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Carteira de Trabalho Digital: o que é, como funciona e como fazer?

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A Carteira de Trabalho Digital é uma solução que centraliza todas as informações deste documento profissional em um aplicativo online. Veja a seguir o que muda para os empregados e empregadores, como funciona e como fazer a carteira de trabalho digital!

Você já ouviu falar sobre Carteira de Trabalho Digital? Essa alternativa ao documento físico oferece praticidade aos colaboradores e empregadores, pois inclui as informações da carreira profissional no smartphone ou em qualquer outro dispositivo móvel.

O objetivo é que a gestão de documentos seja prática e levar a acessibilidade a todos os dados profissionais do trabalhador, o que pode mudar o futuro do mercado de trabalho. No entanto, muitos ainda têm dúvidas sobre o que mudou com essa novidade e como fazer a carteira de trabalho digital.

Afinal, o que é CTPS Digital? Como funciona? Como usar? Quais as vantagens? Quais os riscos? Essas e outras perguntas serão respondidas para tirar todas as dúvidas sobre esse documento online. Boa leitura!

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CLT e Carteira de Trabalho  

Antes de falarmos tudo sobre a Carteira de Trabalho Digital, nós precisamos explicar o que é esse documento físico. A Carteira de Trabalho e Previdência Social é o nome oficial desse registro que comprova a vida profissional de cada trabalhador que exerce suas atividades ocupacionais no Brasil.

A CTPS, abreviação da Carteira de Trabalho, também assegura aos empregados os direitos trabalhistas previstos na lei brasileira.  Anteriormente, esse documento era emitido apenas no formato físico. No entanto, desde 24 de setembro de 2019, os trabalhadores devem emitir a Carteira de Trabalho digital, prioritariamente. O formato físico é emitido apenas em caráter excepcional.

O que é Carteira de Trabalho Digital? 

A Carteira de Trabalho Digital é um documento oficial digitalizado que permite ao trabalhador comprovar suas qualificações profissionais e atuar no mercado de trabalho de maneira legal e no regime CLT.

Trabalhar em regime CLT faz parte de um dos modelos de trabalho, que firma um acordo entre uma empresa e um empregado, se baseando na Consolidação das Leis do Trabalho. Esse contrato de trabalho pode ser por tempo determinado ou indeterminado.

Esse documento digital é emitido pelo Ministério do Trabalho e Emprego e contém informações importantes como a qualificação profissional e o histórico de empregos anteriores. Além disso, a CTPS Digital permite o acesso às informações profissionais de forma segura e prática.

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Caraterísticas da Carteira de Trabalho Digital

A carteira digital é composta por dados e sessões específicas. Além disso, possui diferentes normas e utilidades diferentes. Para entender melhor o que é a Carteira de trabalho digital, nós podemos citar as suas principais caraterísticas. Confira a seguir:

  • a versão digital é equivalente à sua versão impressa;
  • esse documento é inválido como um documento civil de identificação, como o RG ou CPF;
  • não é cobrado nenhum valor para fazer a emissão da carteira digital;
  • não é necessário ir ao posto físico para retirá-la;
  • O acesso à carteira de trabalho digital pode ser feito através de aplicativos baixados no celular ou pelo computador.
  • sua identificação é feita apenas com o número do CPF do trabalhador;
  • a carteira digital possui todos os dados do empregado e das ocupações trabalhistas no aplicativo ou na página web. Por exemplo: cargos, data de admissão e demissão, férias, salário, entre outras informações.

Carteira de Trabalho Digital: como funciona?

O funcionamento da CTPS digital é definido conforme as normas e regras da portaria Nº 1.065, ou seja, é equivalente à Carteira de Trabalho emitida em meio físico. A sua principal finalidade é substituir a Carteira de Trabalho e Previdência Social em papel pela versão digital.

Dessa forma, todo indivíduo que possui CPF já tem uma carteira de trabalho eletrônica automaticamente, mas para usar é necessário habilitá-la. Como? Após realizar o procedimento para ter acesso à carteira de trabalho digital, o trabalhador poderá acompanhar todos os seus dados e informações profissionais na carteira digital, no app ou na web. Veja a seguir o passo a passo para fazer a sua CTPS digital.

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Como fazer uma Carteira de Trabalho Digital?

Uma das maiores dúvidas que surgem é como fazer a carteira de trabalho digital. No entando, é muito mais simples do que parece. Todas as pessoas que possuem CPF automaticamente têm direito a essa novidade, só é preciso fazer a habilitação da CTPS. Saiba como abaixo:

  1. Comece realizando o cadastro neste sistema para acessar a Carteira de Trabalho digital.
  2. Informe seus dados pessoais, como CPF, nome, data de nascimento, nome da mãe, estado de nascimento.
  3. Em seguida, responda um questionário com 5 perguntas sobre seu histórico profissional.
  4. Logo após responder às perguntas, será criada uma senha temporária que precisará ser trocada no primeiro acesso.
  5. Após finalizar o cadastro, a CTPS Digital estará habilitada e poderá ser acessada por aplicativos baixados nos smartphones de sistema iOS e Android, além de poder acessá-la no navegador neste link.

