Política de Privacidade

FACTORIAL LTDA. uma empresa espanhola com sede na Carrer d'Àlaba, 61, 5-2, 08005 Barcelona, Espanha e número de IVA B66854530 (doravante, "Factorial HR" ou "Factorial") compromete-se a proteger os seus dados pessoais. Esta política de privacidade (daqui em diante, "Política de Privacidade") irá informá-lo sobre como cuidamos dos seus dados pessoais quando interagir com o nosso website ou com a nossa plataforma (daqui em diante, a "Plataforma").

Detalhes de contacto: Telefone (+55 11 3197 4375), e-mail (privacy@factorial.co)

1. Serviços Fatoriais de RH

Factorial é uma plataforma de gestão de RH com serviços em nuvem utilizada pelas organizações na sua qualidade de empregadores (doravante, "Clientes") para otimizar os seus processos de RH, centralizando e digitalizando as tarefas administrativas relacionadas com os seus empregados (doravante, "Utilizadores Finais").

2. Controlador ou operador

Factorial HR pode ser simultaneamente um Controlador e um Operador de dados pessoais para efeitos do Regulamento Geral de Protecção de Dados de 2016/679 (doravante, "GDPR") e do Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais do Brasil (doravante, “LGPD”. Por exemplo, o Factorial será o Controlador dos dados pessoais quando um Cliente celebra um contrato directamente connosco, para o tratamento dos dados do referido Cliente.

No entanto, na maioria dos casos, devido a natureza de nosso negocio, Factorial não tem relação directa com os sujeitos dos dados e trata exclusivamente os dados pessoais do Usuário Final em nome dos Clientes e de acordo com as suas instruções. Assim, se é um funcionário que utiliza nossa plataforma, atuamos exclusivamente como operador de dados no que diz respeito ao tratamento de seus dados. Os nossos Clientes decidem as finalidades para as quais utilizam a nossa Plataforma, bem como os meios de recolha de dados da magnitude das funcionalidades da nossa plataforma.

No caso dos utilizadores que navegarem no nosso sítio web, a Factorial será responsável pelo tratamento dos dados aqui recolhidos, tais como cookies, ou quaisquer dados que sejam interessantes para desfrutar do nosso conteúdo. 

Por outro lado, no caso dos empregados do Cliente ou de terceiros (como os seus autônomos, candidatos em processos seletivos, ex-empregados, etc.) que pretendam comunicar uma situação através do canal web de reclamações e fazem não optando pelo anonimato, Factorial será operador dos dados pessoais introduzidos no referido canal, cabendo ao Cliente decidir os fins para os quais o referido canal é utilizado.

Exemplo: se for utilizador do nosso website e necessitar de aceder a um determinado serviço, como a subscrição de um boletim informativo, geriremos os dados pessoais para a finalidade pretendida.  

3. Dados pessoais dos Usuarios Finais recebidos dos nossos clientes 

Antes que possa aceder à nossa Plataforma, um dos nossos Clientes, como seu empregador, já criou uma conta de Usuário Final para si  e forneceu-nos determinados dados sobre si, incluindo dados pessoais: 

• Informação básica: Nome completo, e-mail de trabalho, número de identidade, etc.
• Outras informações: Número de segurança social, data de nascimento, sexo, nacionalidade, número de telefone, escritório ao qual está atribuído, política de tempo livre, número de conta bancária, horário de trabalho, salário, duração do contrato, endereço completo, contactos de emergência, etc. 

4. Dados pessoais dos Usuários Finais recebidos do Google 

Se optar por acessar nossa plataforma usando a ferramenta de login do Google, o Google Ireland Limited irá partilhar conosco seu nome completo, seu endereço de e-mail, suas preferências de idioma e sua foto do perfil para fins de autenticação.

5. Dados dos Usuários Finais coletados por nossa plataforma

Para efeitos de prestação de serviços aos nossos Clientes, a plataforma Factorial recolhe as seguintes informações junto dos Usuários Finais:

• Dados no dispositivo: Recolhemos automaticamente informações do dispositivo, tais como o seu ID do dispositivo, modelo e fabricante, sistema operativo, informações da versão e endereço IP, etc. 
• Informação de Geo-Localização (em App): Os dados de geolocalização do usuário final só serão coletados se o administrador da plataforma ativar expressamente o uso de geolocalização para o ponto de entrada. Mesmo neste caso, o funcionário deve aceitar o uso da política de geolocalização e autorizar o uso da geolocalização pelo App. Uma vez autorizada, a plataforma registará as coordenadas do local de onde os funcionários fizeram o check-in ou o check-out, mas não gravará as suas coordenadas em nenhum outro momento.

