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Onboarding: o que é e como fazer [download guia completo]

Entender o que é o Onboarding, conhecer o processo e as ferramentas envolvidas é essencial para garantir uma boa experiência do colaborador. O Onboarding de funcionários é a integração deles na sua empresa, logo após a contratação. Deixar nos novos talentos uma boa primeira impressão é um dos principais objetivos do Onboarding. Mas não para por aí. Uma employee experience de sucesso é o primeiro passo para a retenção de talentos e aumento de produtividade, mas sabemos que não é o único.

É muito comum surgirem dúvidas a respeito do novo emprego por parte dos recém contratados. Mesmo aqueles que vão realizar competências muito similares, precisam saber como funcionam as ferramentas que a empresa utiliza, por exemplo. Pensando sobre isso, esse artigo vai te ajudar a entender o passo a passo do onboarding, as principais técnicas e ferramentas para aplicá-lo da melhor forma possível.

De maneira geral, Onboarding significa o processo de incorporação de novos talentos na empresa. De modo que essas pessoas se familiarizem com a cultura e política organizacional e se sintam acolhidas no ambiente de trabalho. Um conceito da década de 80 mas que está cada vez mais sendo adotado pelos gestores de RH atualmente. Especialmente o Onboarding online como resultado do crescimento sem precedentes do teletrabalho.

Se você ainda não está familiarizado com o tema, não se preocupe. Com as novas tecnologias em RH é possível planejar e aplicar um onboarding que faça sentido para a sua empresa de maneira automatizada e muito simples.

Fique conosco e aprenda como fazer um bom onboarding para incorporar os novos colaboradores no seu negócio.

O que é o Onboarding de funcionários?

Como mencionado na introdução deste artigo, o Onboarding, que vem do termo em inglês integração e ambientação. Isto é, o processo de apresentar a cultura empresarial, as instalações, os colegas, as competências, ferramentas ao novo talento da empresa. Parece uma tarefa simples e óbvia, mas muitas empresas se esquecem de fazê-la, gerando uma série de problemas que poderiam ser facilmente evitados.

É importante pensar que o tempo investido em um onboarding de sucesso, será compensado depois por passar menos tempo corrigindo problemas futuros. Outro ponto relevante a se pensar é que a maioria dos colaboradores decide se vai continuar ou deixar a empresa no seu primeiro ou segundo mês de experiência no local. Portanto, é importante não apenas causar uma boa impressão, mas também mantê-la com a realidade do seu negócio.

A decisão de pedir demissão durante os 6 primeiros meses do trabalhador na empresa pode ser fruto de duas razões principais:

  1. Problemas durante o processo de recrutamento e seleção: entrevistas, documentos, descrição da vaga.
  2. Dificuldade de compreender a cultura organizacional, ou foi apresentado algo durante o processo de onboarding que não condiz com a realidade da empresa.

Assim, o Onboarding é essencial para facilitar a vida tanto do novo integrante da empresa quanto dos que já estão ali a mais tempo:

Revisar o contrato, ajustes de salário, bônus, jornada de trabalho, horas extras, férias, folgas e ausências.

  • Mostrar para os novos talentos as pessoas certas para fazer perguntas ou pedir ajuda.
  • Explicar tudo o que essa pessoa precisa saber para ter autonomia suficiente nos primeiros meses de adaptação.
  • Ensinar como funcionam todas as ferramentas que essa pessoa irá utilizar no dia a dia.
  • Responder todas as dúvidas que essa pessoa possa ter durante o processo.

Benefícios do Onboarding

✔ Os benefícios para empresas:

  • Retenção de talentos: Manter os melhores talentos do mercado deve ser a prioridade da sua empresa.
  • Maior produtividade: O acolhimento gera melhor produtividade. Funcionários satisfeitos e felizes realizam melhor suas competências.
  • Crescimento empresarial: uma vez que que os dois itens anteriores são realizados com eficiência, a tendência é que sua empresa se desenvolva melhor e cresça.
  • Diminuição dos custos de contratação: manter os talentos entre o corpo de funcionários, resulta em menos processos de desligamentos e portanto, menos gastos com contratação.
  • Employer Branding: a marca empregadora é algo que está em alta e um onboarding de funcionário de sucesso também é parte dessa estratégia.

