Gestão administrativa de RH: ferramentas essenciais para o dia a dia

Uma parte importante e vital da gestão de Recursos Humanos é a gestão administrativa de RH, ou seja, a administração dos processos internos da empresa.

Isso pode incluir desde a gestão de documentos e assinatura digital, até fatores como comunicação interna, controle de relatórios e indicadores de RH, portal do colaborador, entre outros.

É aí que entra a importância de contar com um software de gestão especializado, capaz de abranger diversas funções administrativas, como é o caso da Factorial.

A seguir, veja como o software da Factorial pode auxiliar sua empresa na gestão administrativa de RH, e quais os benefícios de cada funcionalidade que essa ferramenta oferece.

Boa leitura!

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O que é a gestão administrativa de RH?

A gestão administrativa de RH é um conjunto de práticas e atividades destinadas a otimizar a relação entre a empresa e seus colaboradores.

Em outras palavras: essa gestão envolve qualquer atividade administrativa do RH, como gestão de documentos, organização da folha de pagamento, gestão de assinaturas, portal do colaborador, comunicados internos, geração de relatórios, criação de organogramas, entre outros.

Nesse sentido, a implementação de soluções de tecnologia, como softwares de gestão de RH, tem se tornado uma tendência para otimizar processos e promover uma abordagem mais estratégica.

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Administrar um setor de RH não é fácil. Além do elemento humano, ou seja, a gestão de pessoas e talentos, o profissional desta área ainda precisa tomar conta de uma série de tarefas burocráticas e administrativas.

Já falamos de algumas delas até aqui, como a gestão de documentos e a organização da folha de pagamento, por exemplo.

Felizmente, a Factorial é um software completo, com mais de 30 funcionalidades pensadas para facilitar todo esse trabalho.

Dentro de nossa plataforma, um dos pacotes disponíveis é a Base Factorial. Gostamos de pensar nele como o “coração” do nosso software. Ou seja: um pacote base que compreende as funções mais essenciais para o dia a dia da gestão de RH.

A seguir, confira cada uma dessas funções, explicando todos os benefícios que o software da Factorial oferece para a sua gestão gestão de pessoas.

1. Gestão de Documentos

Uma das principais funções do RH e DP é a gestão de documentos e contratos da empresa com seus funcionários.

A boa notícia é que tudo isso pode ser feito direto pelo software da Factorial. Com a nossa ferramenta, é possível organizar, gerenciar e guardar todo e qualquer documento de forma simples e segur, desde holerites e contratos de trabalho até licenças diversas.

Veja a seguir as principais funcionalidades da Gestão de Documentos dentro da Factorial.

Documentos da empresa e dos colaboradores

Ao utilizar o software da Factorial, é possível organizar documentos como folhas de pagamento, contratos, licenças e dados pessoais de forma segura, compartilhando com seus colaboradores apenas o necessário:

• Importe documentos, públicos ou privados, deixando-os centralizados numa única plataforma;
• Crie pastas personalizadas para cada tipo de documento;
• Notifique colaboradores cada vez que inserir um novo documento;
• Carregue documentos em massa de forma simples;
• E muito mais.

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Revisão de documentos

Revisar e aprovar documentos de forma prática e rápida é uma necessidade do setor de RH. Com o uso da Factorial, é possível indicar responsáveis pela revisão de contratos, holerites, etc., bem como visualizar os próximos passos depois de aprovar um documento.

Você também poderá inserir informações adicionais sempre que necessário, criar campos e relatórios personalizados, autorizar colaboradores a anexar novas informações e muito mais.

Acesso e gestão de documentos pelo app da Factorial

Você sabia que a Factorial também possui um aplicativo? Por lá, você consegue gerenciar arquivos de qualquer lugar e a qualquer hora.

Acesse todas as suas pastas e documentos pelo seu dispositivo móvel. Baixe, edite, compartilhe ou exclua os arquivos que quiser e quando quiser, e ainde visualize imagens e leia documentos em formato PDF.

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2. Assinatura digital

Outra função muito importante do software Factorial é a assinatura digital. Através dela, o setor de RH pode coletar assinaturas de um ou mais funcionários para qualquer documento de forma fácil, segura e 100% digital.

Veja a seguir os benefícios da função Assinatura Digital dentro da plataforma.

Folhas de ponto assinadas digitalmente

Com essa função, é possível solictar a assinatura dos funcionários na folha de ponto e ainda confirmar os horários de trabalho de cada um.

Com isso, sua empresa reduz o absenteísmo e os atrasos na equipe, além de cumprir com as normas de controle de horário e frequência, estando de acordo com a reforma trabalhista

Segurança e compliance

Outro benefício da assinatura digital do software da Factorial é cumprir os requisitos mais estritos de segurança.

