Todos os dias o setor de RH gerenciar um grande volume de informações pessoais de seus colaboradores. Nesse sentido, entender a importância de adequação da LGPD no RH é fundamental. Confira a seguir como a Factorial te ajuda cumprir a Lei Geral de Proteção de Dados com eficácia.
Em vigor desde 18 de setembro de 2020, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma legislação brasileira que trata da proteção, tratamento e utilização de dados pessoais por parte de empresas e organizações.
Seu objetivo é estabelecer diretrizes e regras mais claras sobre como as informações pessoais de cada indivíduo devem ser coletadas, armazenadas, processadas e compartilhadas por entidades públicas e privadas.
Contudo, quando falamos de RH, qual é o impacto da LGPD? A verdade é que o setor de Recursos Humanos é uma das principais áreas que trabalham com dados sensíveis dentro de uma corporação.
Portanto, os profissionais da área precisam estar atento às suas responsabilidades para garantir a proteção dos dados de seus colaboradores.
A seguir, confira mais sobre a LGPD no RH. Veja também como cumprir com a Lei Geral de Proteção de Dados de forma eficiente.
Boa leitura!
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Índice
LGPD e RH: o que é a Lei Geral de Proteção de Dados?
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, conhecida como LGPD, é uma lei criada a fim de regularizar a coleta, tratamento, guarda, compartilhamento e exclusão de dados pessoais e informações sensíveis.
Ela deve ser seguida por qualquer pessoa natural ou jurídica (do público e privado) que faça uso de dados pessoais. Desde sua coleta até sua eliminação. Ou cuja finalidade de uso dos dados seja a oferta ou oferecimento de serviços.
No caso do setor de RH, as organizações devem cumprir as normas da LGPD em diversas situações. Em um processo de Recrutamento e Seleção, por exemplo, qualquer empresa que possua um banco de dados com currículos de seus candidatos é obrigada a se adequar à lei.
Em resumo, a LGPD no RH lida com questões como finalidade, adequação e necessidade da coleta de dados, transparência no uso das informações e, obviamente, consentimento.
Como já explicamos, a lei está em vigor desde 2020. O que significa que a sua empresa já deve estar adequada às normas da Lei Geral de Proteção de Dados. Sob pena de multa em caso de violação das regras.
Por fim, é preciso ter em mente que a LGPD no RH é algo extremamente positivo. Ela não só permite mais segurança de dados, mas também possibilita uma relação mais transparente entre empresa e colaborador.
Qual é o impacto da LGPD no RH?
O setor de RH lida todos os dias com dados e informações de seus colaboradores. Por isso, independentemente da finalidade, é preciso que a coleta e o tratamento destes dados estejam de acordo com as determinações da Lei Geral de Proteção de Dados.
Dessa forma, alguns cuidados devem ser tomados durante a coleta dos dados. O que inclui a forma de armazenamento dessas informações, a sua finalidade de uso e, acima de tudo, a proteção do direito de cada colaborador.
Na prática, a LGPD no RH muda a forma como a empresa se relaciona com o colaborador na questão de dados. Isso pode implicar a necessidade de reavaliação da cultura de controle e monitoramento da sua equipe, por exemplo.
Contudo, essa também é uma ótima oportunidade para o RH desenvolver uma política interna de cuidado com dados mais rígida e adequada.
👉 Lembre-se: a LGPD não deve ser vista como uma obrigação. Ela é uma forma de valorizar ainda mais a privacidade e os direitos de cada funcionário.
Isso pode aumentar o nível de confiança dos times na empresa, além de estabelecer uma relação de transparência entre as partes, facilitando a retenção de talentos.
Por conta disso, entender como a sua empresa deve utilizar e armazenar dados, sempre de acordo com as normas da LGPD, é essencial para o futuro e o crescimento da empresa.
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Coleta e tratamento de dados no RH: o que você deve saber
Você sabe qual é o primeiro passo para estar de acordo com as determinações da LGPD no RH? Estar atento aos pilares fundamentais da lei. Ou seja, questões como finalidade da coleta, transparência e consentimento.
Afinal, todos os dias o RH coleta uma ampla gama de dados pessoais dos colaboradores. Isso inclui informações como nome, endereço, contato, histórico educacional, experiências profissionais.
Esses dados são coletados para diversas finalidades. Entre elas: recrutamento e seleção, processo de admissão, gestão da folha de pagamento, controle de ponto, realização de treinamentos, avaliações de desempenho, etc.
