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Folha de Pagamento: o que é e como fazer a sua do zero

A folha de pagamento é um documento básico de qualquer empresa que tenha trabalhadores contratados. Por isso, hoje vamos te explicar como criar um modelo de holerite, contracheque ou folha de pagamento basicamente. Ferramenta essencial para o RH e os colaboradores.

Normalmente, as empresas têm uma pessoa ou um departamento inteiro cuja função é exclusivamente calcular e fazer a folha de pagamento de todos os trabalhadores. Mas se você é um empreendedor que acabou de iniciar seu negócio, deverá fazer todo esse trabalho sozinho. Por isso, preste atenção nas conceitos que apresentamos abaixo:

Índice

O que é uma folha de pagamento

Embora você certamente já saiba no que consiste uma folha de pagamento, nunca é demais revisar os conceitos básicos.

Antes, de mais nada, vamos a nomenclatura. A folha de pagamento também é conhecida como holerite ou contracheque

Este é um documento obrigatório, determinado por lei, que deve ser gerado pela empresa todos os meses. Nele, a empregador específica o salário que o funcionário receberá naquele mês pelo trabalho realizado.

Mas a folha de pagamento é muito mais que isso, é uma fatura na qual se reflete o relacionamento entre a empresa e o funcionário. No contracheque o colaborador encontrará dados muito importantes para a gestão das suas próprias finanças. Como as horas trabalhadas, a contribuição para o FGTS ou retenção do INSS. 

Mesmo que não possua um especialista em recursos humanos e contabilidade na sua empresa, devido ao seu tamanho, é necessário conhecer todas essas informações. Já as folhas de pagamento fazem parte da contabilidade da empresa e devem estar de acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e a nova Reforma Trabalhista. 

A seguir, informaremos cada um desses detalhes básicos para que você possa criar a folha de pagamento dos seus funcionários.

Etapas a serem consideradas ao criar uma folha de pagamento

Para criar uma folha de pagamento, é necessário levar em consideração os diferentes fatores que influenciam no valor final. Antes de preparar um contracheque, tenha os seguintes dados: 

Tipo de contrato

Não é o mesmo trabalhar em período integral como meio período ou ter um contrato por tempo determinado ou indeterminado. Isto afeta o salário, e consequentemente a porcentagem retida do imposto de renda e do INSS

Situação pessoal do funcionário

Saber se o funcionário é casado ou tem filhos ou dependentes também é importante no cálculo do imposto sobre a renda retido na fonte (IRRF). Mais adiante, na parte de deduções, explicaremos como calculá-lo. 

Convenção coletiva de trabalho

É uma convenção entre sindicatos de empregadores e de funcionários de uma categoria.  Afeta o piso salarial e os suplementos salariais que o colaborador receberá. Como o valor das horas extras, gratificações, adicional por insalubridade, vales, entre outros. 

Benefícios extras

Saber se os benefícios serão divididos ou se serão pagos unicamente pela empresa, é importante ao calcular o imposto de renda.

Licenças

Se o funcionário estiver de licença, seja médica, paternidade ou maternidade, isto também influenciará no valor total.

Há muitos detalhes a serem levados em consideração ao criar um contracheque a partir do zero. Portanto, começaremos com o que seria criar uma folha de pagamento padrão. Mensalmente, sem licenças e com benefícios divididos por ambas as partes. 

Horário de trabalho

De acordo com a reforma trabalhista de 2017, as empresas com mais de 10 funcionários devem registrar o horário de trabalho de todos os colaboradores. Além de constar no contrato de trabalho, é interessante constar também nos contracheques mensais. Já que é uma forma de atestar a validez do mesmo. 

Como criar uma folha de pagamento

Confira passo a passo os tópicos abaixo que preparamos para que ao fazer o holerite dos funcionários, você tenha tudo organizado!

criar-folha-pagamento

Cabeçalho da folha de pagamento

A folha de pagamento começa com os dados pessoais da empresa e do trabalhador  e a data referente ao contracheque. 

  • Dados da empresa: o nome legal da empresa, o seu endereço fiscal e o CNPJ.
  • Dados do trabalhador: nome completo, cargo, cpf, matrícula (ou código) do contrato na empresa , local, centro de custo e departamento. 
  • Período de liquidação: é o mês a que a folha de pagamento se refere. Inclui data de início, data de término e total de dias.

Proventos

Esta parte do contracheque corresponde a tudo relacionado com os valores recebidos. Como salários, horas extras, benefícios e adicionais. Somados compõem o salário bruto de um funcionário e são divididos entre percepções salarias e não salariais. 

Percepções salariais

Sao as percepções econômicas totais que o empregado recebe pelo seu trabalho. Seja através de uma transferência bancária ou em espécie, além dos bônus salariais. Todos eles contam para o INSS. Eles geralmente são divididos em:

  • Salário base

Valor que o trabalhador recebe pelos dias trabalhados e que não pode ser inferior ao estabelecido pelo contrato.