Isso porque cada assinatura é realizada de acordo com os requisitos de segurança eIDAS, sendo um sistema eletrônico prática, rápido e 100% seguro.

Na Factorial, você também garante a máxima segurança dos dados sensíveis. Dentro da plataforma, protegemos todas as informações e documentos – tanto da empresa como de colaboradores – por meio de um sistema avançado de encriptação, com acesso individualizado para cada usuário.

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3. Gestão de Custos e Folha de Pagamento

Ao fazer uso de um software de gestão, você realiza uma gestão da folha de pagamento muito mais eficiente, de forma totalmente online e integrada em uma única plataforma.

Com a Factorial, você leva apenas 1 minuto para visualizar todas as etapas para o fechamento da folha de pagamento. Na prática, isso gera uma economia de 30 horas que você deixa de perder em apenas um mês, ao trocar as planilhas pelo sistema de folha de pagamento da Factorial.

Veja os benefícios: 

• Personalize os contratos da sua equipe de acordo com a necessidade e organize o histórico de mudanças;
• Programe os benefícios na folha, como vale-alimentação e vale-transporte;
• Envolva os gerentes, diretores e quem mais precisar para revisar e aprovar variáveis;
• Compense as horas extras direto na folha;
• Gere os arquivos necessários e pague seus colaboradores;
• Digitalize cada processo de forma rápida e fácil, economizando tempo e eliminando erros
• Compartilhe os dados com gerentes, diretores, setor administrativo, financeiro e com quem mais precisar;
• Ganhe tempo e segurança tendo toda a informação centralizada em um só lugar;
• Identifique, corrija e elimine os erros dos holerites;
• E muito mais.

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4. Canal de Denúncias

Uma das ferramentas que o software da Factorial oferece é o Canal de Denúncias, o recurso ideal para prevenir condutas ilegais, como corrupção, assédio moral e fraudes em todos os níveis da sua empresa.

Essa funcionalidade também faz parte da Base Factorial, visando cumprir a obrigatoriedade das empresas em estabelecer a segurança e uma cultura organizacional adequada, instituída pela Lei n.° 14.457/22.

Nesse sentido, um canal de denúncias contribui para prevenir e evitar situações desagradáveis no ambiente de trabalho, além de possibilitar a atividade de whistleblower, termo que significa “denunciante” e utilizado para nomear uma prática de denúncia de ações ilegais das empresas.

Na prática, essa função auxilia na transparência, no monitoramento e na prestação de contas relacionadas às denúncias recebidas.

Confira o que você pode fazer com o sistema da Factorial:

• Personalizar o formulário de reclamação;
• Criar códigos e senhas para garantir a segurança das reclamações/denúncias;
• Escolher quem terá acesso e será responsável por processar as reclamações;
• Acompanhar as reclamações em tempo real;
• Receber uploads e anexos de denúncias;
• Garantir a privacidade e segurança das informações com a criptografia nas mensagens;
• E muito mais!

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5. Portal do Colaborador

O Portal do Colaborador é uma parte importante da gestão administrativa de RH. Trata-se de um espaço personalizado para cada funcionário, onde eles podem gerenciar todas as suas informações pessoais, documentos, ausências, férias e outros recursos.

Veja a seguir algumas de suas principais funções!

Gestão de turnos no portal do colaborador

Mantenha os colaboradores sempre informados sobre os horários de entrada e saída, além de acompanhar as alterações nas suas tarefas. Além disso:

• Notifique os funcionários sempre que alterar escalas e turnos;
• Simplifique o fluxo de informação com as equipes;
• Faça a gestão da jornada sem erros e evite duplicidade ou lacunas de horário.

Mais foco na cultura da empresa

Com o uso do software da Factorial, é possível criar ou permitir que os funcionários formem suas próprias comunidades. Sempre de acordo com os seus interesses e hobbies.

Isso não apenas incentiva o envolvimento e o sentimento de pertencimento na empresa. Também ajuda no desenvolvimento de atividades de team building e similares.

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6. Relatórios e indicadores de RH

Que tal administrar relatórios personalizados a partir dos dados da sua empresa e tomar melhores decisões sobre o seu pessoal e o seu negócio?

A função de relatórios e indicadores de RH é uma das principais aliadas para a gestão administrativa de RH, permitindo criar relatórios personalizados sempre que quiser, além de contar com diferentes estilos de visualização.

Você tambem terá acesso ao Painel de Relatórios, um espaço único e personalizado em que você poderá organizar todos os relatórios da sua empresa e acessar os dados que precisa em tempo real e com poucos cliques.

