Você já conhece o Portal do Colaborador e as vantagens de implementá-lo em sua empresa? Caso ainda não, esse artigo é perfeito para você, afinal a comunicação clara e direta é essencial para o dia a dia corporativo.
Nada substitui uma boa conexão entre o setor de Recursos Humanos e os colaboradores. Esse vínculo é fundamental para que os profissionais se sintam seguros e valorizados na relação trabalhista.
No entanto, foi-se o tempo em que os profissionais de RH eram os únicos responsáveis pela gestão dos processos. A tendência atual é que os colaboradores tenham autonomia na execução das tarefas para facilitar sua rotina e do próprio RH.
O Portal do Colaborador unifica todas as atividades e se torna uma poderosa ferramenta de comunicação interna e autogestão. Para entender como adotar esse recurso com sucesso, continue a leitura deste conteúdo!
✅ Conheça uma tecnologia que ajuda a implementar facilmente um Portal do Colaborador na sua empresa
Índice
O que é um Portal do Colaborador?
Também conhecido como Portal do Funcionário, o Portal do Colaborador pode ser definido da seguinte forma:
O Portal do Colaborador é, essencialmente, um espaço virtual em rede para aqueles que compõem o quadro de funcionários da empresa. Por meio do seu perfil pessoal o colaborador recebe as informações relevantes sobre a empresa. Além disso, ele consegue acessar seus documentos e dados pessoais.
Com tantas possibilidades para canais de comunicação interna, muitas pessoas ainda não entendem exatamente o que é e para que serve o Portal. Contudo, a partir do uso dessa plataforma online, a empresa pode compartilhar documentos, novidades, anúncios e eventos para seus colaboradores.
Ou seja, essa ferramenta possibilita que qualquer empresa, independente do seu tamanho, tenha um canal direto para se comunicar com os profissionais. Além disso, este recurso permite automatizar a gestão de informações e de diversos processos internos, comuns a todos os trabalhadores.
Exemplo de usabilidade do Portal do Colaborador
Para entender da melhor forma possível o que é um Portal do Colaborador, usaremos como exemplo a ferramenta da Factorial. Nesse caso, consideramos a situação em que um funcionário deseja tirar férias.
Acompanhe primeiro o processo sendo executado sem o auxílio do Portal:
- O colaborador avisa seu gestor e RH os dias em que gostaria de tirar suas férias;
- O gestor avalia a demanda de trabalho e a disponibilidade de outros membros da equipe;
- Enquanto isso, o RH lida com questões trabalhistas, procurando em seus arquivos informações como o histórico de férias, quantos dias ele tem disponível, quando vencem as férias atuais, etc;
- Para concluir o processo, os três envolvidos devem trocar uma série de e-mails para organizar e confirmar os dias de ausência. Durante esse caminho, algum detalhe sempre pode se perder;
- Com o período definido, o funcionário e seu gestor teriam que comunicar a todos a data de saída e regresso.
Parece uma trilha de atividades demoradas e burocráticas, não é mesmo? E como seria se você contasse com o Portal do Colaborador da Factorial? Veja abaixo:
- Basta o colaborador escolher a data e fazer o pedido pelo Portal ;
- O gestor e/ou profissional de RH recebem uma notificação para aprovar, recusar ou alterar o pedido;
- Uma vez confirmado, tanto o gestor quanto o RH podem começar a se organizar e planejar a ausência com antecipação;
- Os dias de folga automaticamente entram no calendário da equipe, sendo bloqueados na gestão de turnos.
🎥 Veja em 30 segundos como funciona 👇
Nesse exemplo, o Portal do Colaborador oferece um ambiente de trabalho mais agradável. Ademais, ele melhora o fluxo de diversos processos e contribui para a produtividade de todas as equipes.
Intranet e Portal do colaborador: qual a diferença?
As diferentes alternativas no mercado acabam gerando dúvidas na hora de encontrar a ferramenta ideal para sua empresa. Entre elas está a divergência entre a Intranet e o Portal do Colaborador.
Começando pela Intranet, pois estamos falando de uma rede de acesso privado voltada para atender algumas necessidades dos colaboradores. Apesar de ser muito útil para a disposição de informações, as funcionalidades desta ferramenta são limitadas. E aí está a principal diferença em relação ao Portal do Colaborador.
