Recrutamento e seleção online: como se adaptar em tempos de crise

Com a crise do coronavírus, muitas empresas começaram a se questionar sobre seus processos de recrutamento e seleção. Aliás, uma reativação dos números de contratação implicou em seguir um modelo de recrutamento e seleção online, no qual desde o envio de currículo até o onboarding é feito de modo digital. Assim, têm se tornado mais comum situações em que novos colaboradores conhecem suas equipes só pela tela. Quantas histórias assim não surgiram?

Apesar de que os números à primeira vista não pareçam confiantes, as organizações estão reativando a contratação de novos funcionários com tudo que implica este contexto de incertezas. Ademais, é evidente que haverá setores com maiores necessidades de contratação do que outros, mas o importante é que os processos não tenham sido paralisados em sua totalidade.

Além disso, temos que destacar que a acelerada digitalização do processo de recrutamento e seleção é feita com o uso de ferramentas digitais.  Aqui, um sistema de recrutamento e seleção online deve suprir necessidades tanto do departamento de Recursos Humanos, quanto dos candidatos.

Sendo assim, em um contexto em que muitas empresas cancelaram entrevistas pessoais, reduziram as viagens e movimentos dos seus colaboradores atuais, mudaram de reuniões presenciais para a adoção do home office, a atração e contratação de colaboradores também deve ser flexível e contemplar modificações.

Que tal conhecer mais sobre esse formato virtual de contratar?

Índice

Como lidar com o recrutamento e seleção online no atual contexto?

Com o progressivo regresso às atividades e com a nova normalidade como uma realidade, muitas empresas estão voltando a contratar. Mas, sempre tendo em mente as mudanças atuais que traz consigo a pandemia. Entretanto, também vemos outras empresas optando pelo home office definitivo pelo menos até o fim de 2020. Para quem decidiu pela primeira opção, também vemos medidas de segurança nos escritórios com o COVID-19 sendo implementadas, essencial para uma volta segura.

No entanto, é provável que as empresas não recuperem seus níveis de produção tão rapidamente e priorizem a reincorporação dos colaboradores que tenham sido afetados por algumas das Medidas Provisórias da pandemia. Nesse sentido, a importância de pensar muito bem os cargos que devem ser preenchidos, a redistribuição das funções e a reestruturação das necessidades internas pode resultar em uma reativação do quadro de funcionários. Ou até, uma ampliação da mesma.

Por isso, nestes tempos de crise é necessário contar com uma estratégia precisa sobre quem será contratado, como será a modalidade de trabalho e como gerenciar o processo de criação de ofertas. Assim como, qual será a adaptação feita para o onboarding do novo membro da equipe.

As ferramentas digitais e as tecnologias serão as novas aliadas da seleção e contratação de pessoas, presentes em cada etapa do ciclo do candidato. Serão os softwares que permitem gerir as candidaturas, fazer a postagem de vagas, banco de talentos, ATS (Applicant Tracking System), plataformas para vídeo conferências e a troca de arquivos, alguns dos que lideram a transformação digital em RH.

Por outro lado, resulta interessante sinalizar uma tendência em augo durante as entrevistas: as perguntas que colocam a pandemia no centro para questionar (sempre de forma humanizada) como o candidato se sentiu nesses meses. Se aproximar do candidato durante esse tempo de incertezas torna o processo mais humano.

Dessa forma, estão presentes perguntas sobre sua capacidade de resiliência, adaptabilidade e aprendizagem em tempos de crise. Mas cuidado, devemos evitar a todo momento realizar qualquer pergunta tendenciosa sobre se a pessoa teve o vírus ou não. Inclusive, se esta é uma informação que o próprio candidate compartilha, a empresa não tem legitimação para processar esta informação.

recrutamento seleçao digital

Seleção de pessoas: ferramentas para tempos de pós-pandemia

Gerir os processos de seleção de forma digital supõe uma grande mudança e novos desafios para as empresas e os candidatos. Talvez a sua empresa já experimentou com uma modalidade totalmente digital ou se encontre buscando uma forma de mudar seus processos.

Dessa maneira, falar de recrutamento e seleção online é falar ao menos de duas ferramentas tecnológicas que deveriam estar presente no Departamento Pessoal, um software de Recursos Humanos e uma plataforma para realizar entrevistas por chamada de vídeo.

Necessidade de um Software de Recursos Humanos

Sim. Podemos afirmar que contar com este tipo de programa facilitará muito todos os passos necessários para contratar um novo membro para sua empresa.

