Você já parou para pensar o que os processos de onboarding e offboarding têm em comum? Apesar de um estar ligado à entrada de novos colaboradores e o outro à saída, ambos são vitais para a imagem da empresa.
Afinal, o cuidado com o processo inicial de um novo membro impacta diretamente a relação com a organização. Da mesma forma, um desligamento humanizado favorece a percepção do profissional que está saindo e dos outros.
Por isso, contar com um software de RH que dê suporte para os processos de onboarding e offboarding, como a Factorial, pode ser um divisor de águas. Isso porque, cada etapa pode ser otimizada e automatizada, gerando mais organização, credibilidade e agilidade.
Neste artigo, descubra as vantagens de usar um software de RH nos processos e seus benefícios para o setor e os colaboradores.
Boa leitura!
✅ Conheça uma tecnologia que pode otimizar seus processos de onboarding e offboarding
Índice
O que é onboarding e offboarding?
Onboarding e offboarding são processos essenciais na gestão de pessoas, desempenhando um papel fundamental na integração e no desligamento de funcionários.
Basicamente, o onboarding é o processo de integração de um novo funcionário na empresa. Assim, ele envolve atividades e orientações para ajudar o novo membro a se adaptar, conhecer políticas e colegas de trabalho.
Esse processo é crucial para proporcionar uma transição suave ao novo colaborador. Isso porque ele permite que ele se sinta bem-vindo, compreenda a estrutura da empresa e se sinta pronto e confiante para iniciar suas atividades o quanto antes.
Já o offboarding está relacionado ao processo de desligamento de um funcionário. Isso pode ocorrer por diferentes motivos, como demissão, aposentadoria ou término de contrato.
Durante o offboarding, são realizadas atividades como o encerramento de contas e acessos, a transferência de responsabilidades, a coleta de ativos da empresa e a condução de entrevistas de saída.
Um offboarding eficiente também garante uma transição adequada e respeitosa para o funcionário. Preservando a reputação da empresa e a confidencialidade dos dados.
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Diferenças entre onboarding e offboarding no RH
Agora que você conhece o conceito de onboarding e offboarding, confira as diferenças entre eles nas operações de RH.
Onboarding
- Integração: foco em integrar o novo funcionário à empresa, sua cultura e equipe de trabalho;
- Orientação: durante o onboarding, é fornecida orientação sobre as políticas, processos, ferramentas e recursos da empresa;
- Treinamento: o novo colaborador recebe treinamentos específicos para desempenhar suas funções e se familiarizar com os sistemas utilizados;
- Acolhimento: o onboarding envolve criar um ambiente acolhedor, promovendo relacionamentos e conexões entre o novo funcionário e seus colegas de equipe.
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Offboarding
- Encerramento de acesso: durante o offboarding, são realizadas a coleta de ativos da empresa, a revogação de acesso a sistemas e a transferência de responsabilidades para outros colaboradores;
- Entrevista de saída: em muitos casos, é realizada uma entrevista de saída para o colher feedback do colaborador sobre sua experiência na empresa e identificar possíveis melhorias;
- Preservação de dados: é importante garantir que os dados e informações confidenciais do funcionário sejam protegidos e que todos os registros e documentos relevantes sejam devidamente arquivados.
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Planejar e organizar com antecedência os processos de onboarding e offboarding é essencial. É fundamental considerar todos os aspectos e manter uma boa comunicação com o funcionário em ambos os casos.
Embora processos bem definidos sejam indispensáveis, cada colaborador é único. Adaptar o processo de onboarding e offboarding às suas necessidades individuais, quando necessário, garante uma experiência positiva.
Como realizar os processos de onboarding e offboarding com um software de RH
Assim como outros processos de RH e DP, o onboarding e offboarding de colaboradores podem contar com o auxílio de um software de RH. Isso permite automatizar e simplificar essas etapas, economizando tempo e esforço manual.
A Factorial é uma plataforma de RH que oferece um módulo completo para auxiliar nas atividades de onboarding e offboarding. No onboarding, por exemplo, ela permite criar um fluxo personalizado para cada novo funcionário. Nesses fluxos, é possível:
- incluir documentos e formulários para preenchimento;
- definir tarefas e treinamentos específicos;
- programar lembretes para garantir que nenhum passo seja esquecido.
Além disso, a plataforma permite que o colaborador tenha acesso a informações importantes, como políticas, benefícios e organograma, facilitando sua integração.
Com a Factorial, o onboarding se torna mais eficiente e aumenta o engajamento. O que garante uma experiência positiva desde o início.
No offboarding, o software simplifica o processo de desligamento dos colaboradores. Na prática, ele ajuda a organizar e acompanhar as etapas necessárias, como o encerramento de acesso a sistemas, a devolução de ativos e o recebimento da documentação para o desligamento.
Com a Factorial, também é possível realizar entrevistas de saída de forma estruturada, coletando feedbacks valiosos sobre a experiência do funcionário.
Assim, o offboarding se torna mais eficiente e profissional, garantindo uma transição mais humanizada para o colaborador que está deixando a empresa.
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Como otimizar o processo de onboarding com uma ferramenta de RH?
É natural que quem busque o auxílio de uma ferramenta de RH queira realmente otimizar o processo de onboarding. Por isso, é fundamental saber quais são as principais contribuições da plataforma para tornar o seu processo ainda mais eficaz.
