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Como fazer um Onboarding digital: Dicas e ideias para o RH

Cada vez mais o RH precisa se adaptar ao ambiente digital para realizar a integração de novos funcionário. Assim, o onboarding digital ganha força no mercado e com ele novos recursos surgem para acompanhar esta tendência.  Veja a seguir o que é onboarding digital, quais ferramentas podem ser usadas e como realizar um processo de integração interessante e eficiente mesmo à distância.  

Vivemos tempos de mudança em que a maior parte das nossas atividades no trabalho ocorrem no ambiente online. Após a pandemia, muitas empresas adotaram de vez o trabalho híbrido,  o que acelerou a digitalização nas empresas. Neste contexto, o RH também precisou se adaptar e levar para o ambiente digital algumas atividades que antes eram feitas de forma presencial.

Sabemos que a integração de novos colaboradores na empresa é uma etapa fundamental para garantir o sucesso de uma organização. Seja de forma presencial ou online, o processo de onboarding deve ser prioridade para os profissionais de RH.

A seguir, mostramos os benefícios e vantagens do onboarding online e quais etapas e ferramentas os gestores e profissionais de RH podem utilizar para otimizar este processo.

O que é Onboarding Digital?

Após uma nova contratação, é necessário que os gestores e o departamento de recursos humanos de uma empresa realizem uma série de tarefas antes que o novo colaborador comece efetivamente a trabalhar. Assim que o candidato aceitar a oferta, todos precisam se preparar para o primeiro dia dele na empresa.

O onboarding é justamente o processo que envolve todas as etapas necesárias para integrar os novos colaboradores em uma empresa. Estas etapas costumavam acontecer sempre de forma presencial, com o objetivo de otimizar a interação entre o novo colaborador e os colegas de trabalho.

No entanto, com a forte tendência da digitalização de processos e o trabalho remoto, o onboarding tem sido cada vez mais realizado de forma remota. O onboarding digital é, portanto, o processo de integração de um novo colaborador, feito no ambiente online com a ajuda de ferramentas e recursos digitais. Veja a seguir alguns dos objetivos e vantagens desta prática.

recrutamento onboarding factorial

Objetivos do Onboarding

O onboarding, seja presencial ou digital, tem 4 objetivos claros:

  1.  Informar as políticas internas da empresa: é importante que, antes de iniciar o trabalho, o novo colaborador conheça as normas relativas ao seu trabalho, sejam elas legais, sociais e até mesmo de segurança.
  2. Transmitir a filosofia e valores da empresa: para que todos os colaboradores estejam sempre alinhados, é imprescindível que desde o momento da contratação tenham conhecimento de quais são os valores, objetivos, missão e visão da empresa.
  3. Detalhar as funções da vaga: um bom plano de onboarding digital também inclui fazer um pequeno treinamento para explicar quais serão as tarefas que o funcionário deverá realizar, quais ferramentas serão utilizadas.
  4. Apresentar o líder e a equipe: é importante que os novos colaboradores conheçam desde o primeiro momento as pessoas com quem irão trabalhar, assim como a função de cada uma delas na equipe. Esta etapa é fundamental para garantir a integração e a confiança do colaborador durante sua ambientação.
  5. Estabelecer objetivos e métricas: O colaborador deve ser informado desde o início quais sao seus objetivos, que indicadores de desempenho serão utilizados e quem será o responsável por avaliá-lo periodicamente.

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8 vantagens do Onboarding Digital

Apesar de muita gente achar que o onboarding digital nao tem a mesma eficiencia que o tradicional, existem diversas vantagens neste modelo. Veja a seguir quais são estas vantagens e confira algumas dicas para o onboarding digital ser efetivo. 

1. Poupa tempo em tarefas administrativas

Se considerarmos o tempo que levamos para acompanhar os novos funcionários e atualizar informações (possíveis dúvidas, exames, documentos para assinatura, etc.), são muitas as horas de trabalho dedicadas ao onboarding. No caso do onboarding digital, sistemas especializados podem agilizar diversas etapas e permitir que o colaborador passe por elas sem precisar de orientações diretas.

2. Garante que nada fique para trás

Se o RH trabalhar com um software de Recursos Humanos que ajude no onboarding online, terá mais segurança de que nada será esquecido. Por poder ser planejado com antecedência, cada etapa é revisada e inserida no plano com calma e atenção.

