Folha de Pagamento: o que é e como fazer a sua do zero [+ Modelo grátis para download]

A folha de pagamento, também conhecida como holerite ou contracheque, é um documento importante para qualquer empresa com colaboradores contratados. Por meio desse recurso todos têm acesso aos valores de remuneração, impostos, faltas e outros.

É comum que os profissionais de Recursos Humanos e Departamento Pessoal executem essa função nas empresas. No entanto, se você é um empreendedor que está iniciando seu negócio, talvez você precise fazer todo o trabalho de cálculo e preenchimento sozinho.

Por isso, hoje vamos te explicar como criar um modelo para essa ferramenta essencial ao RH e aos colaboradores. Continue a leitura deste artigo e preste atenção nos conceitos que apresentaremos para não cometer nenhum equívoco durante o processo.

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O que é uma folha de pagamento

Este é um documento obrigatório, determinado por lei, que deve ser gerado pela empresa todos os meses. Nele, o empregador especifica o salário que o funcionário receberá naquele mês pelo trabalho realizado.

O Decreto n.º 3.048/99 determina que:

Art. 225. A empresa é também obrigada a: 

I — preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos

No entanto, a folha de pagamento é mais que isso, ela é um reflexo do relacionamento entre a empresa e o colaborador. 

No contracheque, o colaborador encontrará dados muito importantes para a gestão das suas próprias finanças. Por exemplo, as horas trabalhadas, quanto está sendo de contribuição ao FGTS e retido para o INSS.

Mesmo que não possua um especialista em recursos humanos e contabilidade na sua empresa, é necessário conhecer todas essas informações. Lembrando que a folha de pagamento deve estar de acordo com a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) e a nova Reforma Trabalhista.

Etapas a serem consideradas ao criar uma folha de pagamento

Antes de seguirmos para a explicação de como criar uma folha de pagamento, é necessário considerar os diferentes fatores que influenciam no valor final. Assim, antes de preencher o holerite de seu colaborador, tenha os seguintes dados:

• Tipo de contrato: diferentes modalidades de trabalho afetam no salário, e, consequentemente, na porcentagem do fundo de renda retido na fonte e do INSS. São exemplos os contratos por tempo determinado ou indeterminado, período integral e meio período;
• Situação pessoal do trabalhador: saber se a pessoa é casada ou tem filhos é importante no cálculo do IRRF por conta dos dependentes. Mais adiante, na parte de deduções, explicaremos como calculá-lo;
• Convenção coletiva de trabalho: a convenção entre sindicatos afeta o piso salarial e os suplementos salariais que o colaborador receberá. Como o valor das horas extras, gratificações, adicional por insalubridade, vales, entre outros; 
• Benefícios extras: saber se os benefícios serão divididos ou pagos unicamente pela empresa, é importante ao calcular o sistema de renda retido na fonte;
• Licenças: se o colaborador estiver de licença, seja médica, paternidade ou maternidade, isto também influenciará no valor total;
• Horário de trabalho: fazer o controle da jornada de trabalho dos profissionais é uma ação obrigatória em empresas com mais de 10 funcionários. Para isso, é essencial que haja um controle de ponto eficiente no seu negócio. A informação referente ao horário deve constar no contrato de trabalho e no contracheque mensal.

Há muitos detalhes a serem considerados ao criar um contracheque do zero, no entanto, utilizaremos uma folha de pagamento padrão. Mensalmente, sem licenças e com benefícios divididos por ambas as partes. 

Acompanhe o próximo tópico!

Como criar uma folha de pagamento

Os próximos tópicos mostrarão o passo a passo para criar o holerite dos seus colaboradores. Confira cada etapa e tenha tudo organizado!

Cabeçalho da folha de pagamento

A folha de pagamento começa com os dados pessoais da empresa e do trabalhador, além da data referente ao contracheque. 

• Dados da empresa: nome legal, o seu endereço fiscal e o CNPJ;
• Dados do trabalhador: nome completo, cargo, CPF, matrícula (ou código) do contrato na empresa, local, centro de custo e departamento;
• Período de liquidação: é o mês a que a folha de pagamento se refere. Inclui data de início, de término e total de dias.

Proventos

Esta parte do contracheque corresponde a tudo relacionado com os valores recebidos, como salários, horas extras, benefícios e adicionais. Somados, eles compõem o salário bruto de um funcionário, divididos entre percepções salariais e não salariais. 

