Sistema de gestão de despesas: por que ter um na sua empresa

A gestão financeira de uma empresa é coisa séria. O volume de dados e processos é alto. É fácil se perder sem planejamento e organização. Isso é ainda mais crítico sem um bom sistema de gestão de despesas.

É comum encontrar empresas que ainda utilizam recursos manuais para mapear e acompanhar a saúde financeira do negócio. Organizar tudo leva muito tempo. É preciso alimentar muitas planilhas e, com isso, correr o risco constante de erros complexos.

O sistema de controle de gastos e gestão de despesas corporativas da Factorial foi desenvolvido justamente para facilitar esses processos. Os recursos da plataforma foram desenvolvidos para levar mais agilidade, organização e transparência para o dia a dia das empresas.

Neste artigo, você vai conhecer as principais vantagens de implementar um bom software de gestão de despesas na sua empresa.

Além disso, você poderá esclarecer suas dúvidas sobre essa tecnologia e aprender a otimizar os processos financeiros, independentemente do porte.

Confira!

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A importância de um sistema de gestão de despesas nas empresas

Organização, transparência e agilidade são praticamente os pilares de uma gestão de despesas eficiente. Sem eles é praticamente impossível ter clareza da vida financeira de uma empresa e tirar qualquer conclusão sobre ela.

Um sistema de gestão de despesas desempenha um papel crucial na eficiência financeira e no controle dos gastos corporativos. Isso porque, ele oferece uma série de benefícios que impactam diretamente no desempenho operacional e no resultado financeiro da organização. Os principais são:

• Controle financeiro: um sistema de gestão de despesas permite um controle mais efetivo dos gastos. Ele fornece uma visão abrangente e detalhada dos custos, permitindo que gestores acompanhem e monitorem as despesas em tempo real.
• Transparência e conformidade: com um sistema de gestão de gastos é possível estabelecer políticas claras e diretrizes para as despesas corporativas. Isso promove a transparência nos processos de reembolso, aprovação e controle de despesas, além de garantir a conformidade com as políticas internas e regulamentos externos.
• Redução de erros e retrabalho: ao automatizar tarefas e simplificar processos, um software para controle de gastos reduz erros humanos e minimiza o retrabalho. Isso resulta em maior precisão nos registros financeiros e evita a perda de tempo corrigindo erros e ajustando informações incorretas.
• Agilidade e eficiência: com um software de gestão de gastos, os fluxos de trabalho se tornam mais ágeis e eficientes. A automação de tarefas, acelera os processos, economizando tempo e permitindo que os colaboradores se concentrem em atividades mais estratégicas.

💰 Como realizar uma gestão de despesas corporativas simplificada

Como fazer a gestão de despesas utilizando o software da Factorial

Fazer o controle de gastos dos colaboradores não precisa ser uma longa tarefa para as empresas que utilizam a Factorial. O módulo de gestão de despesas da plataforma tem automações que otimizam tarefas e centralizam informações em um só lugar.

Um bom exemplo disso são as revisões de recibo para reembolso em folha. Na Factorial, o colaborador anexa uma foto do recibo e a ferramenta preenche automaticamente os campos para aprovação.

Dessa forma, tanto o RH quanto o financeiro não precisam gastar horas preenchendo planilhas para documentar esse tipo de gasto. Com poucos cliques é possível incluir o reembolso na folha de pagamento de acordo com a política da empresa.

A automação e a centralização de informação são de fato importantes diferenciais da Factorial. Isso porque, com elas é possível otimizar desde os processos mais simples aos mais complexos, como também, gerar diversos tipos de relatórios de análise financeira para tomar decisões mais eficientes.

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Por que usar o software de controle de gastos da Factorial?

A Factorial foi desenvolvida e é constantemente atualizada para descomplicar a rotina das áreas de RH e DP de empresas de todos os tamanhos. A plataforma tem módulos que otimizam tarefas e trazem eficiência para a gestão de pessoas e do negócio.

O sistema para controle de gastos da ferramenta é a prova de que é possível agilizar os processos, ganhar tempo e economizar recursos para gerenciar benefícios, reembolsos e gastos com pessoal.

Conheça outras vantagens de implementar a Factorial na gestão de despesas da sua empresa:

• Eficiência: o software da Factorial automatiza o processo de controle de gastos, eliminando tarefas manuais, como planilhas e cálculos complexos. Isso permite que você economize tempo valioso e reduza erros humanos.
• Organização: com o software, você terá uma visão clara e organizada de todas as despesas da empresa. As funcionalidades de filtragem e categorização, por exemplo, permitem classificar os gastos de acordo com diferentes critérios, facilitando a análise e a identificação de padrões.
• Controle financeiro: o software da Factorial oferece um controle abrangente sobre os gastos da empresa. Com ele, você poderá acompanhar o orçamento, identificar áreas de maior gasto e tomar medidas corretivas para otimizar o uso dos recursos financeiros.

A seguir, confira como a Factorial é capaz de otimizar a rotina e potencializar a gestão de despesas corporativas.

Centralização e gerenciamento das despesas corporativas em um único software

Na Factorial, é possível criar centros de custos para acompanhar e gerenciar as despesas da empresa de forma segmentada. A ferramenta permite às empresas controlar os custos totais, decidir a alocação de recursos e calcular a lucratividade por produto ou departamento em um único local.

