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Modelo de holerite e folha de pagamento em Excel – [Download Grátis]

Se você chegou aqui é porque precisa de um modelo de holerite ou também chamado de contracheque. Pode ser que você chame este documento de folha de pagamento ou de contracheque, mas a nomenclatura não importa nesse caso. Aqui você encontrará um modelo grátis em Excel para administrar este comprovante do salário do seu funcionário, uma das diversas funções do profissional de RH. Além de dicas para criar um modelo de holerite e entregá-lo aos colaboradores da sua empresa.

O que ter em conta antes de criar um modelo de holerite

Ao criar folhas de pagamento ou ter em mãos um modelo de holerite, é necessário levar em consideração diferentes aspectos que influenciarão nos seus cálculos e no valor final a ser percebido pelo colaborador. Aliás, uma das funções mais burocráticas do RH reside nisso, assim como preencher folha de ponto (também temos uma planilha de graça!), acompanhar horas trabalhadas, verificar contratos e muito mais. Falando nisso, vejamos abaixo como isso se aplica na folha de pagamento.

Tipo de contrato

Não é o mesmo quando você trabalha em período integral e part time. Um trabalho por tempo indeterminado também não é o mesmo que um temporário. De acordo com cada caso, o salário varia e, consequentemente, as porcentagens retidas no imposto de renda e no INSS.

O sindicato/acordo coletivo

O acordo coletivo afetará os suplementos salariais que o colaborador recebe, bem como o pagamento de horas extras e das percepções não-salariais (como auxílios). Estes acordos são especialmente importantes para algumas categorias já que devem receber suplementos de insalubridade ou de adicional noturno.

Situação pessoal do colaborador

Se o trabalhador tem filhos ou dependentes, o cálculo do IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) e da alíquota do mesmo será diferente. Antes de começar a criar o primeiro modelo de holerite de um colaborador, é necessário ter todas essas informações.

Retribuição flexível

Saber se os pagamentos extras serão compartilhados e em que proporções é importante ao calcular o salário líquido.

Grupo de contribuição e categoria profissional

Estes dados afetam a gestão de turnos, bem como o cálculo das horas extras e o seu valor.

Licença justificada

Se o funcionário estiver de licença, seja licença médica, paternidade ou maternidade, também terá impacto no salário líquido a perceber.

Com esses conceitos em mente e com a ajuda de um programa de gestão de folhas de pagamento é possível enviar holerites para todos os funcionários. Confira o software da Factorial, e além de administrar  os holerites da empresa, você também pode gerenciar todos os seus dados de recursos humanos.

software rh factorial

Como entregar o holerite aos colaboradores

O momento para entregar o modelo de holerite todos os meses é um pouco delicado. Em muitas empresas, o e-mail é usado para enviá-lo. Mas assim, você terá que enviar cada um individualmente, o que pode toma muito tempo do seu dia. Além disso, se você utiliza um programa tradicional para a criação de folhas de pagamento ou gera as mesmas a partir de um modelo de holerite no Excel, precisará criar um documento para cada funcionário.

Este é um processo um pouco lento e tedioso. Mas o mais complicado é enviar o arquivo correspondente ao colaborador correto, principalmente se a sua empresa contar com muitos funcionários. Se você nunca errou ao enviar um documento assim, então teve sorte.

Enviar o holerite ao colaborador que não o corresponde não é apenas um problema para a pessoa encarregada dos recursos humanos, mas também para o funcionário que recebe o documento. Este erro pode ser converter em uma situação incômoda no escritório. Principalmente para o colaborador que viu os dados pessoais dele expostos para outras pessoas da equipe. Também há o caso de funcionários que trabalham por hora e precisam de uma planilha para calcular horas trabalhadas e faturamento. Outro documento que varia.

 

A melhor coisa a fazer nesse caso é confiar em um programa de recursos humanos que tenha a funcionalidade de enviar folhas de pagamento. Com a Factorial, é possível fazer isso de maneira rápida e fácil.

Benefícios de ter um modelo de holerite ou contracheque automatizado

As tarefas de Recursos Humanos podem consumir muito do seu tempo se não forem bem administradas. Entre os benefícios de automatizar o modelo de holerite ou contracheque estão:

Sustentabilidade: Chega de gastar recursos que deveriam estar sendo investidos em outras prioridades. Com o nosso modelo de holerite digitalizado, você pode economizar na compra de papéis e investir no que é mais urgente para o escritório, por exemplo.

Otimização:  Ter todos os holerites ou contracheques dos seus colaboradores em pilhas de papéis, pode gerar uma desorganização muito grande. Tudo fica mais fácil de ser encontrado se está no mesmo lugar e organizado pela ordem de data ou com uma busca rápida pelo nome do funcionário.

Segurança: Muito mais seguro do que um modelo de holerite ou de contracheque guardados em uma pasta é digitalizá-lo. Pois em uma pasta, qualquer pessoa pode ter acesso. Ou ainda,  esses documentos podem ser facilmente danificados ou perdidos. Por isso manter o modelo de holerite em um programa que esteja na nuvem e com Encriptação de Dados é a forma mais segura.

Modelo de Holerite e folha de ponto: como conciliar

Outro benefício de automatizar os processos de RH como digitalizar o modelo de holerite ou contracheque é conciliar com outros documentos. Por exemplo, utilizar a folha de ponto como ferramenta complementar do modelo de holerite.