  • Suplementos salariais

Os valores extraordinários que o funcionário recebe por seu trabalho. Seja um bônus de convenção, antiguidade, adicional noturno , por insalubridade, etc. Ou o acréscimo que o trabalhador recebe se o seu salário for variável (salário-base + extras, dependendo dos objetivos). 

Por exemplo, como ocorre em muitos departamentos de vendas. Esses suplementos também são divididos em pessoal e coletivo, conforme determinado pela empresa. 

  • Horas extras

Se o funcionário, voluntária ou forçosamente, trabalhou além do horário de trabalho. Essas horas devem aparecer na sua folha de pagamento para serem pagas. As horas extras valem mais do que as horas estabelecidas pelo contrato. 

Caso um funcionário trabalhe horas extras entre segunda-feira e sábado, receberá de 50% a 90% mais pela hora extra (dependendo da categoria). Caso trabalhe aos domingos receberá 100% mais pela hora extra. 

  • 13º salário

O décimo terceiro é válido para os funcionários com contratos a tempo indeterminado. Independente do modelo de pagamento, em uma ou duas vezes, deve constar na folha de pagamento. 

  • Férias

O valor das férias é calculado tendo em conta o salário dos funcionários mais ⅓ deste valor. Este deve ser recebido pelo funcionário, mesmo que os seus 30 dias de férias sejam divididos por 3, condição possível que você pode saber como ao calcular as férias segundo a Reforma Trabalhista.

  • Salário-Família

É  o valor concedido aos trabalhadores de baixa renda que possuem dependentes. Este é pago de acordo com o número de dependentes para o auxílio da família. Podem beneficiar-se deste os trabalhadores que ganham até R$ 1.425,56. 

Percepções não salariais.

Esse tipo de percepção não é pago ao INSS e pode incluir indenizações ou suplementos, benefícios da Previdência Social. Além de compensação por transferências, suspensões ou demissões e qualquer percepção extra que compense as despesas incorridas para o trabalhador durante a execução do seu trabalho.

Como dissemos, adicionando todos os acréscimos, encontraremos o salário bruto do trabalhador. Este será especificado no contracheque como total acumulado.

Descontos

São todos os valores que devem ser descontados do salário bruto de um colaborador. 

Ao criar uma folha de pagamento, existem vários tipos de deduções que você deve levar em consideração:

Contribuição do INSS 

A alíquota do Instituto Nacional de Segurança Social (INSS) é um desconto referente aos auxílios que o trabalhador pode receber do governo. Estes são: a aposentadoria, auxílios por doença, acidente de trabalho e maternidade (ou paternidade) e pensão por morte.  

A contribuição ao INSS é descontada do salário bruto e varia de acordo com a faixa salarial do trabalhador: 

  • 8%: salário bruto até R$ 1.751,81
  • 9%: salário bruto de R$ 1.751,82 a R$ 2.919,72
  • 11%: salário bruto de R$ 2.919,73 a R$ 5.839,45
  • Desconto de R$ 642,34 do INSS para salários brutos a partir de R$ 5.839,45.

A alíquota do Instituto Nacional de Segurança Social é cobrada mensalmente. Para saber mais sobre as taxas e condições de uso do benefício, acesse o site do INSS

IRRF (Imposto sobre a renda retido na fonte)

O percentual deduzido do IRRF (imposto de renda retido na fonte) não considera o salário bruto, mas uma base de cálculo específica: 

Base de Cálculo do IRRF = salário bruto – (dedução do INSS + número de dependentes(R$ 189,59))

Para dependente são deduzidos R$ 189,59 da base de cálculo. E a partir da base de cálculo é possível saber qual é a porcentagem que cada trabalhador deve pagar de IRRF e o seu valor final. Para saber qual é o valor do IRRF retido por mês, temos que considerar ainda, duas outras variáveis, a Alíquota do IRRF e a Parcela a deduzir do IR. 

Base de Cálculo (R$) Alíquota (%) Parcela a deduzir do IR (R$)
Até R$1.903,98   0 0
De R$1.903,99 a R$2.826,65 7,5% R$142,80
De R$2.826,66 a R$3.751,05 15% R$354,80
De R$3.751,05 a R$4.664,68 22,5% R$636,13
Acima de R$4.664,68 27,5% R$869,36

Assim, o cálculo do valor do IRRF é feito da seguinte maneira: 

(Base de Cálculo x Alíquota) – Parcela a Deduzir do IR = IRRF

Vale-transporte 

De acordo com a CLT, o vale-transporte é obrigatório para todos os trabalhadores. O valor do desconto é correspondente ao deslocamento que o funcionário deve fazer, em transporte público, até a empresa. Este desconto pode ser de até 6% do salário bruto do funcionário. 

