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RH estratégico: 15 dicas e ferramentas para colocar em prática

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Neste artigo, explicamos o que é RH estratégico, quais as vantagens para o negócio e damos dicas práticas de como implementá-lo. Confira também exemplos de ferramentas e modelos que podem ser usados para aplicar o RH estratégico nos principais processos de Recursos Humanos.

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Por muito tempo, o setor de Recursos Humanos era visto como um departamento restrito às questões operacionais e burocráticas da empresa, responsável por atividades como admissão, desligamento e gestão de salários. Porém, sabemos que é intrínseco ao RH atuar com foco no crescimento e desenvolvimento dos colaboradores — e assim contribuir para o crescimento da própria empresa.

Nos últimos anos, o setor de Recursos Humanos passou por muitas mudanças, impulsionadas principalmente pelo surgimento de ferramentas que automatizam processos e tornam as atividades menos mecânicas. Dessa forma, esta área foi se tornando cada vez mais estratégica para as organizações

Dentro desse contexto, o conceito de RH estratégico ganha ainda mais força no mercado, e cada vez mais profissionais buscam entender como ele pode impulsionar os resultados da empresa e quais recursos ajudam neste desafio. Confira mais a seguir!

Índice

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O que é RH estratégico?

Antes de saber como tornar a área de Recursos humanos mais estratégica, é preciso entender exatamente o que é RH estratégico e no que ele difere do RH tradicional. Podemos resumir da seguinte forma:

O RH estratégico é um modelo de gestão de Recursos Humanos no qual os colaboradores são considerados uma parte estratégica da empresa. Esta abordagem traz a missão de otimizar processos e decisões com o uso da tecnologia, a partir de dados e indicadores, para assim auxiliar o crescimento e a rentabilidade do negócio.

O RH estratégico pode influenciar:

  • No aumento da participação no mercado.
  • Na expansão da base de clientes.
  • A inovação de produtos no crescimento das venda.
  • Na agilidade da empresa.

Para conquistar esses resultados, é preciso investir no capital humano da empresa de uma forma mais eficiente. Ou seja, para implementar uma estratégia no RH, não basta operar sempre de forma reativa aos problemas cotidianos. É essencial coordenar antecipadamente ações para o desenvolvimento dos colaboradores.

Vamos além: ser estratégico significa tomar decisões embasadas, planejar antes de agir, evoluir processos antigos para otimização de tempo e sempre buscar por melhores resultados.

Dicas e exemplos para tornar o RH mais estratégico

Para alçar os Recursos Humanos a uma posição de destaque dentro da estratégia corporativa, é necessário otimizar rotinas produtivas, desenvolver métricas para análise e incorporar a tecnologia aos fluxos de trabalho.

A seguir, listamos 5 dicas práticas para tornar o seu RH mais estratégico:

1. Promover a digitalização do departamento pessoal

O departamento pessoal é responsável por garantir que cada ação, desde a contratação até o desligamento de um colaborador, ocorra de forma correta e dentro das leis trabalhistas vigentes.

De modo geral, podemos considerar as atividades do DP mais específicas, práticas e objetivas. Não raro, essas tarefas consomem muito tempo e agregam pouco valor à estratégia geral do departamento de recursos humanos. Isso faz com que a implementação do RH estratégico seja mais difícil.

A boa notícia é que hoje a maior parte dessa carga de trabalho pode ser simplificada através da automatização das principais tarefas. Mas não se engane: A ideia aqui não substituir o trabalho humano, e sim otimizar a realização das atividades do dia a dia. A digitalização do departamento nada mais é do que a transformação digital alterando os processos e métodos de trabalho a partir do uso da tecnologia.

2. Incorporar a análise de dados na tomada de decisão

Os dados podem impulsionar práticas que apoiam tendências emergentes e logo se desenvolvem em oportunidades de negócios viáveis. Também podem revelar quais estratégias estão melhor alinhadas com os objetivos da organização.

Além disso, cada colaborador oferece um conjunto de informações essenciais para a sua gestão como profissional. O histórico antes e dentro da empresa, os resultados obtidos e a sua performance como colaborador, os pontos de melhoria e as atividades desenvolvidas individualmente. Tudo isso são dados que podem ser metrificados e considerados tanto individualmente quanto de forma agregada para a empresa.