Quando analisamos os recursos e funcionamento de diferentes portais, é fácil detectar a ampla gama de funcionalidades disponíveis. Ao mesmo tempo que inclui as possibilidades da Intranet, o Portal do Colaborador costuma estar conectado com outros sistemas e processos internos da empresa.
Desse modo, o Portal acaba sendo uma opção de comunicação mais completa e integrada.
Entendido esses pontos ainda surgem algumas dúvidas, como:
- O que avaliar em relação aos recursos disponíveis nos portais?
- Quais os benefícios de adotar essa ferramenta na empresa?
- Como implementar o Portal do Colaborador?
As respostas para esses questionamentos serão respondidas nos próximos tópicos, continue acompanhando.
💡 Teste na prática: Portal do Colaborador com mais de 30 recursos disponíveis
Recursos essenciais do Portal do Colaborador
Para escolher o melhor serviço é essencial analisar o que é importante e o que realmente faz diferença. Cada empresa possui necessidades diferentes que devem ser consideradas no processo de escolha.
A seguir, sugerimos alguns recursos que costumam ser fundamentais para implementar um Portal do Colaborador com sucesso. Todos estão disponíveis no software da Factorial que visa otimizar a gestão de RH e DP.
Usabilidade do Portal do Colaborador
Um Portal do Colaborador visualmente atraente e funcional otimiza a experiência de quem está utilizando. Isso porque a usabilidade não apenas minimiza as chances de erro e mal uso, como garante maiores taxas de adesão.
Afinal, a proposta de implementar esse recurso é ganhar tempo e não perdê-lo com treinamentos para uma ferramenta complexa.
Assinatura digital
Muitos dos processos de DP e RH envolvem a assinatura dos colaboradores para validar, juridicamente, a concordância com as informações apresentadas. Para citar apenas alguns exemplos, temos os contratos, as folhas de pagamento e o espelho de ponto.
Por possibilitar que certos processos sejam feitos de maneira inteiramente digital, a assinatura digital agiliza contratações e aprovações.
Com o software para RH da Factorial, assinar documentos é tão simples quanto um clique, pois o sistema é integrado. Inclusive, nosso Portal do Colaborador permite o envio de notificações para todas as partes envolvidas para fazer a assinatura necessária.
Sistema de permissões
Um sistema com diferentes níveis de permissões ajuda a conectar cada um dos trabalhadores, facilitando a gestão de pessoas. Com esta funcionalidade é possível ter um perfil para:
- Administrador: faz a gestão da empresa;
- Gestor: faz a gestão de um departamento;
- Líder de equipe: faz a gestão de uma equipe;
- Funcionário de RH: faz a gestão de todos os colaboradores;
- Colaborador: Tem acesso apenas às suas informações pessoais e aos dados gerais da equipe da qual faz parte. Além disso, também recebe notificações sobre processos e eventos da empresa.
Com isso, as responsabilidades são divididas e funcionam em cascatas, assim:
Cada um tem o seu papel na hora de analisar, aprovar e supervisionar as solicitações digitais dos colaboradores.
Além de aprovar ou rejeitar ausências e férias, os gestores podem aprovar as folhas de presenças e documentos dos funcionários. Tudo isso colabora com a definição dos papéis e com a segurança e proteção dos dados da empresa e dos colaboradores.
Relógio de ponto
É essencial verificar se o Portal do Colaborador inclui uma opção de controle de ponto. O ideal é que a equipe registre o seu horário diariamente. Além disso, é importante que os gestores tenham acesso a toda essa informação.
As folhas de ponto do mês também devem ser disponibilizadas no sistema. Desse modo, os funcionários e gestores podem visualizar os seus horários de entrada e saída. No final do mês, cada responsável direto deve aprovar a folha de ponto dos colaboradores.
Sistemas avançados, como o da Factorial, oferecem múltiplas formas de marcar o ponto, como:
Aplicativo do Portal do Colaborador
Ter acesso ao Portal por meio de um aplicativo de celular certamente fará com que o sistema tenha maior uso. Isso ocorre porque o colaborador estará mais conectado à empresa durante sua rotina de trabalho.
Bater o ponto e assinar documentos com apenas alguns cliques na tela é simples e não limita o colaborador a estar sentado em frente a sua mesa.