Agora que você já sabe como fazer a carteira de trabalho digital, confira outras regras e obrigatoriedades implementadas com esta mudanças.

Regulamentações e obrigatoriedades da CTPS digital: o que muda?

Quais foram as mudanças realizadas na CTPS eletrônica? Quais são as regulamentações e obrigatoriedades que os colaboradores e empregadores devem estar cientes? Confira a seguir:

1. Design do documento

Antes da versão digital, a CTPS tinha um formato de uma caderneta com dados impressos e anotações feitas à mão.

A nova CTPS Digital permite que os registros sejam feitos por meio do aplicativo instalado nos dispositivos tecnológicos, como smartphones, tablets, entre outros, além da versão web no computador.

2. Validade da carteira

Com a mudança da carteira de trabalho física para a versão eletrônica, não há mais necessidade da carteira de papel. No entanto, é preciso manter a carteira antiga. Ela pode ser útil para eventuais comprovações de vínculos empregatícios anteriores, pagamentos de férias e alterações de salário, caso seja necessário.

Afinal, nem todas as empresas já passaram a utilizar a CTPS digital, então os colaboradores podem precisar da versão física se mudarem para outra instituição que não utilize essa novidade.

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3. Registros automáticos

Assim como era feito na versão anterior, os empregadores devem realizar os registros sobre os cargos, salários, férias e outras informações empregatícias na carteira digital do colaborador.

Porém, todos os registros são feitos de maneira automática, de acordo com as anotações realizadas na plataforma do e-Social, uma plataforma online do governo que ajuda as empresas, pessoas jurídicas e pessoas físicas a cumprirem suas obrigações na área trabalhista.

👉 Tudo o que você precisa saber sobre o e-Social: o que é, como funciona e prazos

4. Prazos de alterações na carteira

Quando um colaborador entra em uma empresa, os responsáveis pelo departamento pessoal devem registrar o novo cargo na carteira digital do trabalhador. Os empregadores possuem um prazo de 48 horas após o início das atividades dos seus novos funcionários para registrar os dados na carteira digital. Após realizar os registros, os trabalhadores podem visualizar suas informações ocupacionais ao realizar o acesso à carteira de trabalho digital.

5. Orientação sobre a Carteira Digital

Apesar de muitos profissionais já conhecerem e saberem como fazer a carteira de trabalho digital, ainda é necessário informar todos os colaboradores sobre essa mudança. Isso é importante para que saibam que devem habilidar a CTPS digital e para garantir um ambiente de transparência e segurança.

Os profissionais do setor de Recursos Humanos podem realizar comunicar sobre a nova carteira de trabalho durante o onboarding, assim como utilizar os comunicados internos para manter todos os membros das equipes informados.

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6. App CTPS digital

O RH também precisa comunicar a todos sobre a importância de baixar o aplicativo da Carteira de Trabalho Digital para consultar os registros feitos pela empresa, mesmo quem ainda utiliza a opção física.

Os funcionários podem ainda acompanhar as transformações feitas pelo empregador, como férias, aumento de salário, alterações de cargos, entre outras mudanças. Mais adiante, mostramos o passo a passo sobre como baixar o app da CTPS digital.

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Vantagens da carteira de trabalho digital para o trabalhador

A Carteira de Trabalho digital oferece diversas vantagens para os profissionais que estão trabalhando no regime CLT. Vejamos quais são:

  • Mais praticidade. Sem dúvidas, uma das maiores vantagens da Carteira digital de trabalho é a praticidade que ela oferece aos colaboradores, que podem acessar as informações na palma das mãos, de onde estiverem e quando for necessário. As principais informações presentes na versão eletrônica são os vínculos empregatícios, PIS, benefício social, entre outras.
  • Mais agilidade. Quando o colaborador CLT precisava emitir uma nova carteira de trabalho física, por conta de roubo, furto ou perda, era necessário agendar e comparecer em um dos postos de atendimento ao trabalhador. No entanto, com a versão digital o profissional pode solicitar a primeira ou a segunda via por meio do aplicativo, tornando o processo mais ágil e rápido.

Cuidados que os funcionários devem ter com a CTPS digital

É inegável que a Carteira digital de trabalho oferece diversos benefícios para os profissionais, mas não podemos deixar de falar sobre algumas desvantagens desse serviço online.

Os colaboradores precisam ter muito cuidado no acesso à carteira de trabalho digital, já que todos os dados pessoais e profissionais estão centralizados ali. Sendo assim, as senhas de acesso precisam ser variáveis e difíceis de serem descobertas.

