Processo de contratação de funcionários: passo a passo

Com as mudanças crescentes no mercado de trabalho, ter um processo de contratação bem estruturado tornou-se indispensável. Afinal, é preciso estar alguns passos à frente de seus concorrentes para atrair os melhores profissionais disponíveis.

Por isso, encontrar os candidatos certos é uma tarefa que requer muito esforço da área de RH e DP. Para isso, é essencial contar com um processo claro e assertivo, além dos recursos e ferramentas certos.

Quer saber como é o passo a passo do processo de contratação assertivo? Continue a leitura deste artigo e confira a importância de gerenciar com eficiência todas as etapas. Veja também por que a Factorial é uma excelente aliada neste processo.

Boa leitura!

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Qual a importância de promover um processo de contratação completo?

Um processo de contratação bem desenvolvido garantirá que sua empresa atraia e retenha os melhores profissionais do mercado. Isso porque, seguindo o ditado “a primeira impressão é que fica”, esse será o primeiro contato da pessoa com a organização.

E, diante de um mercado com tantas mudanças, se destacar e chamar a atenção do candidato é essencial para o sucesso do processo seletivo.

Segundo o Guia Salarial 2023, publicado pelo Robert Half, 68% dos gestores acreditam que será um desafio contratar profissionais com boas qualificações. Além disso, entre as estratégias aplicadas para a atração de talentos, destacam-se:

• Oportunidades de desenvolvimento e treinamento, com 51%;
• Anunciar que se trata de um trabalho remoto ou flexível, com 48%.

Essa disponibilidade de benefícios, concessões e oportunidades também recebe o nome de salário emocional. E traz muitas vantagens. Afinal, um profissional satisfeito com seu emprego se torna mais produtivo e alinhado com a cultura da empresa.

Assim, o índice de engajamento da organização aumenta e, por consequência, o absenteísmo é reduzido. Diante desses pontos, fica mais fácil ter uma boa retenção de talentos.

Ainda segundo o Guia Salarial 2023, 30% dos motivos estão associados com a baixa de ofertas para crescimento profissional. Sem uma perspectiva de progressão, os candidatos acabam trocando a sua vaga pela do concorrente.

Para que isso não aconteça, sempre disponibilize processos completos e transparentes. Para isso, é importante que o candidato conheça todas as possibilidades da sua oferta de emprego.

Cuidados importantes que devem ser tomados durante a contratação

Como visto, o processo de contratação de funcionários possui grande importância para o desenvolvimento da sua empresa. Até porque esses novos talentos farão parte do time e contribuirão para o sucesso da organização.

Com isso em mente, alguns cuidados burocráticos também precisam ser tomados durante a contratação. Entre eles, por exemplo, está atender os prazos para cadastramento no eSocial. Lembrando que é necessário cadastrar até o dia 15 do mês seguinte para que ele entre na folha de pagamento.

Além disso, o armazenamento de dados merece atenção especial. Essa etapa garante que a sua empresa esteja alinhada com a Lei Geral de Proteção de Dados, a LGPD. Desse modo, seja claro com o novo colaborador sobre como suas informações serão utilizadas no ambiente de trabalho.

Os profissionais de RH também devem estar atentos à experiência proporcionada ao profissional que está entrando. Bem como disponibilizar todas as ferramentas e recursos necessários para execução das tarefas.

Ainda, o ideal é que você e a área de Recursos Humanos sigam um passo a passo listando todas as etapas. O modelo disponibilizado pela Factorial é um checklist completo e contribui para uma maior organização.

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Processo de contratação passo a passo

De forma resumida, até aqui explicamos que o principal recurso da sua empresa é o seu capital humano. Assim, o processo de contratação precisa estar alinhado com diversos fatores. Além de ser desenvolvido por profissionais de RH.

Considerando tornar o entendimento mais prático, separamos 9 passos para que a experiência do candidato seja excelente. Além disso, veja como nosso software para gestão de RH oferece praticidade e agilidade em todos os processos. Então, confira.

1. Recrutamento e seleção

O processo de recrutamento e seleção dá início a jornada do candidato e da busca pelo perfil profissional ideal. Para isso, ele é dividido em quatro etapas:

1. Anúncio da vaga nos canais de comunicação da empresa;
2. Triagem dos currículos recebidos;
3. Entrevista com aqueles que mais se destacaram;
4. Envio da proposta que falaremos no próximo tópico.

Todas essas etapas e as seguintes podem ser facilmente gerenciadas em um Portal de Empregos. Inclusive, essa é uma das mais de 30 funcionalidades oferecidas pelo nosso software.

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2. Envio de proposta para os candidatos

A carta proposta, como é conhecido esse documento, é enviada para os candidatos que tiveram maior destaque no processo seletivo. Nela devem constar todos os detalhes relacionados ao trabalho que oferecido pela empresa.

Informações como salário fixo, benefícios, jornada de trabalho e possibilidade de bônus são pontos indispensáveis. Essa proposta pode ser enviada por e-mail para garantir a agilidade do processo.

