Planilha de despesas da empresa no Excel [Baixe nosso Modelo grátis]

O controle de gastos da empresa é processo fundamental que muitas vezes cabe ao RH. Sendo assim, a gestão de despesas pode ser um tanto complicada se não há estrutura ou um processo padronizado. No entanto, com uma planilha de despesas no Excel, você poderá registrar e organizar todo o balanço de contas. Tanto dos colaboradores quanto da sua empresa. Quer saber mais? Navegue pelo nosso menu abaixo:

Controle de gastos da empresa

Por que o aquele conhecido livro de contar é tão importante? Basicamente, é um dos pilares de uma empresa. Lá estão todos os gastos da sua empresa, o que permite que você tenha mais segurança e confiança ao fazer novos investimentos. Da mesma maneira, é a principal fonte com os históricos de gastos, vendas, aquisições específicas, contas fixas da empresa, variáveis, ou seja, tudo! Por isso, muitas empresas acabam recorrendo à tecnologia, e algumas delas, à planilha de despesa mensal, por exemplo.

Vale lembrar que a principal diferença entre custos e gastos/despesas é que o primeiro consiste no investimento necessário para produzir um produto em particular. Já o segundo termo significa tudo aquilo que a empresa gastou para produzir um bem ou serviço, assim como os recursos necessários para atingir isso. Ou seja, não se trata apenas dos materiais do produto em si, mas também do gasto de energia elétrica, por exemplo. Essa é uma definição que pode causar confusão para alguns, apesar de ser usada com muita frequência. Por isso, deixamos desde já explicado qual é a diferença entre custo e despesa.

Se você está lendo este texto e pensando que apesar de não ter um controle rígido das suas finanças, você sabe mais ou menos quanto sua empresa gasta por mês, atenção! Você levar um susto quando descobrir que esse valor é maior ou menor do que acredita, ou quanto seus gastos estão direcionados para a alimentação, transporte, gestão da folha de pagamento, por exemplo.

Por isso, trouxemos abaixo nossa planilha de despesas Excel 2020: mais controle para suas finanças da empresa ou profissionais!

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Mas, se você prefere aprender a como fazer sua planilha de despesas, te ensinamos em três passos simples! Aprenda abaixo:

Como fazer uma planilha de despesas? Passo a passo

Aprenda a organizar as contas da sua empresa por meio de uma planilha simples e prática.

1. Crie uma planilha no Excel ou ferramenta similar

Divida sua folha de cálculo em meses e gastos. Na parte superior das 12 colunas, ou em folhas separadas, coloque os meses.

Na parte lateral, você deve escrever os gastos, como alimentação, aluguel, água, luz, transporte, investimento na marca, gastos pessoas, seguros médicos e entre outros. Afinal, a ideia é que essa planilha realmente seja útil e reflita todos os gastos da sua empresa mensais que você precisa controlar.

2. Faça uma revisão das entradas e saída

Esta parte pode demorar um pouco, porque você precisará se lembrar ou recorrer às suas anotações de todos os ganhos e gastos do mês.

Em primeiro lugar, coloque os valores recebidos. Anote tudo que você ganhou, seja em espécie, transferência ou cheques. Da mesma maneira, tudo que é gasto. Reúna recibos, contas, pagamentos com fornecedores, ou seja, tudo! Uma dica é ter um programa de gestão de despesas que digitaliza e armazena todas essas contas. Até lá, anote no celular e guarde as notas fiscais. Afinal, os recibos de pagamento são essenciais para a Receita, assim como o comprovante de pagamento de salários.

Em segundo lugar, não se esqueça dos pequenos gastos! São eles o café, uma sobremesa, um almoço de negócios. Nem sempre esses valores são levados em conta, por isso, fique atento.

Por último, insira todos esses dados na sua planilha recém feita!

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3. Comprove as despesas mensais da empresa

Na última linha da tabela da sua planilha, você pode criar uma fórmula com a função de “soma” que mostrará de modo organizado quanto foi gasto em um mês específico. Então, ficaria assim:

Basta escrever =SOMA (), dentro dos parêntesis, coloque o intervalo da linha e coluna que você deseja somar. Ou faça um clique em “Inserir” > “Função” > SOMA.

Nesse momento, por meio da sua planilha de despesas, você já saberá o resultado do balanço final de forma rápida! Assim, você poderá identificar onde é necessário economizar e quanto é preciso poupar de dinheiro. Aliás, essa é outra parte das despesas da empresa que merece cuidado. É preciso ter um quantia de dinheiro para emergências, investimentos de última hora ou possíveis problemas.

Depois de um tempo, com tudo organizado e com todas as informações nas mãos, você poderá também cria um planejamento financeiro para sua empresa. Nela, criar metas de gastos, estabelecer tetos para cada área e projetar qual seria o retorno financeiro que a empresa busca. Dessa forma, criar estratégias para alcançar esses objetivos ao dos colaboradores. Compreender o clima organizacional, o papel de cada setor e traçar planos concretos com as necessidades da empresa.

A tecnologia a favor do RH: gestão de despesas

Vamos agora um pouco além: comparar uma planilha com o que há de melhor no mercado de recursos humanos quanto à ferramentas digitais. Apesar de serem ainda populares, as planilhas começaram a perder espaço. Pois houve um crescimento no setor de HRTechs e diversas soluções específicas surgiram. Entre elas, softwares de recursos humanos com a funcionalidade de gerenciar os gastos da empresa. Que tal conhecer as diferenças entre as planilhas e um software de gestão financeira?

gestao gastos

1. Segurança

Se você considera as planilhas de despesas em formato Excel como ferramentas seguras, devemos te alertar que não é bem assim. As planilhas são suscetíveis a alterações, afinal, são documentos editáveis que muitas vezes, várias pessoas podem ter acesso. Porém, no caso de softwares de recursos humanos existem mecanismos que impedem que qualquer pessoa tenha acesso. Assim como, podem ter funções que impedem que alterações sejam feitas.

2. Acesso total aos dados de despesas

Em sua maioria, os softwares de RH são acessíveis de qualquer lugar e a qualquer hora. Basta ter conexão a internet. Essa facilidade permite que o gestor tenha em poucos cliques acesso aos dados financeiros. Já as planilhas, podem exigir a instalação de um programa específico, como o Excel.

3. Redução de custos

Ao utilizar programas de planilhas, é preciso acompanhar suas licenças de renovação, atualizar as versões e demais preocupações. Entretanto, com um software específico, você não se preocupa com nada disso! A própria empresa de software faz as manutenções necessárias, além de implementar melhorias constantes, novas funcionalidades e ferramentas para melhorar o trabalho do RH.

4. Melhorar a tomada de decisões

Para tomar decisões e assumir compromissos financeiros, é necessário ter as contas em dia! Por isso, a organização financeira e o controle de gastos te permitem fazer investimentos a largo prazo. Mas, para isso, é fundamental confiar em uma tecnologia segura e que aponta dados precisos.

Sendo assim, aposte em um software de recursos humanos que permite que você tenha uma visão ampla das despesas da sua empresa. Com a Factorial você tem uma gestão de despesas completa e automatizada. Colaboradores podem enviar recibos, gestores podem aprovar ou rejeitas gastos, assim como têm acesso a relatório com todos esses dados.

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