PDCA no RH: como aplicar a metodologia para melhorar o setor

Uma metodologia muito utilizada na busca pela eficiência e eficácia nas organizações é o PDCA, que se destaca principalmente pela sua simplicidade. 

Esse método é muito útil para entender por que uma determinada meta não foi alcançada. Ou seja, quais foram as causas de um resultado ruim ou insatisfatório.

Ao ir além da simples ideia de “apagar incêndios”, o método PDCA tem como objetivo apresentar uma visão abrangente da situação através de um dashboard eficiente, propondo soluções simples para problemas complexos.

A seguir, saiba tudo sobre o que é PDCA, quais são as suas principais etapas e como aplicar essa metodologia no dia a dia do setor de RH.

Boa leitura!

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O que é o PDCA?

Criado por Walter A. Shewhart e popularizado por William Edwards Deming, o ciclo PDCA tem como objetivo principal promover melhorias contínuas nos processos, produtos ou serviços de uma organização.

Essa metodologia de gestão se baseia em quatro etapas, sendo elas:

• Plan (Planejar);
• Do (Executar);
• Check (Checar);
• Act (Agir).

Na prática, o foco do PDCA no RH é aumentar a agilidade dos processos de gestão da organização, tornando-os muito mais objetivos e eficazes.

Através desta ferramenta, também é possível ter mais controle de tudo o que é desenvolvido dentro da empresa. Assim, o setor consegue identificar problemas que precisam ser solucionados, tornar a tomada de decisão mais assertiva, reduzir custos e até mensurar melhor seus resultados.

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Conheça as 4 fases do PDCA

Como já mencionamos, o PDCA é uma metodologia de gestão baseada em quatro fases. A seguir, confira cada uma delas!

Plan (Planejar)

Nesta fase, o foco é o planejamento. Para isso, o profissional ou equipe responsável deve identificar os objetivos a serem alcançados e desenvolver um plano para atingi-los.

Isso pode incluir desde a definição de metas e análise de dados até a elaboração de estratégias para a execução do plano.

No contexto de RH, esta etapa pode envolver a definição de metas para a gestão de talentos, a análise das necessidades de treinamento, a elaboração de políticas de remuneração, etc.

Em suma, é o momento de planejar estrategicamente como o setor contribuirá para os objetivos organizacionais.

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Do (Executar)

Após o planejamento, entramos na fase de execução. Aqui, a ideia é implementar as ações delineadas na etapa anterior.

Por isso, é crucial que nesta etapa as equipes responsáveis já estejam 100% envolvidas. Garantindo, assim, que todos compreendam suas funções e contribuam para a execução bem-sucedida do plano.

Com base no plano estabelecido, o RH deve implementar as ações necessárias, além de garantir que as equipes estejam alinhadas e motivadas para executar as tarefas conforme planejado.

Uma boa dica é desenvolver um cronograma que auxilie os colaboradores nesta jornada.

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Check (Checar)

Na terceira fase, o objetivo é fazer uma avaliação dos resultados obtidos durante a fase de execução.

Para isso, o profissional de RH deve analisar os dados disponíveis, comparando o desempenho real com as metas estabelecidas. Dessa forma, já é possível identificar possíveis desvios.

Após a execução, o RH avalia os resultados. Isso pode envolver a análise do desempenho dos colaboradores, a eficácia das políticas de RH implementadas e a satisfação geral da equipe. Essa avaliação é essencial para identificar áreas de sucesso e oportunidades de melhoria.

Dica: se possível, documente todos os aprendizados nessa fase. Isso pode ser bastante útil para o futuro.

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Act (Agir)

Por fim, com base nas conclusões da fase de checagem, é hora de tomar as ações corretivas ou preventivas necessárias.

Assim, com base na análise dos resultados, o RH pode incluir ajustes nas políticas de RH, a implementação de novas estratégias de gestão de talentos ou a revisão dos processos de recrutamento.

O objetivo é sempre garantir uma melhoria contínua e alinhar as práticas de RH com as necessidades da organização.

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Qual é a diferença entre PDCA e PDSA?

Se você já ouviu falar sobre o PDCA, provavelmente também já conhece o método PDSA. Apesar de similares, eles apresentam algumas diferenças sutis, principalmente em relação à terceira etapa da metodologia.

