Conhecer os processos burocráticos envolvidos no eSocial é fundamental para evitar o pagamento de penalidades das mais variadas. Confira a seguir 9 das principais multas do eSocial e como evitá-las.
O eSocial é um sistema digital criado pelo Governo Federal a fim de simplificar a prestação de contas de empresas (e até de pessoas físicas) em relação a diferentes obrigações trabalhistas. Ao todo, é possível executar um total de 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas dentro do sistema, e de forma centralizada.
Antes do eSocial, as organizações realizavam a entrega desses formulários de forma individual. Ou seja, um formulário para cada declaração feita pela empresa. Contudo, agora todas as informações coletadas e enviadas pela empresa compõem um grande banco de dados únicos. Ao todo, são cerca de 8 milhões de empresas e 80 mil escritórios de contabilidade espalhados pelo país.
Entretanto, caso a empresa decida não fornecer esses dados, isso pode gerar uma penalização, que culminará no pagamento de multas do eSocial. Justamente por isso é função do setor de RH estar por dentro de quais são as possíveis multas do eSocial a fim de utilizar o sistema da maneira correta.
A seguir, entenda como funciona a plataforma do governo, quais são as penalidades do eSocial e como evitar.
Boa leitura!
- O que é o eSocial
- 9 possíveis multas que a empresa pode sofrer
- Como evitar as multas e penalidades do eSocial
- ✅ Factorial: o melhor software para leis e Gestão Administrativa de RH
O que é o eSocial
Como mencionamos, o principal objetivo do eSocial é facilitar a gestão e o envio de informações relativas aos trabalhadores para o banco de dados do Governo Federal. Tudo isso de forma padronizada e simplificada.
Contudo, por mais que o eSocial tenha a finalidade de facilitar o envio dessas informações, ele também conta com regras e cronogramas a serem cumpridos. E é função da empresa e do setor de RH possuir uma gestão de dados eficiente, a fim de ter sempre em mente quais são as obrigações e eventos que devem ser preenchidos na plataforma.
Vale explicar que os eventos do eSocial são qualquer fato ligado à vida de um trabalhador. Seja de forma jurídica ou trabalhista. Em geral, eles são classificados em 4 tipos principais:
- eventos iniciais;
- eventos de tabelas;
- periódicos;
- e não periódicos.
Atualmente, os órgãos responsáveis por esses eventos formam o Comitê Gestor do eSocial. Ele é composto pela Secretaria da Receita Federal do Brasil, pela Caixa Econômica Federal, pelo INSS e pelo Ministério do Trabalho.
Caso queira se aprofundar no assunto, confira este artigo completo da Factorial sobre o que é o eSocial.
9 possíveis multas que a empresa pode sofrer
Como mencionamos, o envio de informações ao eSocial é um processo obrigatório. Portanto, se a sua empresa não cumprir com suas obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, pode sofrer penalidades. Confira abaixo quais multas do eSocial a empresa pode receber.
1. Não informar a admissão de funcionários
Antes do eSocial entrar em vigor, as empresas possuíam o prazo de até 7 dias subsequentes ao início das atividades de um novo colaborador para enviar os dados do novo funcionário ao Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).
Contudo, após a criação do eSocial, isso deve ser realizado diretamente no sistema do governo, no máximo até um dia antes do colaborador iniciar suas atividades de trabalho.
Caso contrário, a empresa é multada. O valor da penalidade varia entre R$ 3.000 e R$ 6.000, além de uma multa do eSocial de R$ 800 por colaborador não registrado.
2. Folha de pagamento
Segundo as regras do eSocial, toda empresa é obrigada a fornecer informações detalhadas sobre a folha de pagamento de seus colaboradores. Neste envio, constam informações como salário mensal do funcionário, valor do vale-transporte, contribuição ao INSS, entre outros dados relevantes.
O envio dessas informações no programa do eSocial ocorre todos os meses, e caso essa regra não seja cumprida, a empresa recebe uma multa do eSocial com valor mínimo de R$ 1.812,87.
Na prática, as empresas que não possuem processos automatizados e uma boa gestão de folha de pagamento possuem mais chances de perder as datas do envio e sofrer qualquer tipo de penalização.
3. Férias
Sempre que um funcionário sair de férias, é função da empresa, e do setor de RH especificamente, comunicar essa informação no sistema do eSocial. Caso isso não ocorra, é gerada uma multa de R$ 170 por férias não comunicadas.
⛱️ Férias coletivas: como funciona segundo a CLT [+ Planilha e eBook grátis]
✅ Teste por 14 dias grátis nosso software para Gestão de férias e ausências
4. FGTS
Assim como acontece com a RAIS, o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) também será substituído pelo eSocial. Neste caso, a empresa é obrigada a fazer os depósitos referentes ao benefício de forma regular.
