Com o crescimento das empresas e a contratação de novos colaboradores em diferentes formatos de trabalho, o volume de documentos gerados e armazenados pelo RH aumentou consideravelmente. Dessa forma, fazer uma boa gestão de documentos se tornou uma tarefa desafiadora.
O avanço tecnológico e o ambiente digital desempenham um papel cada vez mais estratégico nas atividades diárias das empresas. O RH não é exceção. A transição para o digital promoveu vantagens significativas, como maior eficiência e agilidade, mas também trouxe novos desafios e preocupações.
Garantir a integridade, a segurança e a acessibilidade de documentos, por exemplo, tornou-se uma tarefa complexa. Como resultado, passou a exigir cuidados especiais para evitar potenciais riscos e perdas de dados.
Neste artigo, você verá a importância de um software completo de RH para ter uma gestão de documentos eficiente e segura. Além disso, vamos detalhar a Factorial na prática para otimizar esse desafio com agilidade e transparência.
Confira!
✅ Conheça uma tecnologia que ajuda a otimizar a gestão de documentos na sua empresa
Índice
A importância de um software especializado para gestão de documentos
Em um cenário movido por tecnologia e agilidade, a gestão de documentos se tornou crucial para o sucesso das organizações.
Para o RH e o DP, onde uma infinidade de informações confidenciais e estratégicas são processadas diariamente, a necessidade desse tipo de ferramenta é ainda maior.
Quando a empresa não conta com um sistema para gerenciar esses documentos, surgem dificuldades para:
- Acompanhar o histórico de um colaborador;
- Recuperar rapidamente informações;
- Compartilhar documentos de forma colaborativa.
Como resultado, isso pode comprometer a eficiência geral do setor. Sabendo disso, a Factorial foi desenvolvida para atender às demandas específicas desses departamentos, proporcionando um ambiente seguro e organizado. Assim, é possível armazenar, acessar e compartilhar documentos de forma eficiente e segura.
Com a Factorial, as empresas podem direcionar seus esforços para o desenvolvimento contínuo de suas equipes.
Isso porque, com ela é possível simplificar processos e garantir a conformidade com as normas de segurança e proteção de dados. Além disso, o software potencializa a colaboração e o fácil acesso às informações.
🖥️ Experimente a Factorial gratuitamente!
Como preparar sua empresa para a gestão de documentos com software
A transição para a gestão de documentos com software é uma etapa essencial para garantir maior segurança e eficiência na manipulação de informações.
Porém, preparar sua empresa para essa mudança exige planejamento e uma abordagem cuidadosa para garantir uma implementação eficiente.
Por isso, antes de escolher um software de gestão de documentos RH, é fundamental avaliar as necessidades da empresa e identificar os desafios atuais na gestão documental.
Considere o volume de documentos, os tipos de informações armazenadas, os processos burocráticos e os requisitos de segurança de dados.
É importante ter objetivos claros para a implementação do software de gestão de documentos. Alguns fatores são:
- Redução de custos de armazenamento físico;
- Aumento da produtividade da equipe;
- Maior agilidade na busca e recuperação de informações;
- Melhoria da segurança de dados;
- Otimização de fluxos de trabalho.
Lembre-se que definir metas tangíveis permitirá medir o sucesso da implementação e manter a equipe focada nos resultados desejados!
👩🏼💼 Software de gestão de pessoas: conheça as melhores ferramentas
Conheça o software da Factorial e transforme sua gestão de documentos
A Factorial oferece uma solução completa de RH e especializada em gestão de documentos para empresas que desejam otimizar seus processos e alcançar maior eficiência na manipulação de informações.
Por ser uma plataforma inteligente e intuitiva, a Factorial é uma ótima opção para atender às demandas específicas de RH. O software proporciona um ambiente seguro e organizado para armazenar, acessar e compartilhar documentos de forma eficiente.
Na prática, é possível destinar pastas individuais para cada colaborador armazenar seus documentos pessoais, como também, pastas públicas para o compartilhamento de documentos gerais.