Se desejar alterar nosso acesso ou permissões, poderá fazê-lo usando nossa Plataforma ou nas configurações do seu dispositivo. 

• Informação do relógio: Se usar a plataforma para acompanhar o seu horário de trabalho, vamos recolher a hora de entrada e saída, a duração do seu turno. Se a sua empresa tiver o relógio de geo-localização activado e tiver dado permissão à Plataforma para aceder ao mesmo, também iremos recolher a sua informação de localização.

Nos casos em que o Cliente o tenha activado, a marcação pode ser feita através da nossa função de reconhecimento facial, neste caso iremos recolher dados faciais (imagem facial do Usuário Final, vector facial do Usuário Final). A imagem é fornecida no local pelo Funcionário e o vector é um dado gerado automaticamente. Estes dados qualificam-se como dados sensíveis por corresponderem à definição do artigo 9º, par. 1 da RGPD, "dados biométricos destinados a identificar de forma única uma pessoa singular", e a definiçao do artigo 5.II LGPD.

Os dados serão utilizados pela ferramenta de reconhecimento de face até que o Cliente notifique o Factorial sobre (a) a saída do Funcionário da organização; (b) a saída do Cliente como Usuário do Factorial ou (c) a saída do Funcionário da ferramenta de reconhecimento de face. A utilização por parte do Factorial dos dados pessoais acima mencionados apenas estará de acordo com as instruções do Cliente e com a finalidade de prestar o serviço contratado pelo Cliente.

• Dados de tempo livre: Se usar a Plataforma para solicitar um tempo livre, coletaremos informações sobre a categoria do tempo livre solicitado (por exemplo, feriados, doença, etc.), duração do tempo livre solicitado, e quaisquer outros dados que desejes fornecer na descrição do pedido.
• Dados no cartão virtual da Factorial. Se você adicionar seu cartão virtual Factorial à Apple Wallet ou Google Pay, coletaremos informações sobre o titular do cartão, as transações realizadas e a data de vencimento do cartão.

Caso o Cliente tenha contratado o serviço do canal de denúncias, as informações prestadas pelo empregados e / ou terceiros através do referido canal serão absolutamente confidenciais e anónimas (caso o empregados o tenha solicitado). Factorial garante que foram tomadas todas as medidas de segurança necessárias para evitar a alteração, perda, tratamento ou acesso não autorizado de terceiros à referida informação, que pode ser utilizada para os diversos fins para os quais tenha sido solicitada pelo Cliente. Em qualquer caso, Factorial não terá acesso ao conteúdo da reclamação.

6. Finalidades e base do tratamento dos seus dados pessoais 

O HR factorial trata os seus dados pessoais:

• Para responder ao seu pedido de demonstração, contacto, ou mais informações como Cliente, fornecedor ou usuario final.
• Para a elaboração, negociação ou assinatura de contratos ou outros acordos convosco. 
• Para proteger e apresentar o nosso sítio ou plataforma (arquivos de log).
• Para que empregados e / ou terceiros possam encaminhar as suas reclamações através do nosso canal de reclamações.
• Assim, você pode pagar com um cartão virtual Factorial através do Apple Pay ou Google Pay.
• Para os fins determinados pelos nossos Clientes - como controladores de dados - e sob as suas instruções, conforme estabelecido no Contrato de Processamento de Dados (DPA) celebrado entre nós e os nossos Clientes.
• Com o objetivo de melhorar algumas funcionalidades da plataforma incorporando inteligência artificial.
• Gerir e organizar eventos, webinars, cursos e outros eventos semelhantes criados pela Factorial e realizar as ações necessárias para avaliar a sua participação.ntrato de Tratamento de Dados (DPA) celebrado entre nós e os nossos Clientes.

Uma vez que cada Cliente pode utilizar os nossos serviços para fins diferentes, recomendamos que reveja sempre a política de privacidade específica do seu empregador para obter as informações de protecção de dados relevantes.

• Exemplo: se é um funcionário da Empresa A, é um usuário final, e a Empresa A pode decidir utilizar nossa plataforma para gestão de tempos e presenças de funcionários, gestão de tempos livres, gestão de tarefas, etc.

O HR Factorial não trata os seus dados pessoais para os seus próprios fins. Quando tratamos informações de utilização e analíticas, bem como alguns dados estatísticos e agregados derivados de dados pessoais para a melhoria e desenvolvimento posterior dos nossos serviços, fazemo-lo de forma anónima.

