Você já ouviu falar da RAIS, ou Relação Anual de Informações Sociais? Essa é uma ferramenta essencial para o setor de Recursos Humanos, e sua entrega é uma das obrigações do profissional de RH.
Contudo, muitoas pessoas ficam em dúvida em relação aos prazos e detalhes de preenchimento da RAIS. Pensando nisso, criamos este artigo, a fim de explorar o que é a RAIS, o seu propósito nas empresas e quais informações ela abrange.
Para saber isso e ainda mais, continue a leitura!
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Índice
O que é Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)?
A RAIS, sigla para Relação Anual de Informações Sociais, é um documento entregue anualmente ao Ministério da Economia.
Entre outras coisas, ele contém informações sobre os empregados de uma empresa e as características da relação trabalhista estabelecida ao longo do ano.
A RAIS também é parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital, o SPED, que visa modernizar e facilitar a entrega de informações fiscais e trabalhistas pelas organizações.
Seu principal objetivo é mapear a situação trabalhista e econômica em nosso país. Para isso, solicita informações como quantidade de colaboradores, valor de suas remunerações, tipos de vínculos trabalhistas etc.
Portanto, na prática, a RAIS funciona como uma espécie de censo, cuja base de dados será utilizada para diversas finalidades, incluindo a elaboração de políticas públicas e estudos estatísticos sobre o mercado de trabalho.
Ela também auxilia o governo na análise de valores pagos para o seguro-desemprego, melhor controle de benefícios, registros do FGTS e muito mais.
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O que é a RAIS Negativa?
Segundo a lei brasileira, todas as empresas que são obrigadas a emitir a RAIS, mas que não tiveram funcionários no ano-base de sua declaração, devem emitir a chamada RAIS negativa.
Isso acontece quando a empresa não possui nenhum colaborador, e portanto deve informar somente dados cadastrais.
A exceção é para microempreendedores individuais que não possuem funcionários. Neste caso, o empreendedor é isento da emissão da RAIS negativa.
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Quais informações devem ser informadas na RAIS?
Como vimos, a RAIS abrange uma série de informações relacionadas aos empregados e à relação de trabalho estabelecida entre eles e a empresa. Assim, entre as informações mais importantes, podemos citar:
- Dados cadastrais dos empregados: incluindo nome, CPF, data de nascimento e outras informações pessoais;
- Vínculos empregatícios: informações sobre a natureza do vínculo empregatício, se o contrato é temporário ou efetivo, se o funcionário é estagiário ou não etc.;
- Contribuições sindicais: informações sobre contribuições sindicais, associativas e assistenciais;
- Remuneração e pagamentos: a RAIS também solicita detalhes sobre salários, benefícios, adicionais e outros tipos de remuneração paga aos empregados;
- Jornada de trabalho: informações sobre carga horária, horas extras e demais aspectos relacionados à jornada de trabalho também são solicitadas;
- Admissões e demissões: a empresa deve informar as datas de admissão e demissão de cada empregado durante o ano-base, além dos motivos que levaram à rescisão do contrato;
- Categorias especiais: por fim, dados sobre empregados com deficiência, aprendizes e outros casos especiais também devem ser informados.
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Quem deve preencher a Relação Anual de Informações Sociais?
A RAIS deve ser preenchida e entregue por todos os inscritos no CNPJ, com ou sem empregados. Ela também é obrigatória para órgãos públicos, pessoas jurídicas de direito privado, empregadores pessoas físicas, entre outros.
Além disso, empresas MEI que possuem empregados também são obrigadas a declarar o documento.
Para não ter nenhuma dúvida, confira a seguir a lista completa de quem deve declarar a RAIS:
- Inscritos no CNPJ com ou sem empregados;
- Todos os empregadores, conforme definido na CLT;
- Todas as pessoas jurídicas de direito privado. Inclusive as empresas públicas domiciliadas no País, com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério da Economia/Secretaria Especial da Previdência e Trabalho, nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica;
- Empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados;
- Cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
- Empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base;
- Órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal. Inclusive fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais;
- Condomínios e sociedades civis;
- Empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base;
- Filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior,
- Grupo 4 definido no eSocial.
