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software controle horas trabalhadas

Um software para o controle de horas trabalhadas [adaptado à reforma trabalhista]

Como já dissemos em um dos nossos artigos, um software de recursos humanos completo é essencial para otimizar o controle de horas trabalhadas pelos funcionários de uma empresa. Além de ajudar na distribuição das horas ao longo de sua jornada de trabalho e outros problemas relacionados ao horário em que eles trabalham.

Controle de horas trabalhadas, pode até ter um efeito de rejeição ao princípio, especialmente para os trabalhadores. Mas, este é extremamente benéfico para melhorar a produtividade da empresa. Já que tanto o empregador quanto o trabalhador podem ter uma contagem real das horas que o último gasta trabalhando. Isso é crucial para evitar o não pagamento de horas extras, por exemplo.

Um relógio de ponto, manual ou digital, pode te ajudar a gerar as folhas de pontos de cada funcionário. Assim, você estará cumprindo as normas da Reforma Trabalhista. No entanto, estes não te livram de gastar horas de trabalho para calcular as horas totais de todos os funcionários da empresa. Sem falar do trabalhar manual do controle de horas trabalhadas no Excel. Além disso, temos os dados como o valor das horas extras, os bancos de horas de cada funcionário e os adicionais correspondentes às horas trabalhadas de noite e nos finais de semana. 

Índice 

O que diz a reforma trabalhista sobre o controle de horas trabalhadas

Comprovante de horas trabalhadas

De acordo com a reforma trabalhista de 2017 e as suas alterações de 2019, as empresas com mais de 20 funcionários devem apresentar um documento que comprove as horas trabalhadas por cada funcionário diariamente. Isto inclui o horário de entrada e saída de cada um. Além do horário de almoço/descanso. 

Total de Horas

Segundo o Artigo 59 da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT), as horas de trabalho por semana não podem exceder as 44 horas trabalhadas, para os trabalhadores que trabalham num regime de 8 horas ao dia. 

Jornada de trabalho

Além dos turnos de 8 horas ao dia, alguns trabalhadores podem realizar um esquema diferente de jornada de trabalho: de 12×36. Neste, é possível trabalhar 12 horas e descansar 36. No entanto, esta escala só pode ser executada por alguns grupos de trabalhadores. De acordo com a súmula nº 444 do TST esta somente é válida desde que seja acertada por convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho. 

Horas extra

Segundo a CLT, os colaboradores que trabalham em um regime de 44 horas semanais, não podem exceder 2 horas extras ao dia. Salvo se estas sejam compensadas a posteriori e não ultrapassem as 10 horas semanais. 

O pagamento das horas extras

As horas extras de um funcionário devem ser pagas no mesmo mês em que foram trabalhadas. Além disso, elas possuem um valor superior às horas atestadas no contrato de trabalho. 

As horas extras trabalhadas de segunda a sábado, valem 50% a mais do que uma hora normal. Já aquelas trabalhadas aos domingos e feriados, valem 100% a mais. Caso estas horas sejam trabalhadas de noite, soma-se ainda um 20% de adicional noturno.

Banco de horas

O banco de horas é uma alternativa legal que consta na Reforma Trabalhista. Este pode existir em uma empresa caso pactuado por escrito entre empregador e trabalhadores. Para entender como funciona o banco de horas e a Reforma Trabalhista, leia aqui. Explicamos detalhadamente cada ponto relevante. Um deles é que as horas do banco de horas devem ser usadas dentro de seis meses.

O que é um software de relógio de ponto com controle de frequência?

Tradicionalmente, o controle de horas trabalhadas envolvia um acúmulo de documentos e arquivos. Além de processos lentos e pesados ​​que, atualmente, não são necessários. Se já digitalizamos muitos aspectos da nossa vida, por quê não digitalizar o RH e os documentos de uma empresa?

O software de relógio de ponto com controle de frequência é uma das muitas ferramentas que substituem os antigos cartões de ponto e os documentos do Excel. Sim, você leu corretamente. Não é a única solução, mas é a que oferece maior flexibilidade, além de obter aceitação dos trabalhadores. Já que é fácil de utilizar e oferece um canal de comunicação claro e preciso entre gestores e funcionários. 

