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Trabalho híbrido: checklist para adaptar à sua empresa

Com a pandemia, a adoção do home office se fez necessária em todo o mundo. Entretanto, com a flexibilização e o avanço da vacinação, muitas empresas têm adotado o modelo de trabalho híbrido. No qual, consiste na alternância entre o presencial e o home office. Além de querer  mantê-lo mesmo depois que a situação de emergência sanitária terminar.

Para se ter uma ideia, uma pesquisa feita com 158 executivos em dezembro do ano passado pela empresa de serviços imobiliários comerciais Cushman & Wakefield mostrou que 38% deles tinham a intenção de adotar esse modelo em suas empresas.

Para ajudar na adaptação para o trabalho híbrido, preparamos um checklist no artigo e para baixar. Nela contém  o que uma companhia precisa saber antes de adotar essa modalidade de trabalho. Já que esse tema é algo muito novo para a maioria dos gestores.

Mas afinal, o que diz a CLT sobre esse sistema? Quais são os benefícios dele? Como organizar a comunicação com os trabalhadores? Neste artigo, explicamos como adaptar a sua empresa em cinco passos.

O que é trabalho híbrido

Antes de qualquer coisa, é importante explicar de maneira mais completa o que é trabalho híbrido e quais são seus benefícios.

Nesse formato, os funcionários fazem uma alternância de dias entre o escritório e o teletrabalho. A empresa pode estabelecer um rodízio para que um grupo trabalhe presencialmente em dias estipulados. Ou então, fixar quantos dias serão destinados a fazer home office e quantos serão no escritório. Isso depende da política da empresa.

Menos faltas e melhores resultados

Esse modelo tem mostrado muitos benefícios quando bem implementado. Entre eles, como evitar faltas e atrasos no trabalho. Por exemplo, que não há gasto de tempo com locomoção e interferência de fatores como trânsito intenso e acidentes.

Outro ponto positivo é que esse processo traz o conforto, a alta produtividade e os bons resultados do teletrabalho. Unindo à interação do escritório, com reuniões, desenvolvimento das relações interpessoais.

Economia e retenção de talentos

A empresa também economiza mais. Como haverá menos pessoas no escritório, as companhias podem optar por alugar um lugar menor. Ou ainda, escolher se instalar em um coworking, o que pode sair mais em conta. Além disso, os gastos com energia elétrica, água, auxílio-combustível e vale-transporte e energia também diminuem.

O uso desse modelo também pode ajudar na retenção de talentos. Existeuma maior flexibilidade e uma consequente melhora da qualidade de vida. Desse modo, a tendência é que menos pessoas queiram deixar a empresa.

Passo 1: Rever contrato de trabalho

O formato híbrido ainda não é regulamentado pela Justiça do Trabalho. Apenas o teletrabalho, com a publicação da Reforma Trabalhista em 2017 (Lei Nº 13.467, de 2017).

Desta forma, caso a empresa queira começar a adotar o formato híbrido, procurar uma assessoria jurídica pode ajudar.

Como se elabora o contrato

Primeiramente, é importante definir se o contrato de trabalho será modificado e como isso será feito para, assim, negociar as mudanças com os trabalhadores e formalizá-las por meio de um aditivo de contrato.

Segundo a CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas), com o trabalho híbrido, a empresa tem obrigação de fazer o registro da carteira de trabalho do funcionário, além de especificar no documento de contratação que o colaborador vai trabalhar em regime de home office e quais serão as tarefas realizadas por ele. Nesta modalidade, segundo a lei, não há controle de jornada como existe no modo presencial, nem pagamento de horas extras.

A negociação com os funcionários se mostra fundamental para criar um ambiente de bem-estar e sem dor de cabeça no sentido jurídico, podendo ser definidas questões como jornada de trabalho e ajuda de custo, por exemplo.

Passo 2: oferecer boas condições de trabalho

Como os colaboradores passarão boa parte do tempo em casa, a ergonomia e o conforto devem ser garantidos para que eles não tenham problemas de saúde. Um acordo pode ser feito para que sejam compradas, pelo menos, escrivaninhas na altura ideal e cadeiras ergonômicas. Outras opções de produtos que podem ajudar no bem-estar são apoio para os pés e suporte para o notebook.

No caso de itens fundamentais para trabalhar, como computadores, fones de ouvido, teclado e mouse, o ideal seria fornecer o material para os funcionários, que devem levar esses objetos para o escritório quando o trabalho for presencial. Entretanto, fica a critério de cada companhia cedê-los ou não.

