A otimização de tempo e de dinheiro é uma das características mais buscadas no mercado atualmente. Inclusive, os departamentos de recursos humanos e departamento pessoal desempenham um papel fundamental na gestão de despesas corporativas. Assim como na administração eficiente das operações diárias.
Não é de hoje que uma das tarefas mais desafiadoras para esses setores é simplificar a gestão de despesas. De fato, essa é uma tarefa que pode consumir recursos valiosos.
No entanto, com o avanço da tecnologia, o mercado passou a ter novos recursos à disposição, como softwares especializados que auxiliam o processo de forma muito mais ágil e eficaz.
Neste artigo, você entenderá como o software da Factorial tem contribuído com a transformação digital no RH de grandes empresas e tornando a rotina administrativa muito mais completa e integrada.
Confira!
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Índice
Os desafios da gestão de despesas corporativas nas empresas
O processo de gestão de despesas corporativas pode ser extremamente complexo. Independentemente do tamanho da empresa.
A falta de padronização é um dos problemas mais comuns das companhias. O que dificulta o controle e a análise dos gastos, gerando margens para erros e conflitos internos.
Além disso, quando a empresa não conta com um bom software de RH para centralizar e organizar todos esses dados e opta por processos manuais, o tempo e o esforço para finalizar as tarefas se tornam muito maiores.
Sem um sistema adequado, os gerentes e gestores de RH têm dificuldade em ter uma visão clara e em tempo real das despesas dos funcionários. Com isso, a falta de transparência dificulta a identificação de padrões de gastos e o monitoramento dos orçamentos.
Integração eficiente
Outro grande desafio da gestão de despesas nas empresas é ter uma integração eficiente entre todos os sistemas da organização. Em um exemplo prático e, infelizmente, muito comum no mercado, a gestão de despesas é tratada separadamente de outros processos, como folha de pagamento e contabilidade.
Nesse caso, a falta de integração entre esses sistemas resulta em retrabalho, perda de eficiência e dificuldade na análise global dos gastos.
Os desafios são grandes e, sem uma ferramenta adequada, torna-se ainda mais difícil estabelecer limites de gastos, acompanhar orçamentos e tomar decisões estratégicas baseadas em dados reais.
Quando isso acontece, a falta de controle de orçamento pode ter como consequência gastos excessivos. O que impacta negativamente a saúde financeira da empresa.
Dessa forma, o uso de um software especializado e completo como o da Factorial pode ajudar a reduzir esses desafios. Proporcionando maior eficiência, transparência e controle para o processo de gestão de despesas.
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Benefícios de utilizar um software para controle e gestão de despesas corporativas
Os dados financeiros de uma empresa são valiosos demais para serem tratados de forma manual. Principalmente em casos de um processamento em grande volume.
Por isso, contar com recursos capazes de organizar e proteger essas informações levará a muito mais eficiência e confiabilidade. Não apenas para o RH, mas para a gestão do negócio como um todo.
Quando falamos em um software de RH completo que inclui a gestão de despesas corporativas, é importante destacar que a automação passa a ser protagonista do processo.
Na prática, é possível realizar desde a submissão de despesas até a aprovação e o processamento de reembolsos. Eliminando assim tarefas manuais demoradas, reduzindo o tempo gasto e agilizando o fluxo de trabalho.
Veja a seguir outros benefícios importantes da digitalização da gestão de despesas da sua empresa:
- Reduz erros e fraudes;
- Proporciona maior visibilidade e controle na gestão;
- Auxilia a garantir a conformidade com as políticas internas e as regulamentações fiscais e contábeis;
- Possibilita a integração com outros sistemas;
- Oferece maior eficiência e produtividade;
- Contribui na análise e em relatórios detalhados;
- Maior facilidade para auditorias;
- Melhora as tomadas de decisões;
- Oferece armazenamento seguro e de fácil acesso aos dados.
Simplifique sua gestão de despesas corporativas com a Factorial
Se por um lado a gestão de despesas corporativas pode ser complexa sem o auxílio de ferramentas especializadas, por outro, ela pode ser simplificada e otimizada com softwares desenvolvidos para otimizar o dia a dia do RH. Como é o caso da solução da Factorial.