Percepções salariais

São as percepções econômicas totais que o empregado recebe pelo seu trabalho. Seja por uma transferência bancária ou em espécie, além dos bônus salariais. Todos eles contam para o INSS e são geralmente divididos em:

Salário base

Valor que o trabalhador recebe pelos dias trabalhados e que não pode ser inferior ao estabelecido pelo contrato.

Suplementos salariais

São os valores extraordinários recebidos, seja um bônus de convenção, antiguidade, adicional noturno, insalubridade, etc. Aqui também entram os acréscimos referentes ao salário variável, ou seja, salário-base + extras, dependendo dos objetivos.

Por exemplo, o que ocorre em muitos departamentos de vendas, é que os suplementos são divididos em pessoal e coletivo, conforme determinado pela empresa. 

Horas extras

Nas situações em que o colaborador trabalha além do seu horário de trabalho estabelecido, ele precisará receber horas extras. Esses valores também devem constar na sua folha de pagamento, pois elas valem mais do que as horas estabelecidas pelo contrato. 

Caso um funcionário trabalhe horas extras entre segunda-feira e sábado, receberá de 50% a 90% a mais (dependendo da categoria). Caso trabalhe aos domingos ou feriados, receberá 100% a mais. 

13º salário

O décimo terceiro é válido para os funcionários com contratos por tempo indeterminado. Independente do modelo de pagamento, em uma ou duas vezes, o valor deve constar na folha de pagamento. 

Férias

O valor das férias é calculado tendo em conta o salário dos funcionários mais ⅓ deste valor. Este deve ser recebido mesmo que os seus 30 dias de férias sejam divididos por três. Essa é uma condição possível que você pode saber como calcular as férias segundo a Reforma Trabalhista.

Salário-Família

O salário-família é um valor concedido aos trabalhadores de baixa renda que possuem dependentes. O benefício é destinado aos profissionais que ganham até R$ 1.754,18, sendo R$ 59,82 por dependente. 

Percepções não salariais

Essa percepção não é paga ao INSS e pode incluir indenizações ou suplementos e benefícios da Previdência Social, além de compensação por transferências, suspensões ou demissões e qualquer percepção extra que compense as despesas incorridas durante a execução do seu trabalho.

Como dissemos, adicionando todos os acréscimos, encontraremos o salário bruto do trabalhador, ele será especificado no contracheque como total acumulado.

Descontos

São todos os valores que devem ser descontados do salário bruto de um colaborador. No final, o que ele recebe é o salário líquido.

Ao criar uma folha de pagamento, existem vários tipos de deduções que você deve considerar:

Contribuição do INSS 

A alíquota do Instituto Nacional de Segurança Social (INSS) (ou ainda, Instituto Nacional de Seguro Social) é um desconto referente aos auxílios que o trabalhador pode receber do governo. São eles: 

• Aposentadoria; 
• Auxílios por doença;
• Acidente de trabalho e maternidade (ou paternidade); 
• Pensão por morte.  

A contribuição ao INSS é descontada do salário bruto e varia conforme a faixa salarial do trabalhador e o salário-mínimo vigente. Confira a tabela para entender os valores:

A alíquota do Instituto Nacional de Segurança Social é cobrada mensalmente de forma progressiva. Para saber mais sobre as taxas e condições de uso dos benefícios, acesse o site do INSS. 

IRRF

O percentual deduzido do IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) não considera o salário bruto, mas uma base de cálculo específica: 

Base de Cálculo do IRRF = salário bruto – (dedução do INSS + número de dependentes)

A dedução de dependentes da base de cálculo do Imposto de Renda é de R$ 189,59. A partir desse valor pé possível identificar qual a porcentagem que cada trabalhador pagará.

Também são consideradas outras duas variáveis, a alíquota e a parcela a deduzir. Acompanhe os valores atualizados na tabela abaixo:

Assim, o cálculo do valor do IRRF é feito da seguinte maneira: 

(Base de Cálculo x Alíquota) – Parcela a Deduzir do IR = IRRF

Vale-transporte 

Segundo a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o vale-transporte é obrigatório para todos os trabalhadores. O valor do desconto é correspondente ao deslocamento que o funcionário deve realizar, em transporte público, até a empresa. Este desconto pode ser de até 6% do salário bruto do funcionário. 

Vale-refeição 

Conforme as leis trabalhistas, o vale-refeição e o vale-alimentação não é um benefício obrigatório. No entanto, muitas empresas o oferecem, já que eles estão previstos em convenções coletivas de distintas categorias.  

De acordo com o Art. 458 da CLT, a alimentação fornecida ao empregado, está compreendida no salário. Mas se o vale-refeição contar como um adicional no contrato de trabalho, a empresa é obrigada a concedê-lo aos colaboradores. 

