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Processo de admissão: etapas, documentos e dicas práticas para o RH

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O processo de admissão de funcionários pode parecer difícil e demorado, mas, na verdade, com as estratégias, planejamento e ferramentas digitais é possível tornar o processo mais ágil e prático. Saiba como abaixo!

Neste artigo, vamos mostrar a importância do processo de admissão e como é importante seguir cada etapa para ter a contratação de dos novos colaborador concluída com sucesso.

Em seguida, vamos mostrar o passo a passo para o RH realizar a admissão e o onboarding com mais facilidade, agilidade e otimização. Assim, ao seguir um padrão, todos os profissionais terão a mesma experiência durante os processos de entrada na empresa.

Se você é do setor de Recursos Humanos e quer saber tudo sobre esse tipo de processo interno, então leia esse texto até o final. Boa leitura!

O que é admissão?

Por ser conhecido por outros nomes, muitas pessoas não sabem exatamente o que é um processo de admissão e que etapas da jornada do novo colaborador estao incluídas neste ciclo. Antes de contarmos tudo sobre o processo de admissão, vamos começar explicando o que significa a palavra admissão.

Admissão é o ato ou efeito de admitir, ou seja, permitir a entrada de alguém em uma instituição para desempenhar determinadas funções profissionais.

Nesse sentido, é necessário seguir uma série de termos para a prestação de serviço de pessoa física ou jurídica, seguindo as leis trabalhistas de acordo com o tipo de contrato de trabalho.

Dessa forma, o empregador escolhe um tipo de admissão e propõe os termos ao empregado. Algumas delas são: carteira assinada (CLT), trabalho com contrato PJ (freelancer), contratação temporária, trabalho parcial, estágio, entre outras.

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O que é um processo de admissão?

O processo de admissão de funcionários é um planejamento realizado pelos responsáveis pelas contratações na empresa, geralmente o RH e a equipe de Recrutamento e Seleção, que precisam conhecer e seguir todas as etapas.

Esses passos se iniciam desde a procura por profissionais para ingressar em uma vaga de emprego até o treinamento do colaborador. Devido aos detalhes e cuidados que precisam ser seguidos, cada etapa requer a atenção redobrada dos profissionais de RH e de outras áreas. Isso ajuda a evitarqualquer problema trabalhista no futuro ou uma demissão em pouco tempo, por exemplo.

Apesar de muitos profissionais acreditarem que a rotina de contratação de trabalhadores se restringe apenas ao processo seletivo, esse processo vai muito além depois da escolha do novo talento. É preciso entender tudo sobre a análise de documentações, exames e outras burocracias. Mostraremos logo mais!

💡Processo seletivo: Etapas essenciais e manual de boas práticas

Admissão na nova lei trabalhista: o que mudou?

Sabemos que a nova lei trabalhista causou diversos impactos nos processos de admissão de funcionários.

Após a promulgação da reforma trabalhista, as modalidades de admissão passaram a ser mais diversificadas. Por isso, é importante considerar os tipos de admissão e as normas que devem ser seguidas. Veja quais foram as principais mudanças:

  • O regime de contratação de terceiros para algumas atividades determinadas passaram a ser possíveis, de acordo com a Lei 13.429/2017;
  • As contratações em regime de produtividade, regime intermitente e regime de trabalho autônomo também foram permitidas conforme a lei 13.467/2017;
  • O trabalho remoto passou a ser regulamentado pela mesma Lei 13.467/2017, porém, não tirou a obrigatoriedade do colaborador ir até à empresa em algum momento, quando solicitado;
  • Ao permitir a realização do home office, a Lei 13.467/2017 indica que as empresas precisam acordar com os colaboradores sobre o pagamento dos custos de equipamentos, insumos e outras despesas, informando essas negociações no contrato.

📚 Leis Trabalhistas 2022: Guia atualizado para empresa e colaboradores

Quais os documentos necessários?

Geralmente, existe uma série de documentos para admissão obrigatórios que devem ser solicitados aos recém-contratados, dependendo do tipo de contrato de trabalho.

