Neste artigo, vamos contar tudo sobre a automação empresarial: o que é, como funciona, vantagens, exemplos e muito mais. Se você ainda não conhece essa aplicação de tecnologias, métodos, procedimentos e ferramentas digitais, leia a seguir!
Automação empresarial é a palavra-chave para os negócios modernos, ágeis e eficientes. Portanto, empresas grandes e pequenas precisam investir em tecnologias para otimizar os processos, aumentar a eficiência e melhorar os resultados de cada departamento.
No entanto, muitos profissionais ainda desconhecem o uso desse recurso e os benefícios que ele pode trazer para a empresa. Pensando nisso, nós mostraremos por onde começar a automatização das suas operações e quais as ferramentas certas para cada setor na sua empresa. Continue a leitura abaixo!
- O que é automação empresarial?
- Tipos de automação empresarial
- Automação empresarial e Gestão humanizada
- Vantagens da automação empresarial
- 🌐 Ferramentas de automação empresarial: exemplos
- Como detectar a necessidade de automação na sua empresa?
- ✅ Software de Recursos Humanos e DP: Automatize tarefas manuais com mais de 50 recursos
O que é automação empresarial?
Saber o que é automação empresarial é uma das principais etapas para garantir a vantagem competitiva e a gestão da inovação nas organizações. Como o próprio nome sugere, a automação empresarial consiste em automatizar os processos dentro das empresas.
O conceito básico é a automatização de atividades manuais por meio de mecanismos baseados nas tecnologias. Essa concepção pode assustar muitos profissionais que acreditam que serão substituídos pelas ‘máquinas’.
No entanto, esses recursos automatizados são criados para otimizar os processos, reduzir o tempo de tarefas burocráticas e entregar outros benefícios cada vez mais essenciais para o funcionamento dos processos internos e externos das empresas.
Como funciona a automação empresarial?
Com o propósito de automatizar as tarefas e processos que levariam muito tempo no modo manual, a automação empresarial funciona de uma maneira muito mais fácil e rápida.
Se a sua dúvida é saber como é feita a automatização de processos de uma empresa? Vamos acabar com ela agora! Aliás, provavelmente, na sua empresa já é possível que já existam processos automatizados.
Na sua instituição, você já realizou a transmissão de mensagens automáticas por e-mail? Já usou um chatbot de atendimento? Utiliza mecanismos automáticos paea o agendamento de pagamento de fornecedores?
Pois é, esses processos simples são automatizados pela tecnologia para realizar uma atividade que, a princípio, seria realizada manualmente. No entanto, com a automação empresarial todos passam a ser feitos de forma rápida, reduzindo o trabalho e tempo de execução dessas tarefas.
Tipos de automação empresarial
Quais processos podem ser automatizados na sua empresa? Provavelmente, muitos! Isso porque surgem cada vez novas ferramentas de automação para otimizar atividades e processos internos que levariam muito tempo para serem realizados manualmente.
Por isso, nós mostraremos os principais tipos de automação empresarial que engloba diversos setores e todas as ocupações de cargos, ou seja, não apenas subordinados, como também posições de alta gerência.
Sendo assim, como todos podem usufruir de opções automatizadas, veja algumas dicas de áreas que costuma aceitar bem a automatização de parte dos processsos, a seguir:
1. Automação de contratos
Toda empresa precisa lidar com contratos, ora fornecedores, ora clientes e ora prestadores de serviços (colaboradores).
Dessa forma, instituições que não conseguem realizar um bom gerenciamento desses contratos, pode ter vários prejuízos como a perda da produtividade, multas fiscais e ações trabalhistas.
Por isso, para diminuir falhas de organização e armazenamento, existem softwares de automatização de contratos disponíveis no mercado. Felizmente, os profissionais podem utilizar essas ferramentas digitais para gerenciar os contratos, além de usufruir de outros recursos como a certificação digital e assinatura eletrônica.
👉 Modelo de Contrato Individual de trabalho em Word
2. Automação financeira
A automação financeira utiliza a tecnologia a seu favor para não apenas padronizar processos operacionais e rotinas financeiras, como também realizar análises de relatórios financeiros no ambiente online.
O principal objetivo desse tipo de automatização é alinhar e padronizar os processos financeiros. Assim sendo, os profissionais dessa área podem utilizar os recursos das ferramentas digitais para automatizar atividades rotineiras e operacionais, como o pagamento de contas mensais ou gestão de cobranças.
Por conseguinte, os integrantes desse departamento não precisam focar nas tarefas manuais e podem utilizar o tempo ganho para cuidar das estratégias de negócios.
💡 Controle de despesas: Teste na prática um software de gestão de despesas empresariais
3. Automação de marketing
Empresas que costumam usar softwares de automação de marketing conseguem obter ótimos resultados em suas performances. Este é um dos tipos de automação empresarial mais comuns nas organizações.
Afinal, essa ajuda da tecnologia potencializa a produtividade do time, aceleram os processos manuais e geram dados para as tomadas de decisão. Atividades simples, mas repetitivas, como o envio da mesma mensagem para diversos contatos pode ser realizada em apenas um clique para uma base com diversos e-mails, por exemplo.
