Neste artigo, explicaremos o que é o custo de um funcionário e como esse valor é calculado. Falaremos ainda, detalhadamente, de cada elemento que compõe esse tipo de cálculo que todo profissional do RH precisa saber.

Sem dúvidas, uma das principais despesas fixas de uma empresa é o gasto com os funcionários. Portanto, é muito importante saber exatamente o custo de um funcionário dentro da empresa.

A seguir, veja como fazer o cálculo do custo de um colaborador dentro da sua empresa! Além disso, entenda a importância de realizar esses cálculos, quais são os principais gastos, como otimizar esses custos, entre outras dicas valiosas.

Boa leitura!

Índice

O que é custo de um funcionário?
Principais custos de um funcionário para a empresa
[⬇️ Modelo para download] Calculadora de custo de um funcionário
Por que é importante saber o custo de um funcionário?
Como otimizar os custos com funcionários?
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O que é custo de um funcionário?

O custo de um funcionário nada mais é do que o valor que esse colaborador gera mensalmente e anualmente para uma empresa, ou seja, a quantidade que um empregador gasta (salário e outros gastos) para manter a contratação de um trabalhador.

Sendo assim, esse é um tipo de custo fixo, o qual o empregador terá de arcar com o pagamento até a saída do funcionário, seja por demissão voluntária ou involuntária.

Esse gasto varia conforme o cargo do empregado e as condições do modelo de contratação. No entanto, no final das contas, o custo de um funcionário para a empresa é um valor que a organização deve assegurar desde o princípio que consegue realizar os pagamentos ao profissional.

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Principais custos de um funcionário para a empresa

Muitos empregadores consideram o salário como a única variável do custo de um funcionário para empresa. É certo que o salário dos trabalhadores pode ser uma das maiores despesas, mas o custo de um funcionário engloba outros elementos que devem ser considerados.

Confira alguns exemplos de custos de um funcionário:

Salário;
FGTS;
13º salário;
Transporte;
Férias;
Benefícios corporativos;
Plano de saúde;
Seguro de vida;
Gastos com possíveis faltas ou afastamentos;
Gastos com horas extras;
Contribuição previdenciária;
Gastos anuais com reajustes salariais obrigatórios, conforme o sindicato.
INSS Patronal;
Risco Ambiental de Trabalho (RAT);
Alíquota de Terceiros.

Lembrando que nem todas as empresas precisam arcar com todos esses custos ou a maioria deles, já que variam de acordo com o cargo, contrato e modelo de trabalho.

Como calcular o custo de um funcionário?

Afinal, como calcular o custo de funcionário de maneira detalhada? Primeiramente, é necessário considerar que o valor gasto com os trabalhadores varia de acordo com os tipos de regimes tributários optantes pela empresa. Entenda melhor abaixo ou faça o download da calculadora automática de custo de um funcionário.

Custo do funcionário para empresas optantes pelo Simples Nacional

O Simples Nacional é um regime tributário que possui alíquotas diferenciadas e direcionadas para empresas que faturam até R$ 4,8 milhões por ano, segundo a Lei Complementar nº 155.

Esse tipo de regime tributário permite o recolhimento de tributos estaduais, municipais e federais em uma única guia.

Além disso, empresas que optam pelo Simples Nacional não pagam encargos referentes ao INSS patronal, salário-educação, seguro acidente do trabalho (SAT) e contribuições ao SENAI, SESI, SEBRAE ou Incra.

Sendo assim, os gastos mensais das empresas optantes pelos tributos do Simples Nacional relacionados com os funcionários, são:

Férias: 11,11%;
13º salário: 8,33%;
FGTS: 8%;
FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%;
Previdenciário sobre 13º/Férias/DSR: 7,93%.

Exemplo de custo de um funcionário de empresas optantes do Simples Nacional

Utilizando o exemplo de uma empresa optante do Simples Nacional que paga um salário mínimo (R$ 1.212 – valor base 2022) para um funcionário, os valores mensais serão:

Férias = R$ 101,00;
13° salário = R$ 101,00;
8% de FGTS por mês = R$ 96,96;
1/3 sobre férias = R$ R$ 33,67;
Férias e FGTS = R$ 18,85;
Total = R$ 351,48

Sendo assim, o custo de um funcionário que ganha um salário mínimo para a empresa é R$1.212 + R$ 351,48 = R$ 1.563,48 (mensal), sem considerar vale-transporte, desconto do vale-transporte, plano de saúde e outros benefícios.

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Custo de um funcionário para empresas do Lucro Presumido

Empresas que optam pelo regime tributário do Lucro Presumido podem fazer a apuração simplificada do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

Para aderir ao Lucro Presumido, as instituições precisam ter um faturamento abaixo de R$ 78 milhões anual, desde que não sejam bancos e empresas públicas.

