O uso da assinatura eletrônica digital permite acelerar processos importantes e promete desburocratizar o dia a dia desses profissionais. Saiba mais sobre essa ferramenta e como implementá-la na sua empresa.
Em termos gerais, a assinatura digital foi criada para confirmar a legitimidade de documentos eletrônicos. Isso é possível através do uso de tecnologias de criptografias.
Dessa forma, empresas e instituições não possuem mais a necessidade de finalizar acordos e contratos de forma impressa e presencial, e até digitalizam a questão de assinatura da folha ponto, por exemplo, o que facilita muito a vida de profissionais de RH, especialmente após a popularização do trabalho remoto.
Nesse sentido, é graças à assinatura digital eletrônica que uma empresa pode enviar e receber documentos assinados e com legitimidade perante a lei. Neste texto, entenda mais sobre o que é a assinatura digital, como ela pode beneficiar a sua empresa e como fazer uso desta ferramenta ao seu favor.
Índice
- O que é uma assinatura digital
- Quais são as vantagens de fazer uso deste recurso
- Como e por que adotar a assinatura eletrônica digital na sua empresa
- Software da Factorial: a ferramenta certa para o seu setor de RH
O que é uma assinatura digital
Conforme explicamos, a assinatura digital permite adicionar uma assinatura eletrônica a um determinado documento, de forma totalmente digital. Com isso, a empresa não terá apenas maior flexibilidade para a assinatura de contratos, mas também elimina a necessidade de uma assinatura manuscrita.
Isso pode parecer algo simples, mas faz uma diferença enorme no fluxo de trabalho de profissionais de Recursos Humanos, uma vez que essas assinaturas digitais permitem que uma pessoa assine um contrato a qualquer hora e de qualquer lugar.
Em uma realidade que vem permitindo o crescimento de contratações no modelo de trabalho remoto, essa possibilidade se torna inclusive um diferencial competitivo para a empresa na hora da admissão. Afinal, a partir dela é possível assinar ou rescindir contratos sem burocracia com profissionais de qualquer parte do país — e do mundo.
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Como funciona a assinatura eletrônica digitalizada
Apesar de todas as vantagens de utilizar uma assinatura eletrônica digital, muitas empresas e profissionais ainda possuem dúvidas sobre o funcionamento dessa tecnologia. Afinal, a assinatura digital é mesmo segura? Ela realmente possui a mesma validade jurídica do que um documento impresso e assinado de forma presencial? Todas essas perguntas serão respondidas agora.
Quanto à questão da segurança e da validade jurídica, os profissionais de RH podem ficar tranquilos, pois a assinatura eletrônica digital oferece ambas as coisas. Mas é importante entender como ela funciona, para assim saber por que sua validade é garantida.
Basicamente, a assinatura digital é uma assinatura eletrônica que faz uso de operações matemáticas com base em algoritmos de criptografia. Na prática, isso garante que o documento em questão seja, de fato, autêntico.
Se formos pensar em segurança, inclusive, a assinatura eletrônica possui um grau maior de autenticação em relação ao papel. Isso porque as codificações são diferentes em cada assinatura, e qualquer tentativa de alteração no documento em questão automaticamente invalidaria a assinatura.
Além disso, para assinar um documento de forma digital é necessário possuir um certificado digital, indispensável, inclusive, em alguns processos administrativos, como a emissão de notas fiscais eletrônicas (NFse), por exemplo. Portanto, mesmo no meio jurídico, o uso da assinatura digital é, hoje, não apenas o mais prático, mas também o método de assinatura mais confiável e seguro a ser adotado.
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Quais são as vantagens de fazer uso deste recurso
Ficou claro, até aqui, que a principal vantagem de fazer uso da assinatura eletrônica em diversos processos dentro do setor de RH de uma empresa é a desburocratização. É possível, por exemplo, fazer todo o processo de admissão de um novo funcionário sem ser necessário sua presença física na empresa. Aumentando, assim, as possibilidades de retenção de talentos.