Outra forma de gerenciar os documentos com a Factorial é utilizando pastas de documentos internos para uso exclusivo de cada setor. Também é possível enviar documentos em massa, como holerites, para vários colaboradores ao mesmo tempo, facilitando a distribuição interna.
▶️ Veja como é prático fazer a gestão de documentos com a plataforma da Factorial
Veja, a seguir, outras vantagens da Factorial como software de gestão de documentos.
Organize seus documentos em pastas personalizadas
Assim como vimos no vídeo, uma das vantagens da Factorial é a capacidade de organizar seus documentos em pastas personalizadas.
A funcionalidade oferece aos usuários uma maneira altamente eficiente de gerenciar e acessar informações essenciais de maneira organizada e intuitiva.
Com a opção de criar pastas personalizadas, os usuários podem agrupar documentos relacionados de acordo com categorias ou critérios específicos. Isso torna a busca e a recuperação de informações extremamente ágeis, evitando a necessidade de verificar listas extensas de documentos não relacionados.
Em muitos cenários, algumas informações devem ser acessíveis apenas para colaboradores autorizados. Dessa forma, ao organizar os documentos em pastas personalizadas, é possível segmentar as informações sensíveis.
Isso permitirá que apenas os membros da equipe com as devidas permissões acessem esses documentos.
Gerencie os documentos para RH e DP com a LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabelece diretrizes claras para coleta, armazenamento e uso dos dados pessoais. Ao escolher a Factorial, sua empresa garante que dados sensíveis estarão sempre protegidos, garantindo conformidade com as regulamentações de privacidade.
Na prática, a Factorial utiliza técnicas de criptografia avançada para proteger os dados sensíveis armazenados em sua plataforma. Isso significa que as informações são codificadas e tornadas ilegíveis para qualquer pessoa que não tenha autorização para acessá-las.
Outra vantagem é que a plataforma possui controle de acesso baseado em permissões. Isso que significa que apenas os colaboradores autorizados têm acesso a informações específicas. O que, na prática, evita que dados sensíveis caiam em mãos erradas. E também ajuda a manter a confidencialidade dos documentos.
Vale destacar que a Factorial permite que as empresas definam as políticas de retenção de dados, especificando por quanto tempo determinadas informações serão mantidas em sua plataforma. Essa abordagem ajuda a garantir que dados sensíveis não sejam mantidos por mais tempo do que o necessário.
Além disso, a plataforma registra e monitora as atividades relacionadas ao acesso e manipulação de documentos. Isso permite rastrear quem acessou informações e quais ações foram realizadas, garantindo transparência e controle sobre o uso dos dados.
📑 [DOWNLOAD GRATUITO] Baixe o nosso modelo em word de Termo de Confidencialidade
Autorizações de acesso aos documentos
A Factorial oferece maior facilidade e flexibilidade na gestão de autorizações de acesso aos documentos. As empresas podem controlar de forma precisa quem tem acesso a determinados documentos. Isso garante maior segurança e confidencialidade das informações.
O software permite definir permissões detalhadas para cada documento, atribuindo acesso apenas a colaboradores específicos. Dessa forma, gestores de RH e DP podem garantir que apenas pessoas autorizadas possam visualizar, editar ou compartilhar determinados documentos.
Além disso, a plataforma oferece a possibilidade de atribuir permissões com base nos níveis hierárquicos dentro da organização. Isso significa que apenas gestores ou membros específicos de determinados departamentos terão acesso a documentos relevantes para suas responsabilidades.
Vale destacar que caso um colaborador deixe a empresa ou não precise mais de acesso a determinados documentos, é fácil revogar suas permissões de acesso. Essa capacidade de gerenciar de forma dinâmica as autorizações garante que as informações permaneçam restritas a quem realmente necessita delas.
🔐 Como remover um colaborador do sistema da empresa sem dor de cabeça
Acesso e revisão facilitada de todos os documentos dos colaboradores
A Factorial oferece um ambiente centralizado para armazenar todos os documentos dos colaboradores, desde currículos e contratos até avaliações de desempenho e certificados de treinamentos.
Isso evita a dispersão de informações em diferentes sistemas ou pastas físicas, facilitando a localização rápida e organizada dos documentos.
