Relógio de ponto online: como funciona e por que adotá-lo na sua empresa?

O relógio de ponto online ou digital é uma ferramenta que permite ao departamento de Recursos Humanos fazer o controle de frequência de maneira segura, prática e confiável. Estes serviços têm sido uma grande mais-valia, principalmente para empresas que têm de lidar com muitos profissionais fora do escritório.

Além disso, com o aumento do número de trabalhadores em regime remoto, crescem também as dúvidas sobre o registro de frequência. O relógio de ponto não pode ser levado para a casa de todos os colaboradores da empresa. Quer dizer, não podia!

A internet mudou a maneira como fazemos tudo e o controle dos horários dos colaboradores não foi excluído desta nova rotina digital. Os relógios de ponto online são uma ferramenta que torna mais fácil a gestão dos horários e pode ser usada mesmo quando os trabalhadores estão no home office.

Neste artigo, vamos explicar como funcionam estas ferramentas e como o gestor de RH pode adotá-las na empresa. Iremos abordar os seguintes pontos:

Continue a leitura para esclarecer as suas dúvidas!

Registro de ponto: por que é importante o controle de frequência dos colaboradores? 

Muitos trabalhadores enxergam o registro de entrada e saída como um dever. Mas. se esquecem de que este é também um direito. Este controlo é a garantia, por exemplo, de que as horas extras estão a ser pagas corretamente. O famoso banco de horas e suas regulações.

O registro cumpre ainda um papel importante para os trabalhadores que têm funções externas ao escritório. Esperamos sempre que as tarefas sejam desempenhadas em segurança. No entanto, todos estamos expostos a acidentes e um profissional pode sofrer um no caminho de um trabalho externo, por exemplo.

Por ter registrado o ponto, essa infelicidade é considerada um acidente de trabalho. Assim, o profissional estará amparado pelo INSS. Se o ponto não tiver sido registrado, o trabalhador pode não ter como comprovar que estava, de facto, no exercício das suas funções. Assim, sem maneiras de provar seu direito.

Para a empresa, o controle de frequência é igualmente importante. Em primeiro lugar, para cumprir as determinações da CLT. Uma das principais, é que a marcação de ponto é feita em estabelecimentos com mais de 10 colaboradores. Depois, há uma série de benefícios no registro dos horários, sendo os principais:

  • redução dos atrasos;
  • aumento da produtividade;
  • maior facilidade para fazer o processamento salarial;
  • diminui os riscos de processos no Ministério do Trabalho.

Portanto, o relógio de ponto acaba por ser um amigo, tanto dos trabalhadores como das empresas. Por isso, o processo de marcação do ponto deve ser o mais preciso e facilitado possível.

Relógio de ponto: a lei diz o quê? 

Relativamente ao relógio de ponto, as obrigações da empresa estão descritas no Artigo 2º da Lei 7.855 da CLT de 1989. De acordo com a lei, a organização deve manter os registros dos horários de trabalho em local acessível para os trabalhadores. O mesmo é válido para os profissionais isentos de horário de trabalho.

No registro, devem constar os seguintes dados:

  • Horário de início e termo do tempo de trabalho;
  • Interrupções e intervalos, como pausa para o almoço;
  • Forma que permite verificar as horas trabalhadas por dia e semana
  • Cabeçalho contendo o título “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”;
  • Identificação do empregador com CNPJ/CPF e CEI, caso exista;
  • Local da prestação do serviço;
  • Número de fabricação do REP;
  • Identificação do trabalhador contendo nome e número do PIS;
  • NSR

A lei prevê também os casos já referidos de tarefas executadas fora do local habitual. Vejamos abaixo o que o texto diz à respeito:

Para os estabelecimentos de mais de dez trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho, devendo haver pré-assinalação do período de repouso.

Seja marcação no livro, biometria, cartão magnético ou relógio de ponto online, todos devem proporcionar comprovante ou armazenar os dados de forma tecnológica.

O que é o relógio de ponto digital? 

Dito de forma simples, o relógio de ponto digital é um serviço online que permite fazer o controle de frequência e dos horários trabalhados pela internet. Apresenta-se como uma boa alternativa às ferramentas mais tradicionais, como os relógios de ponto analógicos ou eletrônicos.

O funcionamento do relógio de ponto móvel é bastante simples. Cada colaborador recebe um código. A partir de uma aplicação instalada no seu telemóvel ou no seu computador de trabalho, o profissional registra o ponto nas mesmas ocasiões que picaria em um relógio de ponto tradicional. Além disso, também temos o registro de ponto via QR Code, que permite marcar o ponto ao ler um código com o celular.

