Como fazer um modelo de holerite e folha de pagamento [+ Download grátis em Excel]

Se você chegou até aqui, é porque está precisando saber como fazer um modelo de holerite, certo? Esse documento, que também recebe o nome de contracheque ou folha de pagamento, é indispensável para a gestão de pessoas.

Administrar o comprovante do pagamento salarial é uma das diversas funções dos profissionais de RH e DP. E, pensando em ajudar gestores como você, fizemos este artigo! Vamos explicar como fazer sua folha de pagamento da melhor forma e, ainda, disponibilizamos um modelo de holerite em Excel totalmente gratuito.

Para ter acesso, basta continuar a leitura deste artigo. Confira também informações relevantes para a criação de uma folha de pagamento e os benefícios de utilizar o recurso online.

Boa leitura!

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O que ter em conta antes de criar um modelo de holerite

Ao criar uma folha de pagamento é necessário considerar diferentes aspectos. Isso porque algumas informações podem influenciar nos cálculos e no valor final recebido pelo colaborador.

Inclusive, preencher o contracheque e a folha de ponto são algumas das funções mais burocráticas de RH e DP. Entre os pontos de atenção, o profissional do setor deve fazer o acompanhamento das horas trabalhadas e verificar os tipos de contratos.

Abaixo, veja o que analisar ao criar ou preencher uma folha de pagamento.

Tipo de contrato

O colaborador que trabalha meio período (part time) não tem o mesmo contrato de um profissional que atua em período integral. O mesmo ocorre com quem trabalha por tempo indeterminado ou é contratado temporariamente.

De acordo com cada caso, há uma variação de salário e, consequentemente, das porcentagens do IRRF e do INSS. Por isso, ao preencher o modelo de holerite, você deve garantir que o tipo de contrato está disposto da forma correta.

O sindicato/acordo coletivo

O acordo coletivo afetará os suplementos salariais que o colaborador recebe, bem como o pagamento de horas extras e das percepções não-salariais.

Estes acordos são especialmente importantes para algumas categorias, já que devem receber percentuais de insalubridade ou de adicional noturno.

Situação pessoal do colaborador

Antes de começar a criar o primeiro modelo de holerite para um colaborador é necessário ter todas as suas informações. Afinal, algumas delas podem influenciar no cálculo e na alíquota do Imposto de Renda, com a existência de dependentes.

Retribuição flexível

Outro dado importante está relacionado com os pagamentos extras, ou seja, os quais são compartilhados e em proporções variáveis. Ter essa informação é essencial para calcular o salário líquido mensal dos colaboradores.

Grupo de contribuição e categoria profissional

Os dados relacionados com grupos de contribuição e categorias afetam a gestão de turnos. O valor das horas extras também é influenciado por essas informações.

Licença justificada

A existência de uma licença médica, paternidade ou maternidade também impacta no salário recebido pelos colaboradores.

Com esses conceitos em mente e o auxílio de um sistema para gestão de folhas de pagamento, você consegue encaminhar os holerites para seus colaboradores. De uma forma simples, ágil e prática, o software da Factorial te oferece muitas possibilidades.

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Como entregar o holerite aos colaboradores

Contracheque é um documento indispensável. Todos os meses o gestor ou profissional de RH deve entregar aos colaboradores suas holerites correspondentes. Em muitas empresas, o modelo de holerite é encaminhado via e-mail de forma individual.

Desse modo, ao utilizar um programa tradicional para criar a folha de pagamento ou o modelo de holerite no Excel, será necessário um documento para cada colaborador.

Apesar de ser uma tarefa extremamente importante, ela pode demorar para ser concluída, tomando muito tempo do seu dia. O setor de RH deve fazer o envio individual com atenção para que o contracheque chegue ao destinatário correto.

O envio do holerite errado não é apenas um problema para o RH, mas ao profissional que recebe o documento. Isso porque este erro pode ser convertido em situações incômodas, como a exposição dos dados pessoais.

Ainda é necessário estar atento ao preencher os holerites para os casos de funcionários que atuam por hora. Para eles, você precisa calcular as horas trabalhadas e o faturamento em outra planilha, pois há variação de valores.

Uma alternativa que auxilia na otimização desses processos é o uso de softwares para gestão de recursos humanos. Entre as funcionalidades do sistema Factorial está justamente o envio das folhas de pagamento com apenas alguns cliques.

📚 Para conhecer mais sobre nosso software, leia o artigo que mostra cinco razões para a Factorial ser a melhor escolha 📚

Benefícios de ter um modelo de holerite / contracheque automatizado

As tarefas de Recursos Humanos podem consumir muito do seu tempo se não forem bem administradas. Entre os benefícios de automatizar o modelo de holerite ou contracheque estão:

• Sustentabilidade: Chega de gastar recursos que deveriam estar sendo investidos em outras prioridades. Com o nosso modelo de holerite digitalizado, você pode economizar na compra de papéis e investir em outras demandas mais urgentes;
• Otimização: Ter todos os holerites ou contracheques dos seus colaboradores em pilhas de papéis pode gerar desorganização. Com uma gestão de documentos eficiente, tudo fica mais fácil de ser encontrado. Inclusive, a organização pode ser feita pelo nome do funcionário ou pela data, pois todos estarão registrados em um único lugar;
• Segurança: Muito mais seguro do que um modelo de holerite ou de contracheque guardados em uma pasta é digitalizá-lo. Isso evita que outras pessoas tenham acesso aos dados, perdas ou danos. Manter o modelo de holerite em um programa que esteja na nuvem e com encriptação de dados é a forma mais segura;
• Concialiação com outros documentos

Como conciliar holerite e folha de ponto

A conciliação com outros documentos é um dos benefícios de automatizar os processos de RH, como a digitalização do contracheque. Você consegue utilizar a folha ponto como ferramenta complementar do modelo de holerite, por exemplo.

