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Portal do colaborador: O que é e com implementar nas empresas?

Nesse artigo, apresentamos o que é o Portal do Colaborador, as vantagens de implementá-lo, alguns recursos essenciais e um passo a passo para que essa ferramenta seja adotada com sucesso na sua empresa. 

Nada substitui uma boa conexão entre o departamento de Recursos Humanos e os colaboradores da empresa onde atuam. Afinal, esse vínculo é fundamental para que os profissionais se sintam seguros e valorizados dentro da relação trabalhista.

Porém, foi-se o tempo em que o RH era o único responsável por gerir todos os processos e demandas de um colaborador. A tendência é, inclusive, o contrário: dar autonomia aos trabalhadores e líderes e facilitar a rotina de trabalho do RH, para dar espaço às ações estratégicas.

Nesse contexto, surge o Portal do Colaborador, uma poderosa ferramenta de comunicação interna e autogestão de atividades do departamento pessoal. Confira a seguir!

  • O que é um Portal do Colaborador?
    • Exemplo de usabilidade
    • Intranet e portal do colaborador: Qual a diferença?
  • Recursos essenciais do Portal do Colaborador
  • Vantagens de implementar um Portal do Colaborador
  • Como implementar um Portal do Colaborador na sua empresa
  • Solução integrada: Portal do Colaborador e software de RH
  • Portal do Colaborador: Teste na prática como funciona!
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O que é um Portal do Colaborador?

São tantas as possibilidades de canais de comunicação interna nas empresas que muita gente ainda nao sabe exatamente o que é um portal do colaborador. Também conhecido como portal do funcionário, o portal do colaborador pode ser definido da seguinte forma:

Um portal do colaborador é, essencialmente, um espaço virtual em rede para aqueles que compõe o quadro de funcionários de uma empresa. Através do seu perfil pessoal, o colaborador consegue receber informações relevantes da empresa, bem commo acessar os seus documentos e informações pessoais.

Por meio dessa plataforma online, a empresa pode compartilhar documentos, novidades, anúncios e eventos com os funcionários. Ou seja, essa ferramenta possibilita que qualquer empresa, independente do seu tamanho, tenha um canal de comunicação direta com os seus colaboradores.

Além disso, este recurso permite automatizar a gestão de informações e de diversos processos internos, comuns a todos os trabalhadores.

Exemplo de usabilidade do Portal do Colaborador

Para que você entenda o que é um portal do colaborador, nada melhor do que um exemplo prático, com base nos recursos do Portal do Colaborador da Factorial*. Consideremos, por exemplo, a situação de um colaborador que deseja tirar férias.

Sem o Portal do Colaborador, o processo seria mais ou menos o seguinte: 

  1. O colaborador avisa o seu gestor e o RH os dias em que gostaria da licença.
  2. O gestor avalia a demanda de trabalho e a disponibilidade de outros membros da equipe.
  3. Enquanto isso, o RH lida com questões trabalhistas e procura em seus arquivos informações como o histórico de férias, quantos dias ele tem disponível, quando vencem as férias atuais, etc.
  4. Sem o portal do colaborador, todos os três envolvidos trocariam uma série de emails para organizar e confirmar os dias. Nesse processo, algum detalhe sempre pode se perder.
  5. Com o período definido, o funcionário e seu gestor teriam que comunicar a todos a data de saída e regresso.

Com o Portal do Colaborador, esse processo é muito mais eficiente para todos os envolvidos:

  1. O colaborador escolhe a data e faz o pedido de férias por meio do portal;
  2. O gestor e/ou RH recebem uma notificação e podem imediatamente aprovar, recusar ou alterar o pedido.
  3. Uma vez confirmado, o colaborador pode se programar enquanto o RH e o gestor já tem o registro no sistema para planejar a ausência com antecipação.
  4. Os dias de folga automaticamente entram no calendário da equipe e são bloqueados na gestão de turnos.

Nesse exemplo (e em muitos outros!), o Portal do Colaborador viabiliza um ambiente de trabalho mais agradável, melhora o fluxo de diversos processos e contribui para a produtividade de todas as equipes.

💡* Teste na prática: Portal do Colaborador com mais de 30 recursos disponíveis

Intranet e Portal do colaborador: Qual a diferença?

Uma grande dúvida que as empresas têm na hora de encontrar a ferramenta de comunicação interna ideal é qual a diferença entre as alternativas disponíveis no mercado. Como a maior parte das organizações optam pela intranet ou pelo portal do colaborador, vamos esclarecer os principais pontos de divergência entre elas.

