Reuniões de trabalho são sempre necessárias, ou podem acabar afetando a produtividade da sua empresa? Confira mais sobre o tema e veja em quais casos uma reunião poderia se transformar em um simples e-mail.
As reuniões de trabalho são fundamentais para a gestão das empresas e o avanço do trabalho em equipe. Afinal, é neste momento que cada profissional pode apresentar suas opiniões sobre diferentes assuntos. E que a empresa pode encontrar soluções para diferentes tipos de problemas.
Em resumo, reuniões de trabalho, sejam elas em equipe ou no modelo one-on-one, servem para compartilhar diferentes pontos de vista, estabelecer critérios e objetivos e facilitar a comunicação e o trabalho em equipe.
Por trabalho em equipe, nos referimos ao processo em que duas ou mais pessoas trabalham juntas para alcançar o mesmo objetivo. E este processo, obviamente, exige uma comunicação objetiva e eficaz. Neste ponto, as reuniões podem ser uma ótima estratégia para organizar o que deve ser feito. E também para abrir um espaço livre para discussão de ideias.
A questão é que, muitas vezes, as reuniões podem acabar mais atrapalhando do que ajudando. Encontros sem motivo aparente ou perspectiva acabam apenas interrompendo o fluxo de trabalho e muitas vezes atrasando uma determinada demanda.
Por isso, fica a pergunta: a reunião de trabalho é sempre uma solução inteligente, ou em alguns casos poderia ser apenas um e-mail?
É o que veremos no texto a seguir!
Índice
Quando as reuniões de trabalho são desnecessárias?
A fim de entender mais sobre a relevância das reuniões de trabalho, o primeiro passo é entender qual é o seu objetivo. Ou seja: para solucionar qual problema, ou chegar à qual conclusão, essa reunião foi marcada?
Muitas vezes essa pergunta simples nos ajuda a diferenciar uma reunião realmente necessária de uma reunião que poderia apenas ser um e-mail.
Em geral, uma reunião de trabalho é necessária quando a empresa precisa tratar de um assunto específico e estratégico, que demande acompanhamento, compartilhamento de ideias ou tomada de decisão. Nesse caso, a reunião é essencial para que essas questões sejam resolvidas.
Contudo, nem sempre esse não é o caso. Muitas vezes as reuniões de trabalho são realizadas para fazer perguntas que poderiam ser feitas em outro momento. Ou apenas para informar que o prazo do projeto será estendido, sem maiores explicações.
A questão aqui é: não seria mais fácil apenas enviar um e-mail informativo explicando a situação?
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Essa reunião poderia ser um e-mail?
Reuniões de trabalho exigem tempo e dedicação. E isso em qualquer empresa sempre significa dinheiro e produtividade.
Assim, uma reunião de trabalho improdutiva pode durar meia hora, uma hora ou até mais, sem que os envolvidos cheguem a uma resolução ou a um ponto comum. Em alguns casos, não há sequer um objetivo estipulado para aquele encontro.
Como resultado, reuniões de trabalho podem gerar certo nível de esgotamento e estresse nos colaboradores, especialmente se forem realizadas com muita frequência e não muito bem dirigidas. É fácil perceber quando um encontro deste tipo não possui um foco, e isso acaba atingindo a produtividade das equipes.
Prova disso é um estudo realizado em 2019 pela Doodle, que entrevistou mais de 6.500 profissionais em todo o mundo, descobriu que os trabalhadores gastam em média cerca de 2 horas por semana em reuniões improdutivas. E mais: que reuniões improdutivas, canceladas ou mal organizadas custam a empresas de todo o mundo cerca de US$ 399 bilhões por ano. Neste caso, certamente um e-mail teria sido mais barato.
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Como tornar reuniões de trabalho eficientes
Nesse sentido, é extremamente importante ter em mente que reuniões de trabalho não se beneficiem de quantidade, mas sim de qualidade e planejamento.
Portanto, sempre que uma reunião de trabalho for marcada, verifique se ela cumpre os seguintes requisitos:
- possui uma pessoa responsável pela pauta e pelo direcionamento do encontro;
- tem um objetivo, determinado e uma duração máxima;
- consegue chegar a conclusões úteis para o negócio.
Caso contrário, talvez a melhor solução seja mesmo enviar um e-mail para a equipe ou os profissionais responsáveis e deixar a reunião para o futuro.
Mas, para além disso, existem algumas dicas que podem ajudar a sua empresa e o setor de RH a tornarem as reuniões de trabalho da organização eficazes e objetivas. Para isso, é importante pensar em 3 pontos-chave:
- metodologia;
- planejamento;
- e implementação.
Também é importante entender quanto tempo deve durar uma reunião de trabalho para ser efetiva. Em geral, esse tempo é de cerca de 25 minutos, se nos basearmos no famoso método Pomodoro. É claro que esse tempo pode variar, desde que sempre de acordo com as necessidades dos envolvidos.
Por fim, outros fatores que influenciam na eficiência e produtividade de uma reunião de trabalho são:
- Preparação: garantir que tudo o que será apresentado esteja pronto na hora marcada;
- Ambiente adequado: a sala deve ter espaço para todos os membros e as ferramentas necessárias para apresentar o que é necessário;
- Pauta: criar com antecedência uma lista com todos os tópicos que serão discutidos na reunião;
- Duração: determinar a duração ideal e tentar cumprir essa meta;
- Resumo: tomar nota de tudo o que foi acordado durante a reunião e redigir uma ata, a fim de entregá-la aos participantes;
- Respeito: sempre manter o respeito pelos colaboradores, permitindo à empresa analisar diferentes pontos de vista.
Eliminar reuniões de trabalho é uma boa ideia?
Por fim, ficou claro que reuniões de trabalho mal organizadas ou que não respeitam uma duração adequada acabam sendo desnecessárias e, o que é ainda mais grave, resultam na queda de produtividade das equipes. O que afeta diretamente a empresa.
Segundo um estudo realizado pelo Instituto de Tecnologia de Massachusetts (MIT), uma empresa que aplicasse uma regra de possuir ao menos 3 dias sem reuniões por semana poderia ver sua produtividade crescer em 75%. Mas isso significa que as reuniões não são mais eficazes?
A resposta é que não. Pelo contrário, uma reunião de trabalho organizada e produtiva pode trazer muitos benefícios para a sua empresa. A questão é o excesso de reuniões e as reuniões improdutivas.
Ou seja: eliminar as reuniões de trabalho não é a melhor opção. O ideal é buscar um equilíbrio. Um limite de dias por semana para os encontros, por exemplo. Ou horários que mais se adequam à agenda dos envolvidos. Saber exatamente quais serão os tópicos a serem discutidos, entre outras questões.
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Alguns dos recursos disponíveis na plataforma são:
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- Criação de eventos da empresa;
- Comunicados e notícias internos;
- Envio e assinatura de documentos online;
- Comunidades e grupos;
- Feedback e avaliação de desempenho;
- E muito mais.
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