Uma das maneiras é utilizar a ferramenta de RH para automatizar tarefas repetitivas e burocráticas, como o preenchimento de formulários, coleta de documentos e assinaturas eletrônicas.
Isso economiza tempo e esforço do RH, permitindo que o setor se concentre em atividades mais estratégicas.
Outra forma é fazer da plataforma um local centralizado com todas as informações relevantes para o colaborador. Isso inclui políticas da empresa, manuais, materiais de treinamento e informações de contato. Ter tudo em um só lugar facilita o acesso e evita confusões para o novo funcionário.
Por fim, empresas com subdivisões no setor de RH podem criar fluxos de trabalho personalizados para diferentes funções ou níveis hierárquicos. Isso permite adaptar o onboarding às necessidades de cada colaborador, garantindo que recebam informações e treinamentos específicos para suas posições.
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Offboarding facilitado com um software de RH
Um software de RH é o principal aliado para garantir o cumprimento adequado de todas as etapas do offboarding, além de simplificar os processos. Até porque, nem sempre os desligamentos acontecem amigavelmente, tornando o processo algo mais conturbado do que deveria.
Além de agilizar algumas etapas importantes do desligamento, como a retirada de acessos e auxílio na coleta de ativos da empresa, também é possível ir além.
O software permite configurar lembretes para que o RH acompanhe as etapas do offboarding, evitando que algo seja esquecido.
Isso ajuda a garantir que todas as obrigações sejam cumpridas dentro dos prazos, como a realização de entrevistas de saída, finalização de contratos e encerramento de benefícios.
Um software de RH para offboarding automatiza a criação de documentos, como cartas de desligamento e termos de rescisão. Além de oferecer facilidades como a assinatura digital, permitindo solicitar a assinatura eletrônica pelo software e armazenar automaticamente os documentos assinados.
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Quais são os benefícios do software de offboarding para sua empresa?
Um software de offboarding traz benefícios significativos para o setor de Recursos Humanos. Veja alguns deles a seguir:
- Eficiência: a ferramenta reduz o tempo e o esforço manual necessários para concluir o processo. Isso resulta em uma execução mais rápida e eficiente;
- Conformidade: o software de offboarding ajuda a garantir que todas as etapas e requisitos legais sejam cumpridos durante o processo de desligamento;
- Coleta de feedback: com a ferramenta, é possível coletar feedbacks valiosos dos colaboradores que estão se desligando. Isso fornece insights sobre a cultura organizacional, clima de trabalho e oportunidades de melhoria;
- Reputação da empresa: oferecer uma experiência positiva e profissional aos colaboradores que estão saindo demonstra respeito e cuidado. Isso pode impactar positivamente na percepção da marca empregadora.
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Vantagens de automatizar os processos de onboarding e offboarding
Automatizar onboarding e offboarding traz vantagens para a empresa e colaboradores. Entre elas podemos citar, por exemplo, a padronização consistente em todas as etapas. O que, na prática, evita erros e garante procedimentos iguais para todos.
A automação também oferece maior controle para o setor de RH, permitindo acompanhar o progresso, identificar gargalos e garantir prazos. Isso reduz o risco de falhas, permitindo uma gestão mais efetiva dos processos.
Proporcionar uma experiência positiva ao colaborador, seja na chegada ou na partida, é essencial para garantir efetividade. Ao disponibilizar informações e documentos digitalmente, os novos colaboradores se sentem acolhidos e integrados desde o primeiro momento.
Da mesma forma, um processo de offboarding automatizado e bem estruturado permite que os colaboradores que estão saindo encerrem suas atividades de forma organizada e com um sentimento de respeito e cuidado.
É importante destacar que a automação dos processos de onboarding e offboarding não significa que eles perderão a humanização. Pelo contrário!
Ao automatizar tarefas repetitivas, a equipe de RH tem mais tempo para aspectos estratégicos e pessoais. Isso inclui a integração dos novos colaboradores e o suporte aos que estão saindo.
Entretanto, a automação pode até otimizar e agilizar os processos, mas o fator humano continua sendo essencial para oferecer uma experiência positiva e personalizada aos colaboradores.
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Então, quais são os benefícios de adotar uma integração de funcionários totalmente online e integrada em uma plataforma personalizada para a sua empresa? Alguns deles são:
- Economia de tempo;
- Processos personalizados de acordo com a cultura da sua empresa;
- Cronograma de integração do novo funcionário em poucos cliques;
- Visualização rápida e fácil sobre onboarding e offboarding de colaboradores;
- Gerenciar de um só lugar todos os processos de admissão e de desligamento.
Em resumo: com o módulo de onboarding da Factorial, é possível simplificar e agilizar a integração de novos colaboradores. Automatize tarefas burocráticas, compartilhe informações e orientações essenciais e facilite a comunicação entre a equipe.
A Factorial também oferece um módulo de offboarding que possibilita o gerenciamento eficiente do desligamento dos colaboradores. Isso inclui conformidade legal, coleta de feedbacks e preservação do conhecimento crítico da empresa.
Com recursos de automação, centralização de informações e acompanhamento de tarefas, a Factorial torna o gerenciamento completo do ciclo de vida dos colaboradores, do onboarding ao offboarding, uma tarefa simplificada e eficaz.
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