✔ Os benefícios para o colaborador:

  • Employee Experience
  • Apresentação das tarefas e o funcionamento da empresa
  • Confiabilidade nos gestores de RH
  • Motivação e estímulo para seguir na empresa

Onboarding e Offboarding

Se o Onboarding é o processo que dá início a vida profissional do colaborador na em empresa, o Offboarding é o processo final. E por ser o momento de saída, geralmente é o mais delicado e complicado de fazer. Isso porque, também depende de diversos documentos, assinaturas, mudança de senhas e recolhimento de materiais. Além de um acompanhamento de perto para garantir que tudo está conforme a legislação e a empresa não está cometendo nenhum equívoco.

Objetivos do Onboarding

Os principais objetivos de investir em um Onboarding de sucesso são:

  • Apresentar a política interna da empresa: conhecer as novas regras, seja no âmbito legal ou social, é essencial para o colaborador recém integrado.
  • Informar os detalhes do cargo as suas funções específicas: Explicar as técnicas, ferramentas e  métodos para que o novo colaborador possa realizar sua função sem problemas.
  • Mostrar a filosofia da empresa: Se assegurar que o novo colaborador está ciente dos valores, dos objetivos, da missão e visão da sua empresa.
  • Explicar o organograma da empresa e a posição do novo funcionário: Toda empresa possui uma hierarquia de funções e organização. É importante para o novo funcionário conhecer e se familiarizar com seus novos colegas, chefes e pessoas que farão parte de seu dia a dia.

Como fazer Onboarding com um plano de ação

O processo de integração é dividido em duas partes principais:

1ª Parte – Administrativa

Faz referência a documentação prévia à chegada do novo integrante. Ou seja, os documentos os quais precisam ser organizados e assinados antes que o novo funcionário chegue.

Por exemplo, o contrato de trabalho que deve já estar assinado pelos supervisores anteriormente. Ou ainda, manual de conduta, regras de vestuário, postura e tom. Além de dúvidas respondidas relacionadas às férias, folgas, licenças, turnos, horários de trabalho, etc.

2ª Parte – Formação

Essa segunda parte tem o foco em treinamento e desenvolvimento desse funcionário com o objetivo de prepará-lo para desenvolver sua competência com o melhor desempenho possível.

Por exemplo, um treinamento de CRM ou algum outro software que esse colaborador ainda não tenha experiência prévia.

onboarding funcionario

Checklist de Onboarding para empresas

O plano de ação de como fazer onboarding de sucesso vai depender do tipo e tamanho do seu negócio. Além do perfil das equipes, dos supervisores, etc. Não existe “a receita de bolo ideal”, mas o que existe são modelos que podem ser adaptados à realidade da sua empresa.

Por isso, listamos aqui algumas das etapas essenciais para a realização de um bom onboarding:

1ª Fase: Durante o processo de recrutamento e seleção

A vaga

Esse primeiro passo já começa no processo de seleção, no momento em que a descrição da vaga é criada e publicada. Nessa descrição, é importante ressaltar a política da empresa, seus objetivos e sua missão. Isso tudo, faz parte de uma boa Candidate Experience e atualmente, conta muito na manutenção de talentos.

A entrevista

Um dos pontos principais para causar uma boa impressão na experiência do candidato. Ser pontual, criar um ambiente seguro e tranquilo, fazer perguntas objetivas e que agreguem valor ao currículo do candidato, mostra que a sua empresa se importa e quer que essa pessoa faça parte do time.

