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como dar feedback

Como dar feedback? 5 Dicas para análise de desempenho

As dúvidas em relação a como dar feedback é uma das mais pertinentes no setor de RH e gestão de pessoas. Sabemos que parte das estratégias de crescimento de um negócio está em como identificar problemas e resolvê-los. Dessa forma, o feedback funciona como uma ferramenta de análise de desempenho com o objetivo principal de se chegar a melhores resultados. Além é claro, de melhorar a performance dos colaboradores como um todo.

A maneira de como dar feedback é a partir de uma conversa, preferencialmente formal, organizada entre o avaliador e a pessoa sendo avaliada. São muitos os tipos de feedback que podem ser adotados nas suas equipes. Desde exemplos de feedback divididos por metodologias diferentes até na forma de escolher quem vai dar feedback de desempenho e quem vai recebê-lo.

Portanto, neste artigo, te ajudaremos a esclarecer alguns pontos sobre os tipos de feedback para análise de desempenho. E também, explicaremos a importância de como dar feedback de uma maneira prática, respeitosa e produtiva. Assim você poderá escolher o tipo que mais tem a ver com a cultura organizacional da sua empresa.

A ideia aqui é que após o feedback não restem dúvidas nem mal entendidos de nenhuma das partes. Uma empresa de sucesso foca em manter seus talentos precisa conhecer as melhores práticas de como dar feedback de qualidade aos seus funcionários.

 

O que é feedback de desempenho?

Muitas pessoas ainda se confundem sobre o que é feedback e o que é avaliação de desempenho. Por isso, é importante ressaltar que são conceitos diferentes, apesar de poderem ser complementares. O feedback de desempenho funciona como uma medida de melhoramento de performance e resolução de problemas mais pontuais. Enquanto, a avaliação de desempenho sugere uma análise de desempenho mais detalhada sobre como os objetivos e metas foram ou não alcançados pelos colaboradores.

Geralmente, a avaliação de desempenho mede por um período de tempo mais longo os diversos âmbitos da vida profissional de um funcionário. E  compara diversos indicadores-chave de performance ou os KPI´s. Já o feedback, representa o conjunto de comentários, opiniões, ou críticas (sejam elas positivas ou negativas, mas sempre construtivas) sobre algo que tem urgência em ser resolvido ou reproduzido.

Os tipos de feedback se concentram em situações mais técnicas do dia a dia da empresa. Por exemplo, uma nova campanha de marketing por email. Imagine que foi um grande sucesso nesse escritório. A liderança pode decidir implementar em outros escritórios a estratégia. Então, esse seria o momento ideal para dar feedback positivo aos responsáveis pelo projeto. Já na avaliação de desempenho, isso seria um dos tópicos a serem comentados mas comparando com os dados em geral.

Por outro lado, imagine que um dos colaboradores atrasou todo o andamento da equipe, e por isso, o prazo de entrega não foi respeitado. Momento oportuno para realizar um feedback negativo, e entender o que houve e criar estratégias de mudança. Assim, no caso da avaliação de desempenho, essa situação seria avaliada e comparada com outro conjunto de dados.

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Tipos de feedback no trabalho

Agora você já conhece o que é feedback e as principais diferenças entre feedback e avaliação de desempenho. Então, podemos conhecer mais sobre os tipos de feedback mais encontrados no ambiente de trabalho. Os tipos de feedback se diferem desde o conteúdo que vai ser abordado até quem vai ser a pessoa a dá-lo. Seja feedback positivo ou negativo, ele pode vir do seu chefe, de um colega de equipe ou dos colaboradores que reportam à você.

Feedback positivo

O feedback positivo como o próprio nome já diz é aquele que ressalta o que foi feito de positivo durante uma tarefa ou objetivo alcançado. E por que falar de algo que já foi feito da forma correta? Simples. Para incentivar a felicidade corporativa, manter seus colaboradores motivados, e como resultado, obter melhores índices de manutenção de talentos.

Uma liderança de sucesso, aposta numa gestão de pessoas humanizada. Acreditando que os exemplos de boas práticas devem ser celebrados e passados para frente. Isso significa que o feedback positivo tem papel fundamental em manter a alta qualidade de competências na suas equipes.

Assim, o feedback positivo não é  “dar tapinhas nas costas” ou “fazer elogios pelos corredores”. Mas sim, mostrar com dados qualitativos e quantitativos o que funcionou. Ou ainda, como determinada ação trouxe benefícios seja para um time, um setor, escritório ou toda a empresa.

