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Planilha de despesas da empresa no Excel [Baixe nosso Modelo grátis]

planilha despesas

O controle de gastos da empresa é um processo fundamental para garantir o sucesso organizacional. Veja a seguir como fazer uma gestão de despesas eficiente, quais as melhores ferramentas do mercado e encontre uma planilha de despesas da empresa em Excel pronta para uso.

Sem tempo para ler o artigo? Nós lemos para você. Clique no play para ouvir!

São muitos os custos que uma empresa tem para funcionar. Organizar os custos fixos e variáveis e garantir que cada departamento está cumprindo o orçamento determinado é um desafio. Além disso, as despesas relacionadas aos colaboradores também devem ser levadas em conta, incluindo gastos com viagens e reuniões de negócios.

Muitas vezes, é papel do profissional de RH garantir que cada funcionário preste contas da maneira correta. Sendo assim, a gestão de despesas pode ser um tanto complicada se não há estrutura ou um processo padronizado.  Nesse caso, uma planilha de despesas em Excel ou ferramentas automatizadas podem ajudar. Quer saber mais? Confira nossas dicas abaixo!

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Importância da gestão de despesas

Por que a área de contabilidade é tão importante para uma organização? Basicamente, é um dos pilares de um negócio. Lá estão todos os documentos relacionados aos gastos da sua empresa, o que permite que você tenha mais segurança e confiança ao fazer novos investimentos.

Da mesma maneira, é a principal fonte de históricos de gastos, vendas, aquisições específicas, contas fixas do negócio, variáveis e todas as despesas necessárias para manter a empresa em funcionamento! Organizar todos estes dados e informações é essencial para que a empresa continue crescendo, lucrando e otimizando seus processos. Por isso, muitas empresas acabam recorrendo à tecnologia, e algumas delas, à planilha de despesa mensal, por exemplo.

Além disso, os profissionais do Departamento Pessoal também devem contar com uma planilha de despesas, já que têm a responsabilidade de controlar e monitorar gastos diretamente ligados com o pagamento e atividades dos colaboradores.

Por isso, entender como fazer uma planilha de gastos de uma empresa no Excel é fundamental. No entanto, se a empresa é considerada de médio ou grande porte, contar com softwares especializados pode ser a melhor opção. Veja a seguir todas as possibilidades.

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Diferença entre custo e despesa

Antes de saber como fazer uma planilha de despesas de uma empresa no Excel, é preciso entender exatamente o que é uma despesa, o que é um custo e como devemos documentar cada uma dessas informações.

Vale lembrar que a principal diferença entre custos e despesas é que o primeiro consiste no investimento necessário para produzir um produto em particular. Já o segundo termo significa tudo aquilo que a empresa gastou para produzir um bem ou serviço, assim como os recursos necessários para atingir isso.

Ou seja, não se trata apenas dos materiais do produto em si, mas também do gasto de energia elétrica, por exemplo. Essa é uma definição que pode causar confusão para alguns, apesar de ser usada com muita frequência. Por isso, deixamos desde já explicado qual é a diferença entre custo e despesa.

gestao de despesas da empresa

Controle de gastos da empresa: Por onde começar?

Como vimos, ter um controle das despesas fixas e variáveis da empresa e dos colaboradores é essencial. Se você está lendo este texto e pensando que precisa otimizar este processo, pode ser que o controle das finanças da empresa em que trabalha não estejam tão bem organizados.

Você levar um susto quando descobrir que esse valor é maior ou menor do que acredita, ou quanto os gastos de alimentação, transporte, gestão da folha de pagamento dos colaboradores são diferentes do que estava sendo documentado.

Muitos profissionais do departamento financeiro e até do RH tem dúvidas sobre como começar a organizar a gestão de despesas da empresa e dos funcionários. Por isso, trouxemos abaixo nossa planilha de despesas Excel 2022. Veja como preencher a planilha de despesas da empresa e ter mais controle sobre as finanças do negócio ou departamento!

Planilha de despesas da empresa em Excel 📈

Agora que você já sabe como funciona a gestão de custos e todos os benefícios de digitalizar sua planilha de despesas, temos algo que pode te ajudar. Baixe a planilha de despesas empresariais em Excel e preencha periodicamente com todos os custos fixos e variáveis da empresa e de cada departamento.

A planilha de despesas pode ser usada também por cada departamento. Assim, cada gestor tem controle sobre o custo de seus processos e das despesas de cada colaborador.

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planilha de despesas da empresa excel

Mas, se você prefere aprender a como fazer sua planilha de despesas do zero, te ensinamos em três passos simples! Aprenda abaixo:

Como fazer uma planilha de despesas? Passo a passo

Se a melhor opção para a sua empresa ou departamento é criar uma planilha de despesas no Excel do zero, personalizando cada informação, algumas etapas devem ser consideradas.  Aprenda a organizar as contas da sua empresa por meio de uma planilha de gastos simples e prática.

  1. Crie uma planilha de despesas no Excel

Para começar a criar uma tabela de gastos no Excel, divida sua folha de cálculo em meses e gastos. Isso pode ser feito ou na parte superior das 12 colunas, ou em abas separadas, onde deverão estar especificados todos os meses do ano.

Na parte lateral da planilha de despesas da empresa, você deve escrever a categoria dos gastos, como por exemplo:

  • Aluguel do espaço de trabalho
  • Gastos com água e luz
  • Custos de vale-transporte, vale-alimentação e planos de saúde dos colaboradores
  • Investimento na marca
  • Gastos com pagamento de salários
  • Custos fixos e variáveis de produção e manutenção

Os custos determinados na planilha de despesas no Excel podem estar inclusive separados entre custos fixos e variáveis. Essa é uma forma de organizar ainda melhor a gestão de despesas. Afinal, a ideia é que essa planilha realmente seja útil e reflita todos os gastos mensais que a empresa precisa controlar.

