Equilibrar a demanda de trabalho com a equipe, cobrir todos os turnos sem sobrecarregar a operação, alocar todas as solicitações de férias, ausências e, ainda por cima, estar agir conforme as leis trabalhistas são alguns dos desafios da gestão de escalas de trabalho.
Na teoria, parece uma atividade simples, mas, na prática, o controle da escala de trabalho vai muito além que estabelecer cargas horárias. Para afastar as falhas manuais, como o choque de horário, é indispensável entender bem este processo.
Para ajudar gestores como você a gerenciar os turnos de forma inteligente, montamos este conteúdo com dicas importantes. Continue lendo e confira também como o software de Recursos Humanos da Factorial facilita as rotinas do RH e do Departamento Pessoal.
Então, boa leitura!
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Índice
Como organizar uma gestão de escalas de trabalho
O primeiro passo para organizar as escalas é conhecer, profundamente, a demanda. Isso significa se basear em dados reais sobre o que realmente está acontecendo na empresa. Analise também os motivos para os aumentos e reduções de trabalho.
Nas indústrias, por exemplo, uma forma de fazer isso de maneira eficaz é através de um sistema ERP industrial completo. Com ele, é possível fazer um estudo de previsão de vendas, entender a sua capacidade de entrega e então projetar quais turnos e quantos colaboradores precisará para atender a demanda do período.
Depois, ouça a equipe para entender melhor a rotina e para conferir as disponibilidades de cada colaborador. Dessa forma, é possível garantir que o time estará completo, evitando as faltas e atrasos que podem prejudicar toda a operação.
Caso a sua empresa ainda não tenha, chegou a hora de montar um padrão. Ou seja, uma política clara de gestão de escala. Nela, devem conter todas as diretrizes para solicitações de mudança de horário, trocas entre funcionários e os procedimentos para lidar com solicitações de folgas.
Não esqueça de manter a flexibilidade e o equilíbrio, pois cada colaborador tem suas tarefas pessoais. Do contrário, caso o gestor seja inflexível, o time ficará desmotivado e menos engajado, o que impacta diretamente na produtividade e nos resultados entregues.
Tenha também atenção às leis trabalhistas, certificando-se de que todas estão sendo aplicadas. Aqui, dois pontos merecem atenção:
- O tempo de intervalo. Cada colaborador deve ter, no mínimo, uma hora de descanso a cada 6 horas trabalhadas;
- Os intervalos de interjornadas de cada categoria.
Acompanhe o desempenho da equipe e a demanda, para fazer os ajustes necessários. Continue ouvindo a equipe para colher feedbacks que ajudarão na otimização das escalas.
Por fim, utilize um sistema que otimize e organize a gestão de escalas de trabalho, como o da Factorial!
Como fazer a gestão de escalas de trabalho da melhor forma
Como vimos, para fazer uma gestão de escalas assertiva, o Departamento Pessoal, o Recursos Humanos e as lideranças precisam ter clareza sobre todas as jornadas de trabalho dos colaboradores. Mas também é importante conectar tudo isso com outras variáveis, como férias e banco de horas.
O software de Recursos Humanos da Factorial promove essa integração, facilitando a distribuição dos colaboradores e evitando os desafios que citamos neste conteúdo.
Dentre as principais funções do módulo Gestão de Escalas, destacamos:
- Visão geral de todos os turnos gerados;
- Filtros variados, que permitem visualizar as escalas de várias formas, como por colaborador, equipe, turno, geolocalização, dentre outras;
- Criar grupos e atribuir escalas comuns;
- Selecionar e copiar os turnos mais utilizados;
- Visualização semanal e por quantidade de horas trabalhadas por colaborador;
- Exportar e baixar os turnos dos colaboradores, para compartilhamento ou impressão;
- Visão das ausências e feriados;
- Detecção de turnos em choques de horários;
- Notificações de conflitos de calendários.
Lembrando que todos esses dados são em tempo real, fazendo com que as tomadas de decisões, como mudar um turno ou alocar outro colaborador, sejam em tempo hábil.
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O software da Factorial pode ser utilizado em empresas de várias áreas, como tecnologia, indústria, comunicação, saúde e qualquer negócio que atue no formato home office ou presencial.
Quais são os principais desafios e erros na hora de controlar uma escala?
