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Holerite online: entenda como funciona [Download grátis]

Instrumento essencial na gestão de pessoas, o holerite é o documento que indica qual são os proventos e descontos do salário do trabalhador. Para o RH, é a ferramenta de controle dos pagamentos dos funcionários, assim como parte importante das finanças da empresa. Para agilizar esse processo surgiu o holerite online, o que corresponde à versão da folha de pagamento tradicional digitalizada.

Além disso, muitas vezes o holerite online também é apontado nas buscas pela internet como o documento de pagamentos dos servidores públicos. Há alguns anos, os colaboradores públicos já tem essa possibilidade e é uma facilidade para o governo oferecer esse tipo de serviço. Afinal, sabemos que são muitos os servidores que buscam seus contracheques online por estado e municípios.

Mas, se você busca é um modelo de holerite online, também encontra aqui! Faça o download da folha de pagamento online para adaptar aos seus funcionários e entenda como funciona esse comprovante obrigatório.

Índice

O que diz a CLT sobre o holerite?

O holerite recebe diferentes nomes pelo Brasil. São sinônimos de holerite o contracheque e a folha de pagamento. Ele é um documento obrigatório determinado pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) por meio do artigo 463 que diz o seguinte:

Art. 463 – A prestação, em espécie, do salário será paga em moeda corrente do País.
Parágrafo único – O pagamento do salário realizado com inobservância deste artigo considera-se como não feito.
Na época, era comum que os colaboradores recebessem seus salários em espécie, por isso a indicação é feito assim na lei. Mas hoje, sabemos que o pagamento pode ser feito por meio de cheque, transferência bancária ou depósito em conta bancária.

Isso significa que a cada pagamento que é feito ao trabalhador, a empresa é obrigada a gerar um contracheque. Assim, é uma forma também dos trabalhadores acompanharem seus pagamentos.

A legislação também determina que o salário deve ser acompanhado de um recibo com os dados da empresa, do colaborador e assinado pelas duas partes. Mas, se o pagamento é feito via depósito bancário, por exemplo, não é necessário a assinatura. Entretanto, a empresa continua sendo obrigada a fornecer o holerite.

Fazer download grátis de modelo de holerite

Para a equipe de Recursos Humanos que precisa fornecer um holerite para seus funcionários e precisa de um modelo fácil de editar, deixamos desde já o link para baixar.


modelo-holerite-excel

Para que é usado o holerite?

Além de ser o documento que indica como a empresa fez para calcular o salário líquido do funcionário, com o salário base, gratificações, descontos e entre outros, ele também é exigido em situações fora do trabalho. No momento de abertura de uma conta bancária, a instituição financeira pode exigir a apresentação da folha de pagamento. Da mesma forma, o documento também é exigido ao pedir um visto de longa duração para algum país fora do Brasil. Ou seja, existem diversas situações em que o documento é essencial.

E no caso da empresa? Bom, a folha de pagamento além de ser obrigatória, como já dizemos, também é uma forma de gerar confiança com os colaboradores. Pois, com o holerite a empresa e em específico, a área administrativa da gestão de pessoas, indica quais foram os valores base para fazer o cálculo e fornece toda a informação para seus colaboradores.

Ademais, a folha de pagamento de cada funcionário entra nas despesas financeiras da companhia. Dessa forma, o contador pode compreender melhor quais são os gastos da empresa e organizar cada comprovante de pagamento para possíveis checagens dos órgãos responsáveis, como a Receita Federal.

Holerite online: como pegar?

Em geral, essa pergunta é feita pelo próprios trabalhadores da empresa. Mas, cabe ao RH disponibilizar o holerite online. Para isso, a empresa contrata um software de RH ou qualquer outro serviço especializado, capaz de fornecer o documento para os trabalhadores. Em seguida, a empresa indica para seus colaboradores, uma vez que esse processo está montado e funcionando, qual é o site ou programa de Recursos Humanos onde os colaboradores podem baixar, imprimir ou salvar suas folhas de pagamento.

Em muitos casos, o próprio RH pode até fazer um treinamento geral para ensinar o passo a passo desse procedimento. Ou então, gravar esse treinamento online e disponibilizar para todos os funcionários.

Feito tudo isto, as vantagens tanto para empresa quanto para trabalhadores são muitas. Agiliza o processo de entrega de holerite via online, tem controle na nuvem de todos os documentos – o que traz mais segurança -, permite ao colaborador tem acessa ao próprio holerite online quando quiser, traz economia de recursos e moderniza a empresa.

Como fazer holerite online?

Essa é outra dúvida comum. Mas, não se engane, os mesmo dados que constam em um holerite tradicional devem estar presente no holerite online. Porque o holerite online tem o mesmo peso oficial que um modelo tradicional. Sendo assim, é papel do RH saber como fazer o holerite online. Entre as informações que devem ser levados em conta antes de montar o holerite, estão:

  • Tipo do contrato;
  • Situação pessoal do funcionário (casado, com filhos ou não, etc);
  • Convenção coletiva de trabalho;
  •  Se o funcionário está de licença;
  • Horário de trabalho.

Após ter essas informações, o RH deve saber que outros dados devem ser preenchidos e presentes no holerite online. Eles são:

  • Dados da empresa;
  • Dados do trabalhador;
  • Período da liquidação (qual período de trabalho está sendo pago);
  • Salário base;
  • Suplementos salariais;
  • Horas extras;
  • 13º salário;
  • Salário-família;
  • INSS;
  • Imposto de Renda;
  • Vale-transporte;
  • Vale-refeição;
  • Remuneração flexível;
  • FGTS;

Esses são os itens mais comuns presente na folha de pagamento. No entanto, podem surgir outras informações necessárias de acordo com a situação do trabalhador. Por isso, se faz importante que o sistema de RH escolhido pela empresa atenda essa flexibilidade.

Como o RH pode oferecer um holerite online?

Como já apontamos, a melhor alternativa para investir no holerite online é contar com um software de recursos humanos. Em geral, a ferramenta oferece espaços automatizados de preenchimento dos dados da empresa e trabalhador, assim como dados podem ser editados caso seja necessário fazer adições ou subtrações de valores. Mas, por que dizemos que esse é um sistema automatizado? Pois, o sistema envia notificações sobre o envio do holerite online para os funcionários, sem que o RH necessite fazer esse aviso, nem enviar um por um um. O programa já se encarrega de enviar na data determinada os contracheques.

Essa e outras funções o software da Factorial oferece para os profissionais de RH! Todos os dados de pagamento são mantidos em segurança e podem ser acessados pelos funcionários autorizados a qualquer momento. É possível acessar esses dados via computador ou aplicativo. Além disso, é possível estabelecer quando essas folhas de pagamento são enviadas aos respectivos e-mails dos funcionários, automatizar esse processo, e adicionar em cada pasta de funcionários esses contracheques, para visualização tanto do empregado quanto do empregador dessas informações.

Agora que você sabe os principais recursos sobre como funciona folha de pagamento da Factorial, por que não testar a ferramenta por 14 dias grátis? Basta clica na imagem abaixo!

Escrito por: Esther

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