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Processo seletivo: Etapas essenciais e manual de boas práticas

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Nesse guia, você vai encontrar dicas de como elaborar um processo seletivo com o número certo de etapas, uma descrição de cada uma dessas fases e um manual de boas práticas e ferramentas para o recrutamento e seleção de candidatos. 

Sejamos realistas, encontrar e selecionar um profissional não é nada fácil. Não basta olhar para uma lista de candidatos, apontar o dedo e dizer: “Essa pessoa vai se sair bem nesse cargo”. A complexidade das etapas de um processo seletivo não é por acaso.

O profissional de RH precisa passar por inúmeras tarefas para chegar à etapa final de um processo de seleção: desde a elaboração de um plano de contratação, até a redação de um anúncio de emprego, a realização de entrevistas, e finalização das burocracias de um contrato de trabalho, entre muitas outros passos ao longo do caminho.

A seguir, criamos um guia para ajudar neste desafio, confira!

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O que é um processo seletivo?

O processo seletivo tem como objetivo orientar a escolha dos profissionais mais adequados para um cargo a ser preenchido na empresa. Esse processo é composto por um conjunto de técnicas que tem o papel de filtrar os candidatos mais qualificados.

Da parte do candidato, participar de processos seletivos é um grande comprometimento de tempo e energia. Não deixa de ser, de certa forma, um trabalho não remunerado no qual o candidato acorda cedo, pesquisa e aplica a vagas, completa testes, faz entrevistas… Tudo em seu tempo livre.

Diante da forte concorrência no mercado, muitas empresas adicionam cada vez mais etapas no seu processo seletivo. Essa prática não necessariamente ajuda a encontrar o melhor profissional, mas certamente exige mais foco, disciplina e energia dos candidatos e mais tempo de trabalho e esforço de gestão do RH. Por isso, ambos os lados se perguntam…

Quantas etapas um processo seletivo deve ter?

O processo seletivo é o primeiro indicador de como as empresas tratam os seus colaboradores. Também é uma janela para os processos e o nível de organização da empresa contratante.

Existem vagas muito específicas que são difíceis de serem preenchidas, mas ter um processo longo e cheio de etapas não necessariamente é a melhor saída. A seguir, exploramos o tema do número de etapas para a seleção de um profissional e como fazer um processo seletivo.

O problema de muitas etapas

O RH deve desenhar um processo seletivo que tenha o número certo de etapas: o suficiente para garantir estabilidade à contratação, mas não demais para comprometer a sua eficiência.

Alguns problemas de incluir demasiadas etapas:

  • Tempo de fechamento de vaga alto: pesquisas indicam que quanto mais longo o processo, maior o tempo de fechamento de vaga.
  • Má experiência para o candidato: ao se deparar com muitas etapas, algumas delas potencialmente irrelevantes, o candidato pode se frustrar.
  • Desistências do processo seletivo: é natural que o candidato priorize processos seletivos mais ágeis que lhe dão retorno mais rápido.

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Processo seletivo simplificado: O que é e quais as vantagens?

Você já ouviu falar em processo seletivo simplificado? Muitas empresas têm adotado este tipo de processo de seleção para agilizar a contratação de novos colaboradores e reduzir custos de recrutamento. Enquanto algumas companhias optam por muitas fases até escolher o candidato ideal, outras já enxergam as vantagens de seguir por outro caminho.

Muitos benefícios estão associados a um processo seletivo simplificado, como:

  • Melhor experiência do candidato: um processo simplificado é sinônimo de economia de tempo e de dedicação, logo, um candidate experience mais positivo.
  • Melhor employer branding: se os candidatos têm uma melhor experiência, há uma boa chance que eles propaguem uma melhor imagem da sua empresa em avaliações e comentários com outros profissionais.
  • Agilidade diante da urgência de contratação: principalmente para vagas que demandam uma contratação mais imediata, um processo simplificado traz mais agilidade.

💡 Guia de Recrutamento e Seleção: Passo a passo com dicas e exemplos práticos

Como definir o número ideal de etapas em um processo seletivo?

Não é possível determinar um número de etapas que sirva para todos os contextos. A resposta  sempre depende da complexidade da vaga e das competências necessárias para o cargo em questão.

