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Offboarding: Como despedir um funcionário? [checklist grátis]

No setor de RH sempre se fala muito sobre o que fazer para um onboarding de sucesso. Porém, pouco se comenta sobre o offboarding:  a outra ponta desse processo que tem igual importância.

Pode ser que muitos profissionais de Recursos Humanos considerem que contratar um novo talento, gere muito mais entusiasmo que despedir ou ter que desvincular um funcionário. Isso é fato. Contudo o offboarding é parte crucial do planejamento estratégico da gestão de pessoas da sua empresa. E nesse artigo, você vai ficar sabendo o por quê.

A primeira razão tem a ver com a motivação que este talento ou a empresa tiveram para não querer mais trabalhar em conjunto. E isso está diretamente relacionado com a marca empregadora ou o employer branding. A forma como um colaborador recebe o offboarding, fica marcada na sua experiência profissional, e isso pode fazer toda a diferença nas futuras contratações.

Continue lendo para saber mais sobre esse tema que é super importante, mas pouco discutido no setor de RH.

O que é Offboarding?

Sabemos que despedir um colaborador sempre vai fazer parte do conjunto de tarefas dos Recursos Humanos. Seja voluntária ou involuntariamente, as saídas de funcionários sempre vão existir mais cedo ou mais tarde. O problema ocorre quando as pessoas responsáveis por realizar esse processo não se sentem preparadas.

Ou ainda,  muitos profissionais fazem o offboarding de qualquer maneira, apenas para cumprir com uma tarefa a mais. Isso pode trazer consequências muito negativas para a saúde mental desse colaborador. Portanto, vamos explicar como entender esse processo de forma mais ampla e clara.

saude mental entrevista

O processo de offboarding depende de vários fatores:

1. O motivo da partida

É comum que quando um colaborador tem que ser dispensado, algumas fases do processo acabam tendo mais importância que outras. Por essa razão, durante o offboarding, cada caso deve ser analisado e adaptado. Pensar o motivo da partida é o primeiro passo para planejar a forma como o offboard será realizado.

Uma vez entendido o motivo da partida, é hora de preparar toda a documentação referente a esse processo. Coletar registros do histórico do colaborador também ajuda na hora de evitar erros e processos jurídicos.

2. Tempo na empresa

O segundo ponto relevante na hora de pensar o offboarding é o tempo de casa, ou tempo que o funcionário está na empresa. Pode ser que em alguns casos, esse planejamento deverá ser mais longo, por conta da quantidade de documentação que será recolhida para analisar esse caso. Além da revisão dos cálculos de horas extras, bonificação, férias, etc. também ser mais extensa.

Por que fazer o planejamento do Offboarding é tão importante?

O offboarding pode parecer algo com menos importância, quando comparado com outras atividades na rotina do departamento de RH. Porém, o planejamento do offboarding é tão importante, porque existem muitos benefícios para você e para a empresa como um todo, quando ele é feito de maneira adequada e com planejada.

O primeiro ponto que podemos comentar aqui é o “bom exemplo”. Investir em um processo de offboarding que seja ao mesmo tempo eficiente e assertivo, leva ao aumento na retenção de talentos. Isso porque faz parte desse processo colocar em prática suas habilidades de como dar feedback. E assim, esse profissional que está sendo mandado embora saia da sua empresa motivado e isso acaba refletindo nos demais colegas de trabalho.

Além disso, existem outros benefícios de aplicar um offboarding bem planejado:

Evite perder dinheiro: Sem um plano de offboarding bem definido, você pode correr o risco de continuar a pagar custos desnecessários aos funcionários que já nem fazem mais parte do seu negócio.

Mantenha a boa marca empregadora: Não é porque esse trabalhador não está mais com você que o desligamento deve ser ago traumático. Garanta que ao deixar a sua empresa, o talento seja respeitado e se sinta valorizado pelo seu tempo de trabalho.

Melhore a gestão jurídica: Lembre-se de reunir e garantir que todos os documentos necessários  estão corretos e foram assinados. Principalmente no caso de um desligamento sem justa causa.

