Integração na empresa: 8 dicas práticas para acolher novos colaboradores

A integração na empresa é um processo que deve ser planejado tanto pelo RH, quanto pelos gestores das equipes. Por isso, neste artigo, destacamos dicas sobre como receber novos funcionários na organização e prepará-los para essa nova jornada. Leia a seguir!

Dentre as diversas funções dos profissionais de RH, pensar em como planejar a etapa de integração na empresa é uma das mais importantes para garantir uma boa experiência do colaborador. Também chamado de onboarding, esse processo envolve todas as etapas da recepção de um novo funcionário na empresa.

Nessa etapa, o recém-contratado está apto para começar na empresa, mas ainda precisa se adaptar e conhecer as principais informações a respeito da sua nova função. Para ajudar no planejamento das ações de integração na empresa, destacamos a seguir as principais dicas para realizar o onboarding de funcionários da melhor maneira possível.

Confira dicas práticas para acolher novos colaboradores e realizar uma boa integração com os recém-contratados para a sua empresa. Veja abaixo!

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O que significa integração na empresa?

Você sabe o que é integração na empresa? Se você pensou em uma curta e rápida apresentação corporativa para o novo colaborador, com a história da companhia, os principais produtos e clientes, então saiba que apenas isso não é mais suficiente.

Atualmente, é necessário realizar diversas etapas de integração para incorporar o recém-contratado na cultura e no clima da empresa.

Mas, afinal, o que significa uma integração na empresa? De forma resumida, podemos dizer que é um conjunto de diversas ações de integração e adaptação para iniciar a jornada do colaborador de uma forma mais fluida e eficiente.

Veja alguns exemplos de ações de integração na empresa:

• Apresentação geral da corporação: visões, valores e missão.
• Conversas com pessoas de diferentes setores a respeito da empresa.
• Apresentação do plano da carreira ao novo funcionário.
• Treinamento interno para integrar o recém-contratado.
• Ensinar a usar as plataformas, softwares e ferramentas da empresa.
• Entender as regras da organização.
• Passar as informações sobre os processos internos.
• Apresentar a cultura organizacional e os colegas de equipe.
• Conhecer os objetivos e metas da instituição.
• Promover atividades de team building.
• Entre outras.

Agora que você sabe basicamente o que é integração na empresa, então procure dedicar tempo a esse processo para o novo colaborador se sentir confortável e alinhado totalmente com a cultura da empresa. Veja algumas dicas a seguir.

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Como desenvolver um plano de integração na empresa: 8 dicas essenciais

Após entender o que significa integração na empresa, agora é hora de colocar tudo em prática! No entanto, é preciso ressaltar que o planejamento deste processo dependerá das características de cada empresa, como porte, número de funcionários, cultura organizacional, entre outras particularidades.

Porém, existem algumas etapas básicas que devem ser consideradas em todos os tipos de instituições e que podem ser moldadas conforme a realidade da empresa.

A seguir, elaboramos um passo a passo com as principais etapas e dicas para uma integração na empresa dinâmica e eficiente. Veja a seguir:

1. Crie uma ficha de integração na empresa

Para que este processo seja bem executado, o planejamento é essencial! Para isso, crie uma ficha de integração na empresa, ou um checklist, que cite todas as etapas essenciais para um bom plano de onboarding.

Adicione os prazos, detalhes e recursos necessários e determine quem ficará responsável por cada etapa.

Também é possível contar com softwares de onboarding especializados que automatizam boa parte do processo, facilitando a adaptação do colaborador. Opte por ferramentas que ofereçam um período de teste gratuito para garantir que atendem os objetivos da empresa.

2. Gere expectativa na aprovação do candidato

Comece surpreendendo o profissional na hora de dar a notícia que ele foi selecionado para ocupar a vaga na empresa. Faça uma ligação para informá-lo e envie um e-mail inicial de boas-vindas com algumas informações sobre a instituição.

Esse tipo de ação pode ser complementada com o envio de um kit de boas-vindas para a casa do recém-contratado.

3. Converse com os líderes e colegas de trabalho

Esse é o momento para preparar o líder e colegas de trabalho do novo contratado da empresa. Afinal, o líder precisa estar treinado para acolher o recente integrante do time e os colegas de trabalho também precisam se comprometer em recepcionar bem o recém-chegado.

Esse contato inicial é muito importante para a socialização com o novo integrante e para apresentar o clima organizacional.