Feedback negativo

Da mesma forma que o feedback positivo não pode se resumir a algo dito da boca pra fora ou sem nenhuma formalidade, o mesmo ocorre com o feedback negativo. Parar um momento do dia para falar com alguém sobre algo que não deu certo, não é tarefa fácil. Portanto, o feedback negativo deve ser entendido, por ambas as partes, como algo construtivo e não destrutivo.

Faz parte da estratégia de incentivo à saúde mental no trabalho, saber como dar feedback negativo de maneira respeitosa e ao mesmo tempo que a mensagem seja clara. Afinal, o foco aqui é corrigir erros e evitar que erros semelhantes voltem a acontecer. Desse modo, o feedback negativo de nenhuma maneira poderia ser utilizado por parte do avaliador como uma desculpa para “desabafar” ou “punir” os colaboradores.  E sim, como uma oportunidade de apontar caminhos e solucionar problemas.

Feedback 90º, 180º e 360º

Feedback 90 graus

Essa análise de desempenho é feita pela gerente, supervisora ou qualquer pessoa responsável por analisar os seus resultados. Ou seja, a pessoa que está uma posição acima da sua. Que na hierarquia da sua empresa, precisa avaliar como você realiza as suas tarefas, cumpre os prazo, etc. Enfim, o modelo mais comum nas organizações, mas já não o único a ser aplicado atualmente.

Feedback 180 graus

Pode ser menos comum que o anterior, mas é um modelo que vem sendo incentivado nas empresas para estimular o trabalho em equipe. Essa é a análise de desempenho de algo pontual, o qual os seus colegas de equipe ou de setor também serão convidados a te dar feedback. Desde uma situação que está causando conflitos no time até algo que trouxe mais eficiência para o mesmo.

Feedback 360 graus

O mais completo de todos, pois passa por todos os níveis hierárquicos do seu Organograma. Ainda é considerado um grande desconforto entre muitos colaboradores em posição de liderança e muitos liderados. Isso porque pode ser um pouco complicado dar feedback negativo, por exemplo, ao seu gestor. E por essa razão deveria ser aplicado com mais frequência. Para que os líderes aprendam a ouvir seus colaboradores, enquanto esses tenham um espaço de críticas construtivas.

Metodologias de como dar feedback

Método Sanduíche: Elogio – Crítica – Elogio

Um dos exemplos de feedback mais populares, porém nem sempre a melhor opção. Pois muitos colaboradores já esperam um feedback negativo depois de receber um elogio e portanto não colocam a atenção devida. Outro problema encontrado nesse modelo é o fato da mensagem terminar com um elogio, não deixar clara a crítica.

Modelo SCI: Situação – Comportamento – Impacto

Criado pelo Center of Creative Leadership, esse modelo se baseia em 3 pilares para comunicar o que precisa ser dito. Primeiro, entender a Situação ou o contexto que a pessoa avaliada está inserida. Depois, focar no Comportamento ou especificar qual o comportamento que gerou o feedback. E por último, demonstrar o Impacto ou reconhecer os resultados que  determinado comportamento, durante aquela situação gerou no entorno. Por exemplo, se a pessoa que dá o feedback se sentiu “desmotivada” ou “valorizada”.

Modelo Pendleton: Escuta ativa

Modelo criado pelo o Professor David Pendleton, esse modelo é o que apresenta melhores resultados na rotina de uma empresa. A escuta ativa prioriza a voz do colaborador que está recebendo o feedback. A ideia aqui é que o colaborador comece a conversa, comentando sobre a situação em si. De modo a descrever através de seu ponto de vista o fato que está sendo analisado.

Podemos dizer que o modelo Pendleton é muito completo, pois abrange todas as esferas da situação. Desde análise de contexto até criar soluções para resolvê-la. Além disso, está diretamente conectado com o processo de People Analytics. Pois ambas as técnicas tem como objetivo principal, chegar a melhores resultados para o desempenho e desenvolvimento dos colaboradores.

5 Dicas de como dar feedback

1. Escolha o momento certo

Antes de decidir como dar feedback ou entre quais tipos de feedback escolher, o primeiro passo é saber qual o melhor momento para realizá-lo. Construir uma liderança humanizada é praticar a empatia sempre. Obviamente, o feedback não pode esperar muito tempo para ser realizado. Porém, para que seja realmente eficaz, algumas considerações devem ser feitas:

  • Qual o melhor dia da semana para aquele colaborador?
  • Qual o melhor horário para marcar a reunião?
  • Recentemente, esse colaborador passou por uma experiência trágica?
  • Esse colaborador vai entrar de férias ou folga logo depois do feedback?
  • O colaborador acabou de ser promovido?