Caso contrário, a multa do eSocial prevista varia entre R$ 10,64 e R$ 106,41 por colaborador. Reincidência poderá ser cobrada em dobro.
5. Falta de exames médicos
Uma das formas de receber uma multa do eSocial é não realizar os exames médicos necessários em diferentes momentos da vida laboral do trabalhador, como na admissão, retorno ao trabalho, mudança de função, exames periódicos e, claro, no momento da demissão.
E sempre que um desses exames é realizado, o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) deve ser enviado ao eSocial. Caso contrário, a CLT prevê uma multa entre R$ 402,53 e R$ 4,025,33.
6. Não comunicar acidentes de trabalho
Outra forma de receber uma multa eSocial é não prestar informações a respeito de acidentes de trabalho. Sempre que isso aconteça, a organização deve emitir uma Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), e enviá-la ao sistema do eSocial em até um dia útil após o acidente.
Se a empresa não enviar as informações dentro do prazo, poderá receber uma multa que varia entre o limite mínimo e máximo do salário de contribuição. Em caso de reincidência, é possível que esse valor seja duas vezes maior.
👉 Baixe grátis um Kit Recursos Humanos: Ferramentas para gestão de pessoas
7. Não informar o colaborador sobre riscos do trabalho
O Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) é um documento que informa aos trabalhadores os riscos da atividade exercida. Ou seja, a quais agentes este trabalhador estará exposto, sejam eles químicos, físicos ou biológicos.
Afinal, a depender do risco envolvido, o trabalhador pode ter direito à aposentadoria especial. E portanto a empresa é obrigada a disponibilizar esse documento para consulta e informar seus colaboradores sobre os riscos da função exercida.
Caso isso não aconteça, as multas previstas pelo eSocial podem ser bem altas. Os valores variam entre R$ 1.812,87 e R$ 181.284,63.
8. Não informar afastamentos temporários
Dentro das normas do eSocial, as empresas são obrigadas a informar sempre que algum de seus funcionários seja afastado de forma temporária, independentemente do motivo (licença maternidade, auxílio-doença, entre outros).
Se o setor de RH não enviar essas informações ao sistema, a multa do eSocial prevista varia entre R$ 1.812,87 e R$ 181.284,63.
Se quiser, leia mais sobre:
👩🍼 Licença-maternidade
👨🍼 Licença-paternidade
🩺 Licença-médica
⚰️ Licença-nojo
9. Trabalhadores sem registro
Em qualquer empresa, a carteira de trabalho é um documento obrigatório para profissionais que atuam em regime CLT. E portanto todos os funcionários dentro deste contrato de trabalho devem ter um registro em suas Carteiras de Trabalho (CTPS).
Porém, essa informação também deve constar na plataforma do eSocial. Caso contrário, é possível receber multa de até R$ 800 por trabalhador, e de até R$ 6 mil em caso de reincidência.
🎥 Quer saber como surgiram as leis trabalhistas no Brasil? Vejo no vídeo 👇
Como evitar as multas e penalidades do eSocial
Agora que você conhece algumas das principais penalidades e multas do eSocial que a sua empresa pode sofrer, fica claro que uma das melhores formas de evitar prejuízos é a partir de uma boa gestão de RH.
Em outras palavras: para evitar multas, basta fornecer todas as informações especificadas pelas normas do eSocial, nos prazos e termos pré-definidos.
Portanto, é fundamental seguir as orientações do eSocial para cada situação, adequando os processos de RH com base nesses termos. Como vimos anteriormente, com isso é possível evitar multas de mais de R$ 180 mil.
Por fim, para realizar este processo da forma correta e evitar qualquer tipo de problema e penalidade, tudo fica muito mais fácil quando os profissionais de RH têm o auxílio das ferramentas certas.
Assim, o ideal é que a empresa encontre formas de sistematizar essas informações. De preferência de forma centralizada, a fim de cumprir todas as exigências do eSocial de forma eficiente.
👉 Leia mais sobre RH estratégico: 15 dicas e ferramentas para colocar em prática
💻 Por que usar o software da Factorial para evitar multas do eSocial
Uma destas opções é o software da Factorial, que possui funcionalidades que podem ser testadas por 14 dias na prática, auxiliando a empresa e o setor de RH como um todo na gestão de documentos e informações relevantes para o eSocial e para o seu negócio.
Entre as funções disponíveis em nosso Software, estão:
- férias e ausências;
- controle do horário de trabalho e gestão de turnos;
- avaliações de desempenho;
- objetivos e monitoramento de OKR;
- recrutamento e seleção;
- onboarding e offboarding de funcionários;
- folhas de pagamento, documentos e assinatura digital;
- e mais dezenas de ferramentas de RH!
🎥 Assista ao vídeo e entenda como o software da Factorial pode melhorar a gestão de documentos 👇