Além disso, o aplicativo é especialmente vantajoso para empresas que adotam modelos de trabalho remoto ou híbrido. Isto é, quando os trabalhadores exercem suas funções de suas casas e até mesmo de outras cidades e/ou estados.
🎥 Confira a eficiência do Portal do Colaborador da Factorial disponível para dispositivos móveis 👇
Relatórios
Se você armazena toda essa informação dos colaboradores em um sistema, por que não usá-las para gerar insights relevantes?
O Portal do Colaborador, quando integrado em um software de RH, permite o download de dados imputados pelos profissionais. O mesmo pode acontecer com o upload de relatórios e arquivos prévios a adoção do sistema, por exemplo, informações sobre:
- Tipos de contrato vigentes;
- Carga horária dos trabalhadores;
- Estrutura organizacional;
- Gestão de turnos.
Afinal, não dá para simplesmente começar do zero e ignorar todo o histórico da empresa, não é mesmo?
Vantagens de implementar um Portal do Colaborador
Podemos resumir as vantagens de adotar uma ferramenta como o Portal do Colaborador em duas palavras: alinhamento e produtividade. A seguir confira alguns benefícios diretos e indiretos, tanto para os colaboradores quanto para a equipe de RH.
Canal de comunicação bidirecional
Como vimos, a principal característica desse tipo de plataforma é potencializar a comunicação interna na empresa.
Na prática, o Portal possibilita um fluxo de interlocução eficiente entre colaboradores, gestores e liderança sem autoritarismo, com interação mais aberta e inclusiva.
Esse conceito faz parte dos fundamentos para o RH humanizado, onde uma boa comunicação é essencial para criar um ambiente de reconhecimento, engajamento e voz ativa.
Empoderamento dos funcionários
O Portal do Colaborador permite que os profissionais controlem suas ausências e consultem os dias disponíveis para as férias. Eles ainda conseguem visualizar o calendário de equipe e a distribuição de demandas dos colegas.
Além disso, não é necessário recorrer ao RH sempre que precisar consultar o contracheque ou tirar dúvidas sobre a política da empresa. Tudo pode ser acessado pelo Portal, facilitando a rotina de toda a organização.
Dar esse tipo de autonomia para o colaborador é o primeiro passo para tornar as pessoas mais independentes na resolução de problemas. Você estará empoderando seus funcionários e gerando satisfação neles, estratégia fundamental para criar um ambiente seguro e produtivo.
Alivia a carga administrativa do RH
Sabemos que as funções desempenhadas pelo RH e DP não envolvem apenas o preenchimento de documentos e papéis. Pela natureza do seu trabalho, esses setores lidam com tarefas repetitivas e burocráticas, que consomem muito tempo.
Na maioria das vezes, esse excesso de burocracia acaba os distanciando da gestão de pessoas mais humana e atenta. Ao dar mais autonomia para os colaboradores, o RH deixa de se sobrecarregar e dispõe de tempo hábil para decisões mais estratégicas.
Reduz o risco de perda de dados
Consegue imaginar o trabalhão que daria perder todas as informações dos colaboradores por que o computador deu algum problema? Ou ainda pior, sequer ter digitalizado os documentos mais relevantes?
Perder dados em geral já é algo problemático, mas é ainda mais complicado quando se trata de informações vitais para o desenvolvimento de uma empresa. O RH lida com a recorrência de processos e informações trabalhistas e ter tudo à mão é essencial. Afinal, ninguém quer encarar o retrabalho de buscar dados que já foram solicitados.
Usar o Portal do Colaborador é a solução ideal para a armazenagem de dados com segurança, na nuvem. Assim, eles podem ser acessados remotamente por qualquer dispositivo quando houver autorização.
📚 Quer conhecer as vantagens de contar com um software na nuvem? Leia nosso artigo com 7 diferenciais imbatíveis em relação aos softwares tradicionais 📚
Automatiza e padroniza processos recorrentes
A organização de processos costuma ser uma tarefa demorada e complexa. Sua execução se torna ainda mais desafiadora quando se trata de atividades comuns para toda a empresa.
Fazer o controle de ponto e a gestão de férias/ausência pode parecer simples em uma organização pequena. No entanto, quando pensamos em instituições de médio e grande porte se torna algo incrivelmente complexo e difícil.
Nesse caso, contar com a tecnologia e metodologias ágeis é fundamental. Automatizar tarefas não apenas reduz o tempo gasto com funções administrativas, mas também padroniza os processos da empresa.