Uma prova disso é a quantidade de módulos integrados que tornam a rotina do departamento pessoal muito mais eficaz. E consequentemente, mais produtivo com o suporte da ferramenta.
A seguir, separamos as principais funcionalidades da Factorial para te ajudar a entender na prática todas as vantagens de ter um software de RH completo para simplificar a sua gestão de despesas corporativas.
Adicione e gerencie as despesas em alguns cliques
Quem nunca perdeu horas e horas revisando todos os recibos para validar e liberar reembolsos para os funcionários? Essa pode ser uma tarefa morosa, que exige tempo e muita atenção para separar, planilhar e validar um a um.
Com a Factorial, os recibos impressos não precisam mais estar presentes, já que o colaborador pode anexar uma foto do documento no sistema e solicitar o reembolso de forma totalmente digital.
Assim, ao cadastrar o recibo na plataforma, o RH é notificado para validar as informações em poucos cliques.
Além disso, é possível configurar o reembolso para ser pago diretamente na folha de pagamento atual ou na seguinte. Oferecendo, assim, total liberdade para os processos da empresa.
👇 Veja como incluir um recibo no sistema e programar o reembolso na folha
Adicione as despesas usando o Scanner de Documentos Inteligente (OCR)
Com objetivo de simplificar ao máximo os processos de RH e fazer uma gestão de despesas corporativas eficaz, a Factorial implementou o recurso de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e validações automáticas.
Na prática, esse recurso atua como um scanner de documentos inteligente. Ele é capaz de minimizar erros de digitação a partir da leitura de arquivos PDF, PNG e JPG para reconhecer a informação nos documentos.
Além disso, esse tipo de tecnologia ajuda a padronizar os documentos no sistema. Evitando fraudes e gastos não autorizados.
Em suma, com o scanner de documentos inteligente da Factorial é possível automatizar com precisão o processo de registro e processamento de despesas, extraindo automaticamente informações relevantes de recibos e comprovantes digitalizados.
Aprove ou rejeite as despesas de seus colaboradores
Na Factorial, a etapa de aprovação de um reembolso também é feita de forma rápida e integrada. Ao receber uma notificação no sistema de uma nova solicitação de reembolso, o RH poderá avaliar as informações. Aceitar ou rejeitar a solicitação em um clique.
Já ao clicar na seção de Despesas, o RH poderá visualizar as solicitações pendentes de aprovação. E assim escolher entre aprovar e rejeitar. Ao finalizar a validação, o colaborador receberá uma notificação com a devolutiva de seu pedido.
Em poucos cliques, o processo pode ser finalizado de forma rápida e organizada. Otimizando também a comunicação entre o colaborador e o RH, e evitando possíveis ruídos ou perda de informações importantes para o processo de reembolso.
Visão completa e organizada de cada despesa
Que tal administrar o centro de custos da empresa em um único lugar? Essa é uma das maiores facilidades da Factorial.
Utilizando a ferramenta como uma aliada para a gestão de despesas corporativas, é possível controlar os custos em tempo real. Além de definir e monitorar os limites de gastos por funcionário.
Com todos os dados reunidos em um único software e com alta capacidade de integração, também se torna possível centralizar e analisar os principais dados financeiros. Basta baixar os relatórios de despesas para identificar a origem dos gastos e tomar decisões mais inteligentes.
Acompanhe o andamento de cada despesa de forma centralizada
Poder centralizar todos os custos em um único software facilita o controle e torna a gestão de despesas corporativas muito mais eficaz.
Isso porque, além de otimizar os processos internos para o RH e para os colaboradores, o acompanhamento e o controle do orçamento por área se torna muito mais prático.
Até pouco tempo atrás, o departamento pessoal e administrativo de uma empresa era famoso pelo acúmulo de documentos, papéis e arquivos.
Mas graças à tecnologia e à transformação digital feita pelos softwares de gestão, hoje é totalmente possível eliminar boa tarde do uso de papel e otimizar o armazenamento de documentos importantes. Tudo de forma centralizada com sistemas como o da Factorial.
Dessa forma, os processos de reembolso e controle de despesa ganharam um grande aliado. Isso porque com a Factorial é possível organizar o fluxo de gestão de despesas de forma muito mais simples.