O RH precisa ter um checklist para não esquecer de nenhum documento do processo admissional, além de evitar que sejam solicitados outros documentos proibidos pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Saiba quais são os permitidos pela lei:

  • RG;
  • CPF;
  • foto 3×4, quando necessário;
  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (contratos que exigem o registro na CTPS);
  • número do PIS ou NIS;
  • título de eleitor;
  • cópia do comprovante de residência;
  • certificado de reservista (homens entre 18 e 45 anos);
  • cópia do comprovante de escolaridade;
  • certidão de nascimento;
  • documento da certidão de casamento (se houver);
  • certidão de nascimento dos filhos menores de 21 anos (se houver);
  • atestado médico admissional.

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Exame de admissão

O exame de admissão ou exame admissional, como também é chamado, é uma das principais etapas do processo de admissão de novos funcionários.

Entretanto, esse tipo de exame é apenas solicitado para colaboradores que receberão o registro na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS). Por isso, é importante saber como fazer um exame admissional.

Essa etapa consiste em submeter o recém-contratado por uma empresa aos exames admissionais que avaliam as condições físicas e mentais do profissional.

Normalmente, o exame de admissão avalia a pressão arterial, observa os batimentos cardíacos, registra o histórico de doença familiar e verifica o quadro clínico do futuro colaborador.

Importante lembrar que os exames de visão e audição devem ser exigidos apenas para cargos que estão de acordo com a Norma Regulamentadora. No entanto, independentemente da função ou cargo, exames de gravidez ou HIV não podem em hipótese alguma ser solicitados.

🩺 Saúde Ocupacional: 5 etapas para garantir o bem-estar no trabalho

Para que serve o exame admissional?

Vale ressaltar que o principal objetivo do exame admissional é comprovar se o trabalhador está realmente apto para exercer as atividades solicitadas pelo empregador.

Além disso, a avaliação médica precisa ser feita antes do colaborador iniciar no novo emprego e periodicamente durante a vigência do contrato.

Inclusive, é preciso respeitar uma data limite de até 15 dias para submeter o profissional aos após a contratação.

Esse tipo de exame é necessário para tornar a jornada de trabalho do funcionário mais segura, além de preservar à empresa o direito de saber que o profissional não tem nenhuma doença pré-existente.

Importância do processo de admissão

Sem dúvidas, iniciar o trabalho em uma nova empresa nem sempre é fácil, principalmente para os funcionários recém-contratados. Portanto, é muito importante realizar um processo de admissão fácil e eficiente para acelerar a adaptação dos novos colegas de trabalho.

Por isso, a área de Recursos Humanos é fundamental na hora de facilitar o processo de contratação e a integração desses novos integrantes.  Além disso, um processo de admissão de funcionários bem feito ajuda a empresa a alcançar os resultados pretendidos.

Dessa forma, o alinhamento do processo de contratação dos novos colaboradores deve ser realizado de acordo com os objetivos organizacionais.

Quais as etapas de um processo de admissão?

Agora chegou a hora de conhecer as etapas do processo de admissão dos novos colaboradores para a sua empresa. Abaixo, elaboramos um guia com um passo a passo para os profissionais de RH seguirem nossas dicas para facilitar os procedimentos para a entrada de novos integrantes no quadro de funcionários. Confira:

1. Recrutamento

Primeiramente, a primeira etapa do processo admissional é a criação da vaga com os profissionais responsáveis pela contratação do RH e pelo responsável da área que necessita de um novo colaborador.

Nesse primeiro momento, é preciso criar uma vaga de emprego com todas as descrições necessárias para encontrar um trabalhador com fit com o cargo e com a cultura da empresa.

Após o anúncio ser criado, ele estará pronto para ser publicado nas ferramentas disponíveis para a captação de inscrições dos interessados.

Feito isso, resta aguardar o recebimento das inscrições nos formulários e os currículos dos candidatos, que podem variar de uma quantidade pequena à numerosa.

📚 [E-book Especial] Guia de Recrutamento e Seleção

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2. Triagem e seleção

A segunda etapa do processo de admissão é a triagem inicial dos candidatos. O objetivo desta segunda fase é reduzir o número de profissionais qualificados para a vaga.