Dessa forma, a equipe de Marketing consegue se comunicar de maneira pontual e estratégica com os clientes ou com potenciais leads, além de medir métricas de engajamento e conversão.
📚 [E-book Especial] Big Data para Recursos Humanos: guia completo
4. Automação comercial
Sem dúvidas, o setor comercial pode ganhar muitos retornos financeiros com a automação de processos. Afinal de contas, essa área tem uma relação direta com a lucratividade de qualquer negócio.
Sendo assim, ao utilizar um software de automação comercial, o time de vendas conseguem qualificar os leads, administrar melhor o faturamento e gerenciar o controle de gastos.
Além disso, esses tipos de sistemas de automação comercial permitem monitorar alguns indicadores em tempo real, como o lucro das vendas, desempenho dos vendedores e as entradas e saídas de produtos.
5. Automação de Recursos Humanos e Departamento Pessoal
A automação empresarial no RH tem se mostrado muito eficiente nos últimos anos. De fato, os integrantes do setor de Recursos Humanos e do Departamento Pessoal realizam diversas atividades diárias que demandam tempo e concentração.
Aliás, muitas dessas tarefas ainda são manuais e burocráticas, responsáveis por aumentar o tempo gasto em atividades rotineiras e diminuir a capacidade criativa dos funcionários.
Por conta disso, existem diversos softwares de RH que realizam diversos processos, como recrutamento e seleção, comunicação interna, pagamentos, onboarding, offboarding, arquivamento de documentos, entre outros.
Ao implementar esse tipo de ferramenta digital, esse setor pode contar com vários benefícios: aumento da produtividade, otimização da competitividade, melhoria da comunicação, maior agilidade e mais organização.
💡 Software de RH e Departamento Pessoal: Teste todos os recursos
Automação empresarial x trabalho dos colaboradores
Atualmente, a automação empresarial está presente em diversos processos dentro das empresas, até mesmo em um simples disparo de e-mail para vários contatos. Por conta disso, essa automação está se introduzindo gradualmente em quase todos os processos diários, diminuindo a demanda do trabalho manual.
Porém, muitos profissionais sentem medo desses avanços por acreditarem que podem ser substituídos pelas tecnologias.
No entanto, é importante ressaltar que a automação dos processos empresariais não substitui o trabalho dos colaboradores, pelo contrário, os softwares ajudam a agilizar os processos manuais, repetitivos e demorados.
Consequentemente, os funcionários têm mais tempo para realizar outras demandas que necessitam de processos criativos ou que necessariamente precisam de contato humano.
Gestão humanizada
Como a humanização pode fazer parte da automação dos processos? Certamente, existem diversos caminhos para chegar a um equilíbrio ideal.
Atualmente, as empresas buscam não apenas a automatização dos processos burocráticos e repetitivos, como também a humanização e personalização dos procedimentos que lidam com os colaboradores. Além disso, o conceito de gestão humanizada, nada mais é do que o ato de adaptar os processos às necessidades dos funcionários.
Sendo assim, aprenda como implementar uma gestão humanizada para garantir boas condições de trabalho aos colaboradores. Veja a seguir:
- Divisão justa das demandas: tenha cuidado ao dividir as demandas e sobrecarregar um único profissional ou departamento. Portanto, faça uma justa divisão das tarefas.
- Cultura de feedback: construa uma cultura e um ambiente favorável para que todos se sintam bem ao expor suas opiniões e receber colocações sobre o seu desempenho.
- Engajamento das equipes: incentive a conexão entre os colegas de trabalho com a realização de dinâmicas de grupo e outras ações de engajamento.
- Treinamento das lideranças: promova treinamentos das lideranças sobre o conceito de gestão humanizada, seus pilares e seus benefícios.
💡 RH Humanizado: O que é e como implementar [Guia prático]
Vantagens da automação empresarial para o negócio
Quais são as reais vantagens da automação para empresas? Visto que, os softwares de automação empresarial otimizam os processos internos, realizam atividades específicas para cada setor, a lista de benefícios dessas ferramentas é bastante atraente. Confira:
1. Processos padronizados
Sem dúvidas, uma das maiores vantagens em investir em automação de processos empresariais é a padronização das demandas.
Assim, os processos que antes podiam sofrer diferenças na execução, possíveis falhas e incoerências, após a implementação dos softwares de automação, os erros humanos diminuem drasticamente e a gestão da área ganha mais qualidade.
2. Aumento de eficiência
Como consequência da diminuição das inconsistências e falhas humanas por conta dos processos padronizados, o retrabalho é reduzido e a qualidade dos processos aumenta.
Dessa forma, os resultados dos processos automatizados geram mais eficiência e produtividade no dia a dia.
3. Gera inovação
A automação empresarial disponibiliza informações claras e objetivas sobre os processos internos, apontando os pontos a melhorar.
Nesse sentido, ao identificar os eventuais problemas, os colaboradores buscam soluções inovadoras e geram novas ideias para melhorar o funcionamento dos procedimentos.