Desde a necessidade de um ATS (do inglês “Sistema de Rastreamento de Candidatos”) até um gestor de documentos que te permita administrar toda a papelada tradicional (currículos aqui incluídos) de forma digital. Para isso, você do RH deve considerar utilizar um software que integre tudo isso. Dessa forma, isso te permitirá otimizar todos os seus processos melhorando os tempos de contratação, maximizando a eficiência e potenciando sua imagem de marca empregadora.

Um software de Recursos Humanos como a Factorial, inclui um potente ATS para gerir seus candidatos, desde a criação da oferta em seu próprio portal de empregos personalizado até o recebimento e gestão de candidaturas. Da mesma forma, quando você decida contratar alguém, tanto o envio de documentação como o onboarding você pode realizar no mesmo lugar. Assim, o ciclo completo dos seus colaboradores fica na plataforma da Factorial, junto com seus documentos e informação pessoal.

Chamadas de vídeo como ferramenta de seleção 

Diante da necessidade de entrevistas aos seus candidatos de forma segura e cumprindo com as orientações de organizações de saúde, as empresas tiveram que adaptar a entrevista. Para isso, foi substituído o encontro tradicional presencial de RH e candidato. Este tipo de medida são outra modalidade no qual se permite entrevistar e avaliar os candidatos à distância.

Mas como isso tem funcionado? Muitos recrutadores dizem que a troca de informações habituais continuam sendo da mesma forma. Mas é preciso ter atenção com duas coisas: perguntar como o candidato está, encaixar bem as agendas para que ninguém seja prejudicado e permitir que as pessoas se sintam à vontade.

Entre as diversas vantagens das plataformas de chamadas de vídeo, podemos entrevistar pessoas que estão em qualquer lugar do mundo. Isso economiza tempo, reduz incomodidades e qualquer problema resultante de deslocamento. Além disso, isso também se aplica para os líderes ou superiores que teriam que modificar suas agendas para se deslocarem para o lugar da entrevista. Ao mesmo tempo temos outras economias! Economia de custos operacionais, de recursos e do tempo de resposta dos candidatos.

Que tal conhecer algumas dessas plataformas? Entre as mais conhecidas, temos Zoom, Skype y Google Meet, todas de uso gratuito.

trabalho remoto

Fases do processo de recrutamento e seleção de pessoal

Todo processo de escolher uma nova pessoas para incorporar à equipe da empresa inclui uma série de etapas ou momentos dos quais devemos distinguir entre recrutamento e seleção.

O recrutamento é a atração de candidatos e recebimento de currículos sobre os quais o RH fará uma triagem. Quando se tenha um número considerável de candidatos, eles são divididos em grupos para que sejam informados das seguintes fases.

Portanto, o importante aqui é compreender o que é decisivo em cada etapa e como devemos adaptá-la segundo o contexto, neste caso a pandemia que estamos vivendo.

Definição da necessidade interna 

Todo processo de seleção de pessoas começa com uma situação que aponta a necessidade de buscar um novo colaborador. Em seguida, essa demanda é informada para o responsável de Recursos Humanos.

Então, existem algumas situações em que surge esta demanda: depois de uma demissão, reforço temporal, abertura de um novo projeto ou a necessidade de cobrir um afastamento.

Mas, como falando anteriormente, é vital definir corretamente qual é essa necessidade interna e integrá-la com a estratégia da empresa. Esteja ela em home office ou não. Todos os funcionários foram dispensados ou colocados em férias? É mais conveniente redistribuir tarefas? Estamos em uma situação de crescimento ou falta de colaboradores?

Aliás, é mais provável que todos estes questionamento ressoem mais em empresas que foram mais afetadas pela pandemia. Como turismo, restauração, hotelaria e entre outros.

Definir o cargo e quem se busca

A análise e descrição das vagas de emprego demandam tarefas como a definição dos requisitos necessários, as soft skills e hard skills. Assim como, tarefas que serão desenvolvidas, requisitos que servem como bônus e entre outros.

De forma geral, devemos responder as seguintes perguntas:

  • Quem é capaz de cumprir essa tarefa?
  • Quem realizará essa função?
  • Como este membro fará a tarefa?
  • Onde será feito o trabalho?

Com toda esta informação será gerado um documento onde estará definido de forma precisa o que será procurado para cobrir os cargos vazios. Isto é altamente necessário já que em tempos como este, a margem de erro das contratações deve ser reduzida ao máximo.

Além disso, é preciso lembrar que se estamos falando de um trabalho remoto, a duração da jornada, o salário ou as condições flexíveis própria das posição, terão efeito na comunicação com o candidato. Afinal, este estará atento aos detalhes da vaga na hora de se candidatar.