• Caso o cliente pretenda utilizar alguma das integrações oferecidas pela nossa plataforma para diferentes funcionalidades, o cliente deverá aceitar os respetivos termos e condições e política de privacidade desses fornecedores, sendo os dados tratados para as finalidades determinadas nas referidas políticas . 

Dados do utilizador final recolhidos pelo nosso sítio web. 

A fim de fornecer determinados serviços através do nosso sítio web, recolhemos os seguintes dados pessoais: 

Oferta gratuita de conteúdos digitais: 

Dados recolhidos: endereço de correio electrónico, apelido, nome, título, título.

Utilização pretendida: envio personalizado do conteúdo solicitado.

Eventos criados pela Factorial: para poder participar nos nossos eventos, gerimos os seguintes dados pessoais (nome, apelido, endereço electrónico, número de telefone). 

Pedido para uma demonstração do nosso software: Se solicitar uma marcação para uma Webdemo, utilizaremos os seus dados para o contactar e marcaremos uma data para a demonstração em conjunto. 

Em determinadas ocasiões, os eventos, cursos e/ou webinars da Factorial poderão ser geridos com a colaboração de terceiros, pelo que, nessas situações, os dados pessoais por si fornecidos poderão ser transferidos para o cumprimento dessa finalidade. Nestes casos, será necessário o seu consentimento expresso para efetuar as respetivas transferências e que tratem os seus dados para fins próprios, que podem ser o envio de informação e/ou conteúdos relacionados com os seus serviços. Os terceiros terão as suas próprias políticas de privacidade para que possa obter mais informação sobre o tratamento dos seus dados sob a sua responsabilidade. Para mais informações, em relação a possíveis transferências de dados a terceiros, você pode nos contatar em privacy@factorial.co

7. Licitude do Tratamento 

O tratamento dos seus dados é efectuado de acordo com as seguintes situações legais: o seu consentimento, de acordo com o Art. 6º par. 1 alínea (a) da RGPD ( Art. 7º par. I LGPD) ou, conforme o caso, Art. 9º par. 2 alínea (a) da RGPD (Art. 11 par. I LGPD),  para a execução de um contrato convosco de acordo com o Art. 6º par. 1 alínea (b) da RGPD (Art. 7º par. V LGPD), para o cumprimento de obrigações legais, de acordo com o Art. 6º par. 2 alínea (c) da RGPD (Art. 7º par. II LGPD) ou para um interesse legítimo, de acordo com o Art. 6º par. 1 alínea (f) da RGPD (Art. 7º par. IX LGPD).

A base legal para tratar os seus dados de acordo com as finalidades de tratamento indicadas é:

• Contactos: se desejar contactar-nos, por exemplo, porque nos envia um e-mail ou nos escreve através de um formulário de contacto, a base legal é a Art. 6º par. 1 alínea (f) RGPD (Art. 7º par. IX LGPD). Nós temos um interesse legítimo no tratamento completo do seu contacto. Uma vez que estás nos contactando, assumimos que não há interesses da sua parte que entrem em conflito com o tratamento do seu pedido. Se o contacto for com o propósito de celebrar um contrato ou a execução de um contrato, a base legal para o tratamento é Art. 6º par. 1 alínea (b) da RGPD (Art. 7º par. V LGPD). Se o consentimento for dado, a base legal para o tratamento do contacto é o Art. 6º par. 1 alínea (a) ( Art. 7º par. I LGPD) ou, quando aplicável, Art. 9º par. 2 alínea (a)  da RGPD  (Art. 11 par. I LGPD).
• Contratos: A base legal para o tratamento dos seus dados pessoais para a execução ou início dos contratos é a Art. 6º  par. 1 alínea (b) da RGPD  (Art. 7º par. V LGPD). Isto inclui, em particular, o tratamento de dados através da utilização da nossa Plataforma, a menos que outra finalidade de tratamento descrita (e a base legal correspondente) se aplique e seja relevante. Além disso, também tratamos os seus dados em conformidade com as disposições legais resultantes, por exemplo, da legislação fiscal. Este tipo de tratamento é legal de acordo com o Art. 6º par. 1  alínea (c) RGPD (Art. 7º par.II LGPD). No caso de solicitações que não dão origem a uma relação contratual, temos um interesse legítimo, de acordo com o  Art. 6º  par. 1 alinea (f) RGPD (Art. 7º par. IX LGPD), em acompanhar os dados da solicitação por um período de tempo limitado, a fim de fazer valer nossas pretensões legais ou nos defender contra ações judiciais.
• Segurança e apresentação do nosso sítio: Cada vez que nosso sítio é acessado, os dados de uso são transmitidos pelo respectivo navegador de internet e armazenados em arquivos de log, os chamados arquivos de log do servidor. Os registros de dados que são armazenados são o nome do sítio acessado, o arquivo, a data e hora de acesso, a quantidade de dados transferidos, a notificação de acesso bem-sucedido, o tipo e versão do navegador, o sistema operacional do usuário, a URL de referência (a página visitada anteriormente), o endereço IP e o provedor solicitante. Estes registos de dados do arquivo de registo são avaliados para proteger nosso sítio contra ataques, para encontrar e corrigir erros e para monitorar a utilização do servidor. Este é também o nosso legítimo interesse de acordo com o Art. 6º par. 1 alinea (f) RGPD (Art. 7º par. IX LGPD). Cookies e outras tecnologias podem ser necessários para a exibição completa e correta do nosso sítio. Salvo indicação em contrário, a visualização completa e correcta é um interesse legítimo da nossa parte neste tratamento de dados, de acordo com o Art. 6º par. 1 alínea (f) RGPD (Art. 7º par. IX LGPD). A base legal para o uso do serviço Quora é o Art. 6º Par.1 alínea (f) RGPD (Art. 7º par. IX LGPD).
• Reclamações: A base jurídica para o tratamento dos seus dados pessoais para a apresentação de reclamações através do canal de reclamações é o Art. 6 (1) lit. c) do GDPR (Art. 7º par.II LGPD). Isso inclui, em particular, o tratamento de dados por meio do uso de nossa Plataforma e website.
• Videochamadas: Toda vez que você participar de uma videochamada com nossa equipe de Customer Experience ou Vendas e a ligação for gravada através do aplicativo Gong, a base de legitimidade que levaremos em consideração é o consentimento do interessado.