Algumas dicas, no entanto, podem ajudar a entender como fazer um processo seletivo: 

  1. Entender as demandas da posição: na fase inicial do processo seletivo, antes mesmo de ser redigida a descrição da vaga, é fundamental alinhar as expectativas e necessidades junto aos gestores contratantes. Dessa forma, é possível promover melhor adequação entre cargos e atividades e definir quais testes e etapas inserir.
  2. Entender os riscos da posição: ao entender a complexidade da posição, é possível adaptar o nível de exigência do processo. Para cargos que tomam decisões de risco, pode ser interessante inserir testes situacionais, por exemplo. Porém, em posições mais iniciais e de menor responsabilidade, esse nível de cautela pode ser excessivo.
  3. Entender o perfil de outros profissionais em posições similares: muitas vezes, o profissional de RH pode encontrar boas referências dentro de casa. Ao ter indícios de conhecimentos técnicos e soft skills necessários para a posição, é possível direcionar melhor o processo.

Boas práticas para processos seletivos

Antes de entrar em detalhes sobre as etapas mais importantes de um processo seletivo, separamos 5 dicas fundamentais que se aplicam para toda e qualquer seleção. Confira:

Saiba tudo sobre a vaga anunciada

Antes de mais nada, lembre-se que os candidatos também avaliam a sua empresa durante todo o processo de seleção, assim como você os avalia. Para persuadir um bom candidato a terminar um teste de aptidão ou comparecer a uma entrevista, você deverá saber vender a posição e sua empresa. Faça sua lição de casa e tenha as respostas na ponta da língua.

Evite mensagens automáticas em excesso 

Assim como a falta de transparência no processo e falhas na comunicação dos próximos passos, mensagens automáticas desprovidas de contexto podem comprometer a experiência do candidato.

Embora a automatização ajude na gestão do processo seletivo, perder o tom humano é desaconselhável.

💡 RH Humanizado: Guia prático

Sempre dê feedback

Os feedbacks são uma fonte de conhecimento fundamental para candidatos. Afinal, é dessa forma que eles podem entender onde precisam evoluir e se aprimorar para futuras oportunidades. Por isso, sempre ofereça feedbacks para aqueles que aplicaram à vaga e avançaram no processo.

Use a experiência dos candidatos para melhorar o processo seletivo

Feedback é uma via de mãos duplas. Assim como você pode contribuir para o crescimento dos candidatos, eles também podem ajudar a melhorar o seu processo seletivo. Afinal, eles têm informações valiosas sobre o processo pelo qual acabaram de passar.

O processo é muito longo, os testes não tem sentido ou o gestor não soube conduzir a entrevista? Talvez seja necessário aplicar mudanças. Crie pesquisas de satisfação, ouça as sugestões e aplique as ideias que fazem sentido em processos seletivos futuros.

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Limite-se apenas as etapas fundamentais

Ninguém gosta de uma seleção com inúmeras e infindáveis etapas: nem o candidato que deve ter persistência, nem o gestor que pode ter urgência em contratar e nem você, profissional de RH, que precisa supervisionar todo esse processo. Por isso, o processo seletivo simplificado pode ser uma ótima alternativa.

Como fazer um processo seletivo eficiente: 7 etapas essenciais

Saber como fazer um processo seletivo é essencial. A seguir, explicamos quais são e o que considerar em cada uma das 7 etapas de um processo seletivo. Com a exceção da primeira e da última, todas são opcionais e dependem do contexto do seu processo seletivo.

1. Descrição e publicação da vaga

O primeiro passo do processo seletivo de novos talentos, é redigir uma boa descrição de cargos e funções. Cabe ao RH a função operacional de coletar, compilar e redigir as informações da vaga anunciada.

O próprio sistema de candidatura pode e deve ser uma ferramenta de seleção, ajudando a filtrar os candidatos segundo as respostas para as perguntas de qualificação incluídas no formulário junto à descrição da vaga.

Com sistemas avançados de recrutamento e seleção, é possível adaptar o Portal de Carreiras aos processos de seleção. Nesses sistemas se pode criar ofertas de emprego, formulários e etapas personalizadas. Outra funcionalidade importante é a integração com portais de anúncios de emprego, incluindo motores de busca como o Indeed ou redes sociais profissionais como Linkedin.

