Como fazer a gestão do espaço de trabalho no modelo híbrido

Em um ambiente corporativo em constante evolução, a gestão do espaço de trabalho é responsável pelo sucesso da empresa. Assim como pela satisfação de seus colaboradores.

Em um contexto de transição para o trabalho híbrido, essa gestão se torna ainda mais importante. Principalmente para gerenciar essa combinação entre trabalho remoto e presencial,

Neste sentido, é função do profissional de RH implementar estratégias eficientes para garantir que os colaboradores tenham ambientes produtivos e agradáveis, nos quais eles desejem estar presentes. 

A seguir, confira mais sobre a gestão do espaço de trabalho e sua importância crescente, e como ela pode ser realizada com sucesso no contexto do trabalho híbrido.

Boa leitura!

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O que é a gestão do espaço de trabalho?

Basicamente, podemos resumir a gestão do espaço de trabalho como a organização e otimização do ambiente onde os colaboradores desempenham suas funções.

Contudo, essa gestão vai muito além do design, estrutura e disposição física dos escritórios. Ela envolve toda a gestão de recursos virtuais e digitais. Que contribuem não só para a eficiência, mas também para o bem-estar no trabalho das equipes.

Em outras palavras: não se trata apenas de mesas e cadeiras confortáveis, mas também da infraestrutura digital, da colaboração remota e da flexibilidade que os funcionários têm para realizar suas tarefas.

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A importância da gestão do espaço de trabalho

Como sabemos, a gestão eficaz do espaço de trabalho pode desempenhar um papel crucial no desempenho da organização e na satisfação dos colaboradores.

Afinal, ambientes de trabalho bem organizados e adaptados às necessidades dos colaboradores tendem a promover uma maior produtividade.

Além disso, seja em casa, no escritório ou em espaços compartilhados, a capacidade de concentrar-se e ter as ferramentas certas para desempenhar uma função faz toda a diferença.

Em um ambiente bem estruturado, os colaboradores também se sentem mais valorizados e engajados, o que se traduz em maior satisfação e, consequentemente, melhor desempenho.

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Gestão do ambiente corporativo e adaptação ao trabalho híbrido

Com a ascensão do trabalho remoto, a gestão do espaço de trabalho tem se tornado ainda mais essencial para lidar com a transição para um modelo híbrido.

Nesse sentido, oferecer flexibilidade e criar ambientes que incentivem a colaboração, sem importar a localização dos colaboradores, é uma estratégia chave.

Em outras palavras, a transição para um mundo híbrido exige uma abordagem equilibrada e flexível.  Não se trata apenas de decidir quem deve trabalhar onde, e sim de criar um ambiente que torne a presença física na empresa uma escolha atraente, não uma obrigação.

Veja, a seguir, algumas estratégias para auxiliar na gestão do ambiente de trabalho híbrido.

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Oferecer flexibilidade no trabalho remoto

Já batemos bastante na tecla da flexibilidade, e fazemos isso porque ela é realmente importante. No mundo híbrido, é fundamental reconhecer que algumas tarefas podem ser realizadas com eficiência fora do ambiente tradicional de escritório.

Dessa forma, a gestão do espaço de trabalho deve incluir a oferta de opções flexíveis. Ou seja, que permitam que os colaboradores trabalhem remotamente sem comprometer a colaboração e a comunicação das equipes.

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Criar ambientes de trabalho agradáveis

A fim de incentivar os colaboradores a comparecerem no escritório, o setor de RH deve auxiliar na criação de espaços de trabalho agradáveis e confortáveis.

Isso não se limita apenas à estética do espaço. Mas também questões como ergonomia, iluminação e acesso às ferramentas de trabalho. Além, é claro, do mais importante: oferecer acesso às tecnologias necessárias para o desempenho eficaz de cada tarefa.

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Incentivar a colaboração das equipes

Muito da gestão eficaz do espaço de trabalho no mundo híbrido envolve a colaboração contínua das equipes.

Isso pode incluir o uso de tecnologias de videoconferência, plataformas de colaboração online ou até a criação de espaços virtuais que facilitam a interação entre as equipes.

Nesse sentido, a empresa deve oferecer as ferramentas e as tecnologias necessárias para que essa colaboração aconteça.

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Evitar a “obrigação” de comparecer presencialmente

Mesmo que a empresa tenha o poder de obrigar os funcionários a comparecer no escritório, essa nunca é a melhor política.

Em geral, obrigar os funcionários a trabalhar presencialmente costuma ser contraproducente. Em vez disso, a ênfase deve ser colocada na criação de um ambiente positivo. Ou seja, que faça com que os colaboradores queiram ir até a empresa.

Isso pode envolver a oferta de benefícios, a realização de eventos sociais e networking, e de treinamentos presenciais, na criação de um ambiente de trabalho colaborativo, entre outras ações.

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Investir em tecnologia e softwares de gestão

Por fim, é preciso garantir que a empresa tenha acesso a ferramentas e tecnologias que facilitem o trabalho híbrido. Essa é uma boa forma de melhorar a gestão do trabalho e torná-la mais eficiente.

Com isso, o setor de RH consegue promover a conectividade digital dos colaboradores, permitindo que a colaboração ocorra sem problemas, independentemente da localização física de cada pessoa.

Uma dessas ferramentas é o software da Factorial. Ele oferece mais de 30 recursos que ajudam a otimizar a sua gestão de RH. Além de economizar tempo e melhorar a eficiência de suas operações!

Para ajudar você a não esquecer nenhuma etapa ao adotar e guiar seus colaboradores para o trabalho remoto, preparamos um checklist personalizado.

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✅ Conte com a Factorial para otimizar a gestão do seu espaço de trabalho

Como vimos, existem muitas formas de otimizar a gestão dos espaços de trabalho, seja ele remoto, híbrido ou presencial. Uma dessas soluções é o uso de softwares e tecnologias especializadas, como é o caso da plataforma da Factorial.

Com a função de Salas de Reuniões da Factorial, você pode organizar e gerenciar reuniões, sejam elas presenciais ou virtuais.

Essa ferramenta também permite agendar salas, controlar a disponibilidade e facilitar a colaboração entre os membros da equipe, independentemente da localização.

Nosso software ainda conta com funções integradas de comunicação interna, gestão de documentos e gestão de tempo que podem ser testadas por 14 dias sem custos.

Confira alguns dos recursos disponíveis na plataforma:

• Portal do colaborador para gestores e colaboradores;
• Criação de eventos da empresa;
• Comunicados e notícias internos;
• Envio e assinatura de documentos online;
• Comunidades e grupos;
• Feedback e avaliação de desempenho;
• E muito mais.

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