Vale-refeição 

Segundo a CLT vale-refeição não é obrigatório por lei. No entanto, muitas empresas o oferecem já que o vale-refeição está previsto em convenções coletivas de distintas categorias.  

De acordo com o art. 458 da CLT, a alimentação fornecida ao empregado, está compreendida no salário. Mas se o vale-refeição contar como um adicional no contrato de trabalho, a empresa é obrigada a concedê-lo aos colaboradores. 

Remuneração flexível

A remuneração flexível é quando o funcionário decide usar parte de seu salário em favor de determinados produtos e serviços oferecidos pela empresa. É por isso que seu preço é subtraído na parte de deduções. Entre os tipos de remuneração flexível mais comuns estão: 

  • Vale alimentação (aceito em supermercados)
  • Plano de saúde 
  • Academia

Outros descontos no salário bruto

Aqui você pode incluir outras deduções como o adiantamento salarial e quotas sindicais. 

Essas deduções são calculadas individualmente e, em seguida, somadas para obter o total a ser deduzido do salário bruto. Dessa subtração, virá o líquido a ser recebido, ou seja, o salário que o trabalhador receberá no final do mês.

FGTS 

O fundo de garantia por tempo de serviço é um valor que as empresas pagam todos os meses ao governo. O valor é de 8% do salário bruto de cada funcionário e não é descontado do mesmo. Cada trabalhador possui uma conta específica para o FGTS administrada pela Caixa Econômica Federal. 

Líquido a perceber

Como dissemos, essa parte é mostrada após a definição dos salário bruto e dos descontos do trabalhador. O líquido a perceber pode variar de acordo com o mês, devido a proventos como o décimo terceiro salário e as horas extras trabalhadas cada mês.

Mas, além do líquido total a perceber, é importante mostrar na folha de pagamento os valores da base de cálculo do IRRF, e as alíquotas do IRRF e do INSS no rodapé da folha de pagamento.

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Rodapé da folha de pagamento

Como mencionamos anteriormente, na seção final de uma folha de pagamento, encontramos alguns dados importantes. Estes servirão tanto para os cálculos financeiros do funcionário como para as finanças da empresa. 

Como você pode ver, as informações no rodapé estão divididas em 6 colunas: salário base, salário contribuição do INSS, base de cálculo do FGTS, FGTS do mês, base de cálculo do IRRF e faixa do IRRF. 

Assim, independente do trabalhador, veremos no rodapé: 

  • Salário base. O valor acordado no contrato do trabalhador. 
  • Salário de contribuição do INSS. O salário bruto, que consta com o salário base + adicionais. 
  • Base de cálculo do FGTS. O salário bruto do trabalhador, que deve ser levado em consideração para calcular o FGTS. 
  • Base de cálculo do IRRF. Como mencionado na seção de IRRF, o valor que corresponde ao salário bruto, menos a dedução do INSS e o adicional por dependente. 
  • FGTS. O valor deduzido no mês para o FGTS, corresponde a 8% do salário bruto. 
  • Faixa do IRRF. A faixa salarial que se encontra o funcionário para deduzir o IRRF mensal. 

Além destes dados, é importante que o contracheque conte com um local para a assinatura do documento. Além disso, é necessário indicar a data e o local de recebimento do mesmo. Assim, é possível validar a veracidade do documento. 

Entrega e recebimento da folha de pagamento

A CLT indica que um trabalhador deve receber documentação de seu salário através de um recibo individual que serve como comprovante de pagamento. Como dissemos no início, a folha de pagamento é como uma fatura para o trabalho de cada funcionário. Independente se nomeie este documento como holerite ou contracheque. 

Esse recibo, a folha de pagamento, deve estar em conformidade com as diretrizes do Ministério do Trabalho. Além de considerar as convenções coletivas e os acordos com a empresa no contrato.

Portanto, embora uma folha de pagamento inclua todos os conceitos incluídos no modelo e seu nome não seja alterado, ela pode incluir modificações formais e elementos adicionais com informações para o trabalhador.

Existem empresas que imprimem as folhas de pagamento de seus trabalhadores e as entregam manualmente. Algumas as enviam por e-mail, e as que usam a Factorial, através do nosso software de RH. O importante é que elas cheguem ao trabalhador e que ele saiba todos os meses o que recebeu e o porquê de cada valor.

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Com o gestor de folha de pagamento inteligente da Factorial, a entrega da folha de pagamento aos funcionários facilitará seu trabalho e o tempo gasto será significativamente reduzido.

O nosso software analisa o documento que contem as folhas de pagamento e envia cada uma ao trabalhador correspondente. 

O funcionário, receberá automaticamente um aviso no seu e-mail. Assim, poderá consultar a sua folha de pagamento na seção Meus Documentos e imprimi-la. Além disso, caso seja necessário assinar a sua folha de pagamento, você pode fazer isso dentro do nosso sistema. 

Através da assinatura digital, você pode assinar documentos da empresa, como o contracheque, digitalmente e com toda segurança. 

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