Otimize a logística: Você já tem definida como as funções do colaborador que saiu serão realocadas? Ou ainda, definiu como a equipe irá se organizar até que essa posição seja preenchida? Quem vai fazer a substituição do funcionário que saiu? As respostas para questões como essas, devem estar presentes no seu plano de offboarding.

Receba feedback: Sabia que os colaboradores que deixam a empresa, podem ser uma excelente fonte de feedback.  Pois nesse momento eles já não vão se sentir coagidos ou constrangidos para expor as suas opiniões, sugestões, insatisfações ou elogios. Ouvir dessa pessoa o que a motivou a sair, pode servir de ferramenta para melhorar alguns pontos na empresa.

👉Saiba tudo sobre demissão por justa causa aqui

11 etapas para demitir um colaborador corretamente

Demitir um funcionário  nunca é tarefa fácil. E para que esse processo não se torne ainda mais complicado, é preciso fazer o planejamento que comentamos anteriormente. Portanto, definir com antecedência cada etapa e deixar as tarefas cruciais já organizadas ajuda muito no momento do offboarding.

Obviamente, as etapas podem ter alguma variação. Depende da cultura organizacional, o motivo da saída do colaborador e o cargo que o mesmo ocupou na empresa. No entanto, de uma forma geral, as etapas destacadas a seguir tendem a se repetir mais frequentemente durante os processos offboarding. Confira a seguir as 11 etapas principais:

1. Crie um checklist de Offboarding

A primeira etapa é definir o que precisa ser feito. Por isso, criar um checklist te ajudará a não esquecer ou pular nenhum passo importante.  O nosso modelo de checklist, que você pode fazer o download gratuito neste artigo,  inclui todas as etapas mais comentadas aqui.

despedir funcionario

2. Reúna documentos e informações

A primeira coisa a ser feita ao receber a confirmação de que um será dispensado, é pedir sua assinatura na carta de demissão. Logo, o gestor de Recursos Humanos deve revisar todos os documentos assinados pelo colaborador durante seu tempo na empresa. Lembre-se de manter acordos de confidencialidade e verificar contratos de benefícios e assuntos semelhantes.

Vale ressaltar que a carta de demissão deve especificar: quando será o seu último dia do funcionário na empresa e quando foi feito o comunicado. Tudo com as datas específicas muito claras. Sabe como fazer isso de uma maneira mais rápida e segura? Com o software de Recursos Humanos da Factorial, fazer a gestão de documentos ficou muito mais simples.

3. Administre tarefas de contabilidade

Administrar as tarefas de offboarding em conjunto com o setor de contabilidade é parte essencial para que não haja equívocos na hora de dar a baixa. Todos os documentos referentes ao colaborador devem ser revisados: quando será efetuado o último pagamento de salário, fazer a atualização na declaração de impostos, calcular as compensações e descontos, contabilizar férias e ausências, etc.

4. Informe a equipe

Para não gerar um clima desnecessário no escritório, o melhor a ser feito é uma vez confirmada a decisão, comunicá-la a todos que serão afetados por ela. Qual o momento certo? Pelo menos 1 semana antes da data de saída do funcionário. Contudo, em muitos casos, quando o colaborador ainda tem 1 mês de aviso prévio, algumas empresas preferem avisar a todos. Claro, com o consentimento do funcionário.

5. Planeje a transição

Um ponto em comum que todas as pessoas envolvidas no processo de offboarding tem é a vontade de “voltar aos trilhos” o mais rápido possível. Para tanto, é essencial criar um plano de ação para fazer a transição de forma mais rápida e tranquila. Assim, seja para um novo talento ou um talento que já esteja na empresa, a lista de novas competências deve ser recebida de maneira clara e com os detalhes do que cada função. Dito isso, uma das estratégias que muitas empresas adotam é oferecer mentoring e treinamento para seus funcionários, logo depois da transição ser realizada.