Utilizar dados para as decisões importantes na gestão de pessoas é muito mais do que um ganho de competitividade. Hoje, se basear em informações concretas para a tomada de decisão permite alcançar melhores resultados e assim tornar o RH estratégico.

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3. Ampliar a interação do RH com outros setores

O setor de recursos humanos não pode atuar de maneira isolada do restante da empresa. Muito pelo contrário: o ideal é buscar o máximo de interação entre os diferentes setores da organização.

Um exemplo de RH estratégico é aquele em que os profissionais da área sabem analisar junto aos gerentes de outras áreas sobre as competências-chave e as necessidades de cada uma delas.

Por exemplo:

  • Entender com os gerentes comerciais o potencial de vendas de cada representante.
  • dialogar com os gerentes de finanças para encontrar soluções economicamente viáveis para uma nova política de salários e benefícios.
  • Consultar os gerentes de marketing para discutir como melhor promover a marca empregadora.

Podemos dizer que o RH deve atuar como uma espécie de mediador entre as diferentes divisões do negócio, sempre levando em conta como as escolhas consideram o potencial humano do empreendimento.

4. Criar uma política de retenção de talentos

O RH estratégico também tem como uma das principais preocupações elaborar um plano de retenção de talentos. Afinal, entre o recrutamento e o onboarding, a substituição de um funcionário pode custar de 50 a 60% do salário anual do funcionário.

O objetivo é tornar a empresa um local atraente para se trabalhar, diminuindo a probabilidade de desligamento dos funcionários. Alguns dos elementos dessa estratégia são:

  • Um bom ambiente de trabalho.
  • Suporte profissional e pessoal ao funcionário.
  • Planos de carreira bem estruturados.
  • Treinamento dos colaboradores.
  • Oferta de benefícios atrativos.
  • Estratégia de employer branding bem executada.

Além disso, no dia a dia de trabalho, existe a necessidade de estimular ao máximo as competências e habilidades das equipes e o progresso individual de cada colaborador.

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5. Utilizar a tecnologia para a gestão de talentos

Conforme mencionamos ao longo desse texto, o RH estratégico é aquele orientado por dados e que possui seus projetos pautados em informações legítimas. Nesse sentido, a gestão de pessoas deve destravar o potencial dos colaboradores e contribuir para que cada setor seja mais efetivo em suas estratégias. Ao utilizar a tecnologia nesse processo, é possível:

  • Desenvolver ciclos de avaliação de desempenho.
  • Criar e promover uma cultura de feedbacks.
  • Realizar a pesquisa de clima organizacional.
  • Cruzar os dados da pesquisa com o desempenho dos colaboradores.

Com esss informações e entendendo exatamente o que é o RH estratégico, é possível coordenar ações de forma que as decisões em relação à gestão de pessoas sejam mais eficazes.

Ferramentas para tornar o RH mais estratégico

Uma das funções de quem trabalha com RH estratégico é estar sempre atualizado com tendências e recursos que possam otimizar os processos da área. A seguir, destacamos algumas ferramentas e modelos que podem ser usados em diferentes tarefas de RH para melhorar os resultados e tornar cada uma delas mais eficiente.

Gestão de documentos online

Uma das principais preocupações do departamento pessoal envolve a gestão de inúmeros documentos. São eles: contratos, folhas de pagamento, folhas de ponto, licenças médicas, calendários, avaliações… Os profissionais responsáveis por essa atividade devem revisar, arquivar e organizar toda essa informação, disponibilizando-a facilmente caso necessário.

De fato, muitas vezes os profissionais de RH também são responsáveis por receber e entregar documentos, garantindo que eles sejam devidamente assinados. Isso pode ser especialmente complexo em empresas com muitos funcionários ou em empresas em múltiplas localidades.

Por isso, contar com sistemas que ajudam a centralizar e organizar estes documentos pode ser de grande ajuda, definindo parte do plano de RH estratégico. Além disso, outro recurso essencial nas empresas hoje em dia é a assinatura digital, que permite que o funcionário ou fornecedores assinem documentos à distância, com segurança.

👉 Ferramenta: Gestão de documentos online com assinaturas digitais

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Gestão da folha de pagamento online

Um dos processos mensais mais trabalhosos (e mais importantes!) do departamento pessoal é a administração da folha de pagamento. Em empresas menores, o fechamento da folha de pagamento muitas vezes ocupa todo o tempo desta área.