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4. Organize o primeiro dia

A primeira impressão é a que fica! Então organize para que tudo ocorra bem no primeiro dia de trabalho do colaborador. Não é bacana deixar para criar senha, escolher computador ou procurar material de trabalho no primeiro dia do recém-contratado.

Por isso, providencie tudo antes do primeiro dia para o novo funcionário encontrar um ambiente organizado e preparado para o começo da sua jornada.

5. Faça uma recepção calorosa

Nada pior que se sentir perdido e sem relações afetivas logo no início de um novo trabalho. Então crie um plano para receber o recém-contrato da melhor forma possível. Pode ser um café da manhã com os colegas de trabalho ou um almoço para todos se conhecerem melhor.

Esses simples gestos que valorizam as relações humanas são ótimas formas de tornar bem-vinda a chegada do profissional e fazê-lo sentir parte do time.

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6. Apadrinhe os colegas de trabalho

Um integrante do time pode ser escolhido para ser o ‘padrinho’ do novo colaborador no primeiro dia de trabalho. Esse responsável apresentará todo o departamento ao novo integrante, outros setores, espaços da empresa, dicas de restaurantes próximos, entre outras informações que o ajudarão a iniciar essa nova jornada com mais facilidade.

Além disso, é importante que o novo contratado se apresente para os seus colegas, e vice-versa. Cada colaborador pode se apresentar rapidamente e dizer o que faz na empresa.

7. Crie uma agenda com compromissos

A primeira semana do recém-contratado é fundamental para realizar todo o processo de integração na empresa, então crie uma agenda online para o novo colaborador não se sobrecarregar com várias informações, treinamentos e procedimentos de uma única vez.

Essa agenda serve para organizar as primeiras atividades do funcionário, como reuniões com líderes, com colegas do mesmo setor, profissionais de outros departamentos e clientes, por exemplo. Mantenha um cuidado com o número de reuniões e treinamentos em um mesmo dia para não ‘assustar’ o colaborador.

8. Dê feedbacks e faça avaliações periódicas

Após um determinado período na empresa já é possível pedir feedbacks e avaliações dos recentes contratados. Se preferir algo a curto prazo, então crie formulários de avaliação online para saber a opinião sobre o processo de integração na empresa.

Após determinado período, geralmente 3 meses, uma conversa para saber o feedback do trabalhador é um ótimo momento para entender o que o funcionário pensa a respeito da empresa

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Integração digital de novos funcionários

O home office e o trabalho híbrido ganham força nas organizações. Saber como realizar a integração dos colaboradores de forma remota e digital é fundamental.

Nesse caso, ainda é possível considerar muitas das etapas descritas anteriormente. No entanto, devemos adaptar algumas delas para o ambiente digital. Mas como fazer isso sem prejudicar a interação e motivação dos novos colaboradores?

Confira algumas dicas:

• Encontre ferramentas que possibilitem que a integração digital seja feita de forma ágil e intuitiva.
• Garanta canais de comunicação interna eficientes e interativos.
• Marque encontros virtuais semanais com a equipe.
• Envolva a liderança. Incentive uma comunicação ativa entre gestores e equipe.
• Sempre que possível, incentive idas periódicas ao escritório e atividades de integração de funcionários presenciais.
• Faça pesquisas de clima periódicas para saber o feedback dos colaboradores sobre este e outros processos

Para saber mais sobre a digitalização da etapa de integração na empresa, confira o artigo abaixo!

👉 Onboarding digital: Dicas e ideias para o RH

Benefícios da integração para a empresa

Se você está se perguntando que benefícios uma boa integração na empresa traz para a própria organização, aqui está. Uma pesquisa realizada pela Glassdoor mostrou que um bom processo bom de boas-vindas pode aumentar a retenção dos colaboradores em até 82%.

Veja outros benefícios que uma integração de funcionários bem planejada pode trazer para a sua instituição:

• Reduz a taxa de turnover: melhorar a experiência do colaborador desde o primeiro dia na empresa motiva que os funcionários continuem em suas funções.
• Diminui os custos: quando há sucesso na contratação e no processo de integração na empresa, não será preciso gastar novamente com o processo seletivo para este cargo ocupado tão cedo.
• Mantém o clima organizacional agradável: a integração de funcionários permite estimular as relações profissionais e pessoais dentro da empresa, mantendo o clima organizacional positivo.
• Aumento da produtividade: trabalhar em um ambiente acolhedor que diminui o tempo de adaptação dos novos colaboradores gera mais produtividade.
• Controla o absenteísmo: o ambiente agradável ajuda a diminuir as faltas com justificativas fracas ou sem justificativa.
• Melhora a marca empregadora: o novo funcionário que se sente integrante e parte importante do time irá divulgar a empresa, gerando uma percepção positiva no mercado a respeito da instituição.