Sendo assim, os responsáveis pela triagem e seleção precisam ler os currículos e avaliar quais trabalhadores atendem aos critérios necessários para o cargo.

O uso de software de RH é uma maneira eficiente e econômica para gerenciar todas as candidaturas. Dessa forma, as ferramentas integradas de triagem de currículos que usam inteligência artificial fazem muita diferença na hora de selecionar os melhores perfis.

Em seguida, os profissionais podem entrar em contato com os candidatos selecionados como preferirem, por e-mail, telefone ou chatbot, por exemplo.

3. Entrevistas, testes e dinâmicas

A terceira etapa do funil do processo de seleção de candidatos é entrevista de emprego. Em alguns processos, as empresas aplicam testes e realizam dinâmicas individuais ou em grupo.

Essa fase é realizada pelo responsável pelo processo seletivo do RH e pelo gestor da área em que o candidato irá trabalhar.

Os avaliadores realizaram perguntas sobre as experiências, conhecimentos, habilidades e resoluções de problemas, para entender se o profissional entrevista é adequado para a função.

Além disso, esse é o momento de dar a oportunidade ao candidato para perguntar sobre o trabalho, empresa e tirar todas as dúvidas. Aliás, as entrevistas podem ser realizadas tanto pessoalmente como virtualmente pela internet.

👉 Teste de raciocínio lógico: Modelo para entrevista

4. Aprovação e oferta

Após as entrevistas, testes e dinâmicas, chegou o momento de decisão da aprovação ou negação dos candidatos que participaram do processo seletivo.

É extremamente importante que o time de RH dê um feedback para todos os participantes envolvidos, independentemente do resultado.

Para o candidato selecionado, fica a critério dos responsáveis pelo processo de admissão oferecer a proposta de emprego pelo telefone ou e-mail.

Após o profissional aceitar a oferta de emprego, uma nova fase do processo admissional se iniciará para finalizar a contratação com sucesso.

5. Verificação de documentos

Nessa etapa, a regulamentação por parte da empresa se inicia com a verificação dos documentos solicitados ao profissional.

O responsável pela contratação no departamento de RH precisa passar o checklist de documentos (veja em um dos tópicos acima).

Após o contratado entregar os documentos solicitados é importante conferir para ver se realmente estão todos presentes para iniciar o arquivo do novo colaborador.

Lembrando que se o modelo de contratação requer o registro na CTPS, o empregador precisa colocar todas as informações relativas à admissão do empregado.

[Workshop de RH🎧] Talent Acquisition: Como recrutar online

6. Exame de admissão

O setor de RH precisa encaminhar o novo contratado para a realização do exame de admissão. Logo depois da realização do exame, o trabalhador deve entregar os resultados que confirmam se está apto ou não para trabalhar.

7. Preparação de infraestrutura

É necessário checar se o novo funcionário terá todos os recursos para exercer suas funções antes do primeiro dia. Sendo assim, é preciso entregar a infraestrutura necessária ao contratado, seja no modelo presencial, sistema híbrido ou home office.

Essa infraestrutura deve conter, a princípio, todas as ferramentas de trabalho básicas, como computador, monitores, cadeiras, etc. Aliás, é necessário liberar os acessos dos softwares, sites e outras mídias, assim como criar um e-mail para o colaborador.

👉 Gestão de pessoas: estratégias para a integração organizacional

8. Onboarding

O pré-onboarding já se iniciou com a entrega dos documentos, exame admissional e preparação da infraestrutura, mas, a partir de agora, o processo inicial do onboarding se inicia.

Esse é o primeiro momento do profissional como funcionário na empresa, então o RH precisa criar uma recepção de boas-vindas. Além disso, é preciso seguir o processo de integração, que pode durar um certo tempo.

Além disso, o onboarding garante o entendimento aos novos contratados sobre políticas, valores, missão, cultura da empresa e estrutura organizacional.