É possível também otimizar o tempo e o esforço de colaboradores e gestores. Centralizando todas as etapas do processo em um único lugar.
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Funcionalidades integradas na plataforma
O módulo de gestão de despesas corporativas da Factorial é detalhadamente pensado para solucionar os principais desafios do setor. Contudo, esse não é o único recurso que a plataforma oferece.
O objetivo central da Factorial é ser uma solução completa para simplificar a rotina de RH e departamento pessoal. E, exatamente por isso, ainda existem outras funcionalidades que estão integradas para facilitar e simplificar o dia a dia das empresas.
A Factorial facilita as tarefas de gestão de pessoas, transformando processos manuais longos e repetitivos em tempo de qualidade para você e seus colaboradores.
Veja a seguir algumas integrações que vão otimizar ainda mais a sua gestão de despesas corporativas.
Gestão de benefícios
Este recurso foi desenvolvido para facilitar a administração e o acompanhamento dos benefícios oferecidos aos funcionários da empresa.
Ele automatiza e centraliza o processo, fornecendo uma plataforma única para gerenciar todas as etapas relacionadas aos benefícios. O software também facilita a comunicação entre a equipe de RH e os funcionários em relação aos benefícios.
Com:
- notificações automáticas sobre prazos
- alterações de benefícios
- e atualizações de políticas e outras informações relevantes
a ferramenta se torna um importante meio de comunicação e formalização!
Reembolso de despesas através da folha de pagamento
Uma das formas de realizar o reembolso utilizando a Factorial é incluindo o valor a ser pago diretamente na folha de pagamento.
Isso é possível pois tanto o módulo de gestão de despesas como o de folha de pagamento podem ser facilmente integrados. Na prática, o RH pode definir como será feito o reembolso dentro da plataforma em poucos cliques durante o fluxo.
Assim, ao indicar que o reembolso aprovado será pago na folha de pagamento em curso, o holerite será emitido com essa informação e o colaborador receberá o reembolso junto com o pagamento do salário.
Há também a possibilidade de alocar o reembolso para a próxima folha de pagamento. A ideia é que a ferramenta acompanhe as políticas internas da empresa. E atenda, assim, às necessidades do departamento com total flexibilidade.
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Centro de custos
O módulo de Centro de Custos da Factorial pode ser utilizado para acompanhar os custos de maneira segmentada e precisa.
Com esse recurso, é possível ter controle sobre os custos totais. Além de tomar decisões sobre a alocação de recursos e calcular a rentabilidade por produto ou departamento.
Um dos diferenciais do Centro de Custos da Factorial é que você pode trabalhar com a estrutura que a sua empresa já está acostumada. Podendo assim personalizar campos e atribuí-los aos funcionários em massa ou individualmente.
Dessa forma, os administradores podem editar a atribuição de centros de custo a um colaborador específico de forma parcial, já que dedicação pode ser 100% ou pode ser distribuída entre diferentes centros de custo por colaborador.
Assinatura digital de documentos
É natural que algumas despesas necessitem de documentos que exigem assinaturas para validação. Como a ideia é digitalizar os processos, otimizar as etapas e reduzir o volume de papel, a Factorial desenvolveu um módulo próprio para assinatura digital de documentos.
Com esse recurso, é possível solicitar a assinatura eletrônica de um ou mais colaboradores. Assim, eles assinam os documentos de despesas que necessitam dessa validação. Depois disso, basta arquivar automaticamente os documentos assinados dentro da plataforma e dar sequência ao processo.
Vale destacar que a assinatura digital da Factorial cumpre os requisitos mais estritos de segurança. Os chamados eIDAS.
Além disso, a proteção de todas as informações e documentos é garantida através de um sistema avançado de encriptação. Permitindo assim um acesso individual para cada usuário.
Estabeleça suas políticas de despesas corporativas
Ter uma política interna de despesas corporativas é de extrema importância para qualquer empresa.
Essa política estabelece diretrizes claras e transparentes sobre como os funcionários devem lidar com as despesas relacionadas ao trabalho. Garantindo assim um ambiente de negócios ético e financeiramente responsável.