Basicamente, os dois métodos possuem uma abordagem cíclica. Porém, a principal distinção reside na fase “Study” (Estudar) do PDSA, que substitui a fase “Check” (Checar) do PDCA.

Em resumo, a fase “Study” enfatiza a coleta e análise mais aprofundada de dados antes de decidir sobre ações corretivas ou preventivas.

Essa ênfase adicional no estudo visa garantir uma compreensão mais abrangente dos resultados obtidos antes de realizar mudanças significativas.

Portanto, embora as duas metodologias compartilhem a mesma essência, a escolha entre PDCA e PDSA muitas vezes depende da complexidade do problema em questão e da preferência da organização.

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Aplicando o PDCA no RH: benefícios para o setor e para as empresas

Agora que já sabemos o que é PDCA e suas principais etapas, é hora de fazer a implementação eficaz deste método na sua rotina de RH.

A seguir, confira a nossa sugestão de como aplicar esse método em diferentes áreas dentro do setor de RH.

Saiba, assim, como identificar os objetivos estratégicos do setor e desenvolver um plano alinhado aos objetivos da organização.

Otimização de tempo e recursos

Qualquer metodologia de gestão tem como objetivo direcionar os esforços de suas equipes para o melhor caminho. E o mesmo vale para o PDCA.

Ao aplicar essa metodologia no RH, é possível identificar os momentos em que o tempo de trabalho é desperdiçado, por exemplo, a fim de encontrar soluções de otimização de tarefas e aumento da produtividade.

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Atração e retenção de talentos

Outro benefício de investir no PDCA para RH é demonstrar que a empresa está valorizando o trabalho dos colaboradores.

Afinal, ao planejar estrategicamente as ações de RH, o setor pode analisar fatores que impactam a satisfação e o engajamento dos funcionários. Isso inclui benefícios corporativos, programas de desenvolvimento humano e organizacional, políticas de equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, entre outros.

Dessa forma, evita-se perder bons profissionais por falta de investimento e aumenta-se as taxas de atração e retenção de talentos.

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Redução de custos

Um dos principais motivos de aumento de custos nas empresas são os processos e planejamentos mal elaboradores. A boa notícia é que o uso contínuo das táticas de PDCA ajudam a reduzir essas falhas e otimizar os resultados.

Na prática, isso também pode ter um impacto positivo na produtividade, além de reduzir custos e aumentar os lucros do negócio.

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Engajamento de equipe

Um dos maiores benefícios do PDCA é manter a sua equipe engajada. Isso porque essa metodologia busca envolver toda a empresa e seus funcionários, além de criar um senso de responsabilidade e de busca por resultados.

Com isso, cada pessoa envolvida sente que pode contribuir com o sucesso da empresa, sentindo-se valorizada e essencial dentro da cultura da organização.

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Aprimoramento dos times

Por fim, outro benefício de aplicar o PDCA para RH é o crescimento e o aprimoramento das equipes.

Isso acontece porque, durante a implementação da metodologia, todos os profissionais absorvem cada etapa do processo, uma vez que estão envolvidos nele diretamente.

Assim, a cada etapa surgem novas possibilidades de desenvolvimento individual e coletivo. Permitindo que cada colaborador cresça dentro da empresa e, ainda, sinta-se valorizado pela organização.

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Como vimos, a aplicação do PDCA no setor de Recursos Humanos é uma abordagem valiosa para promover melhorias contínuas, alinhando as práticas de RH aos objetivos da empresa.

Ao seguir as fases do PDCA – Plan, Do, Check, Act – o RH pode identificar áreas de oportunidade, solucionar problemas e lacunas e, assim, contribuir de forma significativa para o crescimento da organização.

A flexibilidade e simplicidade do PDCA também fazem dele uma ferramenta poderosa para o RH, permitindo que o setor se adapte às mudanças constantes no ambiente de negócios.

E para uma rotina ainda mais eficiente e otimizada, contar com o apoio da tecnologia e da Inteligência Artificial pode fazer toda a diferença.

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• onboarding e offboarding de funcionários;
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• e muito mais!

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