8. Segurança

O Factorial HR implementa os mais modernos padrões de segurança para evitar o acesso não autorizado, manter a precisão dos dados e assegurar o uso correcto das informações. Nós também implementamos medidas organizacionais apropriadas para proteger suas informações.

Aplicamos os nossos padrões de segurança também quando trabalhamos com parceiros comerciais e tecnológicos. Só seleccionamos e contratamos com operadores e terceiros que utilizem medidas de segurança adequadas e dêem garantias suficientes, incluindo medidas técnicas e organizacionais, para assegurar a protecção adequada dos dados que lhes confiamos.

Além disso, os funcionários da Factorial HR assinaram um Acordo de Confidencialidade ou cláusula relativa ao seu emprego e estabelecemos processos internos, tais como formação contínua e políticas que são frequentemente actualizadas para assegurar a disponibilidade e a resistência dos nossos sistemas e serviços. Além disso, a Factorial tem um plano de resposta definido para o caso de um incidente físico ou técnico.

9. Partilha dos seus dados pessoais

Os dados tratados pela Factorial HR são alojados na UE e tratados na UE ou em países terceiros que se consideram a oferecer um nível de segurança adequado pela Comissão Europeia, ou por prestadores de serviços que tenham celebrado acordos vinculativos que respeitem plenamente a legalidade das transferências de países terceiros. Neste sentido, os seus dados serão armazenados na região Eu-Central1 da Amazon Web Services (AWS), mais especificamente em Frankfurt.

Outros destinatários dos seus dados podem incluir agências e administrações governamentais, na medida em que somos legalmente obrigados a fazê-lo e empresas de serviços, tais como consultores fiscais ou advogados.

Em algunos casos, pode ser necessário transferir seus dados para terceiros para atender sua solicitaçao, como agendar uma reunião conosco através do Videoask.

10.  Transferências internacionais de dados 

As informações que coletamos de si podem ser tratadas em países terceiros, conforme entendido no artigo 44º da RGPD (Art. 33 LGPD). Alguns países terceiros, como os Estados Unidos, não receberam actualmente uma decisão de adequação da União Europeia ao abrigo do artigo 45º do RGPD, o que significa que os seus dados podem não receber o mesmo nível de protecção que sob o RGPD.

As transferências internacionais de dados são geralmente realizadas com base em regras contratuais ou outras previstas por lei, que visam assegurar uma protecção adequada dos seus dados e que pode consultar mediante pedido. Para tal, contamos com as salvaguardas previstas no artigo 46º do RGPD (art. 34 LGPD) ou, quando aplicável, com as disposições previstas no artigo 49º do RGPD. Nós e os nossos operadores pretendemos aplicar salvaguardas adequadas para proteger a privacidade e a segurança dos seus dados pessoais. Portanto, tratamos seus dados pessoais somente de acordo com as práticas descritas em nossa Política de Privacidade. 