Em uma gestão de despesas corporativas eficaz, definir uma política interna alinhada com as premissas do negócio é indispensável.
Isso porque, é por meio dessas diretrizes que a empresa poderá estabelecer os procedimentos de aprovação, os requisitos de documentação e as políticas de reembolso. Isso garante que todos os funcionários sigam os mesmos processos.
Esse tipo de conduta também ajuda a evitar erros e inconsistências. Ao mesmo tempo em que facilita a prestação de contas e a transparência nas operações financeiras da empresa.
Porém, depois de definida essa etapa, muitas empresas se deparam com a falta de flexibilidade dos softwares e passam a se adaptar ao modelo imposto por elas. E não o contrário.
Crie sua própria política de gestão de despesas
Justamente para evitar esse tipo de situação, a Factorial é altamente personalizável. Afinal, não é a empresa que deve mudar a sua política interna para ter as suas necessidades atendidas. E sim a ferramenta deve estar pronta para suprir essas necessidades.
Na prática, com a Factorial cada empresa pode estabelecer e adicionar a sua própria política de gestão de despesas. Adaptando a ferramenta de acordo com as demandas internas.
A transparência entre a gestão e os colaboradores é outro ponto de destaque da Factorial. Os recursos de acompanhamento são em tempo real e a definição é clara sobre todas as etapas do processo. Tanto o administrador como o colaborador podem acompanhar de perto cada fase do processo.
Assim, o controle das despesas é feito a partir da política de gestão de despesas corporativas. Nela, o RH define quais os meios de controle e as maneiras de solicitar reembolso. Dessa forma, os colaboradores podem seguir as diretrizes com maior facilidade e transparência.
✅ Otimize sua gestão de despesas corporativas com a Factorial
Uma boa gestão de despesas corporativas não pode ignorar o potencial da tecnologia. Principalmente na hora de aprimorar processos e profissionalizar a gestão do negócio.
Com processos internos bem otimizados e orientados ao crescimento da empresa, é possível reduzir custos, desperdício de tempo e outros recursos importantes para o desenvolvimento da companhia.
A Factorial simplifica o processo de gestão de despesas ao automatizar tarefas manuais e demoradas. Ao permitir que os colaboradores digitalizem e enviem recibos diretamente pelo aplicativo, o acúmulo de papel é evitado. O que torna o fluxo de trabalho muito mais fluido e organizado.
Com a Factorial, as empresas têm uma visão clara e em tempo real de suas despesas. Isso porque, a plataforma fornece relatórios detalhados e análises avançadas sobre os gastos, permitindo uma compreensão completa dos padrões de despesas e identificação de áreas de otimização.
Isso resulta em decisões estratégicas embasadas em dados concretos. Com informações precisas e atualizadas, os gestores podem tomar decisões mais sólidas, ajudando a controlar os custos e maximizar a eficiência financeira do negócio.
Conformidade com políticas internas
Não é novidade que a gestão de despesas corporativas exige conformidade com políticas internas e regulamentações fiscais. Por isso, a Factorial facilita a aplicação dessas políticas. E garante que as despesas estejam em conformidade com os padrões estabelecidos.
Ou seja, a plataforma permite a definição de regras personalizadas para a aprovação de despesas. Por sua vez, isso garante que todas as transações passem por uma revisão adequada.
Além disso, os registros precisos e organizados fornecidos pela plataforma simplificam o processo de auditoria. Isso economiza tempo e recursos da empresa.
Integre a Factorial com outros sistemas
E se estamos falando em facilidade e otimização de processos internos, a Factorial marca mais um ponto a seu favor. Isso porque, a plataforma oferece integração com outros sistemas de RH e contabilidade, permitindo que as despesas sejam rastreadas e gerenciadas em uma plataforma centralizada.
Com isso, a necessidade de alternar entre diferentes sistemas é eliminada. Facilitando o acesso e a análise dos dados relacionados às despesas.
Isso só reforça o quanto a centralização dos dados em um único local ajuda na geração de relatórios precisos e no acompanhamento das tendências ao longo do tempo.
Comece a enxergar a gestão de despesas corporativas com outros olhos e simplifique os processos internos da sua empresa.
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