3. Atualização automática de conteúdo

Como todas as informações estão integradas em um mesmo sistema, poderemos ter todo o conteúdo sempre atualizado sem nos preocupar em pesquisar em pastas e arquivos.

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4. Fácil monitoramento do avanço de novos funcionários

Podemos revisar como estão os primeiros meses dos novos funcionários e detectar possíveis erros para melhorar. Além disso, é possível avaliar o avanço do desempenho de cada colaborador.

5. Dá autonomia ao novo colaborador

O onboarding digital permite o chamado self-onboarding, onde o colaborador tem autonomia para realizar grande parte das suas etapas de integraçao, sobretudo aquelas mais informativas.. Isso certamente economiza tempo e dinheiro do departamento de RH.

6. Facilita o acesso a informaçoes

No onboarding digital os novos contratados são direcionados de uma tarefa para a outra automaticamente. Assim que os funcionários preenchem os formulários corretos, as informações relevantes são enviadas aos departamentos que precisam delas. Além disso, eles poderão consultar seus documentos sempre que quiserem.

onboarding digital ideias

7. Aumenta as possibilidades de contratação

A digitalização de todos os processos que realizamos com o novo colaborador permite que a emrpesa consiga contratar talentos que trabalham em outras regiões e países. Com uma plataforma digital, podemos realizar qualquer etapa sem ter que estar os dois no mesmo lugar.

8. Melhora o Employer Branding

Uma empresa que se preocupa com seus novos colaboradores pode se destacar no mercado com uma boa marca empregadora. Desta forma, a promoção da Employer Branding nos permitirá criar uma imagem de marca muito positiva, tanto interna quanto externamente.

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Plano de Onboarding Digital: Passo a passo

O onboarding digital é realizado por etapas, sendo cada uma delas fundamental para promover a integração de um novo membro na empresa. Por ser realizado de forma remota, este processo merece ainda mais atenção dos responsáveis pela gestão de pessoas.

Pense que, se até agora você se esforçava em fazer o plano onboarding aos novos funcionários pessoalmente, agora terá que prestar ainda mais atenção em cada detalhe, pois a experiência será totalmente diferente.

Para ajudar neste desafio, elaboramos um Guia de Onboarding pronto para uso. Basta fazer o download abaixo e seguir o passo a passo para garantir uma boa experiência aos novos colaboradores.

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O onboarding não termina no primeiro dia de trabalho e não se limita a mostrar o escritório aos funcionários. Por isso, chamamos de “processo” porque vai muito além de um simples acolhimento, trata-se de acompanhar o novo funcionário em suas iniciações e acompanhamento .

Abaixo, resumimos o conteúdo do Guia para te ajudar a entender melhor quais as etapas principais para a elaboração de um plano de onboarding digital. Veja a seguir.

Etapa 1: Envie o kit de boas-vindas ao colaborador

Caso o funcionário não vá trabalhar do escritório, envie todos os equipamentos que ele irá precisar para trabalhar de casa: Computador, fones de ouvido, pen-drive, etc. Além disso, enviar um kit de boas-vindas com alguns objetos úteis e criativos com a logo da empresa pode ajudar na motivação nos primeiros dias de trabalho.

Não esqueça de confirmar por e-mail se o colabroador recebeu tudo o que foi enviado.

Etapa 2: adicionar o novo funcionário aos nossos canais de comunicação digital

Mesmo que não tenhamos o novo colaborador fisicamente nos escritórios, devemos garantir que ele possa se comunicar com a equipe de forma ágil e rápida. Para isso, é imprescindível o uso de ferramentas de comunicação, como o Slack, que nos permitem esquecer o e-mail e são mais profissionais que o WhatsApp.

Etapa 3: Prepare uma reunião de integração com o novo funcionário

No seu plano de onboarding online, não se esqueça de marcar uma reunião com o novo colaborador. Esse encontro serve poder explicar melhor como é a empresa e quais serão as suas tarefas, além de orientá-lo em detalhes específicos sobre o dia a dia na empresa. Para fazer isso, você pode usar aplicativos para chamadas como Skype ou Zoom. Oriente os gestores a fazerem o mesmo.