A maior diferença do relógio de ponto digital é também um dos seus maiores benefícios: o trabalhador pode registrar o ponto de qualquer local com acesso à internet. Com o aumento do trabalho remoto em 2020, esta ferramenta tornou-se numa grande mais-valia para os profissionais de RH. O que também torna essencial adequar o trabalho remoto com a Reforma Trabalhista.

imagem mostra ecrã de ferramenta de relógio de ponto

Quais são as vantagens do relógio de ponto online?

O sistema de relógio de ponto digital dispensa a utilização de equipamentos físicos. Isso traz para a empresa uma série de benefícios, que vamos apresentar a seguir.

Redução de custos

Um sistema de registro de ponto tradicional, eletrônico ou biométrico, tem um alto custo de instalação para a empresa. Ademais, os equipamentos precisarão também de manutenções periódicas com o passar do tempo. O relógio de ponto digital não tem nenhum destes custos.

Aliás, a empresa poupa ainda mais: os sistemas de ponto online não precisam de servidores grandes e dedicados. Tudo é registado numa plataforma online. Outra redução está nos custos de formação. Por serem bastante simples, os programas de registro de online não requerem grandes esforços na transição.

Por último, a implementação pode ser feita pelo próprio analista de RH e os colaboradores não têm grande dificuldades de adaptação, por ser uma ferramenta de fácil compreensão. Também é interessante destacar que muitos softwares de RH podem ter somente o relógio de ponto online enquanto outros podem ser mais completos. Esse último é o caso da Factorial, diversas funcionalidade em uma só ferramenta.

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Segurança

Os relógios de ponto online mais modernos estão hospedados em servidores dedicados e seguem os melhores protocolos de segurança do mercado. Ademais, os dados ficam armazenados na nuvem. Assim, não há riscos de perda destas informações em caso de problemas nos computadores da empresa. Além de que não ficam suscetíveis a erros comuns na hora de preencher a planilha de folha de ponto manual. Essa forma antiga de registro também pode se perder ou ser alterada com facilidade.

Os serviços de relógio de ponto digitais contam também com diferentes níveis de acesso às informações. Portanto, é possível conceder permissões personalizadas para os vários profissionais que podem precisar lidar com a plataforma.

Maior facilidade ao acesso de informações

Além da segurança, o armazenamento dos dados na nuvem tem um outro benefício. Trata-se da facilidade de acesso às informações. Apenas com a senha de acesso à plataforma, o analista ou gestor de RH pode acessar aos registros de ponto de qualquer lugar. Ou seja, não precisa estar no escritório para isto.

Maior produtividade

As plataformas de relógio de ponto oferecem mais do que somente o registo das horas trabalhadas. Estes serviços fazem relatórios e facilitam a integração destas informações com outros departamentos da empresa, como despesar e holerites, por exemplo.

A automatização destas tarefas poupa tempo dos profissionais de RH. Assim, eles podem investir seu tempo em atividades mais estratégicas para a empresa, aumentando a produtividade geral.

Como adotar o relógio de ponto online na sua empresa? 

Atualmente, existem várias plataformas de relógio de ponto móvel para o gestor de RH pode escolher. Este serviço é uma das funcionalidades oferecidas pela Factorial, plataforma de gestão de Recursos Humanos.

No vídeo a seguir, é possível entender melhor esta funcionalidade e tudo o que é possível fazer com a ferramenta. Avisamos: nossa ferramenta está totalmente em português, apesar do exemplo abaixo mostrarmos a versão em inglês. Aliás, você pode mudar para diferentes idiomas se preferir, como espanhol, alemão ou francês.

A plataforma permite personalizar o relógio de ponto às leis do país, bem como inserir novos colaboradores de maneira simples e rápida. Ao longo de todo o mês, o colaborador insere os seus horários de trabalho e de pausas todos os dias.

Logo, ao final do mês, o gestor de RH ou os gestores de departamentos previamente autorizados devem aprovar o registo do ponto dos colaboradores. Uma vez aprovado, o registo não pode ser mudado. É possível, ainda, exportar os dados para uma folha de cálculo Excel — tudo de forma bastante intuitiva e segura.

Começar a usar o relógio de ponto digital e outras funcionalidades da Factorial é bastante simples, e você pode começar já.

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Texto por Raquel Sodré, revisado por Mariana Ramalho e adaptado por Maria Esther Castedo

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