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Controle de horas trabalhadas: Como fazer e quais as melhores ferramentas?

software controle horas trabalhadas

O controle de horas trabalhadas é um processo obrigatório por lei e essencial para o funcionamento das empresas. Veja como monitorar as horas de trabalho dos colaboradores e confira as ferramentas mais utilizadas pelo RH e pelos gestores neste processo.

Acompanhar a jornada laboral de cada membro de uma equipe é algo básico para garantir a produtividade nas empresas. No entanto, nem toda organização dá a atenção devida a este processo.

Para trazer bons resultados, o controle de horas trabalhadas deve ser feito da maneira correta para que não haja conflitos no trabalho e para garantir o cumprimento das normas estabelecidas por lei.  Veja a seguir como fazer o controle de horas trabalhadas, baixe uma planilha em Excel pronta para uso e confira outras ferramentas inovadoras!

Índice 

O que é o controle de horas trabalhadas?

Parece simples, mas fazer o controle de horas trabalhadas nem sempre é um processo que está claro na mente das empresas. Por isso, entender exatamente do que se trata esta tarefa é essencial.

O controle das horas de trabalho vai além da necessidade de monitorar a jornada laboral dos colaboradores. Este é um processo obrigatório de acordo com a CLT. As regras sobre a duração da jornada de trabalho sao claras, determinando normas que devem ser seguidas tanto por colaboradores quanto pelo empregador.

Confira a seguir o que diz a lei sobre o controle de horas trabalhadas!

ponto digital software

Reforma trabalhista e controle de horas trabalhadas

Entender os direitos e deveres dos empregados e empregadores no que diz respeito ao controle de horas de trabalho é fundamental. Veja a seguir os destaques da legislação, o que mudou com a reforma trabalhista e outras atualizações essenciais sobre este tópico.

Comprovante de horas trabalhadas

De acordo com a reforma trabalhista de 2017 e as suas alterações de 2019, as empresas com mais de 20 funcionários devem apresentar um documento que comprove as horas trabalhadas por cada funcionário diariamente. Isto inclui o horário de entrada e saída de cada um. Além do horário de almoço/descanso. 

Este documento também é conhecido como espelho de ponto e deve respeitar algumas obrigatoriedades. A Portaria 671, aprovada no final de 2021 trouxe novas regras para o registro de ponto, incluindo novos dados que devem estar no espelho de ponto.

👉 Confira neste artigo a todos os detalhes sobre o Espelho de ponto

Total de Horas

Uma das regras mais importantes sobre o controle de horas trabalhadas é sobre o limite de horas semanais permitido por lei. Segundo o Artigo 59 da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT), as horas de trabalho por semana não podem exceder as 44 horas trabalhadas, para os trabalhadores que trabalham num regime de 8 horas ao dia. 

Jornada de trabalho

Além dos turnos de 8 horas ao dia, alguns trabalhadores podem realizar um esquema diferente de jornada de trabalho: de 12×36. Neste, é possível trabalhar 12 horas e descansar 36. No entanto, esta escala só pode ser executada por alguns grupos de trabalhadores. De acordo com a súmula nº 444 do TST esta somente é válida desde que seja acertada por convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho. 

Horas extras

Segundo a CLT, os colaboradores que trabalham em um regime de 44 horas semanais, não podem exceder 2 horas extras ao dia. Salvo se estas sejam compensadas a posteriori e não ultrapassem as 10 horas semanais. 

👉 Como calcular horas extras: Guia + calculadora

O pagamento das horas extras

As horas extras de um funcionário devem ser pagas no mesmo mês em que foram trabalhadas. Além disso, elas possuem um valor superior às horas atestadas no contrato de trabalho. 

As horas extras trabalhadas de segunda a sábado, valem 50% a mais do que uma hora normal. Já aquelas trabalhadas aos domingos e feriados, valem 100% a mais. Caso estas horas sejam trabalhadas de noite, soma-se ainda um 20% de adicional noturno.

controle de horas trabalhadas excel

Banco de horas

O banco de horas é uma alternativa legal que consta na Reforma Trabalhista. Este pode existir em uma empresa caso pactuado por escrito entre empregador e trabalhadores. No artigo a seguir, explicamos detalhadamente cada ponto relevante. Um deles é que as horas do banco de horas devem ser usadas dentro de seis meses.

👉 Banco de horas: Tudo o que você precisa saber

Atualizações recentes: Portaria 671

Além das normas acima, a Portaria 671, que entrou em vigor no dia 10 de Fevereiro de 2022, trouxe novidades. Com isso, as empresas devem estar atentas às novas regras sobre o controle e registro de ponto. Mas afinal, o que mudou?

As principais mudanças trazidas por esta Portaria são:

  • Definição de três tipos de registro de ponto eletrônico: REP-P – Registrador Eletrônico de Ponto via Programa; REP-A – Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo; REP-C – Registrador Eletrônico de Ponto Convencional.
  • Espelho de ponto: Novas informações serão exigidas por lei
  • Arquivo de Fonte de Dados (AFD): Todos os modelos precisam emitir o AFD para eventuais consultas pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.
  • Prazo para adequação: O prazo para as empresas de adaptarem às novas regras de controle de horas trabalhadas é até 11 de novembro de 2023.