Esta reunião poderá ser estruturada da seguinte forma:

  • Cultura, filosofia, missão e visão da empresa
  • Organograma
  • Assinatura de documentos
  • Detalhamento de Tarefas
  • Orientação na instalação de apps e softwares
  • Dúvidas restantes
  • Apresentação dos próximos passos do onboarding remoto

Etapa 4: Estabeleça uma metodologia de trabalho digital

Às vezes, trabalhar remotamente pode despertar sentimentos de solidão, isolamento ou estresse. Para gerenciar colaboradores remotamente, você deve criar diretrizes de trabalho para garantir uma boa saúde mental dos funcionários.

Existem diferentes recomendações que você dar aos seus funcionários no onboarding online  para facilitar o trabalho remoto:

  1. Estabeleça rotinas. É aconselhável ajudar os colaboradores na gestão do tempo de trabalho para que eles possam estabelecer horários e compromissos diários.
  2.  Propor bons hábitos alimentares e de exercícios. Incentive os colaboradores a buscarem hábitos saudaveis que ajudem a minimizar os problemas de saúde tão comuns do home-office. Ofereça, além disso, planos de saúde e de bem-estra que atendam às necessidades dos funcionários.
  3. Organize reuniões online e convide para usar os canais digitais. Você pode continuar fazendo o intervalo para o café, mas online. Além disso, o uso de canais de comunicação interna ajudará a diminuir a sensação de solidão.
  4. Garantir um bom local de trabalho. Este ponto é muito importante, pois devemos encontrar um local confortável onde não tenhamos distrações. Ofereça uma ajuda de custos caso o colaborador precise de uma nova mesa ou cadeira, por exemplo.

workshop recursos humanos

Ferramentas para Onboarding Digital

Colocar seu plano de onboarding digital em funcionamento pode levar semanas. No entanto, o uso de recursos e ferramentas online pode nos ajudar a agilizar e automatizar todos os processos de integração remota de um novo funcionário. Algumas ideias para o onboarding digital, quando práticas e criativas, também tornam cada etapa mais interessante

A seguir, veremos os diferentes tipos de ferramentas digitais e algumas ideias que podem nos ajudar no planejamento do onboarding digital.

1. Checklists

Podemos criar uma lista de tarefas que devem ser realizadas pelo novo colaborador nos primeiros dias ou semanas de trabalho. Uma ferramenta amplamente utilizada para a criação de checklists é o Trello , por ser muito fácil e intuitivo.

Através desta ferramenta também podemos saber se as tarefas foram concluídas ou saber o seu status.

2. Apps para onboarding digital

Existem ferramentas especializadas para simplificar os processos de onboarding, tornando-os divertidos e transformando-os em uma experiência. Um exemplo seria a Talmundo, que com sua plataforma faz com que os colaboradores se sintam seguros e ambientados rapidamente.

3. Assinatura Digital

Um dos principais desafios do onboarding digital é a assinatura de documentos. Com a assinatura digital , os documentos podem ser enviados e assinados online, já que não é necessário que a pessoa se apresente fisicamente em nossos escritórios.

4. Sistemas de Gestão de Aprendizagem

São sistemas de aprendizagem que auxiliam no processo de treinamento dos funcionários. Esses tipos de ferramentas costumam ter um preço alto e seu uso dependerá do orçamento que a empresa administrar.

Um exemplo de ferramenta seria a Cornerstone, que promove a aprendizagem social para alcançar uma melhor comunicação e envolvimento dos trabalhadores.

5. Aplicativos multimídia gratuitos

Às vezes, quando estamos trabalhando remotamente, precisamos falar sobre um projeto, mostrando a tela e explicando algo em voz alta, como se estivéssemos no escritório. Para isso, existem aplicativos gratuitos que permitem gravar vídeos, como é o caso do Loom .

6. Ferramentas integradas – HRIS

Esses sistemas possibilitam a centralização de diversos processos, como recrutamento, onboarding online, treinamento e até mesmo a assinatura eletrônica. Um exemplo de ferramenta que aplica essa integração seria o software de RH a Factorial, que possui recursos que podem ser testados por 14 dias na prática.

Se utilizarmos aplicações que nos ajudem a trabalhar a partir de um único sistema, estaremos facilitando a gestão de Recursos Humanos e este departamento poderá poupar muito tempo na realização de tarefas administrativas.

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Bruna Carnevale é Content Manager da Factorial para os mercados do Brasil e Portugal. Com uma formação diversa em comunicação e línguas, se diz cada vez mais apaixonada pela área de RH e acredita que o acesso à informação de qualidade pode ajudar tornar a gestão de pessoas cada vez mais humanizada e eficiente.

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