Porém, além disso, existem ainda outras vantagens importantes em fazer uso desse recurso, como:
- permite assinaturas em qualquer lugar, a qualquer hora;
- contribui para o meio ambiente (com o uso menor de papel impresso);
- facilita a conformidade jurídica, inclusive com base na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD);
- permite a integração de seu uso com softwares e sistemas de gerenciamento de documentos e de gestão de RH;
- torna mais simples a contratação de funcionários no modelo de trabalho remoto, eliminando a necessidade de assinaturas manuscritas.
- é legalmente válido para a maioria dos contratos;
- pode ser usada para assinatura em variados tipos de documentos, muito além dos contratos de admissão e rescisão;
- permite guardar automaticamente os documentos uma vez assinados;
- oferece segurança de dados e jurídica;
- diminui gastos;
- aumenta a competitividade da empresa;
- gera economia com serviços em cartório, para a abertura e reconhecimento de firma, por exemplo;
- e muito mais!
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Como e por que adotar a assinatura eletrônica digital na sua empresa
Ao entender todas essas vantagens, fica fácil perceber por que a adoção da assinatura eletrônica digital é algo benéfico e uma tendência em RH a ser adotada por qualquer empresa. Com a assinatura digital, você terá a mesma segurança e validade jurídica de um documento autenticado em cartório ou qualquer outro formato. E com muito menos burocracia.
Vale lembrar que a assinatura eletrônica digital pode ser feita por empresas de qualquer segmento. Seja imobiliário, financeiro, de saúde, entre outros. Além disso, pessoas físicas e profissionais autônomos também podem fazer uso da assinatura digital. Em algumas atividades, o uso dessa tecnologia é, inclusive, obrigatório.
Como explicamos, para assinar um documento de forma digital, é necessário, antes de tudo, possuir o certificado digital. Isso vale tanto para a empresa quanto para um funcionário a ser contratado, por exemplo. O certificado digital é literalmente a identidade eletrônica de uma pessoa física ou jurídica, também conhecido como e-CPF ou e-CNPJ.
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Como obter o certificado digital
É fácil: tudo o que a sua empresa precisa fazer é procurar uma Autoridade Certificadora, como a Secretaria de Segurança Pública, por exemplo, para solicitar o seu certificado digital. Se o pedido for aprovado, o arquivo será armazenado à escolha da empresa. Pode ser em um pen drive, um token, ou até mesmo na nuvem.
Importante dizer que existem diferentes tipos de certificados digitais. O mais comum é o tipo A1, com validade de um ano. Mas é possível conseguir outros tipos, seja A3, S3 ou T3, com validade de até cinco anos. Os valores, atualmente, variam entre R$ 218 e R$ 1.254, a depender do certificado escolhido, e você pode conferir mais informações diretamente no site do Governo Federal.
Software da Factorial: a ferramenta certa para o seu setor de RH
A rotina de profissionais dos setores de Departamento Pessoal e RH envolve diversas responsabilidades e obrigações, o que exige cada vez mais tempo para resolver burocracias como receber, enviar ou assinar documentos. Nesse sentido, a ideia do uso da assinatura digital é facilitar o processo de contratação, solicitar a assinatura de todos os seus funcionários na folha de ponto, e outras ações similares.
Justamente por isso, contar com as ferramentas certas é essencial neste momento, principalmente para garantir a centralização da gestão de documentos dentro do setor de DP e RH. A boa notícia é que esses profissionais podem contar com o software completo da Factorial, que otimiza a gestão e a administração dos documentos e entrega mais de 30 recursos para serem testados na prática, com 14 dias de teste grátis.
Com o uso do software da Factorial RH, sua empresa conta com serviços de:
- centralização de documentos;
- assinatura digital;
- relatórios completos da empresa e funcionários;
- portal do colaborador;
- gestão de despesas;
- atualização e envio das folhas de pagamento;
- e muito mais!
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