Começando pela intranet, estamos falando de uma rede de acesso privado voltada para atender algumas necessidades dos colaboradores. Apesar de ser muito útil para a disposição de informações, as funcionalidades desta ferramenta são limitadas. E aí está a principal diferença em relação ao portal do colaborador.

Quando analisamos os recursos e funcionamento de diferentes portais, é fácil detectar a ampla gama de funcionalidades disponíveis. Ao mesmo tempo que inclui as possibilidades da intranet, o portal do colaborador costuma estar conectado com outros sistemas e processos internos da empresa, sendo portanto uma opção mais completa e integrada.

Mas afinal, o que avaliar e buscar em um portal do colaborador? Quais as vantagens? Veja a seguir!

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Recursos essenciais do Portal do Colaborador

Cada empresa é diferente e, naturalmente, possui também necessidades diferentes. Saber analisar o que é mais importante e o que pode realmente fazer a diferença no dia a dia dos colaboradores é essencial para escolher o melhor serviço.

A seguir, sugerimos alguns recursos que costumam ser fundamentais implementar um portal do colaborador com sucesso.

Usabilidade do portal do colaborador

Um portal do colaborador visualmente atraente e funcional otimiza a experiência de quem o utiliza. Uma boa usabilidade não apenas minimiza as chances de erros e mal uso, como garante maiores taxas de adesão.

Afinal, não queremos perder tempo treinando funcionários na adoção de uma ferramenta difícil. O objetivo é ajudá-los a ganhar tempo e recursos, não o contrário.

Assinatura digital

Muitos dos processos de DP e RH envolvem a assinatura dos colaboradores como forma de validar, juridicamente, a concordância com as informações ali apresentadas. Para citar apenas alguns exemplos, temos os contratos, as folhas de pagamento, o espelho de ponto.

Com softwares de RH, a assinatura digital é tão simples quanto um clique, já que o sistema é integrado. O Portal do Colaborador inclusive deve permitir o envio de notificações para lembrar a cada uma das partes envolvidas o seu momento de assinar o documento em questão.

Por possibilitar que certos processos sejam feitos de maneira inteiramente digital, a assinatura digital agiliza contratações e aprovações.

Sistema de permissões

Um sistema com diferentes níveis de permissões ajuda a conectar cada um dos trabalhadores com o seu líder direto, facilitando a gestão de pessoas. Com esta funcionalidade é possível ter um perfil para:

  • Administrador: faz a gestão da empresa
  • Gestor: faz a gestão de um departamento
  • Líder de equipe: faz a gestão de uma equipe
  • Funcionário de RH: faz a gestão de todos os colaboradores
  • Colaborador: Tem acesso apenas às suas informações pessoais e aos dados gerais da equipe da qual faz parte, além de receber notificações sobre processos e eventos da empresa.

Com isso, as responsabilidades são divididas e funcionam em cascatas: cada um tem o seu papel na hora de analisar, aprovar e supervisionar as solicitações digitais dos colaboradores.  Além de aprovar ou rejeitar ausências e férias, os gestores podem aprovar as folhas de presenças e documentos dos funcionários.

Tudo isso colabora com a definição clara de papéis dentro da empresa e com a segurança e proteção dos dados da empresa e dos colaboradores.

Relógio de ponto

É essencial verificar se o portal do colaborador inclui uma opção de controle de ponto. O ideal é que a equipe possa registrar o seu horário diariamente. Além disso, é importante que os gestores tenham acesso à toda essa informação.

As folhas de ponto do mês também devemm ser disponibilizadas no sistema. Desse modo, os funcionários e gestores podem visualizar os seus horários de entrada e saídas. No final do mês, cada gestor direto deve aprovar a folha de ponto dos colaboradores.

Sistemas avançados terão múltiplas formas de marcar o ponto, como:

  • Aplicativo para celular
  • QR Code
  • Geolocalização
  • Reconhecimento facial

vantagens portal do colaborador

Aplicativo do portal do colaborador

Se o colaborador puder acessar o portal através de seu celular, certamente ele fará maior uso do sistema e, portanto, estará mais conectado à empresa no seu dia a dia. Bater o ponto e assinar documentos com um clique é muito mais fácil e não é necessário esperar até que o colaborador esteja sentado na frente da sua mesa.