A documentação

Comece pelos documentos mais importantes, não deixando nenhuma dúvida para trás, por exemplo sobre a CLT, INSS, etc. Aproveite esse momento para registrar no sistema da empresa todos os dados do colaborador e fazer o download dos documentos no seu perfil. Além disso, explique-lhe as regras diárias que terá que seguir.

O tour

Apresentar as instalações é parte indispensável nessa primeira fase. Quanto mais cedo o novo colaborador se familiarizar com o espaço de trabalho, menos tempo será gasto posteriormente para ensinar onde estão os banheiros, refeitório, máquina de xerox, cafeteria, etc. Aproveite esse “tour” para apresentar o novo membro da equipe para seus colegas. Já no caso de um Onboarding Online, marque uma video call para fazer a devida apresentação.

2ª Fase: 1º dia de trabalho

Conselhos e sugestões

Para a maioria das pessoas o primeiro dia de trabalho é um dia de nervosismo e ao mesmo tempo entusiasmo. Por isso, não espere que o novo talento recém chegado a sua empresa lembre de perguntar tudo o que precise ou saiba tudo sobre o que foi apresentado durante o recrutamento e seleção. Por isso, é papel do supervisor responsável pelo Onboarding lembrar desses detalhes.

Boas-vindas

Como comentamos na etapa anterior, marcar uma reunião de apresentação, ou uma videochamada ou ainda, enviar um email a toda a equipe são boas estratégias para aplicar no primeiro dia. Além de anunciar nas redes sociais da empresa, ou canais de comunicação internos juntamente com uma foto não necessariamente formal e uma breve biografia do novo colaborador.

Treinamento

Elaborar um manual claro e objetivo ou algum tipo de documento com o passo-a-passo de como utilizar as ferramentas principais de determinada competência é super importante nessa fase. Seja através de textos, imagens como infográficos, ou ainda vídeos tutoriais, esse tipo de material economizará bastante tempo dos gestores de RH. Uma vez pronto, o material pode ser adaptado ou atualizado facilmente de acordo com diferentes cargos, funções, perfis, escritórios ou equipes.

Esse material pode ser entregue em mãos ou ainda enviado por email, slack ou qualquer outro canal de comunicação da empresa. O importante é que o supervisor de onboarding certifique -se de que o novo profissional recebeu, visualizou e colocou em prática o passo-a-passo com as instruções para dar início às suas atividades no novo trabalho.

treinamento e desenvolvimento download

3ª Fase: 1ª Semana

No final da primeira semana é importante separar alguns minutos para receber o feedback. Perguntar sobre a empresa, como o novo funcionário está se sentindo, se o treinamento foi suficiente ou se necessita de algo mais. Algo que não tem nenhum custo adicional, mas que pode fazer toda diferença na experiência do colaborador.

4ª Fase: 1º mês

O primeiro mês pode ser o divisor de águas na vida do novo funcionário. É nesse período que ele decidirá se deseja continuar ou deixar a empresa. Portanto, o melhor a fazer como gestor de pessoas, é aplicar um questionário de feedback one-to-one para discutir a experiência desse colaborador e começar a discutir seu plano de carreira.

Tipos de ferramentas para a integração digital

Algumas tarefas no processo de onboarding podem precisar de semanas para serem feitas manualmente. A boa notícia é que hoje já existem diversas ferramentas que usam a inteligência artificial para reduzir custo e tempo dos processos de RH. Por isso, a integração digital é cada vez mais utilizada nas empresas, especialmente com o crescimento do home office.

O primeiro benefício em usar ferramentas digitais é poder fazer o onboarding de qualquer dispositivo móvel: computador, tablet, celular, etc. Outro ponto é que uma vez que os dados dos colaboradores sejam incluídos dentro do sistema, tanto o supervisor quanto o funcionário poderão ter acesso facilmente a eles.

