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Home office: tecnologias para controle da jornada de trabalho

Quando pensamos em home office, logo imaginamos trabalhadores autônomos, PJ ou freelancers. Essas categorias realizam suas atividades fora das oficinas convencionais, usando o próprio espaço de casa ou os locais de coworking. No entanto, as mudanças forçadas pelo novo coronavírus exigiram que muitos trabalhadores adotem o home office e o desafio agora é realizar o controle de jornada.

Mas como fazer isso? Departamentos de recursos humanos e gestão de pessoas tiveram que encontrar soluções para a folha de ponto e ferramentas para home office. A questão é como se adaptar e cumprindo o que determina a lei.

Antes de abordamos as tecnologias home office para controle da jornada de trabalho, vejamos quais são as leis trabalhistas!

Índice

Leis trabalhistas para o regime home office

Também conhecido como teletrabalho, essa modalidade foi regulamentada em 2017 com a Reforma Trabalhista. A Lei 13.467 define desta maneira o home office:

Considera-se teletrabalho a prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação que, por sua natureza, não se constituam como trabalho externo.

Ou seja, o texto da lei já estabelece uma diferença importante entre teletrabalho e trabalho externo. Este último faz referência aos funcionários que devem estar no exterior para cumprirem suas funções, como os instaladores de televisão a cabo ou vendedores externos. Caso o trabalhador precise ir até as dependência da empresa para realizar alguma atividade, essa exceção não descaracteriza o home office.

Além disso, é papel do empregador especificar exatamente no contrato de trabalho remoto quais são as atividades do colaborador. E se a empresa decidir que o funcionário deve mudar para o teletrabalho, deve ser garantido um prazo de transição de no mínimo 15 dias.

Outro ponto que merece atenção é sobre os equipamentos de trabalho, manutenção, infraestrutura e possíveis gastos para a realização do trabalho que deve estar previsto em contrato. As duas partes conversam sobre a solução.

Por último, é função do empregador informar sua equipe de trabalho como evitar doenças e acidentes de trabalho. Aqui, podemos identificar outra atividade que poderá ser desenvolvida pelo setor de RH, quem também deverá entregar um termo de responsabilidade para ser assinado pelos trabalhadores. Nele, os funcionários se comprometem a seguir as instruções passadas pelo empregador.

E o controle de horário em home office, o que diz a lei?

Controle de jornada pela CLT

A legislação trabalhista determinou que o empregado em home office não está sujeito ao controle de horário, devido aos obstáculos de realizar esse controle. Afinal, devemos lembrar que no Brasil existem diversas condições de emprego, o que torna difícil impor regras para todos os setores.

Diante disso, o teletrabalho não fica sujeito às 8 horas diárias e/ou 44h semanais. A recomendação aqui é que a gestão das horas seja feita com base nas atividades estabelecidas em comum acordo. E o colaborador ainda pode trabalhar menos de 8 horas por dia, com horários flexíveis, mas não receberá horas extras caso passe a jornada estabelecida em acordo.

Mas, a empresa pode decidir fazer um controle de horas definido entre as duas partes. Nessa hora, é função do RH identificar as melhores práticas de gestão para fazer as alterações necessárias. Essa possibilidade proporciona mais transparência para ambas as partes e permite à empresa saber como é a rotina do trabalhador.

Com o recente aparecimento do covid-19, gestores de RH e líderes se perguntaram se houve alguma alteração dessas regras acima. Vejamos o que mudou!

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Mudanças no teletrabalho em tempos de pandemia

Diante da situação excepcional causada pelo novo coronavírus, a legislação trabalhista teve que se adaptar para garantir os direitos do trabalhador. Da mesma forma, estabeleceu as medidas que devem ser adotadas pelos empregadores. Foi com a Medida Provisória nº 927 de 22 de março de 2020 que ficou decidido o seguinte:

  • Enquanto durar o estado de calamidade pública, estará vigente as alterações propostas pela MP Nº 927.
  • O empregador pode alterar do regime presencial para o trabalho à distância, assim como determinar sua volta para o presencial, sem precisar comunicar sindicatos ou acordos coletivos.
  • As alterações devem ser notificadas com 48 horas de antecedência, ou seja, dois dias antes, por escrito ou meio eletrônico.
  • O contrato sobre as responsabilidade de equipamentos, infraestrutura e demais pontos para a realização das atividades do trabalhador deve ser resolvido antes de adotar o teletrabalho. Ou até 30 dias após a mudança. Este contrato continua com o objetivo de determinar quais dos dois lados deve arcar com essas responsabilidades.