Como fazer isso? Muito simples. Com o controle automatizado na folha de ponto, calcular férias, 13o salário, bônus, descontos e impostos fica muito mais eficiente. Dessa forma, com os dados registrados no mesmo programa, elaborar o modelo de holerite ou folha de pagamento se torna uma tarefa mais rápida e com menos chances de erros.

Gerar aos seus colaboradores uma folha de pagamento ou modelo de holerite equivocado, pode gerar à empresa processos trabalhistas. Evitar problemas jurídicos é também parte essencial das tarefas de gestão de pessoas. Por isso, é importante calcular com cuidado todas as correções necessárias do modelo de holerite em excel. Assim, você conseguirá facilitar a organização dos seus documentos.

Checklist do seu modelo de Holerite online

Até aqui vimos todos os aspectos do modelo de holerite ou modelo de  folha de pagamento. Como e quando aplicar, os benefícios de automatizar esse processo, como conciliar o modelo de holerite e a folha de ponto. Agora é o momento de entender como inserir no seu holerite cada prazo ou vencimento.

Salário base

Começamos pelo valor recebido mensalmente pelos colaboradores, ou mais conhecido como o salário base. Parece óbvio, mas é nesse momento que muitos erros podem ser cometidos. Seja por incluir manualmente um valor equivocado por uma vírgula no lugar errado, por exemplo. Ou ainda, por confundir o salário de um colaborador com outro.

Benefícios

O segundo item de maior relevância engloba todos os benefícios. São eles: as horas extras, os bônus, participações, comissões, etc. Certificar-se que as horas extras estão sendo colocadas segundo o que diz a CLT no modelo de holerite de seus colaboradores é parte fundamental desse ponto.

Gratificações

Algo relacionado com o item acima são as gratificações. São os valores resultantes de muitos anos do colaborador na empresa, como uma forma de agradecimento ou reconhecimento do seu trabalho. Ou ainda, o valor diferencial de uma promoção e mudança de cargo.

Adiantamentos

Nem todos os pagamentos são feitos nos mesmos dias ou prazos. Alguns são efetuados quinzenalmente. Também existem os adiantamentos salariais. Item que deve ser considerado ao preencher o modelo de holerite da sua empresa.

Adicionais

Da mesma forma que nem todos os prazos para pagamento são os mesmos, os turnos também diferem muito. Acabam dependendo do tipo de negócio que cada organização opera. Por isso, existem os acréscimos vindos de turnos da noite ou competências que demandam condições de trabalho mais arriscadas ou extremas. Esses são chamados os adicionais salariais, que também não podem faltar no seu modelo de holerite.

RSR ou DSR

Agora, outro item de grande importância para ser levado em consideração na hora de preencher o modelo de holerite são as folgas. As folgas remuneradas também devem estar de acordo com as normas da CLT. Mais conhecido como Repouso Semanal Remunerado ou Descanso Semanal Remunerado, é direito de todos os trabalhadores  e conta na CLT que esse dia de descanso ocorre durante domingos e feriados e deve ter um mínimo de 24 horas consecutivas.

Contribuições

Existem dois tipos principais de contribuições: assistencial e a sindical. Como os próprios nomes já sugerem, são aquelas contribuições referentes aos sindicatos de cada função. Desde a reforma trabalhista, ambas são facultativas. E isso significa que não necessariamente devem estar inseridas no modelo de holerite da sua empresa. Só irão aparecer caso algum colaborador autorize sua aplicação.

Como a Factorial pode te ajudar a gerenciar modelos de holerites e folhas de pagamento

Com o software de gestão de RH da Factorial, basta fazer o upload do pdf que contém todos os modelos de holerites da sua equipe e o nosso software reconhecerá o nome e os dados pessoais de cada trabalhador. Dividiremos o pdf em diferentes modelos de holerite e você sempre poderá revisá-los antes de enviá-los a cada colaborador.

O funcionário receberá uma mensagem privada no link para verificar o seu documento e o arquivo será armazenado em sua pasta pessoal dentro da plataforma da Factorial. Assim, esta estará disponível o tempo todo. O colaborador só poderá ver os seus próprios documentos, em nenhuma circunstância, terá acesso a outros comprovantes ou dados particulares de outro funcionário.

Com o gestor inteligente da Factorial, não haverá erros no envio de modelos de holerite. O processo é realizado em conformidade com os mais altos padrões de segurança para garantir que todas as informações sejam sempre confidenciais. Assim, você tem muito mais segurança do que pelos envios por e-mail.

Faça o download grátis do modelo de holerite e folha de pagamento grátis – template em Excel

Esperamos que o nosso template te ajude nas suas tarefas do dia a dia!

modelo holerite download

 

Com o modelo de holerite e folha de pagamento, fica mais fácil ter controle sobre salários e finanças da empresa. No entanto, temos uma solução ainda melhor!

Se o excel não é o seu estilo, não tem problema! Você sempre poderá usar o software Factorial para gerenciar o seu modelo de holerite e os dados da sua equipe. Esqueça as fórmulas, a contagem de horas, os extras e entre outros. Com a Factorial, é possível enviar folhas de pagamento a todos os funcionários de forma fácil e automática.

Você só precisa se preocupar em verificar se tudo está certo e nós faremos todo o resto. Além disso, lembramos que durante a quarentena provocada pelo coronavírus, disponibilizamos o software de recursos humanos da Factorial de graça.

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