5 tipos de relatórios de RH e como fazer um em 5 passos

Fazer relatórios de RH é uma demanda bem comum dentro do departamento de Recursos Humanos. Esses documentos são usados pelos gestores da empresa para analisar a efetividade das iniciativas do setor e tomar decisões estratégicas. 

Devido à importância e impacto que podem ter sobre a gestão, eles devem ser feitos com bastante atenção e cuidado com os dados colhidos. Afinal, erros podem gerar problemas para a equipe e comprometer resultados e metas da organização.

Contudo, quem trabalha no setor sabe que nem sempre é fácil encontrar o formato ideal para esse documento. Se você está passando pelo desafio de montar o relatório de RH perfeito, não deixe de acompanhar este conteúdo até o final.

Continue a leitura para conhecer diferentes tipos de relatórios feitos pelo RH e como eles podem ser usados na sua rotina. Mas, antes de prosseguir, vamos te dar uma dica: sabia que montar relatórios de RH é bem mais fácil com uma pitada de tecnologia?

Siga com a gente e descubra mais sobre o tema!

O que é relatório de RH

O relatório de RH é um documento feito pelo setor responsável pela gestão de pessoas, com objetivo de analisar dados específicos e trazer sugestões de melhorias, seja para uma área ou problema pontual.

Ele tem diversas serventias para uma organização. Por meio dos dados coletados, a equipe de gestores é capaz:

1. Estabelecer metas;
2. Monitorar indicadores de desempenho (individuais e coletivos);
3. Compreender fatos importantes para a tomada de decisão;
4. Realizar a proposição de melhorias para a operação e outros setores empresariais.

Um bom relatório de RH deve conter informações estratégicas, que conseguem contribuir para as ações listadas acima. Por isso, é preciso que a equipe do Departamento crie um documento intuitivo, simples de entender. E que seja capaz de apontar claramente as necessidades e desafios da organização.

Mas, como você já deve imaginar, nem todo relatório é igual. Existem diferenças na forma e também nos objetivos. Veja mais a seguir.

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Quais são os tipos de relatórios de RH

Você conhece os tipos de relatórios de RH? Separamos cinco deles para te apresentar, continue lendo e conheça as principais diferenças!

1) Relatório de recrutamento e seleção

Se o seu objetivo é melhorar processos seletivos, o relatório de RH de recrutamento e seleção é o documento ideal. Nele constam informações como:

• Número de visualizações da vaga;
• Quantidade de pessoas inscritas;
• Custo da aquisição dos novos talentos;
• Custo total do processo;
• Tempo médio do recrutamento;
• Tempo médio da seleção;
• Nível de satisfação dos profissionais participantes.

Os dados coletados visam gerar aprendizados e reflexões sobre a eficiência e efetividade das atividades de recrutamento e seleção. A missão é apontar o que pode ser melhorado, tanto para que a empresa tenha sucesso ao contratar pessoas quanto para que os candidatos sintam-se atraídos e contemplados pelo processo de seleção.

⭐ Exemplo de uso:

Uma fábrica está descontente com a demora para contratar o novo gerente de planta e pede um relatório de recrutamento.

Analisando os dados, os gestores percebem que o processo seletivo tem 5 etapas, o tempo médio de seleção dura 60 dias e a remuneração oferecida é menor do que a proposta pelos principais concorrentes.

Com base nesses dados, é possível redesenhar o processo seletivo para que ele seja mais curto e ajustar a remuneração para atrair talentos.

2) Relatório de gestão de recursos humanos

O foco deste relatório é o planejamento organizacional. Através dele, é possível ter um panorama sobre as pessoas que compõem a empresa. É comum encontrar dados como:

• Grau de satisfação;
• Índices de turnover e retenção de pessoas;
• Indicativos de produtividade;
• Gastos com colaboradores (inclusive segmentado por setores);
• Comparação entre receitas e despesas envolvendo pessoas e departamentos.