💡 Software avançado de recrutamento e seleção: Teste na prática

2. Triagem e seleção dos candidatos

Agora que terminou a fase inicial de inscrição do processo seletivo, o profissional de RH terá dezenas (se não centenas) de currículos para filtrar. Para identificar os candidatos mais qualificados, é possível analisar os currículos um a um de forma manual ou com a ajuda de um software.

Esta é uma das etapas principais do processo seletivo – praticamente todas as seleções utilizam a análise de currículos para mover os candidatos para a próxima fase. É possível avaliar os candidatos com base nas suas trajetórias profissionais, experiências passadas, habilidades técnicas ou soft skills (o fato de saber organizar informações e apresentar aquilo que é mais relevante em um currículo, por exemplo, diz muito!).

👉 Triagem de currículos: Como selecionar um candidato em menos tempo?

Nessa fase do processo seletivo, é muito importante atentar para possíveis preconceitos, incluindo o nome de alguém, gênero, raça, idade, classe e até mesmo sua formação acadêmica – só porque uma pessoa obteve sua graduação de uma faculdade menos conhecida e não de uma instituição prestigiada ela é menos qualificada.

3. Entrevista inicial

A primeira entrevista por telefone, via chamada de vídeo ou presencial,  tem como objetivo definir se o candidato está realmente interessado no trabalho e se é minimamente qualificado para realizá-lo com sucesso.

Somente os melhores candidatos irão para as próximas etapas de contratação. As etapas seguintes do processo seletivo, como avaliações e entrevistas com gestores, são mais rigorosas e também mais caras para a empresa.

A mensagem que se envia aos candidatos para agendar uma chamada inicial é o seu primeiro contato com o candidato. Por isso, essa é uma ótima oportunidade de definir o tom da sua comunicação e do seu relacionamento com, quem sabe, o seu futuro colaborador.

Uma boa entrevista pode filtrar candidatos sem potencial, economizando tempo e dinheiro para sua equipe. O ideal é já ter pronto uma lista de requisitos básicos e perguntas que possibilitam entender a motivação do candidato. Confira alguns exemplos de perguntas que podem ser úteis nessa fase:

Nessa etapa do processo seletivo, também entra a coordenação de horários e agendas. É importante poder contar com ferramentas para manter a organização em dia e o processo fluído.

4. Teste de aptidão

Depois de selecionar os candidatos promissores, é preciso ir mais fundo na sua avaliação do candidato. Os testes de aptidão são uma ferramenta prática para determinar se um profissional é realmente capaz de desempenhar o papel esperado.

Em muitos casos, nesta fase do processo de seleção, também se avalia a habilidade de resolução de problemas e a maneira como candidatos se comunicam antes, durante e após a avaliação.

Enquanto algumas posições demandam um teste de raciocínio lógico ou testes de conhecimentos técnicos, outras pedem por uma avaliação mais subjetiva, especialmente quando se trata de projetos criativos.

Uma entrevista de acompanhamento dedicada a esta avaliação em particular – separada de outras entrevistas posteriores –, pode proporcionar uma visão valiosa sobre como os candidatos trabalharam no projeto e suas conclusões e aprendizagens com ele.

👉[Modelo para download] Teste para Entrevista Comportamental

5. Entrevista com o gestor

Agora você está avançado no processo seletivo: você já filtrou os candidatos, avaliou suas habilidades e criou uma lista de pré-seleção dos profissionais mais qualificados. Finalmente é hora de uma entrevista em profundidade com esses candidatos.