A lista atual de subprocessadores é a seguinte:

• Amazon Web Services (AWS) - Alojamento Web - Frankfurt (DE)
• Amazon Web Services Reconhecimento (AMS) - Reconhecimento Facial - Frankfurt (DE)
• Hubspot - Inbound marketing, vendas e atendimento ao cliente - Irlanda
• Sendgrid - Serviços de e-mail - Irlanda
• Getsitecontrol - Conversão de tráfego Web - Chipre
• Amazon Cognito - Autenticação e gerenciamento de usuários - Frankfurt (DE)
• Typeform: Ferramenta para interação do usuário através de formulários - Espanha
• Microsoft Clarity: Ferramenta de Análise do Comportamento do Usuário da Web - Estados Unidos

11. Período de Retenção

Guardamos os dados pessoais por períodos diferentes, dependendo do tipo de informação, do período do nosso contrato com os nossos Clientes, dos requisitos legais relativos a certos tipos de dados, e de outros factores.

De um modo geral, deixaremos de tratar as suas informações quando (a) o seu empregador não for mais um Cliente do Factorial HR; ou (b) já não é mais um empregado do nosso Cliente. Se as circunstâncias (a) ou (b) ocorrerem e não tivermos o dever legal ou contratual de preservar as suas informações por um período mais longo, eliminaremos os seus dados.

Se tivermos de reter as suas informações para fins de cumprimento de uma obrigação contratual ou legal de retenção, ou para resolver disputas ou fazer valer os nossos direitos, restringiremos o acesso por pessoas ou funções específicas.

Relativamente às informações comunicadas através do canal de denúncias, estas serão conservadas apenas pelo tempo necessário e prestadas de forma a cumprir os requisitos impostos pela Diretiva Whistleblowers. Após esse tempo, as reclamações serão suprimidas com as medidas de segurança pertinentes, sem aplicação de qualquer obrigação de bloqueio.

12.  Os seus direitos

Ao abrigo da RGPD e da LGPD possui certos direitos quando se trata do nosso tratamento dos seus dados pessoais:

• Direito a ser informado: possui o direito de receber informações claras, transparentes e de fácil compreensão sobre como usamos os seus dados pessoais e os seus direitos.
• Direito de acesso: possui o direito de obter acesso aos seus dados pessoais.
• Direito à rectificação: possui direito a que os seus dados pessoais sejam rectificados se estiverem incorrectos ou incompletos.
• Direito de eliminação: Este direito permite-lhe solicitar a eliminação ou remoção dos seus dados pessoais quando não existe qualquer razão imperiosa para continuarmos a utilizá-los. Este não é um direito absoluto de apagamento e aplicam-se excepções.
• Direito de restringir o tratamento: possui o direito de "bloquear" ou suprimir o uso posterior dos seus dados pessoais. Quando o tratamento é restrito, ainda podemos armazenar os seus dados pessoais, mas não os podemos utilizar mais.
• Direito à portabilidade dos dados: possui o direito de obter e reutilizar os seus dados pessoais para os seus próprios fins em diferentes serviços.
• Direito de objeção ao tratamento: O usuário tem o direito de objetar a certos tipos de tratamento.
• Direito de apresentar uma queixa: Tem o direito de apresentar uma queixa sobre a forma como tratamos ou tratamentos os seus dados pessoais junto da sua autoridade nacional de protecção de dados. 
• Direito de retirar o consentimento:  Se deu o seu consentimento para qualquer coisa que fizermos com seus dados pessoais, possui o direito de retirar seu consentimento a qualquer momento. 
• Direito de não estar sujeito a decisões automatizadas: possui o direito de não estar sujeito a uma decisão baseada apenas no tratamento automatizado (incluindo a definição de perfis) que produza efeitos legais (ou igualmente significativos) para si.

O HR Factorial normalmente actua sobre pedidos e fornece informações gratuitamente, mas pode cobrar uma taxa razoável para cobrir os nossos custos administrativos de fornecer as informações:

• pedidos sem fundamento ou excessivos/repetentes; ou
• mais cópias da mesma informação.

Pode dirigir-se às suas comunicações e exercer os seus direitos enviando uma comunicação escrita para o seguinte endereço electrónico privacy@factorial.co. Em alguns casos, o pedido pode ser recusado se solicitar a eliminação dos dados necessários para o cumprimento das obrigações legais.

13. Alterações a esta Política de Privacidade 

Reservamo-nos o direito de alterar esta política de privacidade para acomodar o desenvolvimento de produtos e serviços, padrões da indústria ou novos regulamentos. Se tais mudanças forem de natureza material, faremos o nosso melhor para o informar.

Última actualização: 13 de outubro de 2022