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Como fazer a entrega da RAIS?
Desde 2019, a Portaria SEPRT Nº 1127 definiu a substituição da RAIS pelo eSocial de forma gradativa. Assim, empresas pertencentes aos grupos 1, 2 e 3 devem fazer sua declaração via RAIS substituída.
Isso significa que essas empresas devem enviar os eventos periódicos já por meio do eSocial, nos termos da portaria.
Já para outras empresas, a entrega da declaração pode ser realizada pelo GDRAIS e GDRAIS GENÉRICO, nas datas indicadas. O calendário para 2024 ainda não foi liberado.
Vale dizer que a RAIS é enviada sempre com referência ao ano anterior. Portanto, em 2023 as informações enviadas fizeram referência ao ano-base 2022, etc. Em geral, porém, esse envio das informações sempre acontece no primeiro semestre.
Por hora, o download do programa pode ser feito diretamente no site do Governo Federal, assim como a busca por mais informações.
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O que acontece se minha empresa não fizer a declaração?
Como já explicamos, a RAIS é uma declaração obrigatória. Isso significa que sua não entrega ou emissão pode acarretar em multa, conforme previsto no artigo 25 da Lei 7.998/90.
Esse valor é de R$ 425,64, podendo sofrer acréscimo de R$ 26,60 por cada omissão e declaração errada ou de R$ 106,40 a cada bimestre de atraso, contados até a data da entrega da declaração.
Essa multa ainda pode sofrer novos acréscimos percentuais, a depender da autoridade julgadora, sendo eles de:
- 0% a 4% para empresas com 0 a 25 empregados;
- 5% a 8,0% para empresas com 26 a 50 empregados;
- 9% a 12% para empresas com 51 a 100 empregados;
- 13% a 16,0% para empresas com 101 a 500 empregados;
- 17% a 20,0% para empresas com mais de 500 empregados.
Para consultar as informações da sua RAIS e verificar se existe algum erro, basta acessar o site do governo, clicar em “Sobre RAIS” ou “Declaração já entregue”, escolher a opção “Consulta trabalhador”, preencher os dados necessários e pronto.
Importante ressaltar que a aplicação da multa não isenta o empregador de prestar as informações corretas ao Ministério da Economia.
Ou seja: a melhor maneira de evitar dor de cabeça é fazer o envio de RAIS no prazo estabelecido e com as informações corretas.
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Qual a importância da RAIS para o setor de RH?
A RAIS é uma ferramenta crucial para o setor de Recursos Humanos.
Afinal, ela vai muito além do simples cumprimento de obrigações legais. Também é uma fonte de informações valiosas e estratégicas, que podem ser usadas para orientar a tomada de decisões e a gestão de pessoas na empresa.
Um exemplo: a partir da RAIS a empresa pode ter acesso a dados que serão utilizados para analisar a composição da força de trabalho, identificar tendências de contratação e demissão, e até mesmo planejar estrategicamente as necessidades da empresa.
Além disso, ao fornecer informações detalhadas sobre a remuneração dos empregados, a RAIS possibilita uma análise aprofundada de custos.
Com base nos dados da RAIS, o setor de RH também pode avaliar a eficácia das políticas de benefícios e remuneração, ajustando-as conforme necessário.
Por fim, até mesmo estratégias de treinamento e desenvolvimento de pessoas podem ser pensadas a partir desses dados.
Isso porque, com a RAIS, o RH pode ter insights sobre a rotatividade de funcionários e a permanência na empresa, criando estratégias mais eficazes para a retenção de talentos.
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Vimos até aqui a importância da RAIS para a gestão de Recursos Humanos não apenas na sua empresa, mas em todo o país.
Esse documento não apenas atende a obrigações legais, mas também se destaca como uma ferramenta estratégica para o setor de RH. Por isso, as empresas devem aproveitar ao máximo suas informações para impulsionar o sucesso organizacional.
Para realizar este processo da melhor forma e evitar qualquer tipo de problema e penalidade, é essencial contar com o auxílio das ferramentas certas.
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