Nessa rotina, deve ser calculado o pagamento dos salários e dos benefícios de toda a equipe. Também é necessário fazer a retenção do Imposto de Renda e os depósitos mensais do FGTS, assim como a entrega dos holerites e contracheques a cada um dos colaboradores.

Por ser um processo bem burocrático, muitas vezes ele fica fora do planejamento do RH estratégico. No entanto, com o sistema e recursos corretos, é possível torná-lo muito mais eficiente e seguro.

👉 Ferramenta: Automatização das folhas de pagamento

Modelos de competências

Na hora de mapear as competências de uma funçao ou avaliar as competências dos colaboradores de uma equipe, alguns modelos podem ajudar.  Estas metodologias são fundamentais para o RH estratégico e para diversas etapas da jornada do colaborador: Recrutamento e seleção, T&D, plano de carreira e avaliações de desempenho, etc.

A seguir, destacamos dois modelos que podem ser usados para mapear competências

👉 Ferramentas:

  • Utilize a Matriz de competências para mapear as competências-chave de uma função ou cargo e assim entender quais habilidades os colaboradores devem ter.
matriz de competencias
  • Utilize a Matriz 9 Box para avaliar e comparar o desempenho dos colaboradores da mesma equipe em diferentes competências.
matriz nine box excel

Controle de ponto online

Controlar os horários e a frequência dos funcionários é mais uma atividade cotidiana dos profissionais do departamento pessoal. Isso pode ser feito por meio dos dados do relógio de ponto, pontos digitais ou mesmo as planilhas com as horas de entrada e saída de cada colaborador, dependendo do método usado pela empresa.

Revisar soluções manuais como as planilhas preenchidas pelos funcionários ou processar dados extraídos a partir de sistemas externos à empresa pode representar uma imensa carga de trabalho. Já as soluções digitais permitem comparar facilmente as horas trabalhadas em relação às horas previstas.

👉 Ferramenta: Controle de ponto digital e registro de frequências online

Gestão do banco de horas online

Além de conferir se os funcionários estão cumprindo o tempo de trabalho previamente acordado em contrato, esse monitoramento automático também é útil para calcular as horas extras ou mesmo faltantes do trabalhador.

Com essas informações, é possível programar as devidas compensações financeiras ou, se for o caso, acréscimos e deduções no banco de horas.

👉 Ferramenta: Sistema de gestão do banco de horas online

SCRUM e sprints

O scrum é uma estrutura utilizada dentro da metodologia ágil. O objetivo é otimizar a execução das atividades e organizar a divisão de tarefas dentro das equipes. Envolve a realização de um projeto específico dentro de um prazo estipulado, geralmente de 30 dias. Esse formato ajuda a fragmentar um objetivo maior em pequenas tarefas acionáveis.

👉 Ferramenta: Guia prático sobre a matodologia SCRUM

Gestão de férias

O planejamento das férias dos funcionários também deve fazer parte das funções do RH estretégico. Isso porque requer um bom trabalho de logística. Isso porque as datas devem atender tanto às necessidades da empresa quanto às do colaborador.

Além disso, é fundamental ficar de olho nos vencimentos das férias de cada funcionário. Segundo a legislação, elas devem ser concedidas nos 12 meses subsequentes ao ano trabalhado, porém antes que vença o segundo período aquisitivo.

Soluções digitais não apenas permitem que os próprios colaboradores solicitem suas folgas, ausências e férias. Ajudam também a reunir toda a informação dos colaboradores e suas equipes em calendários visuais e intuitivos.

👉 Ferramenta: Gestão de pedidos de folga, ausências e férias online

Avaliação de desempenho

Pense nos profissionais com a melhor performance da sua empresa. Você de fato os conhece? Sabe dizer por ou como se destacam, em relação aos seus companheiros? Esse entendimento pode ser feito a partir de avaliações de desempenho e cruzamento de dados.

Um sistema de gestão de desempenho possibilita identificar os profissionais que mais se destacam e por que eles são bem sucedidos. Dessa forma, é fácil replicar a estrutura para outros colaboradores e departamentos da empresa.