Uma boa entrevista com o gestor é ideal para tomar melhores decisões de contratação, pois será possível avaliar e comparar objetivamente o potencial de cada candidato segundo os critérios de quem responderá por ele. Sugerimos preparar uma lista de perguntas relacionadas ao trabalho em si, como:

  • Perguntas específicas ao cargo, para avaliar o conhecimento e a experiência dos candidatos
  • Cases situacionais, para saber como os candidatos abordam diferentes cenários
  • Perguntas comportamentais, para descobrir como os candidatos lidaram anteriormente com desafios profissionais

Entrevistas de fit cultural também ajudam a escolher candidatos que têm maior probabilidade de prosperar nas condições específicas do seu ambiente de trabalho. Por exemplo, é possível perguntar sobre objetivos de carreira para identificar candidatos cujas metas profissionais se alinhem com os objetivos estratégicos da empresa. Outro exemplo, válido para empresas em ritmo rápido de crescimento, são perguntas de adaptabilidade – candidatos

mais flexíveis terão transições mais suave em cenários incertos.

6. Análise de referências

Estamos chegando às etapas finais do processo seletivo. Você encontrou o melhor candidato e acredita que ele terá sucesso nas atividades a serem desempenhadas. Antes de fazer uma oferta de trabalho, pode ser uma boa ideia pedir por referências profissionais e fazer uma verificação dos seus antecedentes.

Empregadores podem conduzir essa etapa para se certificar que seus candidatos finalistas são confiáveis e não representam riscos para a empresa. Durante a análise de referências, é possível:

  • Confirmar o que os candidatos afirmaram ao longo do processo seletivo (por exemplo, sobre o tempo de emprego e as responsabilidades profissionais anteriores)
  • Saber como os candidatos usam suas habilidades no trabalho
  • Descobrir potenciais fraquezas ou falta de experiência prática
  • Entender como os candidatos se comportam no ambiente de trabalho (por exemplo, se são pontuais, se recebem bem feedback, etc.)

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7. Decisão final e oferta de trabalho

Parabéns! Após uma série de etapas no seu processo seletivo, você finalmente encontrou o candidato perfeito. Agora é hora de fazer uma oferta de trabalho.

Esse é um momento crítico: bem conduzido, você logo dará as boas vindas a um novo colaborador. Mas, se algo não sair bem, você pode ter que começar o processo do zero.

Essas são  algumas dicas para agilizar o processo de oferta (e aceitação!) de trabalho:

  • Discuta as condições de emprego no início do processo de seleção. O salário, o local e o horário de trabalho podem ser fatores decisivos para os candidatos. Por isso, é melhor saber se eles estão de acordo desde o começo.
  • Faça uma oferta verbal informal. Tempo é valioso e você não quer que o seu candidato aceite outra oferta antes da sua. Convite-o para uma chamada rápida apenas dar a boa notícia e ter um termômetro se eles estão propensos ou não a aceitar sua oferta. É recomendado oferecer ao candidato a oportunidade e o tempo de pensar a respeito.
  • Tenha um modelo de carta de oferta de emprego pronto. Em vez de escrever uma nova carta de oferta de emprego do zero cada vez que você estiver oferecendo um emprego a alguém, use um modelo existente e mude apenas o que for diferente (como o nome do candidato, o título da posição, o salário, os benefícios, etc)

Como automatizar as etapas do processo seletivo?

Como vimos, existe uma série de etapas a executar durante o processo de seleção de candidatos, incluindo:

  1. Publicar as vagas de emprego
  2. Receber candidaturas
  3. Responder candidatos
  4. Marcar entrevistas

Para tornar os processos seletivos mais simples e efetivos, é importante contar com a tecnologia e com os inúmeros recursos disponíveis no mercado.

Uma destas ferramentas é o software da Factorial, que também se integra a outros processos do departamento de RH, como avaliações de desempenho, comunicação interna e gestão de ausências. Este sistema pode ser testado na prática pelos recrutadores e com ele é possível:

  • Criar uma página de carreiras personalizada
  • Centralizar informações de todos os candidatos
  • Extrair relatórios por vaga
  • Enviar respostas automáticas aos candidatos não selecionados
  • Digitalizar, automatizar e melhorar seu processo de Recrutamento e Seleção

Esse tipo de tecnologia também é conhecida como ATS, e têm modernizado os departamentos de gestão de pessoas! Assim, o RH tem mais tempo para analisar os candidatos, implementar boas práticas e encontrar o melhor candidato.

Quer descobrir na prática como otimizar as etapas do seu processo seletivo? Registre-se grátis e comece agora o seu teste de 14 dias da Factorial!

 

 

 

Texto escrito por Constance Laux

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