Despesas com pessoal e encargos sociais: como RH pode gerenciar

Todas as empresas, independentemente do tamanho, têm responsabilidades e exigências relacionadas às despesas com pessoal e encargos sociais. 

Basicamente, são os custos relacionados aos funcionários, que incluem salários, benefícios corporativos, impostos e contribuições sociais.

Essas despesas são uma parte significativa do orçamento de uma organização. Quando não são bem gerenciadas, podem afetar diretamente a lucratividade e a sustentabilidade financeira.

Diante desse cenário, contar com um bom sistema de RH, como a Factorial, pode ser um divisor de águas para facilitar o gerenciamento de forma mais efetiva. O software oferece uma variedade de recursos para auxiliar na gestão de despesas e custos das empresas.

Neste artigo, você vai entender detalhadamente como a Factorial pode auxiliar o RH na gestão de finanças trabalhistas com muito mais eficiência e a otimizar os processos de despesas com pessoal e encargos sociais.

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Como o RH pode gerenciar as despesas com pessoal e encargos sociais?

Gerenciar despesas com pessoal e encargos sociais é uma tarefa fundamental para o setor de Recursos Humanos de qualquer empresa.

Esses custos impactam diretamente a saúde financeira. Por isso, é crucial ter uma gestão eficiente para garantir o crescimento da organização.

Dessa forma, é indispensável implementar recursos que auxiliem nesse processo para garantir maior eficiência e organização no gerenciamento das tarefas.

A Factorial é um bom exemplo disso. Por ser um sistema de RH e DP focado em simplificar a rotina do setor, a ferramenta oferece uma ampla variedade de recursos voltados para a gestão de despesas e custos com pessoal.

Um dos principais diferenciais da Factorial é a automatização de tarefas manuais e demoradas. Por meio da integração com sistemas de folha de pagamento e contabilidade, a Factorial permite o cálculo automático de salários, folha de pagamento e encargos sociais.

Isso reduz erros e economiza tempo para a equipe de RH, que pode focar em atividades estratégicas. A Factorial oferece recursos avançados para acompanhar despesas em tempo real.

Com painéis e relatórios personalizáveis, os gestores podem visualizar e analisar informações relacionadas aos custos de forma clara e objetiva. Isso permite uma melhor tomada de decisão, identificando áreas de alto custo e oportunidades de economia.

Além disso, a Factorial é altamente personalizável, adaptando seus recursos às necessidades específicas de cada empresa. Ela possibilita a configuração de regras e políticas internas, atendendo às demandas de organizações de diferentes tamanhos e setores.

▶️ Assista ao vídeo a seguir e veja um exemplo prático de como a Factorial pode otimizar a gestão de despesas da sua empresa

Como fazer um planejamento e orçamento de despesas com pessoal

Fazer o orçamento de despesas com pessoal de forma planejada é essencial para garantir uma gestão financeira eficiente dentro. Afinal, as despesas trabalhistas são um dos principais custos que uma organização deve considerar no planejamento financeiro.

Veja a seguir como calcular, quais são os custos além do salário e como elaborar o orçamento de forma adequada:

O que envolve as despesas com pessoal

As despesas com pessoal não se limitam apenas aos salários dos funcionários. Elas englobam uma série de outros custos, como:

• Benefícios;
• Encargos sociais;
• Impostos trabalhistas;
• Treinamentos;
• Viagens corporativas;
• Seguro de vida;
• Plano de saúde;
• Vale-refeição, entre outros.

É importante considerar que esses custos extras podem representar uma parcela significativa do orçamento empresarial. Por isso, é fundamental centralizá-los no planejamento para evitar comprometer a saúde financeira.

Para calcular as despesas com pessoal, é necessário considerar todos os elementos mencionados acima e lembrar dos passos a seguir:

• Comece somando os salários brutos dos funcionários;
• Em seguida, some os custos adicionais, como encargos sociais (INSS, FGTS) e benefícios (plano de saúde, vale-refeição, etc.);
• Não se esqueça também de incluir os impostos trabalhistas, como o 13º salário e as férias remuneradas.

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Entenda os custos além do salário

Além dos salários, os custos adicionais têm um impacto significativo no planejamento e orçamento das despesas com pessoal.

Os encargos sociais, por exemplo, correspondem às contribuições previdenciárias e ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), que são obrigações legais das empresas.

Já os benefícios podem variar de acordo com a política interna, mas geralmente incluem plano de saúde, seguro de vida, previdência privada, vale-refeição, entre outros.

Para elaborar um plano financeiro para despesas com pessoal eficiente, é importante considerar alguns passos:

1. Faça um levantamento detalhado de todos os custos relacionados aos funcionários, incluindo salários, encargos sociais e benefícios;
2. Analise as projeções de aumento salarial, reajustes nos benefícios e encargos sociais, levando em consideração as políticas internas e as obrigações legais;
3. Utilize dados históricos e previsões de crescimento da empresa para estimar o impacto desses custos no orçamento.

Uma ferramenta útil nesse processo é um bom software de RH, como a Factorial. Com ela, é possível automatizar o cálculo de salários, encargos sociais e benefícios. Isso simplifica o processo e fornece informações precisas para o orçamento em poucos cliques.

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Para facilitar essa gestão, você pode usar o nosso modelo de planilha de despesas. O documento inclui todos os itens necessários para um controle completo dos custos fixos e variáveis da organização e dos colaboradores de cada área.

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Previsão de despesas com encargos sociais

A previsão de despesas com encargos sociais é essencial para garantir que a empresa tenha recursos financeiros adequados para cumprir suas obrigações legais e trabalhistas.

Assim, é importante sempre considerar os principais encargos sociais  que incluem as contribuições previdenciárias (INSS), o FGTS e o seguro acidente de trabalho (SAT).