Vale lembrar que, além de enviar a proposta para esses candidatos, é importante comunicar aqueles que não passaram. Com ofertas de emprego remoto e híbrido crescendo, você deve estar pensando que será bem trabalhoso fazer essas devolutivas, certo?

Acontece que o Portal de Empregos da Factorial também pode te ajudar nisso. Com apenas alguns cliques é possível enviar a proposta de trabalho e a dispensa dos candidatos. Isso porque todas as informações já estarão na plataforma, basta determinar quem receberá o que.

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3. Envio de documentos para a empresa

Após o aceite da proposta de emprego, é necessário que o profissional encaminhe uma série de documentos para dar continuidade no processo de contratação. Para isso, são solicitados os seguintes documentos:

• RG, CPF e Título de eleitor;
• Documento de reservista (quando forem homens acima de 18 anos);
• Comprovante de residência;
• Comprovante de escolaridade;
• Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
• Declaração de dependentes (se houver) e documentação dos mesmos;
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).

Essa parte tende a ser bastante burocrática. Mas, a boa notícia é que você pode optar pelo envio digital desses documentos.

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4. Exame admissional

O exame admissional é outra etapa que não deve ser negligenciada durante o processo de contratação. É por meio desse documento que você saberá se o profissional está apto ou não para exercer suas funções.

Importante destacar que o exame é uma exigência do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional. Portanto, deve ser conduzido por um médico especializado em saúde do trabalho.

5. Benefícios corporativos

Os benefícios corporativos contribuem para conquistar o candidato. De acordo com a pesquisa do Guia Salarial, 51% das empresas acreditam que eles ajudam na atração e retenção de profissionais.

Assim, se você falou da existência deles na carta proposta, eles precisam ser incluídos na contratação. Lembrando que a disponibilização do vale-transporte é obrigatória de acordo com as leis trabalhistas.

Além disso, sua empresa pode oferecer outros benefícios também, como:

• Vale-refeição/alimentação;
• Plano de saúde empresarial;
• Vale-cultura;
• Bônus e comissões;
• Auxílio home office (quando é trabalho remoto ou híbrido);
• Entre outros.

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6. Registro na CTPS

Com todos os documentos do novo colaborador em mãos, ou anexados na plataforma, é hora de realizar o registro. Para preencher a ficha cadastral, é necessário:

• Cargo;
• Salário base;
• Data de admissão;
• Nível de escolaridade;
• Jornada de trabalho;
• Estado civil;
• Dependentes (quando houver).

Vale dizer que esse processo é inteiramente responsabilidade da empresa. Assim, o setor de RH e DP precisa fazer o registro na CTPS. Neste caso, independentemente da versão física ou digital, as informações precisam ser enviadas ao Ministério do Trabalho e para a Caixa Econômica Federal por conta do FGTS.

Contudo, se for a versão física da carteira, a empresa tem um prazo de 48 horas para fazer as anotações necessárias. Além disso, como falamos, é preciso fazer o cadastramento do vínculo empregatício no sistema do eSocial.

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7. Formalização do contrato de trabalho

Engana-se quem pensa que apenas as anotações da carteira são suficientes para oficializar o processo de contratação. Na verdade, a relação entre empresa e colaborador também deve ser estabelecida por um tipo de contrato de trabalho.

No Brasil, existem diferentes modalidades de trabalho. Desde tempo indeterminado, até os contratos de experiência. Todos eles estão previstos pelas leis trabalhistas. E, por isso, determinam os direitos e deveres que precisam ser cumpridos para evitar indenizações e penalizações.

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8. Preparo de infraestrutura

Outro passo importante que compõe a parte final do processo de contratação é o preparo do ambiente de trabalho para o novo colaborador. Neste momento, os profissionais de RH são responsáveis por disponibilizar as ferramentas e acessos necessários para a execução das tarefas.

Com a Factorial você pode preparar um espaço de boas-vindas aos novos integrantes da equipe. Nessa página é possível acessar e encaminhar seus documentos, além de editar seu perfil e visualizar as tarefas de integração.

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9. Integração do novo colaborador

Com as demais etapas cumpridas, é hora de iniciar o processo de integração desse novo colaborador. O onboarding de funcionário consiste na apresentação da empresa e da equipe para o profissional que está começando.

Esse processo tem por finalidade fortalecer a cultura organizacional, garantindo uma boa experiência inicial. Ainda, quando houver necessidade, o colaborador precisará participar de treinamentos e capacitações profissionais.

Porém, todas as fases do processo seletivo podem demandar muito tempo da área de Recursos Humanos se não forem feitas com as ferramentas certas. A Factorial centraliza as demandas em uma única plataforma e você gerencia desde o anúncio da vaga até o onboarding.

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Para otimizar e facilitar o processo de recrutamento e seleção da sua empresa, o software de Recursos Humanos oferece diversas funções que vão tornar seu RH mais estratégico. Confira algumas das funcionalidades disponíveis:

• Gestão de documentos;
• Controle da jornada de trabalho;
• Gestão da Folha de Pagamento;
• Relatórios e Indicadores de RH;
• Onboarding e Offboarding de Colaboradores;
• Gestão de treinamentos;
• E muito mais!

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