Além disso, o aplicativo é especialmente vantajoso para empresas adotando modelos de trabalho remoto ou híbrido, isto é, quando os trabalhadores exercem suas funções remotamente e nem sempre estão presentes no escritório.

Relatórios

Se você está armazenando toda essa informação dos colaboradores em um sistema, por que não usá-las para gerar insights relevantes? Um bom Portal do colabordador, quando atrelado a um software de recursos Humanos, permite a extração e o download de documentos com os dados imputados pelos funcionários no Portal.

Da mesma forma, o sistema deve permitir importar e fazer o upload de relatórios e arquivos prévios à adoção do sistema, como os horários dos funcionários, tipos de contratos, a estrutura da companhia, turnos, entre outros. Afinal, não dá pra simplesmente começar do zero e ignorar todo o histórico da empresa, não é mesmo?

Vantagens de implementar um Portal do Colaborador

Podemos resumir as vantagens de adotar uma ferramenta como o Portal do Colaborador em duas palavras: alinhamento e produtividade. Mas a seguir destrinchamos alguns benefícios diretos e indiretos, tanto para os colaboradores quanto para a equipe de RH.

Canal de comunicação bidirecional

Como vimos, a principal característica desse tipo de plataforma é potencializar a comunicação interna na empresa. Cabe destacar ainda que essa comunicação não é autoritária e rígida, de cima para baixo. Pelo contrário: o portal também possibilita um fluxo de comunicação dos colaboradores para os seus gestores e para a liderança, tornando a comunicação muito mais aberta e inclusiva.

Esse é um dos fundamentos para o RH humanizado. Uma boa comunicação é essencial para criar um ambiente onde todos se sintam importantes e tenham voz para contribuir com o crescimento da empresa.

💡 RH Humanizado: O que é e como implementar [Guia prático]

Empoderamento dos funcionários

Com o Portal do Colaborador, os próprios funcionários podem fazer o controle das suas ausências, consultar os dias de férias e verificar o calendário dos colegas. Além disso, não precisam recorrer ao RH para pedir a folha de pagamento de muitos meses atrás ou para tirar dúvidas sobre uma política da empresa – tudo está acessível no portal.

Dar esse tipo de autonomia é o primeiro passo para empoderar o colaborador a ser independente, resolver problemas e propor soluções proativamente. A satisfação e o empoderamento dos funcionários é fundamental para criar um ambiente seguro onde se pode assumir riscos.

Alivia a carga administrativa do RH

Sabemos que a função de um departamento de recursos humanos não deveria ser preencher documentos e papéis. Pela natureza do seu trabalho, o RH é um dos departamentos que mais precisa lidar com tarefas repetitivas e burocráticas.

Muitas vezes, todo esse trabalho pode sobrecarregar os profissionais do departamento pessoal e do RH e distanciá-los da gestão de pessoas mais humanizada e atenta às necessidades da empresa e funcionários. Ao dar mais autonomia para os colaboradores, o RH não fica tão sobrecarregado.

plano de comunicacao interna

Reduz o risco de perda de dados

Imagina ter o computador perdido ou danificado e ficar informações importantes de um colaborador da empresa? Ou não ter um sistema organizado e constantemente perder arquivos necessários? Ou ainda pior… sequer ter digitalizado documentos relevantes?

Perder dados por si só já é problemático, quando se tratam de informações vitais da empresa e dos seus colaboradores é ainda mais complicado. O RH lida com a recorrência de processos e informações trabalhistas e ter tudo a mão é essencial. Afinal, ninguém quer encarar o retrabalho de buscar dados que já foram solicitados.

Um bom portal do colaborador é a solução ideal para armazenar os seus dados com segurança na nuvem, acessíveis remotamente de qualquer lugar.

👉 Oito Tendências de Recursos Humanos para este ano

 

Automatiza e padroniza processos recorrentes

Organizar processos costuma ser algo demorado e complexo. Isso é ainda pior quando se tratam de processos comuns a toda a empresa. Fazer o controle de ponto e a gestão de ausências e férias pode parecer fácil em organizações pequena, mas é algo incrivelmente complexo de se controlar em empresas médias e grandes.

Nesse caso, contar com a tecnologia e metodologias ágeis é fundamental. Automatizar tarefas não apenas reduz o tempo gasto com funções administrativas, mas também padroniza os processos da empresa.