Além disso, é necessário considerar outros benefícios obrigatórios, como férias remuneradas, 13º salário e aviso prévio. Vale lembrar que cada empresa deve verificar as obrigações específicas do seu setor e garantir que todos os encargos estejam previstos adequadamente.

Algumas estratégias podem ser adotadas para realizar uma previsão mais precisa, como estar atualizado sobre as mudanças na legislação trabalhista.

Além disso, é importante manter registros atualizados dos funcionários, incluindo informações sobre salários, cargos e benefícios. Esses dados são essenciais para calcular corretamente os encargos.

A plataforma Factorial é extremamente útil nesse processo, automatizando o cálculo de encargos sociais conforme a legislação e as informações dos funcionários. Isso garante previsões precisas e reduz a margem de erro.

Outra estratégia importante é acompanhar as alterações nos salários e benefícios ao longo do tempo. Reajustes salariais, promoções e mudanças nos benefícios podem impactar diretamente as despesas com encargos.

Portanto, é essencial revisar periodicamente as projeções e ajustar as previsões sempre que necessário.

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Vantagens de utilizar um sistema para gerenciar despesas com pessoal e encargos sociais

Ter um sistema para gerenciar as despesas com pessoal e encargos sociais traz uma série de vantagens para as empresas.

A Factorial simplifica e agiliza o processo, oferecendo recursos valiosos para a gestão eficiente dos custos com pessoal. Alguns exemplos são:

• Carregar recibos diretamente na plataforma: Essa funcionalidade elimina a necessidade de lidar com papéis e documentos físicos, simplificando o processo de reembolso e garantindo maior agilidade. Os funcionários podem registrar seus recibos de maneira fácil e rápida, e as informações são armazenadas de forma segura e automática no sistema.
• Digitalização de recibos e faturas: Esqueça a papelada! Com a Factorial, é possível digitalizar todos os recibos e faturas relacionados às despesas. Essa digitalização traz benefícios como a redução de espaço físico para armazenar documentos, a facilidade de acesso às informações e a redução do risco de perda ou extravio de documentos importantes.
• Manutenção do histórico de despesas: Com a Factorial, é possível rastrear e registrar todas as despesas relacionadas a salários, benefícios e encargos sociais ao longo do tempo. Isso oferece uma visão abrangente das despesas anteriores e facilita a análise e o planejamento financeiro.

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Organização das informações

A Factorial facilita a organização das informações de despesas em um único lugar. Na prática, é possível segmentar e etiquetar as informações com base em diversos critérios, como o tipo de gasto, o colaborador responsável e por valor utilizado.

Com informações centralizadas e de fácil acesso, as empresas podem tomar decisões mais informadas e estratégicas sobre seus gastos. Isso contribui para uma gestão financeira mais eficiente.

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Relatório de controle de despesas corporativas

Gerar um relatório de controle de despesas corporativas completo e detalhado é possível com a Factorial. A plataforma permite criar relatórios personalizados que apresentam uma visão completa das despesas com pessoal e encargos sociais da empresa.

Esses relatórios incluem informações detalhadas sobre os gastos, como categorias de despesas, colaboradores envolvidos e valores disponíveis.

Dessa forma, as empresas podem ter uma visão clara dos custos, identificar áreas de maior gasto e tomar decisões mais estratégicas.

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Análise e previsibilidade nas estimativas de gastos com pessoal

A Factorial permite a análise de dados históricos e tendências de gastos com pessoal, oferecendo uma visão precisa das despesas futuras. Na prática, é possível gerar relatórios e gráficos, identificar padrões, outliers e comportamentos de gastos específicos.

Assim, é possível ter uma melhor compreensão dos custos com pessoal. Como resultado, você garante previsibilidade para o planejamento financeiro da empresa.

Com base nessas informações, as organizações podem tomar decisões mais embasadas e implementar estratégias de redução de custos ou otimização dos gastos com pessoal.

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Centralização das despesas dos seus colaboradores

Reunir e consolidar todas as despesas dos colaboradores, independentemente da fonte ou método de pagamento utilizado é outra vantagem da Factorial. Além disso, com ela é possível fazer a separação das despesas com filtros e categorias personalizadas.

Isso facilita a análise e o controle das despesas, permitindo uma visualização clara e organizada dos gastos por diferentes critérios, como categorias de despesas, colaboradores específicos, datas ou outros critérios relevantes para a empresa.

Com essa capacidade de centralização e segmentação, a Factorial facilita ainda mais o monitoramento e a gestão das despesas dos colaboradores, possibilitando uma análise mais detalhada e tomadas de decisão mais precisas.

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✅ Por que optar por um sistema de controle de despesas na sua empresa?

Optar por um sistema de controle de despesas traz uma série de benefícios e vantagens. Soluções como essas oferecem recursos e funcionalidades que simplificam e agilizam o gerenciamento dos custos, proporcionando maior eficiência, transparência e economia.

Além disso, a Factorial oferece uma série de recursos adicionais para otimizar a gestão de despesas com pessoal e encargos sociais.

Isso inclui a automatização de cálculos, geração de relatórios detalhados, integração com sistemas de folha de pagamento e contabilidade, e a possibilidade de personalizar políticas e regras internas.

Tudo isso contribui para uma gestão mais eficiente, precisa e em conformidade com as obrigações legais. Ao investir em um sistema como a Factorial, a sua empresa ganha com:

• Automatizações avançadas e agilidade nos processos;
• Visão abrangente e organizada;
• Transparência e conformidade;
• Análises detalhadas e tomada de decisão embasada.

📽️ Assista ao vídeo e entenda na prática algumas vantagens da Factorial 👇

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