Mas como fazer isso? É mais simples do que parece. Com o controle da folha de ponto automatizado, os cálculos de férias, 13º salário, bônus, descontos e impostos se tornam mais eficientes.

Dessa forma, com os dados registrados no mesmo programa, elaborar o modelo de holerite ou folha de pagamento se torna uma tarefa mais rápida, reduzindo a possibilidade de erros.

Vale ressaltar que gerar folhas de pagamento ou modelo de holerite com erros pode causar problemas judiciais para a empresa. Lembre-se de que evitar processos trabalhistas é também uma parte fundamental entre as tarefas de gestão de pessoas.

Checklist do seu modelo de holerite online

Até aqui vimos todos os aspectos do modelo de holerite ou modelo de folha de pagamento. Como e quando aplicar, os benefícios de automatizar esse processo, como conciliar o modelo de holerite e a folha ponto.

Agora é o momento de entender como inserir no seu holerite cada prazo ou vencimento. Para isso preparamos um checklist de dados que não podem faltar, confira:

Salário base

Começamos pelo valor recebido mensalmente pelos colaboradores, mais conhecido como o salário base ou salário bruto. Parece óbvio, mas é nesse momento que muitos erros podem ser cometidos, por exemplo:

• Inclusão manual de um valor equivocado;
• Alteração do valor por conta de uma vírgula no lugar errado;
• Confusão de salários de um colaborador para outro.

A alteração dos valores prejudica todos os cálculos que seguem, gerando um salário líquido incorreto para o profissional.

Benefícios

O segundo item de maior relevância engloba todos os benefícios, como as horas extras, os bônus, participações, comissões, etc. Certificar-se que as horas extras estão sendo computadas segundo as determinações da CLT é parte fundamental do processo.

Gratificações

As gratificações estão diretamente relacionadas com os benefícios corporativos. Também são considerados uma forma de agradecimento ou reconhecimento. Ainda podem ser utilizados como um valor diferencial em uma promoção ou mudança de cargo.

Adiantamentos

Nem todos os pagamentos são feitos nos mesmos dias ou prazo, alguns são efetuados quinzenalmente. Também existem os adiantamentos salariais, item que deve ser considerado ao preencher o modelo de holerite da sua empresa.

Adicionais

Da mesma forma que nem todos os prazos para pagamento são os mesmos, os turnos também são diferentes dependendo do tipo de negócio operado.

Por isso, existem os acréscimos provenientes do trabalho noturno ou competências que demandam condições de trabalho mais arriscadas ou extremas. Esses são chamados os adicionais salariais, que também não podem faltar no seu modelo de holerite.

RSR ou DSR

Agora, outro item de grande importância para ser considerado na hora de preencher o modelo de holerite são as folgas.

As folgas remuneradas também devem estar conforme as normas da CLT. Mais conhecido como Repouso Semanal Remunerado ou Descanso Semanal Remunerado, é direito de todos os trabalhadores.

Ainda, consta na CLT que esse dia de descanso ocorre durante domingos e feriados, tendo no mínimo 24 horas consecutivas.

Contribuições

Existem dois tipos principais de contribuições: assistencial e a sindical. Como os próprios nomes já sugerem, são aquelas contribuições referentes aos sindicatos de cada função.

Desde a Reforma Trabalhista, ambas são facultativas, ou seja, nem sempre serão inseridas no seu modelo de holerite. Você só preencherá esses valores caso algum colaborador autorize sua aplicação.

✅ Como gerenciar modelos de holerites e folhas de pagamento da melhor forma

A planilha é um método, mas temos uma solução muito melhor.

Com o software de gestão para RH da Factorial, basta você fazer upload do PDF com todos os modelos de holerites e nosso sistema reconhecerá os nomes e os dados pessoais.

Por fim, o documento será dividido em diferentes folhas de pagamentos que podem ser revisadas e enviadas aos colaboradores.

O colaborador recebe uma mensagem com o link de verificação e seu contracheque ficará armazenado em uma pasta na plataforma.

O acesso é exclusivo para seus próprios documentos e, em nenhuma circunstância, terá acesso a outros comprovantes ou dados particulares de outros.

Com o gestor inteligente da Factorial não há erros no envio de modelos de holerite. O processo é realizado em conformidade com os mais altos padrões de segurança, garantindo a confidencialidade de todas as informações.

Assim, você tem muito mais segurança do que pelos envios por e-mail.

Com o modelo de holerite e folha de pagamento, fica mais fácil ter controle sobre salários e finanças da empresa. No entanto, temos uma solução ainda melhor: utilize o software Factorial para gerenciar o seu modelo de holerite e os dados da sua equipe.

Esqueça as fórmulas, a contagem de hora extra, calcular benefícios, entre outros. Com a Factorial, é possível enviar folhas de pagamento a todos os funcionários de forma fácil e automática. Você só precisa se preocupar em verificar se tudo está certo e nós faremos o resto.

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