Além disso, as alíquotas de imposto variam de acordo com o tipo de atividade que a organização exerce, em torno de 1,6% até 32% sobre o faturamento.

Portanto, entenda quais são os custos mensais das empresas optantes pelo Lucro Presumido em relação aos gastos com funcionários. São eles:

Férias: 11,11%;
FGTS: 8%;
1/3 de férias;
INSS: 20%;
RAT (de 2%) x FAP (2%) = 4%;
Alíquotas de impostos de terceiros (Incra, SENAI, SESI e SEBRAE): 3,3%.

Exemplo de empresas optantes do Lucro Presumido

Utilizando um exemplo semelhante, uma empresa que possui o regime tributário como Lucro Presumido e paga um salário mínimo (R$ 1.212 – valor base 2022) para um colaborador, possui os seguintes gastos:

11,11% de férias = R$ 101,00 mensal;
8% de FGTS = R$ 96,96;
1/3 de férias = R$ 33,67 mensal;
20% de INSS = R$ 242,40;
RAT (de 2%) x FAP (2%): R$ 1.212,00 x 0.04 = R$ 48,48 mensal;
3,3% da alíquotas de impostos de terceiros (Incra, SENAI, SESI e SEBRAE) = R$ 60,60
Total: R$ 583,11

Sendo assim, o custo mensal de um funcionário que ganha um salário mínimo para a empresa optante pelo regime tributário do Lucro Presumido é de R$1.212 + R$ 583,11 = R$ 1.795,11, sem considerar outros possíveis gastos como transporte, desconto do vale-transporte, plano de saúde e outros benefícios.

Vale lembrar que ainda existem outros possíveis encargos: previdenciário sobre 13º/Férias/DSR (7,93%), Seguro Acidente de Trabalho (3%) e salário educação (2,5%).

Portanto, utilizamos apenas um exemplo simples, então consulte um profissional especializado em cálculos trabalhistas, se sentir dificuldades.

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Outros gastos que podem ser incluídos

Existem ainda outros gastos que podem ser incluídos no cálculo do valor de um funcionário para uma empresa. Veja quais são eles:

Benefícios: em alguns casos, as empresas são obrigadas a pagar benefícios corporativos, conforme o contrato de trabalho ou acordo coletivo. Esses incentivos podem ser relativos aos custos com transporte, alimentação, saúde e outros.
Treinamento e capacitação: oferecer treinamentos e cursos de qualificação profissional também devem ser incluídos nos gastos com os colaboradores.
Outros custos: existem outros gastos adicionais para as instituições, como as despesas dos processos seletivos, seguro de vida do trabalhador, ferramentas personalizadas para o trabalho, auxílio home office, por exemplo.

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⬇️ [Download em Excel] Calculadora de custo de um funcionário

Não sabe como calcular o custo de um funcionário? A seguir, disponibilizamos uma calculadora de custo de um funcionário, rápida e prática de usar. Esse tipo de ferramenta pode ser utilizada por qualquer empresa, basta preencher os campos para chegar a uma estimativa.

Baixar calculadora de custo de um funcionário ⬇️

Veja um passo a passo de como utilizar a planilha de custo de um funcionário. Confira:

Insira o valor do salário e principais benefícios que pretende pagar ao funcionário;
Complete os custos previstos por lei, conforme estipulado no contrato do colaborador;
Informe os gastos com outros custos, como remuneração flexível e auxílios extras;
Delete as linhas que não se aplicam ao caso do colaborador.
Veja o cálculo final na última linha da planilha.
Pronto! Todos os valores relacionados aos gastos com o colaborador irão aparecer para você.

Por que é importante saber o custo de um funcionário?

De fato, saber o custo de um funcionário para a empresa é um fator fundamental para a empresa. Afinal, ao ter noção dos gastos com cada trabalhador é possível entender os resultados da instituição.

Veja outros motivos que mostram a importância de saber os custos com os colaboradores. A seguir:

1. A empresa consegue administrar seus recursos financeiros

Saber os valores dos gastos com os funcionários é um dos principais elementos para ter noção sobre a estrutura dos custos de uma empresa.

Afinal, uma instituição que possui uma porcentagem maior dos custos fixos relacionada aos seus trabalhadores pode não suportar esses custos a longo prazo. Sendo assim, quando há a necessidade de reestruturação, as demissões são, geralmente, as saídas consideradas mais fáceis.

Por isso, calcular o custo de um funcionário é essencial. Isso faz com que a empresa consiga administrar seus recursos financeiros para evitar demissões relacionadas com a falta de dinheiro.

