A escolha por um software para fazer a gestão da folha de pagamento é tão importante quanto para as demais ferramentas de gestão. Por isso, a liderança precisa entender todas as funcionalidades e benefícios ofertados por cada sistema para ter decisões mais assertivas.
É importante considerar as principais necessidades da organização no momento de analisar as opções disponíveis no mercado, para escolher a mais completa. Afinal, a automatização de funções no setor de Recursos Humanos torna os processos manuais e burocráticos mais fáceis de gerenciar.
Quer entender de forma definitiva tudo que precisa sobre um software para gestão de folha de pagamento? Continue lendo este artigo e descubra a importância que a tecnologia tem para o aumento da produtividade e eficiência da sua empresa.
✅ Conheça a tecnologia ideal para fazer a gestão da folha de pagamento na sua empresa
Índice
Como funciona um software para folha de pagamento?
A primeira função do software de gestão de folha de pagamento é simplificar as demandas relacionadas com o pagamento dos funcionários. Isso ocorre por meio da integração com outros sistemas que dão acesso a informações importantes como:
- Tipo de contrato: assalariados, horistas, prestadores de serviços, colaboradores temporários, entre outros;
- Atualizações sobre leis trabalhistas e mudanças legislativas que são relevantes;
- Controle de ponto para que os cálculos sejam precisos em relação aos dados coletados de acordo com a jornada de trabalho;
- Visão completa sobre novas contratações ou rescisão que ocorreram a cada mês.
Com todas as informações necessárias, a ferramenta poderá emitir relatórios completos sobre a relação financeira do colaborador com a empresa. Além disso, também garantirá que o colaborador receba pontualmente seu salário de forma adequada, independente do modo de pagamento.
Diante da facilidade de integração com os demais sistemas da empresa, a gestão da folha garante ao setor de RH mais tempo para planejamentos estratégicos e outras funções.
📽️ Veja como funciona, por exemplo, o software de folha de pagamento da Factorial 👇
👉 Observação: o software para Folha de Pagamento da Factorial não calcula a sua folha, ele te ajuda e te guia em todo o processo, economizando seu tempo e evitando qualquer tipo de erro!
Principais benefícios de ter um software para folha de pagamento
Um software de Recursos Humanos que faça a gestão eficiente da folha de pagamento beneficia a empresa de diversas formas. Entre as vantagens, a redução de erros é a mais relevante, pois afeta outras questões como custos e produtividade.
Consegue imaginar o quão desgastante seria o processo de refazer os documentos e coletar um valor pago por equívoco? Com uma ferramenta para controlar a folha de pagamento essa possibilidade diminui consideravelmente.
A automatização permite que o preenchimento de dados seja feito rapidamente, apenas puxando as informações de outros sistemas. Dessa forma, a possibilidade de identificar eventuais problemas promove uma resolução mais ágil e que não afeta a remuneração do colaborador.
Nos tópicos abaixo elencamos quatro dos principais benefícios e vamos discorrer sobre eles, continue a leitura e saiba mais!
📥 Você também pode baixar gratuitamente nosso modelo Excel para holerite e folha de pagamento 👇
Pontualidade e precisão
A automação pode ser uma solução eficiente para tarefas trabalhosas e propensas a erros quando realizadas manualmente. Novas contratações, rescisões, mudanças de regulamentos, atualização salarial são alguns exemplos.
O sistema de folha de pagamento livra o setor de RH de lidar com questões burocráticas, garantindo que os colaboradores estejam recebendo as quantias certas, nos prazos corretos. Dessa forma, não haverá preocupação com atrasos, valores errados e esquecimento em relação às horas extras.
Transparência
A integração do programa de folha de pagamento com outros sistemas, como de finanças e contabilidade, gera transparência nos processos. Os dados compartilhados auxiliam na manutenção de um orçamento alinhado e relatórios oportunos para novos planejamentos.