Esse tipo de programa oferece muitas possibilidades quando se trata de visualizar as horas gastas no trabalho. Além de se adaptar à flexibilidade do jornada de trabalho e aos novos modelos de trabalho. Já que possibilita que o trabalhador registre o seu horário sem precisar estar fisicamente no escritório.

Como o controle de horas trabalhadas é obrigatório para a maioria das empresa, o software projetado para esta tarefa te impedirá de receber multas e processo por não cumprir a reforma trabalhista. Além de otimizar o trabalho do departamento de Recursos Humanos que nao estará sobrecarregado com tarefas manuais. 

Esses tipos de aplicativos também ajudam a controlar centenas de outras necessidades do RH. Como distintos tipos de contratos, pedidos de férias, folgas e ausências, gerenciar turnos e muito mais. O que é ainda mais relevante para aquelas empresas que contam com muitos colaboradores.  

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Benefícios do uso de um software para o controle de horas trabalhadas

Além de cumprir totalmente com os requisitos da CLT, do ministério do trabalho e da reforma trabalhista, ter um software para o controle de horas trabalhadas te oferece muitas outras vantagens.

Para começar, você pode registrar o dia útil inteiro de seus funcionários e criar os modelos que deseja incluir nas horas de entrada e saída. Além de variações de horários, de turnos e de dias de trabalho de acordo com cada colaborador ou equipe. Assim, é possível simplificar as tarefas de Recursos Humanos, além de obter mais flexibilidade no seu calendário. 

Também será uma ferramenta que te permitirá gerenciar rapidamente qualquer incidente e saber, no momento, qual trabalhador está disponível, em qual escritório e por quantas horas. Além disso, um software inteligente de relógio de ponto e controle de frequência te ajudará a saber quem está trabalhando de home office.

Tudo será automatizado e o empregador terá acesso direto e imediato a todos os dados que este software registra. Estas informações também podem ser filtradas ao longo das horas, dias, meses e anos.

Características essenciais de um bom software de recursos humanos

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Fácil instalação e configuração intuitiva

Como esses softwares são projetados para empresários de todos os tipos (e não necessariamente apenas aqueles com conhecimento de programação), a operação dele deve ser intuitiva. Isto significa que a sua interface é simples e é fácil localizar cada um dos recursos e ferramentas disponíveis. 

Assim, tanto os gestores como os demais funcionários podem utilizar a plataforma e aproveitá-la ao máximo. 

Monitoramento rápido de calendários

Este tipo de software pode fornecer a possibilidade de visualizar todos os eventos e calendários da sua empresa. Assim, você poderá consultar em uma única página quem está presente na empresa e os horários da sua equipe. Além de verificar dados como feriados e aniversários no mesmo lugar. 

Folhas de ponto e relatórios para download

Como já mencionamos, a operação intuitiva desse tipo de programa facilita a criação de folhas de ponto, documentos e relatórios para download. A criação desses relatórios é uma das características mais importantes em qualquer ferramenta que te ajude no controle de horas trabalhadas. 

Pois será a que permitirá apresentar resultados ao trabalhador e à fiscalização do Ministério Trabalho. Além disso, elas são cruciais para analisar os dados da empresa internamente. 

Possibilidade de monitorar e solicitar dias de folga, ausências e férias

Além de acompanhar todas as agendas dos funcionários é necessário possuir uma ferramenta em que a solicitação dos dias de férias e ausências esteja no mesmo lugar. 

Com softwares de recursos humanos, como o da Factorial, os funcionários podem pedir facilmente ausências dos mais variados tipos. Quanto, aos gestores, estes só precisam aprovar or rejeitar os pedidos com um clique. 

Assim, calcular os dias ou horas de férias que o funcionário deve à empresa (ou vice-versa) será muito mais fácil. Se você trabalha em uma empresa pequena ou média, esta ferramenta funcionará para você. Se trabalha em uma empresa grande, uma solução inteligente de controle de frequência será ainda mais importante. Já que vai te ajudar a economizar muito tempo e te poupar das dores de cabeça.

