • Portal do colaborador para gestores e colaboradores
  • Criação de eventos da empresa
  • Comunicados e notícias internos
  • Envio e assinatura de documentos online
  • Comunidades e grupos
  • Feedback e avaliação de desempenho
  • E mais!

Melhore a comunicação interna da sua empresa e eleve o employee experience da sua empresa a outro nível. Veja abaixo em 1 minuto como o software da Factorial pode ajudar a implementar seu plano de comunicação interna:

Bruna Carnevale é Content Manager da Factorial para os mercados do Brasil e Portugal. Com uma formação diversa em comunicação e línguas, se diz cada vez mais apaixonada pela área de RH e acredita que o acesso à informação de qualidade pode ajudar tornar a gestão de pessoas cada vez mais humanizada e eficiente.

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