A partir dessa estratégia, diferentes caminhos podem ser tomados dentro do RH estratégico: aplicar pesquisas de clima organizacional para melhorar o engajamento dos profissionais, criar planos de desenvolvimento individual para nortear o progresso de cada colaborador ou mesmo realizar mudanças nos programas de treinamento e desenvolvimento da empresa.

👉 Ferramenta: Avaliação de desempenho online

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Recrutamento e seleção e RH estratégico

Para encontrar e contratar os melhores talentos para a sua empresa, eficiência no processo de recrutamento e seleção é fundamental. E é aí que o RH estratégico entra. Não apenas ajudando a encontrar os profissionais mais qualificados, mas também monitorando a experiência do candidato ao longo de todo o processo.

Afinal, a marca empregadora está sempre em jogo. Ter uma página de carreiras atrativa, com um portal de empregos informativo e de fácil usabilidade, é a melhor forma de comunicar ao mundo as oportunidades na sua empresa.

Além disso, fluxos de comunicação e a automatização do envio de mensagens permitem gerir as expectativas dos candidatos e comunicar com clareza cada etapa do recrutamento.

Centralizar as informações e administrar o processo de vários candidatos em um único lugar também torna o processo muito mais fluido, tanto para a empresa quanto para o candidato.

👉 Ferramenta: Sistema ATS para Recrutamento e Seleção

Objetivos e monitoramento OKR

A metodologia OKR (do inglês Objetive Key Results) consiste em um conjunto de técnicas de planejamento e organização. Dessa forma, é uma metodologia que pode ajudar bastante a tornar o RH estratégico.

Usar um sistema para conectar os objetivos da empresa ao dos colaboradores possibilita organizar melhor o trabalho de todas as equipes. Além disso, permite acompanhar o status e os resultados de cada meta. Com sistemas inteligentes é possível escolher e atribuir objetivos a um ou mais funcionários para que todos saibam quais são suas responsabilidades e metas, de acordo com as suas competências. Personalizar os objetivos e redefinir metas e datas concede flexibilidade conforme a evolução dos projetos.

👉 Ferramenta: Gestão de OKRs online

Indicadores de desempenho do RH estratégico

Existem alguns indicadores do RH que devem ser monitorados continuamente. Alguns deles são extremamente importantes em um plano de RH estratégico. Entre eles, destacamos:

  • absenteísmo;
  • taxa de turnover;
  • clima organizacional;
  • tempo médio na empresa;
  • competitividade salarial;
  • retorno sobre investimento em treinamento;
  • custo per capita de benefícios;
  • produtividade;
  • reclamações trabalhistas;
  • entre outros.

Essas são algumas das informações que possibilitam que o time possa ser mais eficiente e contar com decisões mais eficazes. Tudo isso torna o RH mais estratégico de acordo com os dados analisados.

RH estratégico: Software e recursos

Atividades burocráticas como admissões, gestão de horários e turnos, envio das folhas de pagamento, entre outras, podem ser otimizadas e centralizadas por softwares online. Assim, a empresa reduz o tempo gasto com tarefas administrativas e investe as horas dos seus profissionais de RH no planejamento e na execução de tarefas estratégicas.

Esses sistemas também garantem a segurança das informações e evita erros humanos como esquecimento ou erros de digitação. Um exemplo é o software de RH da Factorial, que centraliza todos os processos da área em um único sistema e que possui recursos que podem ser testados na prática antes da adesão.

Algumas das possibilidades de um software de RH como o da Factorial são:

  • Gestão de férias, ausências e licenças médicas de todos os funcionários
  • Relatórios com dados dos colaboradores e da empresa
  • Calendário com informações de cada equipe
  • Gestão de treinamentos online e presenciais
  • Eventos e comunicados da empresa
  • Avaliações de desempenho personalizadas
  • Envio e assinatura de documentos online
  • Sistema ATS de recrutamento e seleção na própria plataforma

Torne o RH da sua empresa mais estratégico: registre-se grátis e experimente o software de RH da Factorial por 14 dias

 

 

Texto escrito por Constance Laux

Este artigo também está disponível em: Portugal

Bruna Carnevale é Content Manager da Factorial para os mercados do Brasil e Portugal. Com uma formação diversa em comunicação e línguas, se diz cada vez mais apaixonada pela área de RH e acredita que o acesso à informação de qualidade pode ajudar tornar a gestão de pessoas cada vez mais humanizada e eficiente.

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