Tudo no aditivo contratual

A empresa também pode optar por cobrir os gastos com internet, energia elétrica, telefone e materiais de escritório. A decisão deve constar no aditivo contratual, bem como a opção por ceder ou não os aparelhos eletrônicos.

Oferecer esses auxílios pode ajudar na retenção de talentos, além de ser um diferencial para atrair candidatos para novas contratações.

Passo 3: organizar rodizío e fluxo de trabalho

Se a empresa já decidiu que vai adotar esse método, é importante montar um esquema de rodízio para organizar quais são as pessoas que vão fazer home office, quem vai trabalhar presencialmente e em quais dias. Isso vai ajudar principalmente no caso de a companhia ter escolhido alugar um escritório menor. Assim, vai ter espaço para todos e o local não ficará cheio.

Ponto digital e metas definidas

Se desejar ter controle dos horários, mesmo que o teletrabalho não tenha uma jornada fixa, o empregador pode manter o que já era estipulado ou então reorganizar tudo. Assim, se desejar, os trabalhadores poderão bater ponto por meio de um relógio de ponto digital e haverá um controle melhor.

Também é importante ter metas bem definidas, para que todas as equipes e departamentos saibam o que tem que ser feito e como, independentemente do local em que os colaboradores estejam.

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Passo 4: melhorar a comunicação

No caso do trabalho híbrido, a comunicação escrita tem tanta importância quanto a oral. Assim, os gestores devem garantir que as informações sejam compartilhadas com toda a equipe, sem perder nenhum conteúdo, até com quem não pôde participar de reuniões, por exemplo. Isso pode ser feito por aplicativos de mensagens ou plataformas específicas voltadas para a empresa, sempre estimulando a interação entre os funcionários para criar e fortalecer laços.

A importância do feedback

Além disso, já que haverá desencontros e muita gente não conseguirá se encontrar pessoalmente, é recomendado que os integrantes da equipe façam videoconferências mais informais, como um cafezinho virtual, ou então que vão tomar um café de verdade, respeitando o distanciamento social.

Por fim, fazer reuniões para checar se o trabalho híbrido está funcionando e ter o retorno dos trabalhadores pode ser algo positivo para a construção desse modelo na empresa.

Cuidado com as reuniões

E por falar em reuniões, é preciso tomar cuidado para não extrapolar na duração e na frequência. Além de ser algo cansativo, fazer muitas videoconferências – e longas – durante o dia pode atrapalhar a produtividade da equipe.

Passo 5: investir em tecnologia

Modernizar os métodos de trabalho e investir em tecnologia é algo primordial nesse caso. Isso vai desde explorar ferramentas de comunicação mais eficientes a usar sistemas de armazenamento na nuvem para o compartilhamento de informações com todos na empresa, mesmo sem estar no escritório.

Investir em tecnologia em RH, como em relógio de ponto e controle de presença digital também é importante neste momento. Além disso, nesse âmbito,

Segurança e digitalização

Para evitar vazamento de informações sigilosas, já que todos vão trocar dados fora do ambiente empresarial, outro ponto importante é aumentar os investimentos em softwares de proteção e segurança.

Além disso, a companhia deve investir na digitalização de documentos e de assinaturas, o que evita idas desnecessárias ao escritório e até mesmo economizar com serviços de motoboy para levar os papéis aos locais desejados.

Software para adotar o trabalho híbrido

software rh factorial

Agora que você já sabe como implementar o trabalho híbrido, é importante acrescentar que investir em tecnologia em RH também é necessário. A Factorial oferece um software de relógio de ponto online e controle de presença, muito importante no processo de trabalho híbrido. Com ele, dá para ter um controle de jornada de trabalho adaptado à sua empresa, com um sistema de marcação de ponto diferente para cada funcionário.

A sincronização das horas trabalhadas com o portal do colaborador é automática e, assim, dá para supervisionar todo o processo pelo site.

Com o software Factorial você consegue:

– Fazer revisão e gestão de turnos diária;

– Monitorar e pagar as horas extras de forma simples;

– Reduzir faltas e atrasos;

– Aumentar a produtividade;

– Criar relatórios personalizados

Assim, a partir desse sistema, dá para implementar o modelo híbrido de maneira mais fácil e ágil, com um controle maior sobre os horários dos colaboradores.

 

Texto escrito por Marcela L. e editado por Mariana P.

 

Mariana P. é parte do time de Content Marketing da Factorial. Acredita que copywriting é mais do que contar histórias. É também diversificar conhecimento para que todos tenham acesso. Depois de viver em diferentes países e trabalhar com B2C e B2B, percebeu que o setor de Recursos Humanos é parte fundamental para a transformação e o crescimento das pessoas dentro de uma organização.

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