Esses dados permitem traçar um panorama estratégico e monitorar o sucesso das metas e dos indicadores de desempenho. Tudo isso é essencial para que a empresa possa entender se a operação dá lucro, quais são as melhorias de processo que podem ser feitas e se há necessidade de contratação ou demissão de funcionários.

⭐ Exemplo de uso: 

Uma loja de departamentos quer começar o ano reduzindo a taxa de turnover no setor logístico e pede um relatório de RH.

Com o documento em mãos, os tomadores de decisão percebem que a produtividade é baixa, a taxa de reclamações relativas à gerência da área é grande e o índice de satisfação dos colaboradores também está aquém do esperado.

Esses dados permitem dois caminhos: repasse de feedback ao gestor da área, propondo algumas diretrizes e metas para melhoria da sua rotina administrativa ou desligamento do responsável, visando a contratação de um líder mais preparado.

3) Relatório de custos

Esse relatório de RH serve para manter todos os custos registrados e dar clareza sobre as despesas do negócio e o cumprimento das metas orçamentárias. O documento é capaz de auxiliar na tomada de decisões que evitam prejuízos ou diminuem certas despesas.

Ou seja, o foco aqui é entender o custo-benefício das operações, a fim de encontrar pontos de melhoria e melhores formas de utilização dos recursos. Podem ser feitos diversos tipos de levantamento de custos, como por exemplo, de investimento em benefícios e capacitações, de aquisição de novos equipamentos, de processos de seleção e recrutamento, entre outros.

⭐ Exemplo de uso:

Uma multinacional está com dificuldades de caixa e quer enxugar gastos. No relatório de custos, a gerência percebe que o onboarding de colaboradores conta com um treinamento online para uso do ERP da companhia.

Contudo, o conteúdo é muito básico e insuficiente para capacitar novos funcionários a usarem todas as funções da ferramenta.

Com base nisso, a empresa decide encerrar os gastos com o treinamento terceirizado e resolve internalizar o processo, dando um bônus para o gerente de TI executar essa missão.

4) Relatório de remuneração

Por meio do relatório de remuneração, o departamento de RH pode acompanhar a evolução do pagamento dos funcionários e desenvolver planos que incentivem o desenvolvimento deles, com objetivo de conquistar promoções, por exemplo.

Ao mesmo tempo, o documento analisa os gastos por setor, cargo e função, dando um panorama sobre o investimento da empresa nas pessoas.

⭐ Exemplo de uso: 

Um banco digital emite um relatório de remuneração e percebe que gasta muito com funcionários de nível júnior que atuam no setor de marketing.

Ao mesmo tempo, com base nas metas, foi possível captar que o departamento está muito abaixo do esperado, mesmo com grande quantidade de pessoas atuando.

Após fazer as contas, a empresa percebe que é muito melhor investir em 4 funcionários de nível pleno em vez de 10 colaboradores de nível júnior e faz uma mudança na equipe.

Como resultado, os gastos caem e a eficiência sobe. O marketing passa a trazer novos clientes e há melhoria no fluxo de caixa.

5) Relatório de avaliação de desempenho

Esse tipo de relatório dá um panorama sobre a efetividade dos funcionários em seus cargos e funções. Ele reúne os principais dados compilados nas avaliações de desempenho para formar uma visão sobre a qualidade das operações e sua produtividade frente às metas e a visão da organização.

Inclusive, o relatório é capaz de dar visibilidade sobre o desempenho da liderança. Isso porque eles são contratados não só para fiscalizar o fluxo operacional, mas também para motivar e instruir o time.

Por fim, o documento também serve para que a empresa entenda quais setores estão carentes de melhorias de processos, treinamentos e até mesmo troca de pessoal. Vale lembrar que as avaliações de desempenho têm papel fundamental na evolução do colaborador. Elas são capazes de identificar necessidades, a capacitação, o engajamento e eficiência dos membros da equipe.

⭐ Exemplo de uso:

Um relatório feito após um round de avaliações aponta que o departamento de vendas está cumprindo todas as metas e possui alto índice de engajamento e felicidade.