👉 Saiba aqui tudo sobre a Portaria 671

Como fazer o controle de horas trabalhadas?

Agora que sabemos que fazer o controle de horas trabalhadas é fundamental, é importante entender quais as melhores opções para otimizar este processo. Confira a seguir os recursos mais utilizados pelas empresas.

Planilha para controle de horas trabalhadas [Excel]

Uma das principais ferramentas utilizadas pelas empresas para fazer o controle de horas trabalhadas é a folha de ponto. A planilha de controle de horas trabalhadas, como também é conhecida, deve ser preenchida manualmente pelo colaborador e revisada e aprovada no fim de cada mês pelo gestor responsável. Baixe a seguir uma planilha de controle de horas trabalhadas em excel pronta para uso!

⬇️ Baixar Planilha de controle de horas trabalhadas em Excel ⬇️

planilha controle de horas trabalhadas

No caso de equipes maiores, é importante contar com recursos mais avançados. Afinal, as chances de erro e o tempo gasto com a revisão da planilha de controle de horas trabalhadas podem trazer muitas dores de cabeça. Confira a seguir que outra opção pode ajudar neste processo!

💡 Software de controle de horas trabalhadas

O controle de horas trabalhadas sempre envolveu um acúmulo de documentos e arquivos. Mas, felizmente, hoje já podemos contar com a tecnologia para nos ajudar neste processo.  E uma das melhores alternativas do mercado são os softwares de RH com relógio de ponto digital incluído.

Apesar de algumas empresas oferecerem apenas o ponto móvel como opção, hoje já existem soluções muito mais completas e acessíveis. Estes sistemas substituem os antigos cartões de ponto. Como este monitoramento é obrigatório, o software para controle de horas trabalhadas ajuda a empresa a manter o processo alinhado com a legislação.

Um exemplo é o software de RH da Factorial, que possui mais de 30 recursos integrados com o relógio de ponto e oferece um teste gratuito de 14 dias.  Veja a seguir quais funcionalidades estão incluídas:

Além de otimizar o trabalho do departamento pessoal,  esse tipo de programa oferece muitas possibilidades para o controle de horas trabalhadas.  Veja em 1 minuto como funciona:

Um software de controle de horas trabalhadas centraliza muitas outras necessidades do RH. Desde a gestão de contratos, pedidos de férias, folgas e ausências e recursos para calcular as horas trabalhadas, até a organização de turnos e muito mais. O que é ainda mais relevante para aquelas empresas que contam com muitos colaboradores. 

Importância do controle de horas trabalhadas

Muitas empresas ainda não entendem importância de fazer o controle de horas de trabalho. Além do cumprimento da lei, este processo traz diversas outras vantagens para o negócio. Veja a seguir os benefícios de ter um software para o controle de horas trabalhadas e o que estes dados beneficiam as organizações.

  •  Cálculo de horas extras. Monitorar os dias e horas de trabalho dos colaboradores também simplifica a detecção de horas extras em cada equipe. Assim, é possível entender se este tempo extra de trabalho é mesmo necessário ou se é possível reduzir os custos com a reorganização da equipe.
  • Taxa de absenteísmo. Ao revisar os relatórios de horas de trabalho de cada equipe ou da empresa como um todo, o RH é capaz de detectar quais times possuem uma taxa de absenteísmo mais alta, e então investigar as possíveis razões para isso.
  • Gestão de turnos. Controlar as horas trabalhadas é uma das etapas mais importantes na hora de organizar as equipes em turnos de trabalho. 
  • Simplifica o trabalho do RH. As ferramentas de controle de jornada são essenciais para que o RH agilize o pagamento dos colaboradores, valide as folhas de ponto e poupe tempo no processo como um todo.
  • Análise de dados. Um software de controle de horas trabalhadas centraliza todas as informações mais importantes sobre a jornada dos colaboradores, ajudando o RH e os gestores na hora da tomada de decisão.

Essas são apenas algumas vantagens do controle de horas trabalhadas. Para começar, é importante escolher um software ou ferramenta que atenda à todas as necessidades da sua empresa. Confira a seguir os principais recursos que um software de controle de horas trabalhadas deve ter!

Software de controle de horas trabalhadas: Recursos essenciais

Como vimos, um software é muito diferente de uma planilha de controle de horas trabalhadas em Excel. Este tipo de tecnologia oferece diversos benefícios para a empresa, justificando rapidamente o investimento. Mas escolher o software ideal pode ser um desafio. Veja a seguir o que considerar na hora de buscar um software de controle de horas trabalhadas.

Fácil instalação e configuração intuitiva

Como esses softwares são projetados para empresários de todos os tipos (e não necessariamente apenas aqueles com conhecimento de programação), a operação dele deve ser intuitiva. Isto significa que a sua interface é simples e é fácil localizar cada um dos recursos e ferramentas disponíveis. 

Assim, tanto os gestores como os demais funcionários podem utilizar a plataforma e aproveitá-la ao máximo. 