Remuneração flexível

A remuneração flexível é quando o funcionário decide usar parte de seu salário em favor de determinados produtos e serviços oferecidos pela empresa. É por isso que seu preço é subtraído na parte de deduções. Entre os tipos de remuneração flexível, os mais comuns estão: 

• Vale-alimentação (aceito em supermercados);
• Plano de saúde; 
• Academia.

Outros descontos no salário bruto

Aqui você pode incluir outras deduções, como o adiantamento salarial e quotas sindicais. 

Essas deduções são calculadas individualmente e, em seguida, somadas para obter o total a ser deduzido do salário bruto. Dessa subtração, virá o líquido a ser recebido, ou seja, o salário que o trabalhador receberá no final do mês.

FGTS 

O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço é um valor que as empresas pagam todos os meses ao governo. Ele corresponde a 8% do salário bruto de cada colaborador e não é descontado dele. Cada trabalhador possui uma conta específica para o FGTS administrada pela Caixa Econômica Federal. 

Líquido a receber

Como dissemos, essa parte é mostrada após a definição dos salários bruto e dos descontos do trabalhador. O líquido a receber pode variar de acordo com o mês, devido a proventos como o décimo terceiro salário e as horas extras trabalhadas de cada mês.

Além do salário líquido total a receber, é importante mostrar na folha de pagamento os valores da base de cálculo do IRRF. Também é relevante não esquecer das alíquotas do IRRF e do INSS no rodapé do contracheque.

Rodapé da folha de pagamento

Como mencionamos anteriormente, na seção final de uma folha de pagamento, encontramos alguns dados importantes. Estes servirão tanto para os cálculos financeiros do funcionário como para as finanças da empresa. 

As informações no rodapé estão divididas em 6 colunas: salário base, salário de contribuição do INSS, base de cálculo do FGTS, FGTS do mês, base de cálculo do IRRF e faixa do IRRF. 

Assim, independente do trabalhador, veremos no rodapé: 

• Salário base: o valor acordado no contrato do trabalhador; 
• Salário de contribuição do INSS: o salário bruto, que consta com o salário base + adicionais.;
• Base de cálculo do FGTS: o salário bruto do trabalhador, que deve ser considerado para calcular o FGTS;
• Base de cálculo do IRRF: como mencionado na seção de IRRF, o valor que corresponde ao salário bruto, menos a dedução do INSS e o adicional por dependente; 
• FGTS: o valor deduzido no mês para o FGTS, corresponde a 8% do salário bruto; 
• Faixa do IRRF: a faixa salarial que se encontra o funcionário para deduzir o IRRF mensal. 

Por fim, é indispensável que o contracheque tenha um local para assinatura do documento. Ele também deve indicar a data e o local de recebimento. Desse modo, é possível validar a veracidade das informações da folha de pagamento.

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Entrega e recebimento da folha de pagamento

Seguindo as orientações da CLT, cada trabalhador deve receber um comprovante de pagamento individual. Como visto, esta é a folha de pagamento, ou como você resolveu chamá-la, holerite e contracheque.

Vale ressaltar que esse documento deve estar em conformidade com o Ministério do Trabalho. Ele também deve considerar as convenções coletivas e os acordos com a empresa descritos no contrato.

Portanto, ainda que o modelo de folha de pagamento inclua todos os conceitos mencionados, ele pode ser alterado. Assim, poderá incluir modificações formais e elementos adicionais com informações para o trabalhador.

Algumas empresas têm o hábito de imprimir a folha de pagamento e entregar aos colaboradores manualmente. No entanto, aqueles que utilizam o software de RH da Factorial, podem fazer tudo pelo sistema, inclusive colher a assinatura.

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O software para Gestão da Folha de Pagamento da Factorial facilita todo o processo burocrático e operacional da emissão até a entrega do holerite. Desse modo, o tempo de serviço gasto com essa tarefa será reduzido significativamente.

Nossa ferramenta analisa todos os documentos e encaminha a folha de pagamento para cada colaborador. Ele receberá uma notificação em seu e-mail e poderá consultar o contracheque direto no sistema.

Além disso, caso seja necessário assinar a sua folha de pagamento, você pode fazer isso dentro do nosso sistema. Temos a assinatura digital como recurso para otimizar a rotina do RH e DP.

Assim, seus colaboradores poderão assinar qualquer documento da empresa digitalmente e com toda a segurança. O software também conta com outras tantas ferramentas e recursos indispensáveis para a uma boa gestão de pessoas.

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