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2. Ajuda a prever gastos

Sem dúvidas, é fundamental que uma empresa saiba quanto gasta com os seus colaboradores. Sendo assim, é necessário saber se esse tipo de gasto é adequado para a estrutura que a empresa possui.

Dessa forma, a instituição saberá antecipadamente se consegue arcar com os gastos relacionados aos trabalhadores. Caso contrário, mesmo que a empresa tenha um bom fluxo de caixa, essa organização poderá ter problemas financeiros graves no futuro.

3. Controle da saúde financeira

Ao escolher não saber ao certo qual é o custo de um funcionário, a organização pode abaixar ou perder totalmente a sua saúde financeira. Isso porque empresas que não sabem exatamente o quanto gastam e para onde estão indo os seus recursos financeiros tendem a ir à falência.

Dessa forma, é muito importante saber os valores dos salários, horas extras, impostos, encargos trabalhistas e outras taxas relacionadas aos colaboradores.

Saber sobre o valor exato do custo de um funcionário e como manter um profissional dentro da empresaé determinante na saúde financeira da companhia.

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4. Prevenção de processos trabalhistas

Saber na ponta do lápis qual é o custo de um trabalhador para a empresa ajuda a evitar processos trabalhistas. Sendo assim, é importante descobrir todos os passivos trabalhistas que a empresa tem de arcar com um colaborador.

O passivo trabalhista se refere a tudo o que um funcionário deve receber legalmente do empregador. Dessa forma, ao realizar o cálculo do custo de um funcionário, a instituição pode se preparar para garantir todos os direitos acertados em contrato e prevenir possíveis processos trabalhistas.

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Como otimizar os custos com funcionários?

Após entender todas as despesas de cada um dos colaboradores da sua empresa, agora é hora de saber como otimizar esses custos.

Dessa forma, o valor investido em mão de obra para realizar os processos da sua empresa precisa valer a pena. Veja, abaixo, algumas dicas para otimizar esses investimentos para a instituição:

1. Capacitação de equipe

Procure manter os trabalhadores treinados e atualizados em relação às melhores técnicas do mercado por meio de cursos, treinamentos e palestras.

Afinal, ao investir nesses profissionais para desempenhar suas funções, é esperado que retornem suas atividades com eficiência e assertividade.

2. Monitoramento de produtividade

As metas individuais e coletivas estão bem definidas? As OKRs estão motivando os colaboradores? Os processos estão estabelecidos? Os equipamentos estão facilitando ou dificultando o trabalho?

Ao se atentar a esses detalhes é possível recuperar a produtividade dos funcionários desmotivados e, consequentemente, melhorar a performance dos colaboradores sem aumentar ainda mais os custos.

custo d eum funcionario para a empresa

3. Plano de Recursos Humanos

Uma ótima forma de otimizar os gastos com os trabalhadores é criar um plano de Recursos Humanos bem estruturado.

Nesse plano, é preciso implementar algumas políticas, como o controle de jornadas, cálculos de horas extras, pagamentos de adicionais noturnos e prevenção de acidentes

4. Tenha orçamentos estipulados

Ao estipular um orçamento para cada departamento ajuda a empresa a ter mais controle sobre sua saúde financeira.

Afinal, ao saber qual o valor estipulado para cada área evita cortar possíveis gastos excessivos que comprometem o planejamento financeiro.

5. Aposte na tecnologia

Ao apostar nas ferramentas tecnológicas para cada setor, os erros diminuem, os funcionários ganham tempo e as tomadas de decisões se tornam mais estratégicas.

Portanto, procure um software para otimizar os custos dos investimentos em funcionários. Na área de RH, por exemplo, os colaboradores podem contar com a Factorial, um software que otimiza os processos, reduz erros e outras despesas desnecessárias.

Resumindo, esse software de RH ajuda no gerenciamento das despesas com o colaborador e da empresa, além disso, oferece também:

controle de ausências e férias;
controle de ponto;
gestão de turnos;
gestão de talentos;
avaliação de desempenho;
Recrutamento e Seleção;
boas-vindas e desligamento;
gestão de treinamentos;
resumo das folhas de pagamento;
e muito mais.

Dessa forma, todos os processos podem ser mantidos em ordem e um único ambiente digital, evitando problemas financeiros no futuro.

Agora que você sabe o custo de um funcionário, busque ferramentas digitais que otimizem esse investimento para a sua empresa. Confira no vídeo como o software da Factorial pode te ajudar a controlar os gastos:

Custo de um funcionário: o que é e como fazer o cálculo [+ Calculadora para Download]