Gestão de ausências de funcionários com relatórios de RH

Um dos usos para esses relatórios personalizados é a gestão de ausências. A partir disso, o setor de RH poderá gerenciar folgas, licenças e ausências em diferentes equipes, assim como:

• Agrupar  dados sobre ausências de colaboradores por unidade, escritório ou equipe;
• Fazer a gestão de ausências passadas e as que estão por vir;
• Obter resumos mensais e anuais sobre as ausências de funcionários da empresa.

💻 Saiba mais: como calcular diferentes tipos de ausências com um software de RH

Relatórios para avaliação de desempenho

Com a Factorial, você também pode acompanhar as análises de performance e os indicadores de desempenho individual de suas equipes. Tudo por meio de relatórios de RH personalizados.

A partir do uso da plataforma, é possível também:

• centralizar questionários e análises de desempenho numa única plataforma;
• acompanhar o desenvolvimento profissional dos colaboradores;
• ganhar uma visão 360° da performance do seu negócio.

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Analisar e medir o desempenho dos colaboradores é um dos desafios dos gestores e do RH, e também uma etapa fundamental para a gestão de talentos e para o sucesso da empresa.

Para ajudar na elaboração do questionário de avaliação de desempenho e na análise dos resultados, criamos um modelo em Excel pronto para uso!

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7. Organograma da empresa

Nossa próxima funcionalidade diz respeito ao organograma da empresa. A partir de hoje, sua gestão administrativa de RH não precisará mais perder tempo construindo e atualizando o organograma da empresa.

Com a Factorial, você tem acesso a um organograma personalizado para o seu negócio, criado automaticamente com os dados da plataforma.

Tudo o que você precisa fazer é importe todos os seus colaboradores, atribuir um gestor responsável e pronto! Em seguida, basta adicionar novos colaboradores sempre que preciso e seu organograma será atualizado.

Dessa forma, você ganha uma ampla visão das posições de colaboradores, gestores e dos times a que pertencem na empresa.

Também é possível criar o seu próprio sistema de hierarquias:

• Organize um sistema de hierarquia e permita a criação automática do organograma da  empresa;
• Adicione gestores com um ou mais colaboradores que reportam a eles;
• Organize os cargos de direção para os quais os gestores reportam.

👉 Quer saber mais? Confira tudo sobre a funcionalidade Organograma Empresarial dentro da Factorial

8. Comunicação Interna

Melhorar a comunicação interna da empresa e contar com o maior comprometimento de seus colaboradores é o sonho de todo setor de RH.

A boa notícia é que, com um bom plano de comunicação corporativa, é possível sim aumentar a transparência e ainda obter maior engajamento de suas equipes.

Para isso, conte com as facilidades da função de Comunicação Interna, disponível no plano Base Factorial. Veja a seguir todas as possibilidades.

Eventos e comunicados

• Crie publicações e mantenha suas equipes informadas sobre as últimas notícias e eventos mais importantes;
• Escolha o destinatário e crie publicações individuais, para toda a empresa ou para grupos específicos;
• Adicione mais informações como data, hora, título, descrição e imagem;
• Organize grupos de conversas e permita que seus funcionários acrescentem comentários e/ou emojis.

Cria grupos para assuntos em comum

Que tal manter todos os seus funcionários atualizados com o que está acontecendo na empresa? Com o uso do software da Factorial para a sua gestão administrativa de RH, é possível:

• compartilhar os eventos mais importantes a partir da plataforma;
• incluir informações sobre as equipes: aniversários, folhas de pagamento, turnos, escalas e férias, etc;
• enviar lembretes de tarefas pendentes diretamente ao email de cada um;
• criar espaço para grupos temáticos;
• e muito mais

➡️ Leia também: Como um software personalizado de RH pode ajudar na sua gestão de pessoas?

Comunicação interna integrada com o Slack

A integração da Factorial com o Slack é um bom exemplo de como melhorar a comunicação interna entre as suas equipes. Com essa funcionalidade, você pode:

• Enviar notificações diárias sobre a empresa;
• Permitir que o colaborador registre o ponto no próprio Slack;
• Facilitar o trabalho remoto e a integração das equipes.

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9. Automação do Fluxo de Trabalho

A partir desta funcionalidade para a sua gestão administrativa de RH, é possível executar ações automáticas sem esforço e com apenas um clique.

Dessa forma, você elimina a necessidade de gerenciar tarefas que não requerem intervenção humana, e ainda pode costumizar seus próprios Workflows de RH.

Os workflows permitem a automatização de processos manuais, de maneira rápida e fácil. Veja alguns dos benefícios:

• Administre ações automáticas para compartilhar documentos;
• Crie integrações personalizadas;
• Customize e filtre os fluxos por unidade, escritório, equipe ou posição;
• Execute ações em cadeia usando os dados específicos de cada funcionário;
• Deixe de gerenciar tarefas que não requerem intervenção humana;
• Tenha ações automáticas sem esforço e com apenas um clique.