Perguntas que deve responder durante esta transição:

  • O colaborador que está de saída será substituído por quem?
  • Que tipo de conhecimento e experiência irá precisar o novo colaborador?
  • O treinamento e mentoring será responsabilidade de quem?
  • Quais são os projetos que precisam ser concluídos antes da saída do funcionário?
  • Que tipo de informações devem ser passadas antes do desligamento?

 

6. Informe ao cliente

Quando a função do colaborador que está deixando a empresa tinha uma conexão direta com o cliente, é parte importante do processo avisá-lo dessa mudança. Dessa maneira, evitando que o cliente seja pego de surpresa. É crucial na manutenção de uma boa relação com o cliente, que apesar das mudanças, a qualidade no serviço e atendimento continua a mesma. E que todas as transações feitas, tem como foco a melhoria contínua da sua empresa.

7. Recupere materiais e ferramentas

Entre outros hábitos muito comuns na maioria das empresas, está o de oferecer materiais e ferramentas para que seus colaboradores possam trabalhar da melhor maneira possível. Tais equipamentos podem ser desde livros, computadores, tomadas, até telefones celulares, uniforme, crachá de identificação, capacetes, cartões de crédito da empresa, e muitos outros materiais. Portanto, parte essencial na hora do desligamento do trabalhador é recuperar tudo o que foi usado durante seu tempo de serviço.

8. Aplique uma entrevista de offboarding

Você deve estar se perguntando, mas qual a vantagem de aplicar outra entrevista no final de tudo? Fácil. As críticas construtivas que provém de um feedback bem feito são muito valiosas. Isso porque podem fazer toda a diferença na estratégia de retenção e manutenção de talentos da sua empresa.

Escutar em primeira mão e sem receios ou inseguranças como foi a experiência desse colaborador, pode trazer dados valiosos serem avaliados e comparados com outros colaboradores. Aprender a aceitar sugestões que tenham como objetivo o crescimento da sua equipe, irá refletir no seu negócio positivamente. Pois assim, melhores decisões serão tomadas das próximas vezes e todo o tempo, capital humano e custo poderá ser evitado.

 

9. Cancele permissões e contas

Uma vez que todos os materiais e ferramentas foram recuperados, é hora de cancelar as permissões e as contas do funcionário que está deixando a empresa.  Essa parte é uma etapa fundamental para a segurança de todos na empresa, inclusive para o colaborador que te está deixando. Para que não tenha nenhum tipo de problemas futuros, causados direta ou indiretamente pelo ex-funcionário, o melhor é desconectar suas contas, apagar senhas, deletar usuários, emails ou qualquer outra plataforma de banco de dados.

10. Organize a despedida

Por ser um momento delicado, o melhor a ser feito por você e pela sua equipe é transformar essa situação em algo leve e simples. Oferecer carta de recomendação, um evento de despedida, ou algum tipo de auxílio, mostra que você realmente se importa com aquela pessoa e valoriza as contribuições trazidas por ela. E portanto, quer ver ela crescer.

11. Mantenha o contato após o offboarding

Sabemos que network é tudo nessa vida. Por isso, manter contato com as pessoas que trouxeram benefícios para o seu negócio é uma ótima estratégia. Além disso, você pode precisar da expertise dessa pessoa em algum momento. Seja como consultoria, parceria ou talvez como uma recomendação de talento para entrar em um novo negócio. Hoje são muitas as formas de manter o contato: plataformas como LinkedIn são excelentes para isso. Portanto, manter um colaborador que te ajudou a crescer por perto é mais do que recomendável.

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Solução para melhorar o Onboarding e Offboarding na sua empresa

Agora que você já conhece que assim como o onboarding, o offboarding também é uma etapa imprescindível das tarefas de Recursos Humanos, quer saber como tornar isso ainda mais fácil? A Factorial tem uma solução.

Nesse artigo nós disponibilizamos um checklist de etapas que não podem faltar no seu processo de offboarding, certo? Isso, sem dúvida, já te ajuda bastante. Mas a gente quer mais. Para que você possa fazer tudo com mais praticidade e segurança, não só o offboarding, mas muitos outros processos de RH, o software da Factorial pode ser a opção ideal para você.

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