[Workshop 🎧] RH ágil: Como construir uma estratégia efetiva?
4. Diminui os custos
Como resultado da implementação de softwares de automação em cada setor, a tão desejada redução de custos é alcançada pelas empresas.
Afinal, ao realizar processos padronizados, aumentar a eficiência e gerar inovação, os custos operacionais irão diminuir. Busque sempre sistemas que integrem o máximo de recursos possíveis em um mesmo lugar.
Benefícios da automação empresarial para os colaboradores
Para comprovar que a solução mais eficiente para para processos repetitivos é a automação por meio de softwares, leia também os benefícios dos usos das tecnologias para os funcionários. Veja!
- Economiza tempo: ao automatizar as atividades manuais que são mais trabalhosas, lentas e repetitivas, o trabalhador ganhará tempo;
- Aumenta a produtividade: ao ganhar tempo com a automatização de processos, os profissionais se dedicam mais às atividades estratégicas. E isso contribui para a sua produtividade;
- Acesso simplificado às informações: ao utilizar softwares automatizados, os colaboradores ganham acesso aos dados e informações reunidos em um único ambiente;
- Melhora na tomada de decisão: ao contarem com informações precisas e atualizadas pelas ferramentas de automação, os funcionários podem tomar decisões mais pontuais e complexas.
Ferramentas de automação empresarial: exemplos
Vamos mostrar alguns exemplos de ferramentas de automação empresarial que podem otimizar os processos internos e potencializar os resultados de cada setor. Confira a seguir:
1. Softwares de gestão de contratos e documentos
Um software de automatização de contratos e documentos pode facilitar muito o dia a dia dos setores, principalmente, aqueles que lidam com uma enorme quantidade de arquivos.
Aliás, esse tipo de software, geralmente, também oferece a possibilidade de assinaturas eletrônicas de documentos.
Se você procura por um software que realiza a gestão de contratos e documentos, além da assinatura digital, a Factorial entrega essas funcionalidades e outros processos de automatização para o setor de RH.
💡 Software de gestão documental: Teste na prática
2. Softwares de automação financeira
Existem diversos softwares de gestão financeira que oferecem sistemas para otimizar os recursos das empresas.
Podemos citar alguns exemplos de ferramentas para a automação dos processos financeiros: Conta Azul, NFE.io e GuiaBolso.
📈 Planilha de despesas Excel: download de modelo grátis
3. Softwares para automação de marketing
Instituições que desejam aumentar a eficiência da área de marketing podem encontrar ótimas soluções no mercado.
Sem dúvidas, o setor de marketing pode contar com muitas opções de ferramentas de automação. Algumas delas são: Google Analytics, RD Station, Leadlovers, Mailchimp e outras.
4. Softwares de automação comercial
É fácil encontrar softwares de automação comercial para melhorar esse setor do seu negócio, em versões pagas e gratuitas.
Podemos indicar uma seleção de softwares de automação comercial, veja: Bitrix24, Hubspot CRM, Meets CRM, Freshsales, Agendor, Pipedrive e outros.
5. Software para Recursos Humanos
Existem muitas opções de softwares para RH no mercado, mas é preciso buscar uma ferramenta digital completa para esse setor.
É o caso do software da Factorial que, além de unificar, digitalizar e automatizar todos os processos de RH em um único ambiente, oferece um teste gratuito de todos os recursos e ajuda a gerenciar diversos processos internos. São eles:
- férias e ausências;
- horário de trabalho e turnos;
- avaliações de desempenho;
- recrutamento e seleção;
- onboarding e offboarding de funcionários;
- documentos, folhas de pagamento e assinatura digital;
- E mais dezenas de ferramentas de RH!
Assista ao vídeo e entenda em 1 minuto como o software da Factorial pode automatizar os processos de RH:
Como detectar a necessidade de automação empresarial?
Afinal, como detectar a necessidade softwares de automação dentro de uma instituição? Saiba melhor como, abaixo:
- Analise seus negócios: o primeiro passo é conhecer bem a sua empresa, os setores e os processos realizados;
- Mapeamento de atividades: descubra o que pode ser automatizado com o mapeamento de atividades repetitivas, lentas e manuais;
- Classifique as prioridades: esse é o momento de priorizar as automações dos setores que precisam de automatizações mais urgentes, como os setores de Recursos Humanos e Marketing;
- Escolha de tecnologias: pesquise sobre os softwares disponíveis de acordo com as suas prioridades;
- Suporte nas mudanças: após a implementação das ferramentas digitais é importante garantir a todos que utilizarem os novos recursos;
- Acompanhe os resultados: não deixe de realizar a mensuração contínua dos resultados obtidos com o uso dos softwares de automação;
- Melhoria contínua: agora, basta ficar de olho nos novos sistemas de automação e refletir sobre as melhorias contínuas.
O mais importante é entender que a automação empresarial é sua aliada e não uma substituição dos seus colaboradores!
Quer utilizar um software de RH para otimizar os processos desse setor na sua empresa? Experimente a Factorial grátis!