Redação da vaga 

Qualquer anúncio que seja publicado, deve levar em conta objetividade, atratividade e imagem/valores da empresa. Estes fatores terão influência no momento de atrair candidatos e o quão qualificados eles são para o cargo.

Algumas das estruturas que uma publicação de vaga pode ter:

  • Estilo clássico: é bastante correta e informativa. Não se introduzem muitos elementos de marketing ou que possam gerar distração na descrição da vaga em si.
  • Estilo criativo: busca chamar a atração do leitor, simpatizar com sua forma de falar e se relacionar. Dependerá muito do tom da marca que possui a empresa.
  • Estilo motivador o mobilizador: de tom mais ambicioso, utilizar as perguntas para conectar com o leitor e mobilizá-lo para uma ação.

Além do estilo, é recomendável proporcionar todas as informações relativas à forma de trabalho e flexibilidade horário. Esta última é ainda mais importante em tempos de volta aos escritório, assim como os protocolos de segurança que serão implementados pela empresa.

Ao se tratar de uma contratação à distância, também ser incluído o link do portal de carreiras no qual o candidato poderá encontrar mais informações. Se possível, também incluir fotos ou vídeos da equipe da empresa em ação!

testes recrutamento selecao pessoal

Primeira triagem e ligações

Assim que sejam reunidas as candidaturas, é hora de fazer uma triagem de currículos. Ela consiste em promover ou descartas candidatos segundo os critérios estabelecidos na descrição da vaga. O RH poderá contar com os filtros personalizáveis que o software de recrutamento e seleção da Factorial oferece. Assim como, as respostas para as perguntas que podem ter sido feitas ao candidatos no momento de sua candidatura.

Quando alcançamos uma lista de potenciais candidatos, será realizada a primeira ligação de aproximação e filtro para fortalecer as informações mais importantes do CV. Além de também ser feita uma adequação das necessidades da empresa e motivação do candidato. Entretanto, existem empresas que pulam esta fase e vão direto para a entrevista pessoal.

As entrevistas no processo de seleção de pessoas

Uma entrevista é um intercâmbio de informação, no qual a empresa tenta extrair o máximo de informação sobre o candidato entrevistado, mas também oferecer dados suficientes para que este possa refletir a oportunidade de trabalho.

É comum analisar a personalidade, motivação, habilidade e adaptação ao cargo, assim como fit cultural com a empresa. Nesse sentido, existem diferentes técnicas (entrevistas por competências, topgrading, mista, etc) e formatos (estruturada, livre, etc).

Seja como for, devemos ter em mente que estaremos diante de uma pessoa que passou por uma quarentena, por exemplo, e outros fatores podem estar em jogo. Por isso, é sempre importante estar atento ao bem-estar do candidato. Perguntar como você está, como tem passado estes dias, como foram suas experiências, entre outras perguntas.

Ademais, também é importante aproveitar a entrevista para avaliar a capacidade de adaptação e as competências tecnológicas que mais têm ganhado destaque no novo modus operandi das empresas frente à crise.

Sendo assim, este é momento para considerar as entrevistas por chamada de vídeo. A ferramenta também permite gravar as entrevistas e analisar cada resposta depois com mais calma. Também é possível fazer uso de testes de personalidade ou testes técnicos digitais. Poderão ser feitos com um deadline e de forma 100% virtual.

Você aposta em dinâmicas de grupo? Então, avalie se é possível adaptá-la para o modo online. Lembre-se da logística e coloque em um papel os prós e contras.

Carta de Oferta e Onboarding Online

Uma vez decidido qual é o candidato que melhor se adapta ao que a empresa procura, é necessário enviar uma cara de oferta. Neste caso, de novo, um software de gestão de documentos como a Factorial, permite o intercâmbio e assinatura de documentos de forma totalmente digital.

Para isso, também é muito importante contar com um planejamento de onboarding remoto, também chamado de onboarding online. Mas o que isso quer dizer?

Quando falamos de digitalizar o onboarding nos referimos a controlar todos os passos para receber o novo colaborador por meio de uma platagorma online. E quais são as vantagens disso?

  • Economia de tempo nas taregas administrativas
  • Diminuição dos riscos de falta de cuidados
  • Integração ao ritmo da empresa
  • Atualização automática dos conteúdos para o colaborador
  • Acompanhamento fácil do avanço de novos colaboradores
  • Informação compartilhada com quem preferir
  • Disponibilidade de documentos para o colaborador

Agora é hora de conseguir o candidato ideal! Siga nossos passos para ter um processo de recrutamento e seleção de sucesso! Uma vez feito isso, foque em cuidar e reter os talentos da sua empresa!

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