Benefícios da integração para o colaborador

Assim como as empresas são beneficiadas com os processos de integração de funcionários, os colaboradores também encontram diversas vantagens quando esta etapa é bem elaborada. Confira a seguir alguns destes benefícios:

• Melhora o desenvolvimento do colaborador: um ótimo processo de integração na empresa consegue tornar a jornada do profissional mais tranquila e agradável, permitindo que o colaborador foque em suas tarefas mais facilmente.
• Aumenta a possibilidades de crescimento: ambientes mais acolhedores e focados no potencial do funcionário podem ajudá-lo no desenvolvimento da sua carreira.
• Fortalece a equipe: com a chegada de mais um integrante na equipe, o senso de união se fortalece e causa ânimo em todos os membros do time. Afinal, mais uma ajuda para realizar as atividades.
• Oferece uma experiência ao colaborador: entrega experiências positivas e diferenciadas desde a chegada do recém-contratado, melhorando a experiência do funcionário.
• Desenvolve, treina e a capacita: treinar e capacitar o novo colaborador faz com que ele se sinta valorizado e contribua com o seu aprendizado para o crescimento do negócio.
• Reduz o estresse: começar com todas as informações necessárias ajuda a remover as incertezas do novo contratado, diminuindo o estresse e deixando as expectativas mais claras.

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Problemas que podem surgir na integração de novos colaboradores

Segundo uma pesquisa realizada pela PwC, o profissional brasileiro tem dificuldade em se adaptar a novos empregos, ocupando o 9º lugar (entre 11 países) no índice que mostra a capacidade de adaptação após ser contratado.

Será que os erros cometidos no processo de integração de funcionários na empresa podem atrapalhar a adaptação desses colaboradores? Sem dúvidas! Por isso, saiba alguns problemas que podem surgir em um processo de integração na empresa. Veja quais são eles, abaixo:

1. Duração do processo de integração na empresa

Sabemos que a primeira semana e os 3 primeiros meses são fundamentais para realizar as principais ações de integração na empresa. No entanto, um colaborador leva mais tempo para atingir seu potencial máximo de desempenho dentro da instituição. Portanto, o onboarding não deve ser realizado em curto período, a jornada precisa ser mais longa.

2. Integração sem uma cultura de inclusão

O processo de integração na empresa precisa seguir uma cultura de diversidade e inclusão. Portanto, se esse procedimento está sendo realizado sem valorizar, respeitar, aceitar e incentivar a inclusão, então é preciso torná-lo mais diverso e inclusivo.

3. Falta de engajamento

Existem vários tipos de integração de funcionários na empresa que possuem diferentes ações e práticas para serem aplicadas durante a jornada do colaborador. Porém, se esses processos não estão engajando os recém-contratados e a sua empresa está perdendo talentos, então é hora de monitorar seu programa de onboarding e melhorar seus investimentos.

Como melhorar a integração de novos colaboradores: Ferramentas e recursos

Apesar dos problemas que podem surgir ao realizar a integração na empresa, existem cada vez mais recursos inovadores capazes de ajudar os profissionais de RH a realizarem suas tarefas, inclusive durante o onboarding de funcionários.

Um exemplo de ferramenta tecnológica que ajuda o RH a se tornar mais estratégico, a ganhar mais tempo e a ser mais produtivo é a plataforma de onboarding e integração de funcionários da Factorial RH.

Saiba como essa ferramenta, que pode ser testada na prática por 14 dias, ajuda a otimizar os processos de onboarding e offboarding, a seguir:

• Centralização das informações de onboarding em uma única plataforma.
• Melhoria nos processos de integração de funcionários e desligamento na empresa.
• Inclui todas as etapas de um onboarding completo para os funcionários.
• Portal do Colaborador  para o colaborador se sentir em casa desde o primeiro dia.
• Espaço para armazenamento de documentos, informações e dados do colaborador.

Na mesma ferramenta de RH da Factorial para realizar onboarding e offboarding, o profissional de RH pode aplicar avaliações de desempenho, gerenciar os treinamentos e monitorar o desempenho desses recém-contratados, além de outras funcionalidades para a gestão de RH.

Veja em a seguir tudo sobre a ferramenta completa para o RH:

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