2. Crie um ambiente seguro e acolhedor

Não adianta esperar que o feedback vai ter algum impacto positivo, se a pessoa que o está dando não o faz com algum tipo de preparo. Isso significa que um ambiente seguro e acolhedor pode aumentar consideravelmente as chances desse feedback ser bem sucedido. E para fazer isso, você não precisará de muitas coisas. Apontamos aqui a atitudes simples que farão toda a diferença na hora de aplicar o feedback no trabalho:

  • Prepare a conversa com antecedência.
  • Crie um roteiro e uma apresentação com os dados a serem analisados.
  • Reserve um ambiente acolhedor: boa iluminação, sem barulho e sem pessoas em volta.
  • No caso de feedback online: verificar se a família está perto, ou se há barulho, etc.

3. Fale, mas também escute

Como sugere o Modelo Pendleton de Feedback, aprender a escutar pode ser uma ferramenta poderosa na hora de realizar uma crítica. Isso porque ao escutar, você mostra interesse pelo o que o colaborador tem a dizer e entende melhor o contexto da situação. Além de criar um laço de confiança, essencial para a rotina do negócio funcionar bem.  Evite focar apenas nos aspectos negativos ou apenas nos positivos. Aproveite essa oportunidade para falar dos pontos fortes e fracos.

4. Foque na clareza e objetividade

Uma vez que a data e hora foram marcadas, o lugar para a reunião foi reservado, a apresentação está pronta e a pessoa que vai receber o feedback já deu sua opinião, é hora de agir. Separamos os 4 pontos principais para ser claro e objetivo na hora de aplicar o feedback:

Descreva a situação: vá direto ao ponto e não se perca nos detalhes.

Mostre o que foi feito com exemplos diretos: muitas pessoas aprendem melhor com exemplos. Pontuar o que foi feito e como foi feito ajuda a visualizar melhor a situação.

Deixe claro como isso afetou os resultados: mostre os números. Indicar como a situação afetou os resultados, seja direta ou indiretamente, ajuda a pessoa a criar perspectiva da importância do seu papel  naquilo.

Não deixe dúvidas: este é um dos itens mais complexos. Pois muitas pessoas entendem o que elas querem entender e não o que realmente foi dito. Por isso, ao final de tudo, perguntar se ficou alguma dúvida. Explicar até não haver mais dúvidas é crucial para evitar mal entendidos.

5. Crie um plano de ação

Criar um plano de ação, segundo muitos especialistas em gestão, é a parte mais importante do processo de como dar feedback. O plano de ação fará com que todos os demais passos façam sentido e cheguem aos resultados necessários com eficácia. O objetivo do plano de ação é corrigir erros e manter acertos.

Nesse processo, para além de dar sugestões, também peça soluções para a pessoa analisada.

Muitas vezes a mesma pessoa que errou já tem a resposta de como corrigir o erro. A sugestão que você oferece tem que estar de acordo com as competências exigidas. Os prazos podem ser decididos em conjunto. E metas devem estar claras.

Estas são algumas dicas para uma liderança de sucesso e estratégias de retenção de talentos.

software rh factorial

Ferramenta de feedback 360º, 180º e 90º

Como vimos, essas dicas de como dar feedback te ajudaram a otimizar os resultados na sua empresa. Agora, imagine poder fazer tudo isso de maneira rápida, fácil e direta. Ainda melhor, poder personalizar e salvar todos os documentos e questionários de feedback na mesma plataforma. Não sabe como? A Factorial te ajuda!

O software da Factorial é uma tecnologia em RH que permite guardar com segurança e eficiência todos os tipos de feedback e avaliação de desempenho  na mesma ferramenta. Seja autoavaliação, 90°, 180° ou feedback 360 graus.

Crie seus próprios questionários de feedback ou use modelos padrão. Escolha os avaliadores e os avaliados de acordo com as necessidades das suas equipes. Envie notificações para o email dos colaboradores com as datas e organize seu calendário. Acompanhe o status das respostas em tempo real. Finalmente, uma vez tendo os feedbacks respondidos, você poderá criar relatórios dinâmicos e exportar em arquivo de excel ou pdf. 

 

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