Além disso, o sistema para controle de gastos é totalmente flexível e adaptável. Ele permite que cada empresa trabalhe com a sua própria estrutura de Centro de Custos.

Na prática, o software se torna um aliado para os fluxos da empresa se adaptando às suas necessidades de forma organizada e otimizada.

💻 Gestão de custos: como um software de RH pode facilitar

Filtragem e organização dos custos

Esse recurso permite que as empresas tenham um controle detalhado e eficiente sobre todas as despesas relacionadas aos seus colaboradores.

Até porque, com a filtragem, os gestores podem facilmente classificar e categorizar as despesas de acordo com diferentes critérios, como tipo de despesa, departamento, projeto, cliente, entre outros.

Esse recurso ajuda a entender onde os custos estão sendo direcionados e permite uma análise precisa dos gastos da empresa.

Além disso, a funcionalidade permite que as despesas sejam agrupadas de acordo com diferentes critérios. Isso auxilia na identificação de padrões ou áreas que necessitam de uma atenção especial. Por exemplo, é possível:

• Identificar departamentos ou projetos com altos gastos;
• Analisar tendências de custos ao longo do tempo;
• Comparar diferentes períodos para avaliar o impacto de determinadas ações.

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Otimização de tempo da equipe

Uma das grandes vantagens do software de controle de gastos da Factorial é que ele elimina a necessidade de planilhar manualmente todas as informações relacionadas à gestão de custos.

Com a funcionalidade de cadastro automatizado, o processo se torna muito mais rápido, eficiente e livre de erros.

Na prática, em vez de ter que preencher planilhas manualmente, os colaboradores podem simplesmente fazer o upload dos recibos diretamente no sistema.

Assim, o software utiliza tecnologias de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para extrair automaticamente as informações relevantes do recibo.

Essa automatização traz diversas vantagens, como:

• Economia de tempo da equipe;
• Redução significativa do risco de erros humanos;
• Facilidade de acesso e organização dos recibos.

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Controle de gastos e organização dos investimentos

Com um bom software de controle de despesas corporativas, como o da Factorial, as empresas podem registrar e monitorar todas as despesas e investimentos. Isso possibilita uma análise precisa e abrangente dos gastos em diferentes áreas.

Com a funcionalidade, tambéem é possível identificar onde os recursos financeiros estão sendo alocados e acompanhar o orçamento de cada área.

Isso possibilita uma análise detalhada dos custos e permite que os gestores e profissionais de RH identifiquem áreas de maior gasto. Como resultado, eles podem tomar medidas quando necessário.

Aprove ou rejeite despesas com agilidade de poucos cliques

O sistema simplifica o processo de aprovação, eliminando a necessidade de revisar pilhas de documentos em papel ou enviar e-mails para obter aprovações. Tudo é feito de forma digital e centralizada na plataforma da Factorial.

Quando um colaborador envia uma despesa para aprovação, o gestor responsável recebe uma notificação. Ao acessar o sistema, o gestor pode visualizar todas as informações relevantes da despesa, incluindo o valor, a categoria, a data e a descrição.

A partir daí, o gestor tem a opção de aprovar ou rejeitar a despesa com apenas alguns cliques.

Esse processo simplificado permite que as decisões sejam tomadas de forma rápida e ágil. Como resultado, há economia de tempo, tanto para o gestor quanto para o colaborador.

Além disso, o sistema também oferece a opção de adicionar comentários ou observações ao aprovar ou rejeitar uma despesa.

Isso possibilita uma comunicação clara e transparente entre o gestor e o colaborador, fornecendo feedbacks específicos e facilitando a resolução de eventuais dúvidas ou problemas.

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Relatórios completos sobre as despesas

Os relatórios da Factorial fornecem uma visão abrangente e detalhada de todas as despesas registradas no sistema. Isso permite uma análise precisa e uma melhor compreensão dos gastos.

Tanto no aplicativo para controle de despesas corporativas da Factorial ou na própria plataforma é possível gerar relatórios que atendam às necessidades específicas da empresa.

Na prática, essa flexibilidade permite que gestores extraiam as informações de acordo com as necessidades de análise de onde estiverem.

Os relatórios de despesas incluem informações detalhadas, como valores, categorias, datas, colaboradores responsáveis e quaisquer outras informações que tenham sido registradas no sistema.

Com esse recurso, é possível ter uma visão clara dos gastos e identificar tendências. Isso facilita análises comparativas e tomada de decisões baseadas em dados.

Além disso, os relatórios podem ser exportados em diferentes formatos, como PDF, Excel ou CSV. Isso permite que esses documentos sejam compartilhados facilmente com outras partes interessadas, como a equipe financeira, diretores ou auditorias externas.

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O módulo de gestão de despesas da Factorial oferece uma ampla solução para o controle de custos. Ele permite que você tenha uma visão clara e organizada de todos os gastos da sua equipe.

Dessa forma, é possível simplificar o processo de controle de gastos, melhorar a eficiência financeira da empresa e liberar mais tempo para se concentrar em atividades estratégicas.

Não perca mais tempo lidando com processos manuais e complexos. Solicite uma demonstração gratuita do software de gestão de despesas e descubra como podemos transformar a forma como sua empresa gerencia os gastos.

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