Opção para aprovar folhas de ponto e ausências

Isso fornecerá a transparência de que falamos quando destacamos as vantagens do uso de software para o controle de horas trabalhadas. Porque você pode revisar, aprovar e / ou bloquear as folhas de ponto e qualquer tipo de solicitação de ausência. 

Além disso, com a Factorial é possível atribuir permissões diferentes para os gestores de todos os níveis. Assim, o trabalho de gestão de férias e das folhas de ponto não se concentra unicamente nas mãos do departamento de RH. 

Gestão de folhas de pagamento (contracheques e holerites)

Um software completo de recursos humanos deve fazer muito mais do que te ajudar a gerir o tempo de trabalho dos seus funcionários. Com uma plataforma integrada, é possível adicionar as folhas de pagamento dos funcionários e atribuí-las ao usuário de cada um deles. 

Para os responsáveis de recursos humanos este processo tem que ser fácil e eles só deveriam fazer o upload de um arquivo com todos os holerites na plataforma. Por outro lado, cada vez que a folha de pagamento de um funcionário estiver no software, ele deveria receber um e-mail com uma notificação automática para o download do seu holerite.  

Além das folhas de pagamento, existem outros documentos importantes para a gestão de recursos humanos. Entre eles estao os contratos, renovações, licenças e atestados médicos. Para que tenha uma visão 360 dos seus recursos humanos esteja de acordo com a lei, é importante ter todos estes documentos armazenados com segurança. Para isso, um software de recursos humanos pode ser um grande aliado. 

Registro de entrada e saída por geolocalização

Quem disse que todos os seus funcionários precisam estar no escritório para trabalhar? Ter funcionários que realizam suas tarefas remotamente não precisa ser incompatível com esse tipo de solução. Com esse tipo de solução para controle de tempo, você pode gerenciar todos os funcionários da sua empresa remotamente. Assim, você sabe quem está em qual escritório ou quem está trabalhando de home office. 

Aplicativo de relógio de ponto para dispositivos móveis

Se o seu funcionário não consegue acessar o software pelo computador, não tem problema. Um bom programa de recursos humanos deve disponibilizar também um aplicativo. Se você já utiliza o app da Factorial para iOS ou Android, pode registrar o seu horário de entrada e saída de qualquer lugar do mundo. Além disso, também pode ver tudo o que acontece na empresa na palma da sua mão. O calendário da equipe, as suas ausências, eventos e feriado…está tudo no seu smartphone. 

Registro do ponto por QR Code

Uma outra facilidade que colocamos à disposição dos nossos usuários é o relógio de ponto através de um código QR. Este pode ser exibido em uma tela do escritório e ativado através do celular dos colaboradores. Esta solução, além de moderna, é muito mais segura que outros tipos de relógio de ponto. Como os manuais e inclusive os ativados pela digital dos trabalhadores. Por quê? Além da questão da saúde (por evitar o contato com a superfície), o nosso software gera QR codes únicos que só podem ser utilizados uma vez e são atualizados constantemente. 

Capacidade de agendar lembretes e notificações

Algumas dessas soluções também oferecem ao empregador a possibilidade de definir lembretes para equipes de trabalho ou funcionários específicos. Estes podem ser programados para aparecer diariamente, semanalmente ou mensalmente. Além disso, junto com essa excelente ferramenta, geralmente é possível criar sistemas de recompensa, uma boa maneira de motivar os funcionários e impedir que o controle de horas trabalhadas tenha um efeito negativo!

Já sabe o que um bom software de recursos humanos deve oferecer e como ter controle das horas trabalhadas pelos seus funcionários? Agora é hora de encontrar a solução que melhor se adeque ao seu negócio! E lembre-se: Esses tipos de programas geralmente têm um custo mensal ou anual. Mas com a quantidade de tempo que eles economizarão, valerá a pena.

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Apaixonada por cultura, employer branding e desenvolvimento de equipes. Hoje está na Factorial.. Trabalhou com empresas multinacionais e empresas brasileiras para auxiliar na expansão das suas equipes em diferentes mercados.

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