A visão sistêmica oferecida pela tecnologia faz com que os gestores consigam ter insights poderosos para melhorar o desempenho empresarial. Isso porque é possível extrair dados sobre os custos de cada departamento e a receita obtida por eles, tudo coletado em tempo real.
📚 Leia também sobre inovação em gestão de pessoas e RH e saiba como aplicar em sua empresa 📚
Flexibilidade para adaptar e escalar
Um software para gestão de pessoas garante a escalabilidade e a adaptabilidade do processo mesmo em casos de mudanças. Por exemplo, a empresa abriu uma filial em outro estado que possui uma legislação diferente da matriz. As atualizações que ocorreram permitem que o sistema se adapte ao novo regulamento sem muito esforço para o RH.
A adaptação também está associada com uma ferramenta escalável, ou seja, que está preparada para lidar com grandes demandas. Portanto, não importa se são 20 ou 200 colaboradores, o sistema emitirá as folhas de pagamento com eficiência.
Mais tempo para tarefas de alto nível
Apesar da gestão de folha ser algo importante, ela pode demandar muito tempo do DP. A redução do tempo investido em tarefas burocráticas e preenchimento de planilhas é uma das principais vantagens de ter um software.
Com as atividades operacionais automatizadas, os profissionais poderão desempenhar tarefas com maior impacto na empresa. Como estratégias que podem melhorar o posicionamento da marca no mercado, por exemplo:
- Desenvolver planos de carreira;
- Aumentar as atividades de engajamento entre colaboradores;
- Promover a cultura organizacional;
- Programas de benefícios.
O que saber antes de escolher o melhor software
O entendimento sobre as funções e benefícios do software dão um respaldo inicial para escolher o melhor para sua empresa. No entanto, existem outros pontos que devem ser considerados ao fazer a pesquisa final e nós vamos te mostrar.
Por meio de alguns questionamentos é possível identificar qual plataforma de folha de pagamento é a ideal para processos eficientes. Desde a segurança dos dados até a configuração e instalação, todos os pontos devem ser considerados.
📚 Conheça 5 razões pelas quais vale a pena investir no software da Factorial 📚
Como é a segurança do software em relação aos dados?
Você sabia que o vazamento de dados em 2022 representou um custo médio de US$ 4,35 milhões? Diante desse fato, a segurança das informações deve ser o ponto fundamental de análise em um software. Principalmente com documentos pessoais e financeiros.
O sistema oferece suporte para todos os funcionários?
Se a sua empresa possui filiais e está distribuída em regiões diferentes, entender o que o sistema oferece também é importante. Questione se há suporte para todos os locais e se o sistema é escalável e adaptável às mudanças. Essa questão é a garantia de que não será necessário elaborar folhas manualmente por falta de suporte.
O software possui uma configuração fácil?
Certifique-se de que o software possui uma configuração acessível e de fácil entendimento, assim o setor de RH não terá problemas para usá-lo. Faça uma avaliação dos recursos integrados e a possibilidade de centralizar dados com ferramentas já disponíveis na empresa.
🎥 Assista ao vídeo para descobrir como a Factorial facilita a gestão da folha de pagamento 👇
Software para gestão da folha de pagamento
A gestão oferecida pelo Software de Folha de Pagamento da Factorial permite que você administre todo o processo com eficiência. Desde mudanças até problemas que podem afetar o contracheque e os holerites da empresa.
Como nosso software você poderá:
- Baixar e compartilhar informações sobre todas as variações existentes na folha de pagamento;
- Criar relatórios precisos e completos sobre os valores de cada colaborador mensalmente;
- Coletar a assinatura digital dos colaboradores para documentos relacionados com a folha de pagamento
A ferramenta oferecida pela Factorial contém segurança de ponta com certificações internacionais para proteção de dados. Transforme o dia a dia de seus colaboradores com o software de folha de pagamento e diminui o tempo aplicado em tarefas burocráticas.
✅ Solicite uma demonstração grátis e sem compromisso