Além dessas regras, outro ponto interessante foi adicionado:

§ 5º O tempo de uso de aplicativos e programas de comunicação fora da jornada de trabalho normal do empregado não constitui tempo à disposição, regime de prontidão ou de sobreaviso, exceto se houver previsão em acordo individual ou coletivo.

Como diz o texto, o acesso aos aplicativos ou programas da empresa fora do horário de trabalho não conta como tempo trabalhado ou hora extra. Salvo os casos em que o profissional está de sobreaviso, determinado anteriormente em contrato.

Agora, vejamos quais são as ferramentas disponíveis para o controle da jornada de trabalho em modo home office!

De que forma fazer o controle de jornada em home office?

Como você deve saber, a Factorial conta com um software dedicado para a àrea de Recursos Humanos. Ajudamos o setor de RH e seus gestores a realizar todas suas atividades de forma eletrônica, segura e ágil. Desde o controle de horário, folha de pagamento até elaboração de relatório de desempenho de equipes ou funcionários.

Aliás, usar a tradicional folha de ponto em Excel fica obsoleto para situações de teletrabalho. Sabemos que essa é ainda uma ferramenta muito usada em empresas de diferentes tamanhos, mas que agora podem estar com dificuldades para se adaptar. Além de ser um trabalho manual que consome tempo e suscetível à erros, impede que a equipe de RH foque no que importa: os funcionários.

Neste post, falamos sobre como fazer a sua folha de ponto Excel e disponibilizamos para download uma planilha grátis de folha de ponto.

Vejamos abaixo as tecnologias disponíveis com a nossa ferramenta para realizar o controle de jornada de colaboradores em trabalho remoto.

Relógio de ponto digital

Fazer o controle de ponto digital é uma das principais funcionalidades do software da Factorial. Com a nossa ferramenta de relógio de ponto e controle de presença, o funcionário registra seus horários com apenas um clique. Cada trabalhador tem um usuário único e o gestor pode revisar as jornadas de trabalho de seus funcionários.

Além disso, também é possível selecionar para os trabalhadores em home office um sistema de ponto diferente. Entradas, intervalos de descanso e saída são todas registradas e podem ser acessadas pelo gestor a qualquer momento.


Geolocalização

Se a empresa desejar, também pode ativar o recursos de geolocalização da Factorial. Essa função permite saber de onde o funcionário está registrado seus horários. Assim, a empresa tem mais controle da jornada home office.

Aplicativo

Outra vantagem do software da Factorial é o aplicativo disponível para smartphone. Desenvolvido para iOS e Android, o funcionário pode registrar seus horários por meio do app da mesma forma que faria na versão desktop. Assim, não há necessidade de estar frente ao computador.

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Gestão de horário

É possível atribuir gestores para aprovarem ou rejeitarem as folhas de ponto de cada trabalhador. Isso pode ser feito pelo RH da empresa ou qualquer outro profissional. Informações como o total de horas trabalhadas também ficam disponíveis e o gestor decide com rapidez a aprovação ou não dessas dados.

Assinatura digital e controle de jornada

A Factorial também oferece o serviço de assinatura digital que pode ser usada para validar a folha de ponto dos funcionários. Aliás, qualquer documento pode ser assinado com essa ferramenta, como holerites, contratos, contracheques e entre outros.

Segurança de dados

Todas as informações do controle de ponto e demais funcionalidades do software da Factorial estão guardados na nuvem. Os dados são criptografados e atendem às normas mais altas de segurança, além de contar com tecnologia de ponta.

Também nos comprometemos com o Regulamento Geral de Protecção de Dados (GDPR). Isto significa que todos os nossos usuários podem acessar a qualquer momento todos os seus dados e exercer o seu direito de cancelamento. Para saber mais sobre os protocolos e certificados de segurança da Factorial, acesse a nossa página de segurança.


✅ Registre-se grátis na Factorial e disponibilize o relógio de ponto para seus funcionários.

Texto escrito por Maria Esther Castedo

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