Com o acesso facilitado, os gestores de RH e DP podem revisar os documentos de cada colaborador com poucos cliques.
A interface intuitiva da plataforma permite que os usuários encontrem os documentos desejados rapidamente. Como resultado, garante economia de tempo e torna o processo de revisão mais eficiente.
Ao permitir que os gestores revisem os documentos dos colaboradores facilmente, a Factorial também ajuda a evitar erros e omissões importantes. Até porque, a visualização rápida e detalhada dos documentos minimiza a possibilidade de informações desatualizadas ou incorretas serem utilizadas em processos de tomada de decisão.
💡 Sistema de RH adaptado para o Brasil: Factorial cada vez mais brasileira
Crie relatórios personalizados sobre os dados dos documentos
Ao criar relatórios personalizados com a Factorial, os gestores podem analisar os dados dos documentos de forma estratégica.
Isso porque, os relatórios fornecem uma visão detalhada sobre diversos aspectos, como informações demográficas dos colaboradores, certificados de treinamento, histórico de desempenho e muito mais.
A Factorial também permite que os usuários personalizem os indicadores-chave de desempenho de acordo com as necessidades específicas da empresa. Dessa forma, é possível criar relatórios focados em métricas relevantes para a gestão de pessoas e tomar decisões baseadas em dados.
A criação de relatórios personalizados facilita a comparação de dados entre diferentes períodos de tempo, departamentos ou grupos de colaboradores. Essa análise comparativa ajuda a identificar tendências, padrões e áreas de melhoria, contribuindo para o aprimoramento contínuo dos processos internos.
Além disso, os relatórios personalizados da Factorial oferecem uma forma clara e visualmente atraente de apresentar informações relevantes.
Isso facilita a comunicação de resultados e insights com a alta administração e outros departamentos, fortalecendo a cultura orientada por dados.
💻 Software de RH: o que é, tipos, benefícios e os melhores do mercado
Insira sempre que necessário informações adicionais
A possibilidade de inserir informações adicionais enriquece os documentos, tornando-os mais detalhados e completos. Esse recurso é útil em casos de certificados de treinamentos, feedbacks de desempenho e outros registros que podem conter detalhes específicos, por exemplo.
Ao adicionar informações adicionais, os gestores de RH e DP podem contextualizar os documentos, fornecendo insights importantes sobre eventos, datas, mudanças ou outras observações relevantes. Isso ajuda a garantir que os documentos sejam compreendidos adequadamente, mesmo depois de em uma revisão.
👉 Novo RH: quais são os desafios do setor para as corporações?
Assinatura digital de documentos
A assinatura digital elimina a necessidade de imprimir, escanear e enviar documentos fisicamente para assinatura. Em vez disso, é possível assinar documentos digitalmente, economizando tempo e agilizando os fluxos de trabalho.
A Factorial mantém registros de todas as assinaturas digitais realizadas, o que facilita o rastreio e a auditoria dos documentos. Assim, essa funcionalidade é essencial para garantir a conformidade com normas e regulamentos, além de fornecer uma auditoria confiável.
Vale destacar que a assinatura digital da Factorial é protegida por criptografia avançada, garantindo a autenticidade e a integridade dos documentos assinados. Isso impede a manipulação ou alteração não autorizada dos arquivos, assegurando que as informações permaneçam confiáveis e invioláveis.
📱 Como escanear documentos pelo celular com um software de RH
✅ Experimente o software de gestão de documentos da Factorial!
Ao investir em um software especializado em gestão de documentos como o da Factorial o RH pode aprimorar significativamente seus processos, aumentar a eficiência operacional e reduzir riscos de segurança.
Com mais de 30 funcionalidades avançadas para gestão de RH e uma abordagem focada na eficiência e transparência, a Factorial ajuda as empresas a enfrentarem os desafios da gestão documental de forma ágil e segura.
🎥 Assista ao vídeo abaixo para entender mais como a Factorial pode transformar a gestão de pessoas na sua empresa:
👩🏻💻 Solicite uma demonstração gratuita e descubra como a Factorial pode simplificar ainda mais da gestão de documentos na sua empresa!