Estabelecer regras e fluxos de trabalho no Portal do Colaborador é uma forma de automatizar as tarefas do RH. E, principalmente, de integrá-las aos demais processos em um único sistema, como a Factorial oferece.
Para empresas que estão apenas começando, ainda podem surgir dúvidas relacionadas ao uso de tecnologia no RH. Desse modo, disponibilizamos um e-book completo explicando os primeiros passos para implantar um RH de sucesso na organização.
📖 Baixe agora mesmo nosso eBook e descubra a importância de ter um RH bem estruturado 👇
Primeiros passos para estruturar o RH da sua empresa [eBook em PDF]
Como implementar um Portal do Colaborador na sua empresa
Até aqui explicamos o que é o Portal do Colaborador, suas vantagens e o que considerar ao inseri-lo na rotina. Agora, veja como implementá-lo seguindo quatro passos:
1. Faça um teste com um grupo de controle
A adição de novas ferramentas sempre será um desafio para profissionais de RH, principalmente em empresas médias ou grandes. Por isso, antes de decidir de forma definitiva, faça um período de teste e convide alguns colaboradores para participar também.
Ouvir os colaboradores é uma ótima solução para perceber como pode ajudá-los e o que funcionaria melhor para cada um.
De preferência, não convoque aqueles tradicionalmente engajados ou entusiasmados com novidades desse tipo. A ideia do grupo de controle é justamente ver como todos interagem com a ferramenta.
2. Desenvolva um guia de uso
Por mais intuitiva que seja a ferramenta, nem todo mundo tem a mesma facilidade ao adotar novas tecnologias. Por isso, é fundamental preparar um guia de uso detalhado.
Dessa forma, simule os usos mais comuns por diferentes pessoas na organização. Você pode incluir desde gerentes, líderes de equipe, até colaboradores e o próprio funcionário do RH.
Analise o que cada uma dessas pessoas precisaria realizar no aplicativo. Depois, reproduza o passo a passo, ilustrando as ações a tomar com capturas de tela.
3. Comunique a adesão à nova ferramenta
Passado o período de experiência e a decisão tomada, chegou o momento de informar oficialmente a adoção da nova ferramenta. Utilize os principais canais de comunicação ativo, por exemplo, e-mails, reuniões semanais e aplicativos de mensagens.
Disponibilize o guia de uso para todos e esteja preparado para eventuais perguntas dos colaboradores. A longo prazo, pode ser uma boa ideia documentar essas perguntas para fazer uma página de Perguntas Frequentes.
4. Incentive o envolvimento dos colaboradores
Nas primeiras semanas de uso pode ser necessário dar aquele empurrãozinho para garantir que todos estão se alinhando à novidade. Lembre-se de fazer isso considerando o contexto de cada colaborador.
Aproveite os processos cotidianos como bater o ponto ou solicitar licença para relembrar como é esse processo na plataforma.
Faça dessa mudança algo divertido: crie comunidades de acordo com interesses e hobbies e permitam que seus colaboradores façam o mesmo! Organize atividades de team building através do Portal do Colaborador e incentive a participação de todos.
📚 Se quiser algumas ideias, leia nosso artigo sobre gamificação nas empresas, ele contribuirá para o desenvolvimento das atividades 📚
✅ Solução integrada: Portal do Colaborador e software de RH
Ficou claro até aqui que o Portal do Colaborador é uma ferramenta muito útil para as empresas. No entanto, para uma experiência completa, o ideal é que esteja integrada ou faça parte de um sistema de RH.
Essa tecnologia já vem sendo aplicada em milhares de organizações. Elas buscam centralizar processos e informações, além de otimizar o trabalho do RH e do Departamento Pessoal.
Um desses exemplos é o software de RH da Factorial, que possui mais de 30 recursos disponíveis, incluindo o Portal do Colaborador, como:
- Gestão de férias e ausências;
- Calendário de equipe;
- Comunicados, eventos e comunidades;
- Centralização de documentos e assinatura digital;
- Aplicativo para celular;
- Controle de ponto;
- People Analytics;
- E mais!
Confira em 1 minuto como funciona:
✅ Digitalize a comunicação na sua empresa e aproveite as vantagens desta ferramenta: registre-se grátis e experimente o software de RH da Factorial por 14 dias!