Contudo, é necessário que a empresa sempre informe a finalidade da coleta, bem como solicite o consentimento de cada colaborador. Saiba mais a seguir.
Sobre consentimento e finalidade
Em muitos casos, a LGPD exige um termo de consentimento para a coleta e tratamento de dados pessoais. Segundo a lei, esse consentimento deve ser obtido de maneira clara e informada. Isso permite que o colaborador esteja ciente de como os seus dados serão utilizados.
Além disso, os colaboradores têm o direito de saber quais dados estão sendo coletados e para qual finalidade serão usados. É aí que entra a questão da transparência.
Em geral, esse aviso vem na forma de uma política ou aviso de privacidade. E deve ser disponibilizado sempre de forma acessível, e não obscura.
Assim, para um processo de recrutamento e seleção, por exemplo, a empresa deve solicitar apenas as informações essenciais para aquele processo. Informações como gênero, estado civil e orientação sexual, por exemplo, só devem ser exigidos se tiverem uma ligação direta com a vaga a ser preenchida.
Portanto, em um processo seletivo cujas vagas sejam somente para mulheres, por exemplo, solicitar o gênero é permitido. Desde que esteja adequado àquilo que estipula a LGPD.
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Alteração de informações e retenção de dados
Também é preciso ter em mente que os colaborador têm o direito de acessar seus dados pessoais sempre que necessário. Assim como solicitar possíveis alterações. E é função do RH fornecer os meios para que esse pedido seja atendido conforme diz a lei.
Em relação à retenção de dados, a LGPD determina que dados sejam mantidos apenas durante o tempo necessário para cumprir a finalidade de coleta. O profissional de RH deve, portanto, criar políticas de retenção de dados a fim de estabelecer e determinar por quanto tempo determinada informação deve ser armazenada.
Em resumo: qualquer prática de coleta e tratamento de dados no RH devem sempre estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados.
Nesse sentido, não só as equipes de RH e Departamento Pessoal, mas também os colaboradores da empresa devem estar engajados com a causa e sempre a par das políticas de privacidade e segurança de dados.
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Como cumprir com a Lei Geral de Proteção de Dados
Agora você já sabe um pouco mais sobre a LGPD no RH. E também quais são os principais fatores a serem levados em consideração.
Porém, é provável que esteja pensando:
Qual é a melhor forma de cumprir com a Lei Geral de Proteção de Dados e estar sempre dentro da lei?
Neste caso, o primeiro passo é investir na conscientização e no treinamento das equipes. É importante que não apenas o RH, mas os colaboradores como um todo, saibam o que é a LGPD. E, obviamente, qual o impacto da lei na empresa.
Além disso, funcionários que lidam diretamente com a coleta e o tratamento de dados de pessoas, como é o caso do profissional de RH, deve passar por um treinamento intensivo de boas práticas para a LGPD. Assim, ele ou ela poderá entender claramente como a lei impacta em seu dia a dia.
Por fim, é importante que a empresa invista na revisão de políticas internas. Assim como em processos de armazenamento de dados, questões de segurança de dados, backup de arquivos e tudo o mais que possibilite a adequação à lei.
✅ Factorial: conheça um software de gestão de RH adequado à LGPD
Até aqui, explicamos as questões envolvendo LGPD e RH, e por que a lei deve ser considerada um avanço na área. Afinal, ela reconhece a importância da privacidade e da proteção de dados pessoais dos seus colaboradores.
Porém, o que fazer se a maior parte dessas informações estão armazenadas em softwares e plataformas digitais?
Nesse sentido, é fundamental contar com um sistema de gestão de RH que já esteja adequado às normas e determinação da Lei Geral de Proteção de Dados, como é o caso do software da Factorial RH.
A Factorial permite a coleta e armazenamento de informações dos seus colaboradores de forma que as regras de LGPD no RH sejam cumpridas automaticamente.
Nossa plataforma também ajuda o profissional de Recursos Humanos a estar adequado à lei de proteção de dados em tarefas diárias, como:
- Recrutamento e Seleção;
- Gestão de Documentos;
- Gestão de ausências;
- Controle de ponto;
- Gestão da folha de pagamento;
- Avaliação de desempenho e OKR;
- Onboarding e Offboarding de funcionários;
- E muito mais.
Ao informatizar seus dados e torná-los digitais, sua empresa não corre riscos de perda de dados. E ainda consegue centralizar, em uma única plataforma, todos os processos referentes a cada funcionário.
Assim, fica muito mais fácil controlar os dados de forma individual. Tendo essas informações sempre à mão para realizar qualquer pesquisa ou alteração necessária.
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