É muito importante que o RH conte com um software para essa etapa para:

  • compartilhar informações;
  • mostrar os processos;
  • usabilidade dos benefícios corporativos;
  • dia do pagamento de salário;
  • entre outros dados.

👉 Sistema de Onboarding digital: Todas as etapas em uma única plataforma

9. Treinamento

Mesmo que o funcionário contratado possua experiências, é necessário ensinar como utilizar as ferramentas e os processos internos da empresa. Para alinhar as expectativas entre instituição e colaborador, o recém-contratado precisa aprender quais são os métodos e estratégias utilizadas.

Afinal o treinamento é uma via de mão dupla, que beneficia tanto empregador como empregado. Dessa forma, a organização sabe o que esperar do trabalhador, enquanto ele saberá como realizar todas as atividades propostas.

Por fim, o treinamento é a última etapa do processo de admissão de funcionários, um tipo de planejamento fundamental para alinhar e desenvolver os novos talentose obter resultados satisfatórios.

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Quanto tempo leva o processo de admissão?

Se você é do RH e quer saber quanto tempo demora um processo de admissão, a resposta é depende. Um processo admissional pode ser bem demorado ou rápido, depende da estratégia de alinhamento e das ferramentas utilizadas.

No entanto, a maioria dos casos pode durar de 2 a 4 semanas, ou até mais de 1 mês. Afinal, o processo todo é bem extenso, vai desde a criação da vaga até o treinamento.

Benefícios de um processo bem estruturado

Abaixo, destacamos alguns dos principais benefícios de um processo admissional de sucesso. Confira!

  • Reduz custos: sem dúvidas, cada demissão (voluntária ou involuntária) traz gastos financeiros para a empresa. Por isso, com um processo de admissão bem estruturado, as chances de atrair e manter um profissional talentoso por um bom período na instituição são altas.
  • Minimiza o risco jurídico: agir de acordo com a lei trabalhista brasileira traz muitos ganhos para a empresa e colaborador.
  • Reduz o turnover: de fato, os erros de contratação estão ligados diretamente com a alta taxa de rotatividade. Isso por que, ao realizar um bom processo admissional, a empresa consegue contratar profissionais com fit cultural e habilidades comportamentais compatíveis com a instituição.

Principais erros em processo de admissão

Quais os principais erros em processos de admissionais cometidos pelos profissionais de RH? Veja quais são e evite cometê-los:

  • Esquecer passos importantes. Já que o setor de RH não possui um processo de admissão bem estruturado.
  • Descumprir prazos. Perder a data limite para a entrega da carteira de trabalho ao colaborador em 48 horas é um erro comum entre os profissionais.
  • Não documentar os atos da admissão. A justiça do trabalho pode solicitar esses dados. Além disso, podem ser feitas fraudes por paute dos colaboradores. Afinal, não tem nada anotado na CTPS e no contrato de trabalho.

Como otimizar o processo de admissão: Software de RH

Como é possível otimizar os processos admissionais da sua empresa? Com o avanço das tecnologias, já existem diversas ferramentas digitais que excluem etapas burocráticas e aceleram processos lentos.

Os profissionais de RH podem otimizar o processo de admissão com o auxílio de softwares especializados.

O software da Factorial, por exemplo, é uma excelente ferramenta para melhorar e acelerar a maioria das etapas do processo admissional, com mais de 30 recursos disponíveis. Saiba como ou teste cada recurso aqui:

  • Recrutamento e seleção: crie um portal de carreiras com o Software ATS;
  • Gestão de documentos: administre todos os documentos da sua empresa e dos colaboradores de forma simples e segura;
  • Assinatura eletrônica: assine documentos jurídicos online, principalmente em processo de admissão remota;
  • Onboarding: planeje a integração de novos funcionários à sua empresa de maneira totalmente personalizada, rápida e simples;
  • Gestão de treinamento: acompanhe os treinamentos da empresa e verifique as competências e resultados dos funcionários.

Agora você sabe como otimizar o processo de admissão na sua empresa. Converse com a sua equipe de RH e mostre como é possível melhorar todas as etapas e alcançar melhores resultados!

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