O profissional também não pode compartilhar os seus dados com terceiros e não acessar a carteira digital em sites e e-mails que apresentem links não confiáveis.

Benefícios da carteira de trabalho digital para o empregador

Para as empresas, a criação da Carteira digital também trouxe benefícios que ajudam os profissionais de RH a realizarem os processos de contratação dos colaboradores. Confira:

  • Menos riscos de fraudes. Mesmo criada em um ambiente virtual, a CTPS digital possui menos riscos de fraudes. Isso porque ela é vinculada aos bancos de dados do Governo Federal, como o CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), o PIS (Programa de Integração Social) e o e-Social. Sendo assim, a empresa pode ficar tranquila quanto à veracidade das informações em relação às atividades trabalhistas dos seus empregados, evitando ser prejudicada economicamente por algum tipo de fraude.
  • Simplifica as contratações. A versão eletrônica da carteira de trabalho reduz os processos burocráticos nas empresas que já usam o e-Social. Portanto, os empregadores poderão contratar os profissionais sem a necessidade de exigir deles o documento físico. Essa mudança simplifica e desburocratiza todas as contratações, principalmente aquelas de realizadas a longas distâncias, algo muito comum em empresas que adotaram o home office ou o sistema híbrido.

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Riscos da carteira digital para as empresas

Como dissemos, as possibilidades de fraude e utilização de informações falsas são mínimas. Isso por conta da integração da Carteira Digital com os órgãos governamentais, que trazem mais seguraça ao processo.

No entanto, é importante que as empresas qualifiquem seus profissionais responsáveis pela utilização dos dados dos seus empregados, principalmente quanto ao sigilo de segurança das informações solicitado pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

👉 O que é LGPD e como ela afeta o RH nas empresas

Como baixar a Carteira de Trabalho Digital?

Como baixar o app da CTPS Digital? Os colaboradores que quiserem acessar o documento eletrônico pelo smartphone ou outros dispositivos, precisam:

  1. Acessar a loja de aplicativos do aparelho eletrônico (disponível no Google Play e App Store);
  2. Digite “Carteira de Trabalho Digital”;
  3. Clique no ícone do app para instalar;
  4. Após concluir a instalação, abra o aplicativo no dispositivo;
  5. Acesse o login e senha cadastrados no acesso Gov.br.

Com isso, você já pode acessar a caterira de trabalho digital e consultar todos os seus dados.

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Como assinar a carteira digital?

Antes, quando começavam em um novo cargo ou função, os trabalhadores tinham que comparecer ao departamento pessoal ou ao RH da empresa para assinar a carteira de trabalho. Por isso, muitos trabalhadores ainda não sabem como assinar a Carteira de Trabalho Digital. Seria por meio de uma assinatura digital?

Na verdade, o procedimento é bem simples, o empregador só precisa lançar a nova contratação CLT no e-Social para confirmar como uma “assinatura da carteira eletrônica”. Em outras palavras, assim não é mais necessário assinar fisicamente o documento.

Sistema de Gestão de documentos: Recursos

As diversas tarefas no dia a dia tornam a rotina de trabalho dos profissionais do Departamento Pessoal mais exaustiva e esgotam o tempo para resolver burocracias como buscar ou assinar documentos. Por isso, a Carteira Digital é mais uma ajuda para facilitar as contratações dentro das empresas.

Porém, sabemos que além desse documento ainda existem diversas burocracias que o setor de Recursos Humanos precisa resolver, contar com a tecnologia é fundamental, principalmente quando o assunto é a centralização da gestão de documentos

A boa notícia é que os integrantes da área de RH podem utilizar softwares completos como o da Factorial, que otimiza a gestão e a administração dos documentos.

São mais de 30 recursos que podem ser testados na prática, confira:

  • Centralização de documentos
  • Assinatura digital
  • Relatórios completos da empresa e funcionários
  • Portal do colaborador
  • Gestão de despesas
  • Atualização e envio das folhas de pagamento
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Dessa forma, esse departamento pode administrar todos os documentos da empresa e dos funcionários de forma simples, segura e rápida.

O software de RH da Factorial, além de oferecer tecnologias para otimizar e administrar os documentos, ainda oferece diversos recursos para melhorar o departamento pessoal e gestão de pessoas. Assista ao vídeo e saiba mais sobre a gestão de documentos:

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Texto escrito po Amanda Miquelino

Bruna Carnevale é Content Manager da Factorial para os mercados do Brasil e Portugal. Com uma formação diversa em comunicação e línguas, se diz cada vez mais apaixonada pela área de RH e acredita que o acesso à informação de qualidade pode ajudar tornar a gestão de pessoas cada vez mais humanizada e eficiente.

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