A seguir, falaremos sobre as ferramentas de automatização para facilitar seu processo de onboarding :

Checklists

Os checklists são muito utilizados para não esquecer ou pular  nenhuma tarefa, documento ou etapa do processo. Enviado por email, a checklist pode ser facilmente acessada pelo novo funcionário. Exemplos de checklist integrados e digitais são Trello ou Google Keeps, ferramentas simples e fáceis de usar no dia a dia.

Assinatura digital e SIRH – Sistemas de Informação de Recursos Humanos

O SIRH ou termo de origem inglesa Human Resources Information System, como o nome já sugere, são sistemas que coletam e unificam os dados de RH de maneira inteligente. Desde o planejamento do onboarding, passando por assinatura digital, inclusão de documentos, calendário e relatórios de despesas.

Hoje, é possível ter acesso a uma plataforma que integra os processos mais importantes dentro do setor de Recursos Humanos de maneira muito fácil e a um custo baixo. Um exemplo é o software integrado da Factorial.  Aqui é possível acompanhar toda a jornada do colaborador, desde a publicação da vaga de emprego, passando por onboarding, treinamento, avaliação de desempenho até o offboarding. Tudo numa mesma plataforma.

Assim, seus gestores podem investir tempo e dinheiro em outros processos mais urgentes e relevantes para o crescimento da sua empresa.

Plataformas de Educação à Distância (EAD)

Outra ferramenta importante para se ter na mão são as plataformas de EAD. Nesses sites de ensino à distância você e seus colaboradores poderão fazer ou oferecer treinamentos corporativos personalizados.  Além de ter cursos sob medida com profissionais especialistas nas mais diversas áreas empresariais.

Chatbots

A maior vantagem de usar um serviço de chatbot está na economia de tempo gasto com perguntas repetitivas. Aquelas perguntas que são feitas inúmeras vezes por todos os novos talentos da empresa. E que podem facilmente ser respondidas através do uso da inteligência artificial.

Basta contratar o serviço de chatbot mais adequado para sua equipe, inserir no sistema as perguntas mais repetidas e relevantes feitas pelos novos funcionários e então inserir as respostas. Com um esquema simples é possível predeterminar essa tarefa e assim economizar muito tempo.

Plataforma gratuita de vídeos

Uma alternativa para economizar tempo e dinheiro com os treinamentos de seus novos colaboradores são as plataformas de gravação de vídeo gratuitas. Nesses sites você e sua equipe podem gravar seus tutoriais ou guias passo-a-passo sem custos adicionais. Além de manter tudo guardado com segurança para assistir quando e quantas vezes quiser. Um exemplo disso é a plataforma Loom.

software rh factorial

Onboarding automatizado

1. Economize tempo e custo em tarefas administrativas:

Invista mais tempo no que importa: o plano de carreira e o desenvolvimento profissional de seus colaboradores.

2. Reduza drasticamente as chances de cometer um erro grave:

Para um gestor é crucial manter a documentação em dia e dentro da lei. Por isso, a importância de não esquecer de pedir as assinaturas, revisão de documentos e prazos, etc. Por exemplo,´registrar corretamente a licença médica.

3. Outras vantagens de automatizar seus processos de Onboarding:

  • Autonomia
  • Conteúdo sempre atualizado
  • Monitoramento em tempo real do progresso de novos funcionários
  • As informações são facilmente inseridas e compartilhadas
  • Fácil acesso e transparência às informações
  • Redução significativa do custo de contratação

Download Guia de Onboarding Online

Durante esse artigo, vimos a importância em realizar o Onboarding dos novos talentos. Além de todos os benefícios de investir nessa estratégia e os passos e ferramentas mais relevantes para esse processo.

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E para te ajudar nessa tarefa ainda mais, a Factorial te oferece um guia completo de onboarding online para ser aplicado durante trabalho remoto ou distanciamento social. Mas se o que você realmente precisa é de uma ferramenta de gestão de pessoas completa como as que comentamos anteriormente, você está no lugar certo.

Faça o teste grátis com o software da Factorial aqui e experimente um Onboarding totalmente digitalizado e eficiente.

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