Visando a manutenção dos resultados e gratificação da equipe, a empresa oferece um aumento salarial e cria uma nova política de metas para estimular o alcance de resultados ainda mais expressivos.

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Como fazer um relatório de RH em 5 passos

Um relatório de RH deve ser personalizado e atender ao que você e sua empresa precisam registrar. Entretanto, algumas etapas de montagem são comuns a todos os tipos. Veja a seguir 5 passos que não podem ficar de fora na hora de elaborar o seu documento.

Passo 1: defina o objetivo do relatório de RH

Quando você tem um objetivo, todo o processo restante se torna mais fácil e intuitivo. Ou seja, os próximos passos serão baseados onde você quer chegar.

Além disso, é no objetivo que você determina o público-alvo do relatório. Bem como a linguagem adotada e forma de apresentação.

Passo 2: pontue quais indicadores serão analisados

Para iniciar uma coleta de dados que seja adequada, é necessário entender quais são as informações mais relevantes para aquele relatório. Com essa pré-determinação, é possível evitar retrabalhos e ser mais ágil na coleta.

Se você quer saber como está o nível de satisfação dos colaboradores, por exemplo, faz total sentido avaliar o indicador de qualidade.

Passo 3: justifique os dados apresentados

Se você já realizou os dois passos anteriores, agora é hora de cruzar as informações para gerar um relatório de RH. Esse relatório deve ser claro na interpretação de cenário. Além disso, deve fazer sugestões de melhorias e apontar decisões que podem ser tomadas.

Essa etapa é bem importante pois é preciso ser claro nesse tipo de documento, sem abrir margem para interpretações equivocadas. Para ter sucesso aqui, pense na visualização das informações. E use os recursos que julgar mais adequados, tais como gráficos, tabelas, slides etc.

Passo 4: conclua o raciocínio

Pense no relatório como uma espécie de trabalho acadêmico:

1. Você tem o cenário a ser analisado (o tema do relatório),
2. Em seguida vai levantar hipóteses sobre o panorama atual (que são os indicativos, métricas, avaliações etc);
3. Na sequência é preciso mostrar a metodologia de análise (que nada mais é do que a interpretação dos dados e análise do cenário);
4. Feito isso, é preciso apresentar resultados.

Nessa última etapa, não cabe ao RH tomar decisões sozinhas. Por isso, a “apresentação de resultados” nada mais é do que a conclusão com base no contexto analisado.

Ou seja, se você emitiu um relatório para apresentar o índice de turnover da empresa, é preciso apresentar os dados atuais, como esses dados foram coletados, o que eles apontam em relação ao tema e como a empresa pode usar essas informações para melhorar a retenção.

Passo 5: apresente o seu relatório

Por último, chegou o momento de levar os dados para os tomadores de decisão. Sua capacidade de ser claro aqui faz toda a diferença frente ao objetivo. Portanto, vale a pena escrever um pequeno roteiro e até usar uma “cola” para não esquecer de pontos importantes.

Outra dica para que a apresentação seja um sucesso é manter o alinhamento do discurso com o que prega a cultura organizacional da empresa. Mostre também o quanto este trabalho é importante para o crescimento de todos e dê abertura para receber feedbacks.

Passo bônus: facilite a construção de relatórios com o uso de um software de RH

Com tanto trabalho a ser feito, não tem nada melhor do que receber uma ajuda na hora de desenvolver o seu relatório de RH, não é mesmo? Imagine criar relatórios de Recursos Humanos personalizados para a sua empresa, atendendo às necessidades e montando uma apresentação completa.

A tecnologia deve estar à serviço do profissional de Recursos Humanos e DP. Por isso, com o software de RH da Factorial — o mais completo do mercado — você consegue desenvolver modelos personalizados de relatórios de RH de forma simples e otimizada, com diferentes estilos de visualização.

Em poucos cliques você deixa tudo pronto e pode salvar seu template para usar nas próximas apresentações. Todos os dados necessários para montar esses documentos ficam disponíveis e salvos na plataforma. E a ferramenta ainda se integra com outras soluções para oferecer tudo o que você precisa em um só lugar.

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