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  1. Faça uma revisão dos ganhos e custos

Esta parte pode demorar um pouco, porque você precisará se lembrar ou recorrer às suas anotações de todos os ganhos e gastos do mês.

Em primeiro lugar, adicione os valores recebidos na planilha de despesas. Reúna recibos, contas, pagamentos ed fornecedores, ou seja, tudo! Uma dica é ter um programa de gestão de despesas que digitalize e armazene todas essas contas. Até lá, anote em um arquivo e guarde as notas fiscais. Afinal, os recibos de pagamento são essenciais para a Receita, assim como o comprovante de pagamento de salários.

Em segundo lugar, não se esqueça dos pequenos gastos! São eles o café, uma sobremesa, um almoço de negócios. Nem sempre esses valores são levados em conta no controle administrativo, por isso, fique atento.

Por último, insira todos esses dados na sua planilha recém feita!

  1. Comprove as despesas mensais da empresa

Na última linha da tabela da sua planilha de despesas no Excel, você pode criar uma fórmula com a função de “soma” que mostrará de modo organizado quanto foi gasto em um mês específico. Então, ficaria assim:

Basta escrever =SOMA (), dentro dos parênteses, coloque o intervalo da linha e coluna que você deseja somar. Ou faça um clique em “Inserir” > “Função” > SOMA.

Nesse momento, por meio da sua planilha de despesas, você já saberá o resultado do balanço final de forma rápida! Assim, você poderá identificar onde é necessário economizar e quanto é preciso poupar de dinheiro.

Aliás, essa é outra parte das despesas da empresa que merece cuidado. É preciso ter um quantia de dinheiro para emergências, investimentos de última hora ou possíveis problemas.

Com tudo organizado e com todas as informações em mãos, você poderá também criar um planejamento financeiro para sua empresa. Estabeleça metas de gastos, tetos para cada área e qual seria o retorno financeiro que a empresa busca.

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Tecnologia e Gestão de despesas

Vamos agora um pouco além: comparar uma planilha de Excel com o que há de melhor no mercado para a gestão digital de despesas empresariais. Apesar de serem ainda populares, as planilhas começaram a perder espaço. Além disso, em grandes empresas, esta ferramenta já não da conta do volume de gastos e despesas que precisam ser monitorados.

Com o crescimento das soluções digitais, muitas ferramentas e softwares surgiram. Entre elas, softwares de recursos humanos com a funcionalidade de gestao os gastos da empresa. Que tal conhecer as diferenças entre as planilhas e um software de gestão financeira?

1.  Segurança

Se você acha que as planilhas de despesas em formato Excel são ferramentas seguras, devemos te alertar que não é bem assim. As planilhas são suscetíveis a alterações, afinal, são documentos editáveis que muitas vezes, várias pessoas podem ter acesso. Porém, no caso de softwares de recursos humanos existem mecanismos que impedem que qualquer pessoa tenha acesso. Além disso, podem ter funções que impedem que alterações sejam feitas.

2. Acesso total aos dados de despesas

Em sua maioria, os softwares de RH são acessíveis de qualquer lugar e a qualquer hora. Basta ter conexão a internet. Essa facilidade permite que o gestor tenha, em poucos cliques, acesso aos dados financeiros. Já as planilhas, podem exigir a instalação de um programa específico, como o Excel.

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3. Redução de custos

Ao utilizar programas de planilhas, é preciso acompanhar suas licenças de renovação, atualizar as versões e demais preocupações. Entretanto, com um software específico, você não se preocupa com nada disso! A própria empresa de software faz as manutenções necessárias, além de implementar melhorias constantes, novas funcionalidades e ferramentas para melhorar o trabalho do RH.

4. Melhorar a tomada de decisões

Para tomar decisões e assumir compromissos financeiros, é necessário ter as contas em dia! Por isso, a organização financeira e o controle de gastos te permitem fazer investimentos a largo prazo. Mas, para isso, é fundamental confiar em uma tecnologia segura e que aponta dados precisos.

Sendo assim, aposte em um software de recursos humanos que permite que você tenha uma visão ampla das despesas da sua empresa. Veja abaixo uma opção que pode ser testada na prática, sem custos.

Software para Gestão de despesas: Recursos e possibilidades

Conforme vimos, existem diversas ferramentas e softwares que podem otimizar a gestão de despesas nas empresas, sendo opções mais completas que as planilhas de custos em Excel.

Um destes exemplos é o software de RH da Factorial, que além de mais de 20 recursos para a gestão de pessoas, possui uma ferramenta completa de gestao de despesas da empresa e dos colaboradores. Todos estes recursos podem ser testados na prática, sem custos, e incluem:

  • Centralização de recibos e faturas
  • Arquivo de despesas dos colaboradores
  • Relatórios de custos completos por departamento
  • Aprovação de despesas na plataforma
  • Acessos personalizáveis para gestores e RH
  • Outros recursos: Avaliação de desempenho, gestão de férias, plataforma de R&S, e muito mais!

Conheça o software da Factorial com o teste grátuito de 14 dias! 

Este artigo também está disponível em: Mexican

Escritora e jornalista, autora no blog da Factorial. Escreve sobre recursos humanos, leis, desenvolvimento e treinamento de equipes de alta performance.

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