Estabelecer regras e fluxos de trabalho dentro do Portal do Colaborador é uma forma de automatizar as tarefas do departamento pessoal e, principalmente, de integrá-las a todos os demais processos de Recursos Humanos, tudo em um único sistema.

👉Departamento pessoal: dicas e ferramentas para automatizar tarefas

Como implementar um Portal do Colaborador na sua empresa

1. Avalie a usabilidade da ferramenta

Um portal do colaborador visualmente atraente e funcional otimiza a experiência de quem o utiliza. Uma boa usabilidade não apenas minimiza as chances de erros e mal uso, como garante maiores taxas de adesão.

Afinal, não queremos perder tempo treinando funcionários na adoção de uma ferramenta difícil. O objetivo é ajudá-los a ganhar tempo e recursos, não o contrário.

2. Faça um teste com um grupo de controle

Se você coordena o RH de uma empresa média ou grande, sabe que a adoção de novas ferramentas em toda a empresa sempre representa um desafio. Antes de tomar uma decisão, faça um período de teste e convide alguns colaboradores para participar do trial.

Ouvir os colaboradores é uma ótima solução para perceber como pode ajudá-los e o que funcionaria melhor para eles. De preferência, não convoque apenas colaboradores tradicionalmente engajados ou entusiasmados com novidades desse tipo. A ideia do grupo de controle é justamente ver como todos interagem com a ferramenta.

portal do colabordor comunidade

3. Desenvolva um guia de uso

Por mais intuitiva que seja a ferramenta, nem todo mundo tem a mesma facilidade ao adotar novas tecnologias. Por isso, é fundamental preparar um guia de uso detalhado. Para isso, simule os usos mais comuns por diferentes pessoas dentro da organização – gerentes, líderes de equipe, colaboradores e o próprio funcionário do RH.

Se pergunte o que cada uma dessas pessoas precisaria fazer dentro do aplicativo. Depois, reproduza o passo a passo, de preferência ilustrando com capturas de tela as ações a tomar. Dessa forma, ninguém poderá usar como desculpa que não sabe usar o Portal do Colaborador.

4. Comunique a adesão à nova ferramenta

Agora que você já escolheu a melhor solução de Portal do Colaborador para a sua empresa, é hora de comunicar oficialmente a adoção da nova ferramenta a todos.

Anuncie no maior número de canais, como emails, reuniões semanais e aplicativos de mensagens. Disponibilize o guia de uso para todos e esteja preparado para eventuais perguntas dos colaboradores. A longo prazo, pode ser uma boa ideia documentar essas perguntas para fazer uma página de de Perguntas Frequentes (e assim alimentar novas versões do seu guia de uso!).

5. Incentive o envolvimento dos colaboradores

Talvez nas primeiras semanas seja necessário dar aquele empurrãozinho para garantir que as pessoas estão utilizando o Portal do Colaborador e aderindo ao novo processo. O importante é fazer isso dentro do contexto de cada um. Aproveite os processos cotidianos como bater o ponto ou solicitar licença para relembrar como é esse processo na plataforma.

Faça dessa mudança algo divertido: crie comunidades de acordo com interesses e hobbies e permitam que seus colaboradores façam o mesmo! Organize atividades de team building através do Portal do Colaborador e incentive a participação de todos.

💡 Solução integrada: Portal do Colaborador e software de RH

Sem dúvidas o portal do colaborador é uma ferramenta muito útil nas empresas. No entanto, para uma experiência completa, o ideal é que esteja integrada ou faça parte de um sistema de Recursos Humanos.

Essa tecnologia já vem sendo aplicada em milhares de organizações, que buscam centralizar processos e informações e otimizar o trabalho do RH e do departamento pessoal. Um desses exemplos é o software de RH da factorial, que possui mais de 30 recursos disponíveis, incluindo o Portal do colaborador.

Confira algumas das funcionalidades e teste o software na prática aqui:

  • Gestão de férias e ausências
  • Calendário de equipe
  • Comunicados, eventos e comunidades
  • Centralização de documentos e assinatura digital
  • Aplicativo para celular
  • Controle de ponto
  • People analytics
  • E mais!

Confira em 1 minuto como funciona:

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Bruna Carnevale é Content Manager da Factorial para os mercados do Brasil e Portugal. Com uma formação diversa em comunicação e línguas, se diz cada vez mais apaixonada pela área de RH e acredita que o acesso à informação de qualidade pode ajudar tornar a gestão de pessoas cada vez mais humanizada e eficiente.

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