Crie de fluxos de trabalho de maneira rápida e fácil

Criar um workflow de RH na Factorial é tão fácil quanto preencher um formulário. A configuração passo a passo facilita a inserção de tarefas automatizadas, sem a necessidade de conhecimento técnico. Veja o passo a passo:

• Use eventos para iniciar ações, como “Novo documento adicionado” ou “Novo funcionário adicionado”;
• Aplique filtros para que as suas ações sejam executadas apenas quando os requisitos forem atendidos
• Adicione ações diferentes para cada caso.

Respostas automáticas e feedback do recrutamento digital

Com a automação de tarefas, você também pode responder a todos com muito mais eficiência. Assim, você também melhora a experiência dos candidatos e sua imagem como marca empregadora.

O setor de RH pode decidir, por exemplo, criar uma sequência automatizada de e-mails de resposta aos candidatos inscritos, além de construir planilhas de e-mail com múltiplas variáveis a sua escolha.

🎥 Veja como fazer a automação de fluxos de trabalho com a Factorial!

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10. Perfil de Usuário e Permissões de Acesso

Nossa próxima função para a administração de Recursos Humanos é simples, mas muito importante. Estamos falando da funcionalidade Perfil de Usuário e Permissões de Acesso.

Com ela, você poderá escolher funções e permissões de acordo com o perfil de usuário criado. Além de criar e adaptar permissões de acesso apenas ao que for necessário. Veja os benefícios!

Controle de acesso de usuário

• Defina as permissões de acesso ao software de RH Factorial e mantenha o controle do que cada funcionário pode visualizar e editar;
• Defina os perfis de acesso e adapte a estrutura da sua empresa;
• Ajuste as responsabilidades dos funcionários da maneira que preferir.

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Permissões de acesso personalizadas para grupos

Customize permissões de acesso para grupos e também as funções predefinidas pela sua empresa na plataforma Factorial.

Se preferir, você pode criar todos os grupos personalizados que precisar, além de atribuir acessos diferentes a funcionários para cada grupo.

Com os grupos personalizados, é possível adaptar as funções predefinidas dos usuários às necessidades específicas da sua empresa. Você também pode adicionar mais de uma permissão quando necessário.

💡 Resolva todo o tipo de necessidade e detalhes, sem adicionar complexidade ao sistema e ao uso: tenha acesso a um sistema de permissão de usuários acessível e de fácil utilização.

Bônus: Aplicativo Factorial para RH

Por fim, outra vantagem de ser um cliente Factorial é contar com o aplicativo da nossa empresa para facilitar sua gestão administrativa de RH.

Com o uso de um app de RH que se ajusta ao seu dia a dia, você pode acessar as funcionalidades mais importantes do software e ter tudo resolvido tudo na palmão da sua mão!

Com o aplicativo Factorial, gestores e colaboradores aproveitam as mesmas ferramentas e funcionalidades disponíveis no software, incluindo:

• Gerenciar equipes com eficiência e de qualquer lugar;
• Acompanhar as ausências a qualquer momento;
• Permitir que os colaboradores marquem o ponto, solicitem férias e acessem os comunicados da empresa.

Além disso, nosso aplicativo de Recursos Humanos tem sincronização automática com o Portal do Colaborador, o que permite:

• Usar o Botão Clock-in e Clock-out e fazer a edição manual de horários;
• Acessar o sistema de geolocalização com o local do registro de ponto;
• Verificar o QR Code para registro no local de trabalho.

Faça a gestão de férias e ausências pelo APP

Solicitar e gerenciar pedidos de férias e ausências nunca foi tão fácil. Com a Factorial, qualquer tipo de solicitação pode ser feita pelo app, e os gestores recebem em poucos segundos.

🕖 Deixe de lado os diversos e-mails e economize muito mais tempo:

• Tenha acesso a informações atualizadas, com sincronização automática e imediata do calendário de equipe entre o app de RH e a versão para desktop;
• Permita que seus colaboradores visualizem os dias de folga disponíveis e façam o planejamento das férias;
• Veja de maneira rápida as ausências atuais e futuras e organize melhor as aprovações por equipe.
• Permita que os seus funcionários gerenciem suas férias e ausências com mais facilidade;
• Visualize as ausências, férias e folgas dos seus colegas de trabalho;
• E muito mais.

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✅ Conte com a Factorial para otimizar sua gestão administrativa de RH

Como vimos, a gestão administrativa de RH desempenha um papel fundamental dentro das empresas.

Nesse sentido, a implementação de um software completo de gestão de RH não é apenas uma escolha inteligente, mas uma necessidade.

Além de todas as funcionalidades mencionadas acima, o sistema da Factorial oferece mais de 30 recursos que ajudam a otimizar a gestão de RH, economizar tempo e melhorar a eficiência de suas operações.