Nada melhor do que conhecer os erros e desafios mais comuns na gestão de escalas para evitá-los, concorda? Confira os principais deles a seguir!
Não analisar a demanda corretamente
Como mencionamos, é essencial verificar a demanda com base em dados reais. Assim, é possível garantir uma gestão assertiva das escalas, evitando prejuízos à operação.
Sem analisar o fluxo de trabalho, alguns turnos podem contar com menos profissionais do que outros. Assim, uma parte da equipe pode ficar prejudicada enquanto a outra, ociosa.
Falhas de comunicação
DP, RH e lideranças devem sempre estar em constante comunicação com os colaboradores. O objetivo é identificar as necessidades da equipe, entender melhor a demanda e garantir que todos estejam cientes de suas escalas e das mudanças de folgas e dias de trabalho.
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Falta de definição e de divulgação de uma política de escalas
Em que situações os colaboradores podem solicitar folgas? Para quem eles devem se direcionar? E em casos de imprevistos, como proceder?
Se a sua empresa ainda não tem uma política de escalas definida, pode sofrer com mal entendidos por parte dos colaboradores, o que pode gerar frustração na equipe.
Isso sem contar com as situações em que o time pode ficar desassistido, caso um funcionário decida, por conta própria, faltar para compensar as horas extras do dia anterior, por exemplo.
Para evitar essas situações, é essencial estabelecer uma política de escalas e divulgá-la para toda a equipe. Também é interessante deixar essas informações claras. Caso tenha um Portal do Colaborador, a comunicação pode fluir de maneira ainda mais fácil e rápida.
Ignorar as preferências dos colaboradores
Ignorar as preferências e as rotinas pessoais dos funcionários pode resultar em insatisfação e desmotivação, como falamos. É importante sempre considerar as necessidades individuais, quando possível, para garantir um equilíbrio entre as demandas da empresa e a vida pessoal do colaborador.
Não utilizar ferramentas adequadas
A falta de utilização de ferramentas específicas, como um softwares de gestão de escalas, pode dificultar o controle e a organização dos turnos de trabalho. O que pode acarretar erros, como choque de horário.
O uso das planilhas também pode ser interessante. No entanto, como são preenchidas manualmente, também podem levar às falhas.
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5 dicas para fazer uma gestão de escalas de trabalho eficiente
Até aqui você já conheceu os principais desafios na gestão de escalas e viu como pode evitá-los. A seguir, selecionamos 5 dicas importantes para melhorar este processo. Acompanhe:
- Estabeleça momentos para conversar com o time sobre a gestão das escalas e das demandas. Colhendo esses feedbacks constantemente, é possível otimizar cada vez mais a organização dos turnos de trabalho;
- Monte as escalas com antecedência e se prepare para imprevistos. Por mais engajado que seja o seu time, é preciso ter um plano B para situações inesperadas. Aqui vale novamente alinhar com a equipe quem conseguiria dar esse suporte extra e ver mais sugestões;
- Tenha um bom registro das jornadas de trabalho. Somente assim o DP, RH e os gestores conseguem visualizar a carga horária de cada colaborador e fazer os ajustes necessários. Para isso, é importante contar com um software de gestão em RH, como a ferramenta da Factorial;
- Atualize-se sobre todas as leis trabalhistas e repasse as informações para o todo o time. Afinal, todos devem estar alinhados sobre as mudanças, afastando problemas devido às informações desencontradas;
- Comunique-se com o time de maneira clara, principalmente se houverem mudanças. Comunicar não significa apenas enviar um e-mail ou colocar um aviso na parede. É necessário explicar ao colaborador e confirmar se ele entendeu a mensagem.
✅ Conheça uma tecnologia que vai facilitar (e muito!) a sua gestão de escalas
As vantagens dessa ferramenta não param por aí! A solução da Factorial oferece outras funções que agilizam a rotina do DP e do RH, como:
- Férias e ausências;
- Controle de ponto, onde é possível monitorar até mesmo por geolocalização os registros;
- Gestão da folha de pagamento, que elimina várias tarefas manuais do DP, que pode focar em áreas mais estratégicas;
- Avaliação de desempenho;
- Acompanhamento dos processos de Recrutamento e Seleção, onboarding e offboarding;
- Gestão dos treinamentos;
- Monitoramento dos objetivos individuais e OKRs.
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