Monitoramento rápido de calendários

Este tipo de software pode fornecer a possibilidade de visualizar todos os eventos e calendários da sua empresa. Assim, você poderá consultar em uma única página quem está presente na empresa e os horários da sua equipe. Além de verificar dados como feriados e aniversários no mesmo lugar. 

Folhas de ponto e relatórios para download

Como já mencionamos, a operação intuitiva desse tipo de programa facilita a criação de folhas de ponto, documentos e relatórios para download. A criação desses relatórios é uma das características mais importantes em qualquer ferramenta que te ajude no controle de horas de trabalho. 

Pois será a que permitirá apresentar resultados ao trabalhador e à fiscalização do Ministério Trabalho. Além disso, elas são cruciais para analisar os dados da empresa internamente. 

Possibilidade de monitorar e solicitar dias de folga, ausências e férias

Além de acompanhar todas as agendas dos funcionários é necessário possuir uma ferramenta em que a solicitação dos dias de férias e ausências esteja no mesmo lugar. 

Com softwares de recursos humanos, como o da Factorial, os funcionários podem pedir facilmente ausências dos mais variados tipos. Quanto aos gestores, estes só precisam aprovar or rejeitar os pedidos com um clique. 

Assim, calcular os dias ou horas de férias que o funcionário deve à empresa (ou vice-versa) será muito mais fácil. Se você trabalha em uma empresa pequena ou média, esta ferramenta funcionará para você. Se trabalha em uma empresa grande, uma solução inteligente de controle de frequência será ainda mais importante. Já que vai te ajudar a economizar muito tempo e te poupar das dores de cabeça.

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Opção para aprovar folhas de ponto e ausências

Isso fornecerá a transparência de que falamos quando destacamos as vantagens do uso de software para o controle de horas trabalhadas. Porque você pode revisar, aprovar e / ou bloquear as folhas de ponto e qualquer tipo de solicitação de ausência. 

Além disso, com a Factorial é possível atribuir permissões diferentes para os gestores de todos os níveis. Assim, o trabalho de gestão de férias e das folhas de ponto não se concentra unicamente nas mãos do departamento de RH. 

Gestão de folhas de pagamento (contracheques e holerites)

Um software completo de recursos humanos deve fazer muito mais do que te ajudar no controle das horas de trabalho. Com uma plataforma integrada, é possível adicionar as folhas de pagamento dos funcionários e atribuí-las ao usuário de cada um deles. 

Para os responsáveis de recursos humanos este processo tem que ser fácil e eles só deveriam fazer o upload de um arquivo com todos os holerites na plataforma. Por outro lado, cada vez que a folha de pagamento de um funcionário estiver no software, ele deveria receber um e-mail com uma notificação automática para o download do seu holerite.  

Bater o ponto por geolocalização

Quem disse que todos os seus funcionários precisam estar no escritório para trabalhar? Com a geolocalização, você pode controlar as horas trabalhadas de todos os funcionários da sua empresa remotamente. Assim, você sabe quem está em qual escritório ou quem está trabalhando de home office. 

Aplicativo de relógio de ponto para dispositivos móveis

Se o seu funcionário não consegue acessar o software pelo computador, não tem problema. Um bom programa de recursos humanos deve disponibilizar também um aplicativo. Se você já utiliza o app da Factorial para iOS ou Android, pode registrar o seu horário de entrada e saída de qualquer lugar do mundo. Além disso, também pode ver tudo o que acontece na empresa na palma da sua mão. O calendário da equipe, as suas ausências, eventos e feriado…está tudo no seu smartphone. 

Registro do ponto por QR Code

Uma outra facilidade que o software da Factorial tem, por exemplo, é o relógio de ponto que funciona através de um QR Code. Este pode ser exibido em uma tela do escritório e ativado através do celular dos colaboradores. Esta solução, além de moderna, é muito mais segura que outros tipos de relógio de ponto. 

💡 QR Code para bater o ponto: como funciona e quais as vantagens?

Capacidade de agendar lembretes e notificações

Algumas dessas soluções também oferecem ao empregador a possibilidade de definir lembretes para equipes de trabalho ou funcionários específicos. Estes podem ser programados para aparecer diariamente, semanalmente ou mensalmente. Além disso, geralmente é possível criar sistemas de recompensa, uma boa maneira de motivar os funcionários e impedir que o controle de horas trabalhadas tenha um efeito negativo!

Já sabe o que um bom software de recursos humanos deve oferecer e como ter controle das horas trabalhadas pelos seus funcionários? Agora é hora de encontrar a solução que melhor se adeque ao seu negócio! E lembre-se: Esses tipos de programas geralmente têm um custo mensal ou anual. Mas com a quantidade de tempo que eles economizarão, valerá a pena.

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Ana Matos é Marketing Manager da Factorial para o mercado português. Licenciada em Ciências da Comunicação e Mestre em Marketing, dedica-se à criação, produção e gestão de conteúdos digitais desde 2017. Depois de alguns anos a trabalhar em agências de Comunicação e Marketing, especializa-se agora na área de Recursos Humanos & Tecnologia.

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